STRATEJİK PLANLAMA STRATEJİ GELİŞTİRME EĞİTİMİ Prof. Dr. Süreyya SAKINÇ Akhisar Kaymakamlığı Akhisar/ MANİSA

EĞİTİM PROGRAMI

3. Gün Durum Analizi ve Durum değerlendirmesine Yönelik Analizler (GZFT Yöntemi) Kurum İçi ve Kurum Dışı Analiz, Paydaş Kimliği Analizi, Analiz Stratejileri, Analiz Raporlama Analiz Stratejileri, Analiz Raporlama

KURUM İÇİ VE KURUM DIŞI ANALİZ PAYDAŞ KİMLİĞİ ANALİZİ DURUM ANALİZİ GZFT YÖNTEMİ KURUM İÇİ VE KURUM DIŞI ANALİZ PAYDAŞ KİMLİĞİ ANALİZİ ANALİZ STRATEJİLERİ ANALİZ RAPORLAMA

Durum Analizi Durum analizi kapsamında kullanılacak temel yöntem GZFT (Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler) Analizidir. GZFT, kuruluşun çevresi ile etkileşim içinde sistematik olarak incelendiği bir yöntemdir.

Durum Analizi Durum analizi kapsamında genel olarak aşağıdaki değerlendirmeler yapılır: Tarihi gelişim Kuruluşun yasal yükümlülükleri ve mevzuat analizi Kuruluşun faaliyet alanları ile ürün ve hizmetlerinin belirlenmesi Paydaş analizi (kuruluşun hedef kitlesi ve kuruluş faaliyetlerinden olumlu/olumsuz yönde etkilenenlerin, ilgili tarafların analizi) Kuruluş içi analiz (kuruluşun yapısının, insan kaynaklarının, mali kaynaklarının, kurumsal kültürünün, teknolojik düzeyinin vb. analizi) Çevre analizi (kuruluşun faaliyet gösterdiği ortamın ve dış koşulların analizi).

Durum Analizi Durum analizinde kuruluşun yasal yükümlülükleri çerçevesinde yürüttüğü faaliyetler ve sunduğu hizmetler ortaya konulur. Kuruluşun kalkınma planları, sektörel ve bölgesel plan ve programlar ile kuruluş kanunundan kaynaklanan yetki, görev ve sorumlulukları ifade edilir. Kuruluş tarafından sunulan hizmetlerin genel hedef ve politikalara uygunluğu, hizmet sunum süreçleri ve hizmet kalitesi bu alanda benimsenen genel stratejiler, kuruluşun hangi kurum ve kuruluşlarla koordinasyon içinde çalıştığı ve çalışması gerektiği gibi hususlar değerlendirilir.

KURULUŞUN DURUMUNUN GERÇEKÇİ OLARAK BELİRLENMESİ Durum Analizi KURULUŞUN DURUMUNUN GERÇEKÇİ OLARAK BELİRLENMESİ Kuruluşun Tarihsel Gelişimi Kuruluşun Yönetim yapısı Paydaşları Faaliyet Gösterdiği Hukuksal ve Yönetsel Çerçeve (Mevzuat) Faaliyet Alanları, Ürün ve Hizmetler Kurum İçi-Kurum Dışı Analiz Kaynak Analizi (Mali Kaynaklar,Teknolojik Düzey,İnsan Kaynakları PEST Analizi GZFT Üst Politika Belgeleri Analizi

Durum Analizi DURUM ANALİZİ MİSYON VİZYON STRATEJİK AMAÇLAR HEDEFLER STRATEJİK PLANIN OLUŞTURULMASI STRATEJİK PLANIN UYGULANMASI SONUÇLARIN DEĞERLENDİRİLMESİ GEREKİRSE BAŞTAN DÜZELTİCİ ÖNLEMLERİN UYGULANMASI

KURUM İÇİ UNSURLAR (İÇ DURUM ANALİZİ) GÜÇLÜ YÖNLER ZAYIF YÖNLER FIRSATLAR TEHDİTLER ÇEVRESEL UNSURLAR (DIŞ DURUM ANALİZİ)

Kurum İçi Analizi İçyapı Analizinde, Kurumun (Bakanlığın, Müdürlüğün) gerek insan kaynakları gerekse altyapı ve teknolojik kaynakları ayrıntılı bir şekilde analiz edilir ve Kurumun (Bakanlığın, Müdürlüğün) mevcut durumu ortaya konulur.

Kurum İçi Analizi Mevzuat İnsan Kaynakları Personel sayısı, unvan ve kadro durumu Personel hareketliliği (Yeni işe başlayanlar, emekli veya tayin olanlar gibi) Personelin niteliği (yaş, cinsiyet, eğitim düzeyi, hizmet süreleri, yabancı dil düzeyi, bilgisayar kullanım düzeyi, Mali Kaynaklar Türlerine göre bütçe ödenekleri (Personel giderleri, mal ve hizmet alımları, cari transferler gibi) Fiziki Kaynaklar Gayrimenkuller Teknolojik altyapı (bilgisayar, fotokopi, yazıcı sayıları) Kütüphane Organizasyon Yapısı ve Faaliyetler

Paydaş Analizi İç Paydaş Analizi Paydaş Analizi kapsamında, iç paydaş olan Kurum personelinin görüşlerinin alınması amacıyla bir anket çalışması yapılır. Anket, içyapı analizinde içerilmesi öngörülen alanlarda, çalışanların Kuruma bakışlarını, mevcut duruma ilişkin değerlendirmelerini belirlemek amacıyla hazırlanır. Kurum personelinin kendi birimleri hakkındaki görüşlerini içeren konularda verdiği cevaplar Kurum personelinin, yürütülen iş ve işlemlerle ilgili sorulara vermiş olduğu cevaplar Dış Paydaş Analizi Dış paydaşların belirlenmesinde şu kriterler göz önünde bulundurulur: Kurumun sunduğu hizmetlerden yararlanan kurum/kuruluş ve toplum kesimleri, Kurumun faaliyet ve hizmetleriyle doğrudan muhatap olmamakla birlikte bu hizmet ve faaliyetlerden dolaylı yoldan etkilenen kesimler, Kurumun faaliyetlerini yönlendiren kurum/kuruluş ve oluşumlar, Faaliyetlerinin gerçekleştirilmesinde ve hizmetlerinin sunumunda Kurumun etkilendiği kurum/kuruluşlar, Faaliyetlerinin gerçekleştirilmesinde ve hizmetlerinin sunumunda Kurumun koordinasyon ve işbirliği içinde çalıştığı kurum/kuruluşlar.

Paydaş Analizi Paydaş analizi aşağıda yer alan aşamalardan oluşur: Paydaşların tespiti Paydaşların önceliklendirilmesi Paydaşların değerlendirilmesi Görüş ve önerilerinin alınması ve değerlendirilmesi

Paydaşların Tespiti Kuruluşun faaliyetlerini/hizmetlerini yönlendirenler kimlerdir? Kuruluşun faaliyetleri/hizmetleri ile ilgisi olanlar kimlerdir? Kuruluşun faaliyetlerini/hizmetlerini etkileyenler kimlerdir? Kuruluşun faaliyetlerinden/hizmetlerinden etkilenenler kimlerdir? Kuruluşun faaliyetlerini/hizmetlerini kullananlar kimlerdir?

Kurumun Paydaşları Merkezi yönetim kamu kurum ve kuruluşlar 2. Sivil toplum kuruluşları 3. Yerel yönetimler 4. Sosyal nitelikli kamu hizmeti gören kuruluşlar (Sendikalar, Siyasi partiler, gazeteler, Zafer Kalkınma Ajansı gibi) Analiz çalışması çerçevesinde bütün gruplara gönderilen anketlerdeki sorular, kurumun yürüttüğü görev ve hizmetler hakkındaki bilgi düzeylerini; işbirliği yaklaşımlarını; kurumdan beklentilerini ölçmeye yöneliktir.

Paydaşların Önceliklendirilmesi Belirlenen paydaşlar tümü ile etkili bir iletişim kurulmasını imkansız kılacak sayıda olabilir. Bu nedenle paydaş görüşlerinin alınmasında ve plana yansıtılmasında etkinlik sağlamak üzere belirlenen paydaşların önceliklendirilmesi gerekir. Paydaşların önceliklendirilmesinde dikkate alınacak hususlar; paydaşın kuruluşun faaliyetlerini etkileme gücü ve kuruluşun faaliyetlerinden etkilenme derecesidir.

Paydaş Listesi Paydaş Adı İç Paydaş /Dış Paydaş Neden Paydaş Önceliği Öğrenciler İç Paydaş Müşteri 1 Öğretmenler Çalışan Kurumun Müdürü Milli Eğitim Bakanlığı Dış Paydaş Temel ortak Valilik/Kaymakamlık Dersaneler Stratejik ortak 3 Üniversiteler 2 Anne, Baba, Veliler İdari Personel İşletmeler (Firmalar)

Paydaşların Değerlendirilmesi Paydaş, kuruluşun hangi faaliyeti/hizmeti ile ilgilidir? Paydaşın kuruluştan beklentileri nelerdir? Paydaş, kuruluşun faaliyetlerini/hizmetlerini ne şekilde etkilemektedir? (olumlu-olumsuz) Paydaşın kuruluşu etkileme gücü nedir? Paydaş, kuruluşun faaliyetlerinden/hizmetlerinden ne şekilde etkilenmektedir? (olumlu-olumsuz)

Paydaş Etki/Önem Matriksi Paydaşın Kuruma Etkisi Taleplerine Verilen Önem Zayıf İzle Güçlü Bilgilendir Önemsiz Gözet Önemli Birlikte Çalış Milli Eğitim Bakanlığı X Kaymakamlık Dersaneler Veliler Öğrenciler

PAYDAŞLARLA İŞBİRLİĞİ BİRLİKTE ÇALIŞ Milli Eğitim Bakanlığı Valilik ÇIKARLARINI GÖZET Diğer Bakanlıklar Öğrenciler BİLGİLENDİR Yerel Yönetimler Milli Eğitim Bakanlığı İZLE Sendikalar Sivil Toplum Örgütleri

Paydaş Görüşlerinin Alınması ve Değerlendirilmesi Paydaş görüşleri alınma yöntemleri Mülakat (Yüz yüze görüşme) Anket (On-line anket veya anket formlarının elden teslimi Atölye çalışması (Arama konferansı düzenlenmesi) Toplantı

PEST Analizi PEST analizi Politik Ekonomik Sosyal Teknolojik faktörlerin incelenerek, önemli ve hemen harekete geçirilmesi gerekenleri tespit etmek ve bazı faktörlere göre olumlu veya olumsuz etkilerini ortaya çıkarmak için yapılan bir analizdir. 

Politik ve Yasal Faktörler Kuruluşların yönetimlerinde politik çevre ve yönetimin uyguladığı politikalar olumlu/olumsuz etkilere neden olmaktadır.  Yasal yükümlülüklerin belirlenmesi Organizasyon çevresindeki politik durum İlçe, il ve bakanlık stratejik planlarının incelenmesi 

Ekonomik Faktörler Kurumun, faaliyette bulunduğu ülkenin ekonomik koşullarını ve bu koşulların kendi kuruluşlarına getireceği sınırlamaları veya avantajları sistemli ve sürekli bir biçimde analiz ederek belirlemesidir.  Kuruluşun bulunduğu çevrenin genel ekonomik durumu 

Sosyal ve Kültürel Faktörler Kuruluşların sosyal çevresini, toplumsal tavırlar, istekler, beklentiler, eğitim, entelektüel düzey ve içinde yaşanılan toplumun gelenek ve görenekleri oluşturur. Sosyal çevrenin incelenmesi, beklentilere yönelik uygulamalara yer verilmesi verimliğin önemli koşullarından birisidir. Kariyer beklentileri  Toplum yapısındaki değişim  Demografik değişim 

Teknolojik Faktörler Teknoloji kurumsal gelişim ve dönüşümün de en önemli sebeplerinden birisidir. Küreselleşen dünyada toplumsal, ekonomik ve yönetimsel yapılar teknolojik yeniliklerin giderek hızlanmasına paralel olarak yeniden şekillenmektedir. Teknoloji çok kısa bir süre içerisinde eskiyebilmektedir. Önemli olan teknolojik gelişime ayak uydurabilmektir.  Teknoloji alanındaki gelişmeler  Teknoloji kullanım kapasiteleri 

PEST Analizinin Yararları PEST analizinin tüm unsurlarının yeterince incelenmesi, dışsal ve içsel çevrenin doğru bir şekilde analiz edilmesi gerekmektedir. Bu aşamadan sonra kurumun sahip olduğu güçlü ve zayıf yönlerin, fırsatlar ve tehditlerin en uygun şekilde eşleştirilmesi amacıyla SWOT analizi yapılabilir.  Çıkan sonuç kurumun dış dünya ile etkileşimini, dış etkenlerde ne kadar etkilenip, dış dünyayı ne kadar etkilediğinin de bir cevabı olmaktadır.

SWOT (GZFT) Analizi S : Strength ( Organizasyonun güçlü/üstün olduğu yönlerinin tespit edilmesi demektir.) W :Weakness ( Organizasyonun güçsüz/zayıf olduğu yönlerin tespit edilmesi demektir.) O :Opportunity (Organizasyonun sahip olduğu fırsatları ifade etmektedir.) T :Threat ( Organizasyonun karşı karşıya bulunduğu tehdit ve tehlikeleri ifade etmektedir.)

SWOT (GZFT) Analizi FIRSATLAR TEHDİTLER GÜÇLÜ YÖNLER Üstünlüklerimiz nelerdir? Neleri daha iyi yaparız? Başkaları tarafından görülen üstün yönlerimiz nelerdir? ZAYIF YÖNLER Geliştirmemiz gereken yönler neler? Hangi durumlardan kaçınmamız gerekir? Başkaları hangi yönlerinizi zayıf görüyor? FIRSATLAR Sizi bekleyen iyi fırsatlar neler? Güçlü yönlerinizi nasıl fırsata dönüştürebilirsiniz? Çevrenizdeki gelişmelerden nasıl yararlanabilirsiniz? TEHDİTLER Önünüzde hangi engeller var? Güçlü yönleriniz tehdide dönüşebilir mi? Çevrenizdeki gelişmeler sizi nasıl olumsuz etkiliyor?

GÜÇLÜ YÖNLER ZAYIF YÖNLER ÖN PLANA ÇIKARTILACAK KORUNACAK GİDERİLECEK TEDBİR ALINACAK ZAYIF YÖNLER

FIRSATLAR TEHDİTLER PLANLARIN YÖNÜNÜ BELİRLER ALT YAPISINI OLUŞTURUR STRATEJİLERİ GÜÇLENDİRİR FIRSATLAR KAÇINMA NOKTALARIDIR KAÇINILMAYACAK TEHDİTLER VARSAYIM OLARAK KALIR TEHDİTLER

Güçlü/Zayıf Yönler Bina Fiziki Yapısı ve Kullanım Performansı Insan Kaynakları ve çalışma Disiplini Kurum kültürü (kurumda paylaşılan değerler, inançlar, beklentiler, normlar ) Teknoloji Kullanımı Mali Kaynaklar Kullanımı

Fırsatlar/Tehditler Mevzuat Demografik Yapı Ekonomik yapı, işsizlik, enflasyon, maaş ve ücretler Mevcut eğitim sistemi AB uyum süreci, fonlar, proje destekleri

Teşekkür Ederiz.