SAÜ' de KYS Çalışmaları www.sakarya.edu.tr

KYS AMACI KYS amacı üniversitemizdeki kurumsal kalitenin arttırılmasıdır. KYS bu çerçevede yapılan iş ve faaliyetlerin standartlaştırılması, kontrol altına alınması, sürekli iyileştirilmesini amaç edinmiştir. İç ve Dış müşteri memnuniyetinin artırılması diğer önemli bir amaçtır.

KALİTE EL KİTABI Kalite El Kitabı Kurumda Kalite ile ilgili tüm faaliyetleri açıklayan kurumsal kalitenin anayasası niteliğindeki dokümandır. Kalite çalışmalarının hangi birimlerde nasıl yürütüleceği bu dokümanda açıklanmaktadır. Kurumda yürütülen kalite çalışmalarının anayasası niteliğinde olduğundan fazla detay içermez ve bu detayları içeren Prosedür, Master Plan gibi alt dokümanlara sıkça atıflarda bulunur. Kalite El Kitabı

PROSEDÜRLER Kalite Kapsamında yürütülen faaliyetlerin konularına göre ayrıldığı ve nasıl yürütüleceğine ilişkin detaylı açıklamaların bulunduğu dokümanlardır. Üniversitemizde KYS Prosedürleri Şunlardır: Dokümanların kontrolü prosedürü Kayıtların kontrolü prosedürü Uygun olmayan hizmetin kontrolü prosedürü Kuruluş içi kalite tetkik prosedürü Düzeltici faaliyet prosedürü Önleyici faaliyet prosedürü Görev, yetki ve sorumluluk prosedürü

Görev Yetki ve Sorumluluk Prosedürü Bu Prosedür her bir çalışanın yaptığı/yapacağı işin tanımlanması, çalışana tebliğ edilmesi ve çalışanın da gerek yapacağı işler gerekse de yetki ve sorumluluklarının neler olduğu konusunda bilgilendirilmesini de içeren süreçtir. Bazı yöneticilerin görev ve sorumlulukları kanunlar ile belirlenmiştir. Diğer taraftan genellikle organizasyonlarda herkesin her işle uğraşması kargaşaya yol açacaktır. Bu çerçevede çalışanlar arasında yapılan iş bölümünün kapsamının ortaya konulması önemlidir.

Görev Yetki ve Sorumluluk Prosedürü Prosedür birimlerde çalışanlar tarafından yapılan işlerin, yetki ve sorumlulukların tanımlanması, Birbirlerinden ayrıştırılması, Çalışanlar arasında bölüştürülmesi, Çalışanlara tebliğ edilmesi ve kayıt altına alınmasına ilişkin işlemlerin nasıl yapılacağını açıklamaktadır. Görev, yetki ve sorumluluk prosedürü 2547 Sayılı Kanun 657 Sayılı Kanun 5018 Sayılı Kanun Görev Tanımı Formu

Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü KYS’nin uygulandığı birimlerde üretilen hizmette tespit edilen uygunsuzlukların kayıt altına alınması ve gerekli düzeltme / iyileştirme faaaliyetlerinin yapılması gerekmektedir. Bu prosedür uygunsuz olduğu tespit edilen hizmetlerin nasıl kayıt altına alınacağını açıklar. Uygun olmayan hizmetin kontrolü prosedürü Uygunsuzluk Tespit Formu (00.00.FR.26A-B) Uygun Olmayan Hizmet Formu (00.00.FR.21)

İç Tetkik Prosedürü KYS’nin uygulandığı birimlerde, belirlenen ve gerekli eğitimlerden geçen tetkikçiler tarafından KYS kapsamındaki faaliyetlerin uygun bir şekilde yürütülüp yürütülmediği, daha etkin bir şekilde yürütülmesi için yapılabileceklerin tespit edilmesi amcıyla tetkikler yapılır. Bu tetkiklerde kimlerin nasıl görev yapacağı tetkikin nasıl gerçekleştirileceği ve sonuçlarının nasıl raporlanacağı konuları bu prosedürde açıklanmaktadır. Kuruluş içi kalite tetkik prosedürü Kuruluş İçi Kalite Tetkik Soru Havuzu Kuruluş İçi Kalite Tetkik Planı Kuruluş İçi Kalite Tetkikçi Listesi İç Tetkik Uygunsuzluk Formu İç Tetkik Raporu

Düzeltici Faaliyet ve Önleyici Faaliyet Prosedürleri Kalite demek sürekli iyileştirmek demektir. Bu iyileştirmeler ortaya çıkan bir hata ve uygunsuzluğun giderilmesi için yapıldığında düzeltici faaliyet henüz ortada bir uygunsuzluk görülmediği halde kalite ve faaliyetin iyileştirilmesi için yapıldığında önleyici bir iyileştirme söz konusudur. Her iki iyileştirme faaliyetinin nasıl başlatılacağı ve tamamlandırılarak kayıt altına alınacağı Düzeltici ve Önleyici Faaliyet prosedürlerinde açıklanmaktadır. Düzeltici faaliyet prosedürü Önleyici faaliyet prosedürü Döf Formu Örnek Döf Formu

Dokümanların Kontrolü Prosedürü Bu Prosedür, her türlü form prosedür proses vb. dokümanın hangi birim tarafından üretildiğini, Hangi birimlerde kullanıldığı, Dokümanların üzerinde bir değişiklik ihtiyacı olup olmadığının kontrolünün ne şekilde yapılacağı,

Dokümanların Kontrolü Prosedürü Değiştirilen ve iptal edilen dokümanların kayıt altına alınması, Birimlerin güncel dokümanları kullanmalarının sağlanması ile ilgili konuları açıklamaktadır. Dokümanların kontrolü prosedürü Güncel Doküman Listesi Doküman Dağıtım Formu Doküman Değişiklik Formu Dış Kaynaklı Doküman Listesi Doküman Gözden Geçirme Formu

Kayıtların Kontrolü Prosedürü Bir form oluşturulduğunda boş bir dokümandır. Bu form doldurulduğunda bir takım bilgi, belge ve veriler elde edilmiş olur. Resmi yazılarda bilgi, belge ve veriler sağlamaktadır. Bütün bu bilgi belge ve verilerin kaybedilmemesi, uygun şekilde muhafaza edilerek dolaşımının sağlanması ve gerektiğinde tekrar erişilebilir olması işlerin sağlıklı yürütülebilmesi için önemlidir. Kayıtların kontrolü prosedürü bu tür bilgi, belge ve verilerin muhafazası, dolaşımı ve erişebilirliğinin sağlanması kapsamındaki düzenlemeleri açıklar.

Kayıtların Kontrolü Prosedürü Bir belgenin birimler arasında nasıl dolaşacağı, Arşivlik malzemenin çalışma ofisi, birim arşivi ve kurum arşivi arasındaki dolaşımının takip edilmesi, ve benzeri konularda bilgi, belge ve verilerden oluşan kayıtların muhafazası, dolaşımının kontrol altına alınması ve erişebilirliğin sağlanması kapsamında yapılacak faaliyetleri açıklar, Kayıtların kontrolü prosedürü Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik (Dış Kaynaklı) Doküman ve Arşiv Malzemesi Saklama Listesi SAÜ Kayıt ve Dosyalama Yönergesi Yükseköğretim Üst kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı

PLANLAR Planlar bir işin yerine getirilmesini zamana bağlayan ve nasıl yerine getirileceğini detaylandıran dokümanlardır. Üniversitemizde KYS kapsamında: İç tetkik Panı Proses Planları Master Plan Olmak üzere üç adet plan mevcuttur.

İç Tetkik Planı İç tetkik prosedüründe belirtilen hususlar çerçevesinde yapılacak tetkikin planlanmasını içerirç Oluşturulan tetkik ekiplerinden hangisinin hangi birime hangi tarihte gideceğinin planlanmasıdır. Tetkiklerin başlangıç ve sonlandırılma tarihlerini ortaya koyar. Pratikte iş yoğunluğu ve çeşitli aksaklıklar nedeniyle bazı birimlerde yapılan tetkikler ertelenerek gerçekleştirilmekte ancak genel olarak plan çerçevesinde yürütülmektedir.

Proses Planı KYS kapsamında süreçlerle yönetim büyük bir önem arzetmektedir. Süreçlerle yönetim her bir işin ne şekilde yapılacağının ve sonuçlarının ölçülerek iyileştirilmesini yani işin daha kısa sürede veya aynı süre ve kaynaklarla daha fazla iş üretilmesini ve daha az hata ile tamamlanmasını hedeflemektedir. Bu çerçevede her bir Sürecin (Prosesin) faaliyetlerinin sonuçlarının ölçülmesi gerekmektedir proses planları işte bu faaliyet sonuçlarından hangilerinin nasıl ne zaman ölçüleceğini açıklayan Proseslere ek dokümanlardır. Proses örneği Proses planı örneği

Master Plan Master plan KYS ile ilgili olarak Müşteri memnuniyetinin ölçülmesi (Anket) Müşteri Geri Bildirimlerinin alınması (Öneri, İstek, Memnuniyet Kutuları) ve benzeri faaliyetlerin ne şekilde yapılacağının planlandığı ve detaylı olarak açıklandığı dokümandır. Master Plan Hedef - Anket Bildirim Formu (00.00.FR.22) Anket Formu (00.00.FR.32) Anket Analiz Formu (00.00.FR.24) Öneri, İstek ve Memnuniyet Formu (00.00.FR.14) Öneri, İstek ve Memnuniyet Değerlendirme Formu (00.00.FR.16)

YGG (Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı) Kurum içerisinde yürütülen KYS Kapsamındaki faaliyetler yılda iki defa (Temmuz, Ocak) Yapılan ve KYS’ye dahil tüm birimlerinin katılımının sağlandığı bir toplantıda değerlendirilir. Toplantıda Proseslerin performans sonuçları, KYS kapsamında yürütülen faaliyetler, İyileştirme önerileri,

YGG (Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı) Geçmiş dönem faaliyetlerinin değerlendirilmesi, Gelecek döneme ilişkin faaliyetlerin planlanması ve gerekli kararların alınması, Konularında çalışmalar yürütülür. Gerekli görüldüğünde bazı çalışmaları yürütmesi için komisyonlar oluşturulur.

YGG (Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı) YGG Toplantısında yer alan gündem maddeleri şu üst başlıklar halindedir: YGG Sonuç Raporu Önceki Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısından devam eden etkinlikler, 2012 yılı Kuruluş İçi Kalite Tetkik sonuçlarının görüşülmesi, Müşteri memnuniyeti ve müşteri geri beslemesi sonuçları, (Anket Analizleri, Öneri, İstek ve Memnuniyetler) Yapılan iyileştirmeler. Birimlerin Hedef gerçekleşmelerinin değerlendirilmesi, Birimlerin performans gerçekleşmelerinin değerlendirilmesi (proses ölçüm sonuçları) Hizmet ve etkinliklerin gerçekleştirmesi sırasında ortaya çıkan uygunsuzlukların analizi, Düzeltici/Önleyici Faaliyetlerin gerçekleşmeleri, Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili yapılan değişiklikler ve iyileştirme için öneriler.

Teşekkür Ederiz… www.sakarya.edu.tr