MALZEME İHTİYAÇ TESPİT - STOK YÖNETİMİ TAKİP VE UYGULAMALARI Hazırlayan : Ecz. Sezgin ÖZDEMİR

İhtiyaç Tespit Hastanemizde genel olarak kullanılan tıbbi malzeme ve ilaç Stok yönetimi Tek merkezden yapılarak satın almaya sunulmaktadır. Bu amaçla ;İhtiyaç Tespit ve Şartname Değerlendirme Komisyonu; Başhekim başkanlığında Satın almadan sorumlu Başhekim yardımcısı Hastane Müdürü İlgili Klinik Şefleri yada yardımcıları İlgili Depoların Sorumlularından oluşur.

Amaç; Hastanemizin rutin olarak kullandığı, tıbbi malzeme ve ilaç listelerini, miktarlarını ve şartnameleri oluşturmak Hastane depo ve klinik bazında stok seviyesini takip etmek Malzeme ve ilaç miktarlarını, kritik stok seviyesine düşürmeden, zamanında ve ihtiyacı karşılar miktarlarda belirleyip satın alma sürecini başlatmaktır.

İhtiyaç Listeleri ve Takibi Hastanemizde tüm kliniklerin rutin olarak kullandıkları; malzeme ve ilaç ihtiyaç listeleri, şartnameleri mevcut olup, Hastanemizin iş akış şemasında görüleceği gibi talepler, tıbbi sarf malzeme deposu ve ilaç deposu sorumlularının katılımıyla hazırlanır;

DEĞERLENDİRME TALEP OLUŞUMU MALZEME İHTİYAÇ TESPİT VE STOK YÖNETİMİ İŞ AKIŞ ŞEMASI   KLİNİĞE ÖZEL TALEPLER ORTAK KULLANILAN TIBBİ MALZEME ORTAK KULLANILAN İLAÇ TALEP DEĞERLENDİRME VE İHTİYAÇ TESPİT KOMİSYONU HAZIRLIK VE DEĞERLENDİRME TALEP OLUŞUMU . UYGUN İSE YAKLAŞIK MAALİYET KOMİSYONU SATIN ALMA - İHALE İHALENİN KARARA BAĞLANMASI SÖZLEŞME MUAYENE İLGİLİ DEPOYA KABUL KLİNİKLERE DAĞITIM ONAY

BÜTÇE KODU İHTİYAÇ TALEP FORMU TALEP EDEN BÖLÜM ÜROLOJİ KLİNİKLERİ Sıra No. Bütçe Uygulama Kodu UBB Branş Kodu/DMO Hastane Kodu TALEBİN CİNSİ Miktar Birim Ana Depo Stok Miktarı Bir Önceki Takvim Yılı Alım Miktarı İstemin Süresi Daha Önceki Alım Şekli ve Alım Tarihi 1 300.690 08B05B04   Katater Foley Silikon No:8 İki Yollu 20 Adet 2 Katater Foley Silikon No:10 İki Yollu 3 Katater Foley Silikon No:12 İki Yollu BÖLÜMÜN TALEP GEREKÇESİ …../.…./2011 Bölüm Sorumlusunun İmza ve Kaşesi * Lütfen kabul edilebilir gerekçelerinizi yazınız. DEPO GÖRÜŞÜ Taşınır Kodu …./…./2011 Taşınır kayıt Yetkilisinin İmza ve Kaşesi * Lütfen talebin özelliğine göre ilgili depo görüşünü aldıktan sonra talep ön inceleme birimine teslim ediniz. TALEP ÖN İNCELEME KOMİSYONUNUN GÖRÜŞÜ BÜTÇE KODU ALIM ŞEKLİ İHALE …………. ……/……/…… Yukarıdaki talebin satın alınması hususunu onaylarınıza uygun görüşle arz ederim. Gerçekleştirme Görevlisi Nebi ŞAHİNLİ Hastane Müdürü ……/……/…… UYGUNDUR/UYGUN DEĞİLDİR. Harcama Yetkilisi Doç. Dr. Öner ODABAŞ Başhekim DOĞRUDAN TEMİN ………….

Malzeme Adı Teknik Şartname Sıra No Malzeme Adı Teknik Şartname 1 Katater Foley Silikon No: 8 İki Yollu 1. %100 silikondan mamul; 8,10,12,16,18,20 F çapında olmalıdır. 2. Şeffaf (içindeki idrar görülebilecek), iki karşılıklı delikli, 40 cm (±10cm) uzunlukta, 8-10 F’ler için 3-5 ml diğerleri için 30-50 ml. balon kapasiteli olmalı balon şişirme kanalının ucunda luer-lock mekanizmalı valf bulunmalıdır. Balon homojen olarak şişmelidir. 3. Balon indirildiğinde kataterin çapı ile aynı çapta olmalıdır. 4. Ambalaj üzerinde son kullanma tarihi ve ne ile steril edildiği bildirilmiş olacaktır. 5. Ürün teslim tarihinden itibaren en az 2 yıl miatlı olmalıdır. 6. TITUBB kaydı olmalıdır. 2 Katater Foley Silikon No: 10 İki Yollu 3 Katater Foley Silikon No: 12 İki Yollu 4 Katater Foley Silikon No: 16 İki Yollu 5 Katater Foley Silikon No: 18 İki Yollu

Mal Kabulü Sonrası Stok Takibi Malzeme çıkışları klinik istemlerine göre değil işlem hacmine göre gerçekleştirilir. (Toplu çıkış ve ara depo bulunmaz) Hastaya özel alınan malzemeler (ortez-protez) hasta bazında kayıtlardan düşümü sağlanmaktadır. Klinikler ilaç istemlerini; hasta adına, otomasyon üzerinden yapmakta, talepler klinik eczanesinde hazırlanarak verilmektedir. Malzeme ve ilaç ihtiyacı SUT kurallarına uygun olarak karşılanmaktadır.

Farmakolojik olarak birbirinin yerine geçebilecek ilaçlar klinikle iletişim kurularak hekimin önerisi doğrultusunda verilir. Ürünün tüketiminin azalması durumunda; sistem üzerinden ürün, ihtiyaç fazlasına çıkarılarak diğer hastanelerin kullanımına sunulmaktadır. Gerçekçi ve tüketilebilen miktarlarda ihtiyaçlar belirlenir. Teslimat programları çoklu partiler halinde alındığı için gereksiz depolama miad problemleri yaşanmaz ve stok fazlası oluşmaz.

İhale sonuçları ilgili depolara mutlaka bildirilir İhale sonuçları ilgili depolara mutlaka bildirilir. Bir kısım kalemler alınamamışsa hemen yeni alım süreci başlatılır. Hastanemiz EAH olmasına rağmen çok fazla çeşitliliğe girmeden genel kabul görmüş ilaç ve sarf listeleri ile çalışır. Mal kabulu Saymanlık kayıtlarına en geç 2 iş günü içerisinde işlenir.

Sonuç Olarak; Malzeme ihtiyaç tespiti - yaklaşık maliyet – satınalma – sözleşme -mal kabul ve muayene - stok ve tüketim ile tahakkuk ve saymanlık aşamalarında; Uzman, etkin, verimliliği yüksek, mevzuatı bilen en üst yöneticilerin katılımları ile başarılı sonuçlar alınabilmiştir. Her departman zincirin birer halkaları gibi ayrılmaz bir bütünlük içinde birbirleri ile iletişim kuran kurumsal bir yapı oluşturmuştur. Bu durum Strateji Geliştirme Başkanlığının MKYS iş-zekası programından alınan aşağıdaki tablodan görülmektedir.

(2010 ve 2011 YILI İLK 9 AYLIK TÜKETİM VE STOK BİLGİLERİ) ANKARA DIŞKAPI YILDIRIM BEYAZIT EĞİTİM VE ARAŞTIRMA HASTANESİ BAŞECZACILIK İLAÇ VE SIHHİ SARF STOK HAREKETLERİ LİSTESİ (2010 ve 2011 YILI İLK 9 AYLIK TÜKETİM VE STOK BİLGİLERİ) Taşınır Grup Kodu Malzeme Grup Tanımı Geçen Yıldan Devreden Satın Alması yapılan Genel Toplam Tutarı (GİRİŞ) Tüketim Tutarı (ÇIKIŞ) Fiili Stok Tutarı (KALAN) Aylık ORTALAMA Tüketim Tutarı Bağlı Kurumlara Devir Tutarı Aylık Stok Düzeyi (AY) 150-03-01 İLAÇLAR 2.195.150 6.210.749 9.218.333 6.498.632 2.392.892 732.929 326.808 3 150-03-03 MEDİKAL MALZEMELERİ 2.352.470 11.892.656 14.518.880 12.993.171 1.255.631 1.465.395 243.705 1 2011 Toplam 5.423.917 21.544.513 28.110.448 22.338.898 4.289.984 2.519.425 578.895   5.140.886 6.235.672 11.753.175 8.507.788 699.270 1.048.262 MEDİKAL MALZEMELER 1.872.341 18.529.204 20.631.046 18.096.692 2.352.468 1.487.399 181.885 2 2010 Toplam 7.692.122 29.385.725 37.764.699 31.078.865 5.423.916 2.554.427 1.259.943 Düşük Stokla çalışıyoruz, Tüketimimizden daha az satın alama yapıp stok düzeyini azaltıyoruz.Aldığımız malzeme/ilacın büyük bir kısmını tüketiyoruz.bu da ihtiyaç tesbitinin iyi yapıldığını,tüketilebilecek malzemenin/ilaç alındığını gösterir.