BURSA 4. TAPU VE KADASTRO BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ Uludağ İyileştirme Takımı Çalışma Raporu

DENİZLİ 18. TAPU VE KADASTRO BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ ULUDAĞ İYİLEŞTİRME TAKIMI ÇALIŞMA RAPORU DENİZLİ 18. TAPU VE KADASTRO BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ

ocak-şubat 2012 Antalya Sayfa no İçindekiler 2 Uludağ İyileştirme Takımı İsim Listesi 3 Sunuş 4 Çalışma Tutanağı 5 Problem Havuzu Oluşturulması 6 Sorunların Analiz Çalışması ve Puanlaması 7-8 Problem Nedenleri ve Çözüm Önerileri Yapılacak Çalışmalar 9-10 Uludağ İyileştirme Takımı Çalışma Raporu DENİZLİ 18. TAPU VE KADASTRO BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ

ULUDAĞ TAKIMI İSİM LİSTESİ İyileştirme Takımını Adı : Uludağ   Takımın Lideri : Mustafa UÇMAZ Takımın Raportörü : Gülay SAKARYA Takım Üyeleri : Enes ŞUŞARLIOĞLU Başar BULUT Özer ALTUN Veysel SEYMEN İyileştirme Çalışmasının Konusu :   Çalışmanın Başlama Tarih : 31.01.2012 Çalışmanın Bitirildiği Tarih : 03.02.20120 Uludağ İyileştirme Takımı Çalışma Raporu DENİZLİ 18. TAPU VE KADASTRO BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ

SUNUŞ   Kurumsal Gelişim Projesi kapsamında, Bölgemizde oluşturulan ULUDAĞ İyileştirme Takımı 31 Ocak 2012 tarihinde ilk toplantısını yaparak çalışmalarına başlamış olup, 03 Şubat 2012 tarihinde konuya ilişkin çalışmaları tamamlamıştır. Tespit edilen 10 adet problemden: Puanlamada birinci sırada yer alan; GÖREV TANIMLARININ NET OLARAK BELLİ OLMASINA RAĞMEM ADALETLİ İŞ DAĞILIMI OLMAMASI (PERSONEL BAZINDA) problemi ele alınarak, nedenleri ve çözüm önerileri hakkında ULUDAĞ İyileştirme takımınca yapılan çalışmalar aşağıda sunulmuştur. Uludağ İyileştirme Takımı Çalışma Raporu DENİZLİ 18. TAPU VE KADASTRO BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ

SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ ULUDAĞ İYİLEŞTİRME TAKIMI ÇALIŞMA TUTANAĞI Toplantı Tarihi : 31/01/2012 Toplantı No : 1 Toplantı Konusu :   Uludağ İyileştirme Takımı’nın ilk toplantısı; Enes ŞUŞARLIOĞLU (Uzman) Mustafa UÇMAZ (Bilg. İşletmeni) Başar BULUT (Kontrol Mühendisi) Özer ALTUN (D.İşçi) Veysel SEYMEN (D. İşçi) Gülay SAKARYA (Memur) katılımlarıyla ve Bölge Kalite Temsilcimiz Lütfü Burak AKYOL rehberliğinde 31/01/2012 Salı günü saat 17:00 ‘ de Starlight Convention Center Thalasso Spa Hotel de yapıldı. 11/10/2010 tarihinde gerçekleştirilen iyileştirme takımımızın ilk toplantısında aşağıda açıklanan çalışmalar yapıldı. Takım liderinin seçimi: Takım lideri olarak Mustafa UÇMAZ oy birliği ile seçildi. Takım raportörünün seçimi: Takım raportörü olarak Gülay SAKARYA oy birliği ile seçildi. İyileştirme takımın adı “ULUDAĞ” olarak oy birliği ile kabul edildi Uludağ İyileştirme Takımı Çalışma Raporu DENİZLİ 18. TAPU VE KADASTRO BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ

SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ ULUDAĞ İYİLEŞTİRME TAKIMI PROBLEM HAVUZU   Problem Havuzu oluşturmayla ilgili yapılan çalışmada aşağıda belirtilen problemler tespit edildi: PROBLEM HAVUZU 1. GÖREV TANIMLARININ NET OLARAK BELLİ OLMASINA RAĞMEM ADALETLİ İŞ DAĞILIMI OLMAMASI (PERSONEL BAZINDA) 2. FARKLI HİZ. VERENLERİN AYNI ORTAMDA ÇALIŞMASI 3. PERSONELİN ÖDÜLLENDİRİLME EKSİKLİĞİ* 4. PERSONELİN GÖREV ALMADAN İMTİNA ETMESİ VE GÖREV ALMAYANA CEZAİ YAPTIRIM UYGULANMAMASI 5. SOSYAL ETKİNLİK EKSİKLİĞİ 6. OFİSLERİN AYNI ZAMANDA ARŞİV OLARAK KULLANILMASI 7. OFİS ORTAMININ KURUMSAL KİMLİK STANDARTLARINA UYGUN OLMAMASI* 8. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜNÜN PERSONELİ İLE İLİŞKİLERİNDEKİ KOPUKLUK 9. PERSONELİN MESLEĞİ İLGİLİ İŞLERDE ÇALIŞTIRILMAMASI 10. TOPLANTI ODASI OLMAMASI 11. PERSONELİN MESLEKİ EĞİTİM EKSİKLİĞİ 12. MOTİVASYON EKSİKLİĞİ 13. YETİŞMİŞ PERSONEL İSTİHDAMI PLANLAMASININ YAPILMAMASI (ÖZELLİKLE ARŞİV MEMURU-EVRAK MEMURU-SEKRETER-DAĞITICI VB.) 14. GÖREV VERİLEN PERSONELİN KENDİ YETKİSİNİ KULLANAMAMASI . Uludağ İyileştirme Takımı Çalışma Raporu DENİZLİ 18. TAPU VE KADASTRO BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ

PROBLEM HAVUZU ÖNCELİK OYLAMASI SIRA NO PROBLEMLER / KİŞİLER Başar BULUT Enes ŞUŞARLIOĞLU Mustafa UÇMAZ Gülay SAKARYA Özer ALTUN Veysel SEYMEN TOPLAM PUAN 1 G. GÖREV TANIMLARININ NET OLARAK BELLİ OLMASINA RAĞMEM ADALETLİ İŞ DAĞILIMI OLMAMASI (PERSONEL BAZINDA) 8 10 9 56 FARKLI HİZ. VERENLERİN AYNI ORTAMDA ÇALIŞMASI 4 5 PERSONELİN ÖDÜLLENDİRİLME EKSİKLİĞİ* 7 42 PERSONELİN GÖREV ALMADAN İMTİNA ETMESİ VE GÖREV ALMAYANA CEZAİ YAPTIRIM UYGULANMAMASI 3 47 SOSYAL ETKİNLİK EKSİKLİĞİ 6 2 29 OFİSLERİN AYNI ZAMANDA ARŞİV OLARAK KULLANILMASI OFİS ORTAMININ KURUMSAL KİMLİK STANDARTLARINA UYGUN OLMAMASI* BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜNÜN PERSONELİ İLE İLİŞKİLERİNDEKİ KOPUKLUK 13 PERSONELİN MESLEĞİ İLGİLİ İŞLERDE ÇALIŞTIRILMAMASI TOPLANTI ODASI OLMAMASI 19 PERSONELİN MESLEKİ EĞİTİM EKSİKLİĞİ MOTİVASYON EKSİKLİĞİ 35 YETİŞMİŞ PERSONEL İSTİHDAMI PLANLAMASININ YAPILMAMASI (ÖZELLİKLE ARŞİV MEMURU-EVRAK MEMURU-SEKRETER-DAĞITICI VB.) 24 GÖREV VERİLEN PERSONELİN KENDİ YETKİSİNİ KULLANAMAMASI 38 Uludağ İyileştirme Takımı Çalışma Raporu DENİZLİ 18. TAPU VE KADASTRO BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ

Öncelik Sırasına Göre İyileştirilecek 10 Problem Puanı 1- LİHKAB büroları faaliyete geçtikten sonra Kadastro Teknik Personelinin 63 durumu. 2- Kadastro Müdürlüklerinde yapılan işlemlerdeki birliğin sağlanamaması 59 3- Tüm Kadastro Müdürlüklerinde ortak kullanılacak harita programları ile diğer programların (Jeodezi Process, Tutanak programları vb.) olmaması ve eğitimlerin yetersiz olması. 57 4- İmar uygulaması gören yerlerde 22-a yapılamamasının nedenleri. 51 5- Kadastro Müdürlüğü arşiv sisteminin standart olmaması 51 6- Sayısallaştırma işleminin yetersiz kalması 49 7- Personele ödenen yevmiye, tazminat vb. ücretlerin performansa göre verilmesi 49 8- Müdürlüklerde yapılan görevlendirmelerin eşit olmaması 49 9- Temizlik işleri için dışarıdan hizmet alımı yapılması. 39 10- Resen yapılan cins değişikliği ve plan örneği taleplerinin LİHKAB bürolarına devredilmesi Toplantı Tarihi : 01/02/2012 – 03/02/2012 Toplantı No : 2 - 6 Toplantı Konusu : Seçilen problemin alt sebebelerinin belirlenmesi , çözüm önerlerinin ve yapılacak çalışmaların açıklanması. 28 Birinci sırada tespit edilen Problem “LİHKAB büroları faaliyete geçtikten sonra Kadastro Teknik Personelinin durumu.” konusu seçilere nedenlerin irdelemesi yapıldı, çözüm önerileri sunuldu. Uludağ İyileştirme Takımı Çalışma Raporu DENİZLİ 18. TAPU VE KADASTRO BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ

EĞİTİM PROGRAMININ OLMAMASI. Problemin Nedenleri Çözümler 1 EĞİTİM   1.1 EĞİTİM PROGRAMININ OLMAMASI. Gerekli uyum eğitiminin verilmesi sağlanmalı. (Birimlerin işleyişine özgü eğitim programlarının ilgili müdürlüklerce oluşturulması ve bu programın personel işe başladığında uygulanması. Bu bağlamda her şube müdürlüğü eğitim programını oluşturmak üzere görevlendirilmeli) 1.1.1 İHTİYAÇ OLARAK GÖRÜLMEMESİ Uludağ İyileştirme Takımı Çalışma Raporu DENİZLİ 18. TAPU VE KADASTRO BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ

VASIFLI (İŞE UYGUN) PERSONEL EKSİKLİĞİ 2.1.1   PROBLEMİN NEDENLERİ ÇÖZÜMLER VE YAPILACAK ÇALIŞMALAR 2 PERSONEL -BİRİM BAZINDAKİ GÖREV TANIMLARINI NETLEŞTİRMEK SURETİYLE İŞİN VE İŞE UYGUN PERSONELİN BU KAPSAMDA BİRİMLERE DAĞITILMASI KONUSUNDA DÜZENLEME YAPILMASI. -HİZMET SÜRESİNİ TAMAMLAMIŞ PERSONELİN HER AN AYRILABİLECEĞİ ÖNGÖRÜLEREK YERİNE GEÇECEK PERSONELİN ZAMANINDA YETİŞTİRİLMESİNİN SAĞLANMASI, PERSONELİN MOTİVASYONUNUN SAĞLANMASI VE TEŞKİLATTAN BEKLENTİSİNE CEVAP VERECEK DÜZENLEMENİN YAPILMASI ( GÖNÜLLÜLÜK ESASINA DAYANARAK PERSONELİN KISMİ ROTASYONLA ÇALIŞMASI. SINAV YÖNETMELİĞİNİN UYGULAMAYA GEÇİRİLMESİ. ) -OBJEKTİF KRİTER VE PERSONELİN YETİLERİNE GÖRE HAREKET EDİLMESİ. 2.1 VASIFLI (İŞE UYGUN) PERSONEL EKSİKLİĞİ 2.1.1 İDARECİNİN EKSİKLİK OLARAK GÖRMEMESİ 2.1.1.1 İŞİN AKSATILMADAN YÜRÜYOR OLMASI. 2.1.2 PERSONELİN VASIFLARINA GÖRE İSTİHDAM EDİLMEMESİ. 2.2 PERSONELİN KENDİNİ YETİŞTİRMESİNE ÖZEN VE GEREKLİ ÇABAYI GÖSTERMEMESİ 2.2.1 BİR KISIM PERSONELİN BEKLENTİSİNİN OLMAMASI. 2.2.1.1 HİZMET SÜRESİNİN TAMAMLANMIŞ OLMASI 2.2.2 PERSONELİN KENDİSİNİ YETİŞTİRMESİ HALİNDE BİLE YETERLİ İMKÂNIN VE SORUMLULUĞUN VERİLMEYECEĞİNİ DÜŞÜNMESİ. 2.3 İHALE, PROJE, PLANLAMA VB KONULARDA UZMANLAŞMIŞ PERSONEL İSTİHDAMI EKSİKLİĞİ Uludağ İyileştirme Takımı Çalışma Raporu

Görev tanımları yapılırken   Problemin Nedenleri Çözümleri 3 MEVZUAT Görev tanımları yapılırken “ Daire Başkanının verdiği diğer görevleri” yapmak ibaresi konulmaksızın yeni görevin hangi şube veya kişiye verileceği görev tanımlarına revize edilerek eklenmesi uygun görülmüştür. 3.1 MEVZUAATTA YENİ DÜZENLEMENİN YÜRÜRLÜĞE GİRMEMİŞ OLMASI ( Yeni öngörülen mevzuatın personelin haklarında kayıp meydana getireceği kaygısı) 3.2 GÖREV TANIMLARININ YAPILMAMIŞ OLMASI 3.3 NORM KADRO ÇALIŞMASININ MERKEZ TEŞKİLATI İÇİNDE YAPILMAMASI 3.3.1 SİYASİ NEDENLER Uludağ İyileştirme Takımı Çalışma Raporu DENİZLİ 18. TAPU VE KADASTRO BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ

- Kadastro Dairesi Başkanlığı bünyesinde bir iyileştirme   Problemin Nedenleri Çözümleri 4 İDARİ - Kadastro Dairesi Başkanlığı bünyesinde bir iyileştirme “TEMSİL HEYETİ” kurulup periyodik olarak Başkanlık problemleri üzerine çalışarak, bu problemleri direk Başkan Bey’ e iletecek. Bu bağlamda zamanla değiştirilebilir olacak şekilde mevcut iyileştirme takımı gerekli tüzük çalışmasını yaparak ilk temsil heyetini oluşturulması. -Başkanlık bünyesinde periyodik aralıklarla kopuklukların giderilmesi amaçlı sosyal faaliyetlerde dâhil olmak üzere tüm personelle birlikte toplantılar düzenlenmesi. -Ödül sistemi tüm fonksiyonları ile (maaş, takdirname ve benzeri özendirici tedbirler) faaliyete geçirilmeli. 4.1 DENGELERİN BOZULMASINA MÜSAADE EDİLMEDEN, PERSONELİN GÖRÜŞ, FİKİR VE EKSİKLİKLERİN DİNLENEREK BU YÖNDE ÇÖZÜM YOLUNA GİDİLMEMESİ 4.1.1 İŞLERDE AKSAKLIK OLMAMASI 4.1.1.1 PERSONELİN ÖZVERİLİ ÇALIŞMASI 4.1.1.1.1 ÇALIŞANLARIN AİDİYET VE SORUMLULUK ANLAYIŞININ MAKSİMUM SEVİYEDE OLMASI 4.1.2 İDARECİNİN OLUMLU BAKIŞININ PERSONELDE OLUMSUZ YÖNDE ALGILANMASI 4.1.2.1 İLETİŞİM EKSİKLİĞİ 4.2 PERSONELİN GELECEĞİNİ GÖREVDE YÜKSELME ANLAMINDA GÖREMEMESİ (MERKEZ TEŞKİLATI) 4.2.1 MEVZUAT MÜSAADE ETMEKLE BİRLİKTE SINAVLARIN AÇILMAMASI 4.2.1.1 SİYASİ İRADE VE KİŞİSEL İNSİYATİF 4.3 ATIL PERSONELİN KULLANILAMAMASI Uludağ İyileştirme Takımı Çalışma Raporu