FATİH ÜNİVERSİTESİ KÜLTÜR ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ KULÜP BAŞKANI BİLGİLENDİRME FORMU

İÇİNDEKİLER 1.Başkanlığı yeni devralmış bir kulüp başkanının yapması gereken işlemler nelerdir? 2.Kulüp Dosyalarında bulunması “Gerekli Evraklar” hangileridir? 3.“Talep Formu” ne şekilde kullanılır ? 4.Talep sistemi dışında istisnai olarak yapılacak talepler hangi yol izlenerek yapılır ve “Resmi İzin” gerektiren taleplerde izlenecek yol nedir. 5.Organize edilen etkinlikler Üniversitemizin “Etkinlik Sayfasına” nasıl eklenebilir? 6.Kulüp Bütçesi nedir ve nasıl hazırlanır?

1.Başkanlığı yeni devralmış bir kulüp başkanının yapması gereken işlemler nelerdir? Yeni başkanın izleyeceği yol şu şekildedir; - Kulüp danışmanından başkanlığının onaylandığına dair imzalı bir onay dilekçesi getirmelidir. Bu belgenin örneği Kulüpler Ofisinde bulunmaktadır. -En az 7 kişiden oluşan yeni “Yönetim Kurulu “ listesi Kulüpler Ofisine teslim edilmelidir. Yönetim Kurulunda bulunması gereken organlar Kulüpler Ofisinde mevcuttur. -Yeni kulüp başkanı kendisine ait cep telefonu numarasını ve e-posta adresini “Kulüpler Enformasyonu” dosyasına kaydettirmelidir. -Yeni Kulüp başkanı e-posta adresi mail grubunda, grup hesabına kaydedilmelidir. -Cep telefonu numarası toplu SMS gönderilen SMS grubuna kaydedilmelidir. -Bütün iletişim bilgileri linkindeki talep sistemine kaydedilerek “ Talep Formu Şifresi” kulüp başkanı tarafından alınmalıdır.

2.Kulüp Dosyalarında bulunması “Gerekli Evraklar” hangileridir? Kulüp dosyasında bulunması gereken evraklar şunlardır; -Yönetim Kurulu Listesi ( En az 7 kişiden oluşmaktadır ve organları Kulüpler Ofisinden temin edilebilir.) -Kulüp danışmanın imzası bulunan onay dilekçesi -Üye listesi.(Yıl içinde kulübe üye olan öğrencilerin bölüm ve numaralarını içeren dosya ile oluşturulur.) -Kulüp amaç ve hedeflerini içeren dosya. NOT: Bu belgelerin örnekleri Kulüpler Ofisinden temin edilebilecektir. Eksik belgesi olan kulüplerin Talep Formu Şifresi belgeler tamamlana kadar dondurulur.

3.“Talep Formu” ne şekilde kullanılır ? - Talep Formunun kullanılabilmesi için ilk olarak kulüp başkanın kullanıcı adı ve şifresini alması gerekmektedir. Talep Sistemini sadece resmi olarak kaydı görünen başkan kullanabilir. - Talep forumuna linkinden girilebilir. Burada gerekli alanlara kullanıcı adı ve şifre yazılarak Talep Formuna ulaşılır. - Talep Formunda bütün talepler açık ve net bir şekilde yazılmalıdır. - Araç taleplerinde gelecek konuğun gidiş ve dönüş için saat ve yer bilgisi eksiksiz verilmelidir. Aksi takdirde yapılmayan talepler için hizmet alınamaz. - Teknik arızalarla ilgili talepler de aynı forumda ayrıntılı şekilde açıklanarak yapılmalıdır. -Talep yapıldıktan sonra Kulüpler Ofisi’nide bu talepler onaylatılmalıdır. -Yapılan talepler Kültür Şube Müdürlüğü tarafından uygun görülürse onaylanacaktır.

4. Talep sistemi dışında istisnai olarak yapılacak talepler hangi yol izlenerek yapılır ve “Resmi İzin” gerektiren taleplerde izlenecek yol nedir. - Şehir içi araç talepleri, yemek ikramı talepleri ver çiçek ve promosyon hediye talepleri gibi talepler sahip normal yolla Talep - - Sisteminden yapılır. Bunun dışındaki talepler resmi yazı ile yapılmalıdır. - Resmi yazının ofisimize iş gününden 10 gün önce teslim edilmesi gerekmektedir. Bundan daha geç olan resmi yazılı talepler kabul edilmeyecektir. - Kulüp üyelerinin derslerinden muaf tutulacağı resmi izin talepleri için öğrencilerin, adı soy adı, bölümü ve okul numarasının bulunduğu liste ile birlikte Kulüpler Ofisine başvurulmalıdır. - Şehir dışı araç taleplerin de de resmi yazı yazılmalıdır.

5. Organize edilen etkinlikler Üniversitemizin “Etkinlik Sayfasına” nasıl eklenebilir? Yapılan etkinliklerin daha geniş bir kitleye ulaştırılması ve katılımın artırılması adına linkinden ulaşılan Etkinlik Sayfası önemli bir araçtır. Bu sayfa her hafta başında Üniversitemizin mail grubunda bulunan 2000 civarında üyeye de e-posta yolu ile ulaştırılmaktadır. Bu sebeple sayfadaki bilgilerin doğru ve eksiz olması gerekir. Etkinlik Sayfasında programlarınızın yayınlanması için yapılması gerekenler. 1-Aşağıdaki listenin eksiksiz olarak Kulüpler Ofisine ulaştırılması Türü: Konferans,Seminer,Sempozyum,Teknik Gezi, vs. Tarih / Saat: Yer: A Blok Kırmızı Salon, B 204, D Blok Konferans Salonu vs. Katılımcı(lar): Doç.Dr…., A Grup Başkanı…., Bakanı…. Vs. Düzenleyen: ………..Kulübü İrtibat: (İlgili kulübün dahili numarası / Kurumsal mail adresi 2-Etkinliği tanımlayan en az 1 paragraf yazı veya program akışı.(Varsa katılımcılar hakkında bilgi). 3-Etkinliği tanımlayan bir adet 80X80 piksel resim ile 180X180 piksel resimin Kulüpler Ofisine ulaştırılması. Bunun yanında kulüpler tarafından organize edilen geniş çaplı etkinlikler aynı sayfanın üst kısmındaki bannerla da vurgulanmaktadır. Bu bannerin ölçüleri 562X180 pikseldir. Dileyen kulüpler geniş çaplı etkinlikleri için bu ölçülerde banner çalışmasını yapıp Kulüpler Ofisine ulaştırabilir. Örnek Etkinlikler:

6. “Kulüp Bütçesi” nedir ve nasıl hazırlanır? Kulüp bütçesi bir kulübün bir akademik dönem içinde yapacağı etkinliklerin toplam giderini ifade eder. Kültür Şube Müdürlüğü bu giderlerin sadece bir bölümünü karşılar veya Üniversitenin sunmuş olduğu lojistik imkanlardan faydalanılmasını sağlar. Bütçeler Kulüpler Ofisine teslim edilirken kalemler ayrıntılı şekilde listelenip sponsor destekleri belirtilmelidir. Aşağıdaki örnekte bütçenin sunuluş şekli verilmiştir. Üniversitemizin kulüplerin etkinliklerine verdiği destek, etkinliğin niteliğine göre %5 ile %20 arasında değişebilir. Aşağıda bir kulübün sunduğu bütçe ve Üniversitemiz verdiği destek örnek olarak sunulmuştur. Örnek Bütçe Biyo ve Nano Teknoloji Kulübü I.Ulusal Biyoteknoloji Öğrenci Kongresi (Üniversite nakit desteği YTL) Reklâm Giderleri-Broşür, Afiş, Branda (1.500 YTL) Kongrede konuyla ilgili ünlü 3 konuşmacı uzmanın (Prof. Dr. Hüseyin Avni ÖKTEN-ODTÜ Biyoloji Bölümü- BiyoTeknoloji Derneği Başkanı, Doç. Dr. Ahmet YILDIZ Universty of Washington Öğretim Görevlisi, Prof. Dr. Mehmet SARIKAYA California Üniversitesi Post Doktor) uçak bileti 3x 350 YTL (1.050 YTL) Kongre süresince kullanılacak servis gideri (3.000 YTL) Kongrenin toplam bütçesi TL