MODÜL 6 Doküman ve Kayıtlar

Laboratuvarlar niçin doküman yönetim sistemine ihtiyaç duyarlar? Gerektiğinde bilgiye ulaşmak için

Doküman ve Kayıt - Farklar Kayıtlar Çalışma kağıtları, formlar, etiketler ve çizelgelerde toplanmış bilgilerdir Kalıcıdır, değiştirilmez Dokümanlar Politikalar, süreçler ve prosedürler hakkında bilgi sağlar. Gerektiğinde güncellenir. KAYITLAR

“Yazdığını yap ve yaptığını yaz” Dokümanlar, laboratuvarın organizasyon ve kalite yönetiminin yansımasıdır. Altın kural: “Yazdığını yap ve yaptığını yaz” 4

Standart Çalışma Prosedürleri (SÇP) Bir testin nasıl yapılacağını adım adım tarif eder Yazılı SÇP’ler şunları sağlar: tutarlılık doğruluk kalite

İyi bir SÇP Test/analiz teknikleri için detaylı, anlaşılır, kısa ve öz bir yönlendirme sağlamalı Yeni personel tarafından kolaylıkla anlaşılmalı Laboratuvar yönetimi tarafından gözden geçirilip onaylanmalı Düzenli bir şekilde güncellenmeli 6

Evrak Sistemleri Kalıcılık Erişilebilirlik Güvenlik İzlenebilirlik Defterleri ciltletin Sayfaları numaralandırın Kalıcı mürekkep kullanın Arşivleyin Erişilebilirlik Erişim kolaylığı olan bir sistem kullanın Güvenlik Gizliliği sağlayın Çevresel tehlikelerden koruyun İzlenebilirlik Numunenin süreç boyunca takibini sağlayın 7

Özet Kayıtlar: Dokümanlar: Süreçte toplanan bilgiyi içerir Kalıcıdır, güncellenmez Dokümanlar: Yazılı politikaları, süreçleri ve prosedürleri içerir Kalite Sistemi için çerçeve oluşturur Güncellenmeli ve korunmalıdırlar İyi bir doküman kontrol programı: En son revizyon kullanılır Kullanım ve erişim kolaylığına sahiptir.

Anahtar Mesajlar Bilgi, en önemli ürünümüzdür. Dokümanlar laboratuvarda doğruluk ve tutarlılığı garanti etmek için esastır.

MODÜL 7 Personel Personel

Öğrenim Hedefleri Bu etkinliğin sonunda, katılımcılar: Personel yönetiminde, yönetimin rolü ve sorumlulukları tanımlayabilme Çalışanlara yetkinlik kazandırmak için program oluşturabilme Çalışanların yetkinliğini geliştirebilme Çalışanın performans sorunlarının olası kaynaklarını belirleyebilme Personel ile ilgili kayıtları oluşturabilme ve muhafaza edebilme

Senaryo “Laboratuvar yöneticisisiniz. Kıdemli iki teknisyeninizden biri geçici olarak bir başka laboratuvara atandı. Diğer kıdemli teknisyeniniz hastalandı ve geriye kalan iki teknisyeniniz de sıtma yaymalarını değerlendiremiyor. Bu sabah 20 tane sıtma yayması istemi aldınız. Doğru test uygulamasını sağlayamadığınız için, test istemi yapanlara testlerin gecikeceğini bildirmelisiniz. - Teknisyen yerine analist,laborant ifadeleri kullanilabilir

Senaryo Yönetici olarak, bu durumu önlemek için neler yaparsınız? Aşağıdaki başlıkları kapsayan önerilerin alınması bekleniyor: İş tanımı, oryantasyon, eğitim, değerlendirme testi, sürekli eğitim, performans değerlendirmesi, personele eşit iş yükü dağılımı

Personel Yönetimi İş yüküne uygun personel sayısı İş kalifikasyonu İş Performans değerlendirilmesi Sürekli eğitim Yetkinlik değerlendirilesi Eğitim Oryantasyon İş Tanımı Personel Yönetimi 14 14

Laboratuvar Personeli Laboratuvarın en büyük değeridir Kalite için önemlidir Laboratuvar hizmetlerinin bir parçasıdır Kalifiye personeldir

Kalifiye Yeni Çalışan Oryantasyon Görev Tanımı Göreve özgü Eğitim Yeniden Eğitim Yetkinlik Değerlendirmesi Yetkinliğin Tanınması

Özet Personel yönetimi, kalite yönetim sisteminin başarısı için önemlidir. Görev tanımlarında, sorumluluk ve yetkiler doğru tanımlanmalıdır. Yetkinlikler değerlendirilmeli ve periyodik gözden geçirilmelidir. Eğitim, personelin yetkinliğine yardımcı olmalıdır. Nitelikli personel için cazip koşullar oluşturulmalıdır.

Anahtar Mesajlar Personel, laboratuvar için en önemli kaynaktır. Yöneticiler, laboratuvarda yüksek kalite performansının sağlanması için tüm laboratuvar personelini motive eden bir ortam hazırlamalıdırlar Sürekli eğitim, personel yetkinliği için hayati önem taşır.

Süreç Kontrolü: Numune Yönetimi MODÜL 8 Süreç Kontrolü: Numune Yönetimi

laboratuvarın sorumlulukları Numune alma bilgilerinin sağlanması ne-ne zaman- nasıl Uygun taşıma ve sarf malzemelerinin temini Numunelerin laboratuvar personeli dışında kişiler tarafından alınması koşullarında bile uygun numunenin, uygun şekil ve şartlarda alınması laboratuvarın sorumluluğundadır. Laboratuvar, numune alma ve taşıma aşamasında, ilgili sağlık personeline uygun numune alma bilgilerini, alma/taşıma malzemelerini temin etmelidir.Numune alma ve taşımadan sorumlu personele ve çalışanlara eğitim verilmelidir. İyi bir etiketleme sistemi tanımlayıp kullanılmasını sağlamalı, test istemlerinin gerekli bilgiyi içerdiğinden emin olmalıdır. Laboratuvara gelen numuneler için gerekli kontroller yapılmalı, belirlenmiş olan numune kabul ve ret kriterlerine göre numuneler değerlendirilip test sürecine alınmalıdır. İyi bir etiketleme sisteminin tanımlanması Tüm numunelerin değerlendirilmesi- Analiz öncesi

test istem formu hasta kimlik bilgileri istem yapılan testler numune alma tarih ve zamanı numune türü klinik veri istem yapan doktor/yetkili kişinin iletişim bilgileri İstem formu laboratuvar tarafından oluşturulmalı ve testler için gerekli her türlü bilgiyi içerecek şekilde hazırlanmış olmalıdır. Hasta kimlik bilgilerinin, çalışılması istenen testlerin, numune alma tarih ve saatinin, numune türünün, klinik verilerin, istemi yapan doktor veya yetkili kişinin iletişim bilgilerinin ve gerekli diğer bilgilerin belirtilebileceği farklı alanlar içermelidir.

uygunsuz numune ile sonuçlanabilir sonuç raporunda gecikme gereksiz tekrar müşteri memnuniyetsizliği maliyet artışı yanlış tanı ve tedavi hastanın zarar görmesi/ ölüm ile sonuçlanabilir iyi laboratuvar uygulamaları için uygun numune alma önemli bir unsurdur.

numune işleme: analiz öncesi basamaklar Kontrol edilmeli istem formunun eksiksiz doldurulduğu numunenin kabul kriterlerine uygun olduğu etiket bilgilerinin doğru olduğu Numune bilgileri kayıt edilmeli Uygun olmayan numuneler için ret kriterleri prosedürü uygulanmalı Numunenin işlenmesine öncelikle kalite kontrol ile başlanmalıdır. numunenin uygun olarak etiketlendiği, yeterli miktarda olduğu, istemi yapılan test için uygun olduğu doğrulanmalıdır. test istem formunun tam olarak doldurulmuş olduğu ve gerekli bilgileri içerdiği kontrol edilmelidir. numune bilgileri kayıt altına alınmalı ya da laboratuvar kayıt defterine kaydedilmelidir. uygun olmayan numuneler reddedilmelidir. Kabul edilen numuneler çalışılıncaya kadar uygun şekilde saklanmalıdır.

Özet her zaman evrensel biyogüvenlik önlemleri uygulanmalı tüm kullanıcılar için numune alma bilgilerini de içeren laboratuvar el kitabı oluşturulmalı numunenin laboratuvardaki sürecini izlemek için bir sistem olmalı numune saklaması ve atık/imhası ile ilgili yöntemler belirlenmeli sonuçlar raporlanıncaya kadar numune bütünlüğü korunmalı numune kurallara uygun olarak taşınmalı numune yönetimi için gerektiğinde bir sorumlu atanmalı her zaman evrensel biyogüvenlik önlemleri uygulanmalı

Anahtar Mesaj Laboratuvarlar, doğru ve güvenilir sonuç vermek için uygun kalitede numune almalı ve numune yönetim süreci eksiksiz uygulanmalıdır Numune yönetimi hasta sağlığı ve tedavi süreci ile doğrudan ilişkilidir

MODÜL 9 Bilgi Yönetimi

Öğrenim Hedefleri Bu etkinliğin sonunda: Bilgi yönetim sisteminin önemli unsurları tanımlanabilecektir Evrak-bazlı sistem geliştirirken göz önüne alınması gereken hususlar açıklanabilecektir Elektronik bilgi yönetim sisteminin avantajları ve dezavantajları ortaya konulabilecektir

Kalite Yönetim Sistemindeki Rolü Test sonuçları laboratuvarın son ürünüdür. Lab. Raporu 28

Veri yönetimi için süreç oluşturma Bilgi Yönetimi Veri yönetimi için süreç oluşturma Lab Raporu Evrak-bazlı ID 0905120047 erişilebilir doğruluk zamanında güvenli gizlilik Hasta bilgileri Elektronik

Veri Koruma Evrak-bazlı sistemler Elektronik sistemler Kayıtlar için dayanıklı materyaller kullanın Kayıtları uygun olarak saklayın Elektronik sistemler Düzenli aralıklarla verileri yedekleyin 30

Evrak- bazlı sistem Kayıt defterleri iyi tasarlanma gerektirir: Kullanımı pratik ve doldurması kolay olmalı Veri bulmada kolaylık sağlamalı Verileri özetlemede ve rapor yazmada kolaylık sağlamalı 31

Evrak-bazlı sistem Son rapor ana üründür- okunaklı yazılmalı Basılı raporlar iki nüsha hazırlanmalı ve biri arşivlenmeli Gerektiğinde tekrar ulaşmak için kayıtlar güvenli yerde saklanmalı 32

Evrak-bazlı sistemde-saklama Hedefler: Sonuçlara gerektiğinde ulaşılması Numunelerin izlenmesi Olayların değerlendirilmesi Yararlı kurallar: Saptanmış bir tarihe kadar her şeyi saklayın Kolay erişimi sağlayın Dosyalama için mantıksal bir sistem kullanın Kronolojik bir düzen içinde numaralayın 01-04-2009 30-04-2009

Özet Bilgi yönetim sistemi gelen ve giden verileri yöneten bir sistemdir. Evrak-bazlı, elektronik ve her ikisi birlikte olabilir. Her iki sistemde de numunelere özgü tanımlayıcılar, formlar, defterler, çalışma kağıtları kullanılır. Elektronik sistem kurulurken iyi planlanmalı, maliyet dikkate alınmalıdır.

Anahtar Mesajlar İyi bir bilgi yönetim sistemi: Bütün verilerin iyi yönetilmesini, Sistem planlanmasında laboratuvar verilerinin tümünün kullanılmasını, Verilerin erişilebilirliğini, doğruluğunu, zamanlamayı ve güvenliğini, Hasta bilgilerinin gizliliğini sağlar.

MODÜL 10 Müşteri Hizmetleri

Öğrenim Hedefleri Bu modülün sonunda katılımcılar: Laboratuvar müşterilerinin çeşitliliğinin farkında olacak Müşteri memnuniyetini ölçmek için yöntemler geliştirebilecek Müşteriler ile doğabilecek sorunları tartışabilecek Müşteri hizmetlerindeki sorunlar için çözüm önerileri sunabilecek Kalite yönetim sürecinin laboratuvara müşteri ihtiyaçlarını karşılamada nasıl yardım edeceğini tartışabileceklerdir 37

Kalite, müşterilerin gereksinimlerini karşılamaktır. Philip Crosby Four Absolutes of Quality Management 1979 38

Müşteri hizmetlerinden kim sorumludur? Laboratuvardaki herkes! 39 39

Müşteri memnuniyetini geliştirmek için program Gerekenler: Sorumluluk ve Katılım Planlama İzleme Yöntemleri Hakkında Bilgi Kaynaklar

Hizmet Alanlar İçin Gereksinimler Laboratuvarın denetlenmesi ve akreditasyonu AKREDİTASYON BELGESİ 2007 İLK AKREDİRASYON BELGESİ 2008, 2009, 2010… SÜRDÜRÜLDÜ 41

İyi müşteri hizmetleri kalite yönetim sisteminin tamamlayıcı bir parçasıdır İyi müşteri hizmetleri Hasta bakımı için gerekli bilgi Halk sağlığı ve sürveyansa yönelik etkinlikleri geliştirmek için gerekli bilgi Laboratuvara profesyonel imaj sağlar 42

Özet Müşteri hizmetleri kalite yönetim sisteminin tamamlayıcı bir parçasıdır. Laboratuvar için: Sorumluluk Planlama ve izleme Hizmet alanların ihtiyaçlarını bilmek ve karşılamak Program için kaynak sağlamak önemlidir. 43

Anahtar Mesajlar Müşteri ihtiyaçlarını karşılamak laboratuvarın ana hedefidir. Laboratuvardaki herkes kaliteden ve dolayısıyla müşteri hizmetlerinden sorumludur. Aktif bir kalite yönetim sistemi, laboratuvarın ondan hizmet alanların tüm gereksinimlerinin karşılandığının garantisidir.