KALİTE KONTROL ÇEMBERLERİ Raqif QASIMOV

Bugün iş yaşamında kalitenin arttırılmasına yönelik programlardan hiç kuşkusuz en önemlisi kalite çemberleridir. İş ile direkt olarak iç içe olan elemanların, problemlerin çözümü için hangi değişikliklerin yapılacağı ve bu değişikliklerin nasıl yapılması gerektiği konusunda en sağlıklı bilgileri verebilecekleri düşünülmektedir yani bir işi kim yapıyorsa en iyi o bilir anlayışı hakimdir. Dolayısıyla yenilikler ve iyileştirmeler konusunda danışılması gerekenler de çalışanların ta kendileridir.

Kalite çemberi ; aynı işyerinde çalışan veya benzer işleri yapan işgörenlerin, gönüllülük esasına dayalı, kendi alanlarında karşılaştıkları veya karşılaşabilecekleri sorunları saptamak, kestirebilmek, analiz etmek ve bu tür sorunlara çözüm bulabilmek için oluşturdukları, düzenli aralıklarla toplanan küçük çalışma gruplarıdır.

Esas itibariyle kalite geliştirmeye yönelik görülen kalite çemberleri, aslında işletmelerin bütünsel verimliliğini etkilemektedir. Başlangıçta kalite çemberinde kalite sorunları ele alındığından dolayı bu uygulamaya “ Kalite Kontrol Çemberleri ” adı da verilmektedir. Ancak daha sonra kaliteyle ilgili problemler %25 civarında kalmakta ve iş ile ilgili her türlü problemin çözülmesi söz konusu olmaktadır.

İş görene yalnız bedensel güç olarak değil, deneyimini de katan biri olarak değer verir. Kalite çemberi “bir işi en iyi bilenin, o işi fiilen yapan olduğu” düşüncesini savunmaktadır. Çemberler faaliyete geçtikten sonra iş görenler, birbirlerini daha iyi tanımaya başlarlar. Bu durum, gurupta yavaş yavaş beraberlik duygusunun (takım ruhunun) gelişmesini sağlar. Çalışanlar, birlikte çalışmayı, ortak hedeflere doğru işbirliği yapmayı öğrenir.

Kalite Kontrol Çemberlerinin Amaçları Kalite çemberlerinin ana amacı, kalitenin geliştirilmesi, maliyetlerin düşürülmesi ve verimin yükseltilmesidir. 1)Kaliteyi geliştirmek Ürün kalitesi, hizmet kalitesi, iletişim kalitesi, yöntemlerde ve süreçlerde kalite, çalışma koşullarında kalite ve bunların geliştirilmesi ele alınmaktadır.

2)Çalışanların motivasyonu ve katılımını geliştirmek Kalite çemberi uygulamasında amaç, yalnızca iş görenlere fikirlerini söyleme olanağı verme değildir. Önemli olan, herkesin ait olduğu grupta diğerleriyle birlikte sorunlara çözüm getirmesini sağlamaktır. 3) Ast-üst ilişkilerini geliştirmek Çember uygulamalarının başka bir amacı da, birlikte çalışmak, atölye veya büro hedefleri üzerinde birlikte düşünmek ve çözüm aramak, periyodik olarak toplanarak fikir alışverişinde bulunmaktır.

4) Maliyetleri düşürmek Yapılan araştırmalara göre, çembere geçiş sürecinde yapılan yatırımların, elde edilen kazanca oranı, 1/4’den 1/8’e kadar ulaşmıştır. 5)İş görenlerin kültürünü geliştirmek Kalite çemberlerine geçiş, çalışanların sorun çözme teknikleri, grup çalışmaları gibi konularda komple bir eğitim programı izlemelerini gerektirir.

KALİTE KONTROL ÇEMBERLERİNİN ÖZELLİKLERİ Gönüllülük; Kendini geliştirme; Karşılıklı gelişme; Bütün üyelerin katılımı; Sorumluluk ve süreklilik; Grup etkinliği; Ödüllendirme;

KALİTE KONTROL ÇEMBERLERİNİN YARARLARI Kalite çemberlerinin hem işverene, hem çalışanlara hem de müşterilere yönelik yararları vardır. Bir çalışmada kalite çemberlerine katılanların diğer çalışanlara göre işten geri kalma oranlarının %44 ve yıpranma oranlarının da %76 azaldığı saptanmıştır. Diğer taraftan ise kalite çemberlerinin en yaygın olarak kullanıldığı Japonya’da bir fabrikada yıllık 230 milyon dolar tasarruf sağlanabilmektedir.

KALİTE ÇEMBERLERİ ORGANİZASYONU Kalite çemberlerinin oluşturulmasında, normal ve düzenli bir emir komuta zinciri kullanılır. Hiyerarşinin dışına çıkılmaz. Bir kalite çemberinin organizasyon şemasında aşağıdaki organlar vardır.

KALİTE YÜRÜTME KURULU REHBER DESTEK UZMAN

KALİTE YÜRÜTME GRUBU; Üst düzey yöneticiler, bölüm sorumluları ve rehberlerden oluşur. Ayda bir genel durum değerlendirmesi yapılır. Kalite çemberlerinin faaliyetlerini yönlendirecek politika ve hedefleri belirler ve uygular. Kalite çemberleri için rehberleri atar. Kalite çemberlerinin ihtiyaçlarını temin eder. Çemberlerden gelen raporları değerlendirir. Çember önerilerinin uygulanmasına yönelik karar verir.

REHBER; - Grup amaçlarına nasıl ulaşabileceklerini ve bunun için nelerin gerekli olduğunu belirlerler. - Lideri yetiştirirler ve rol değişimleri sırasında psikolojik destek verir. - Lider ve yatırımcılara geri besleme sağlar. - Liderlere işlerini daha kolay yapmaları için yardımcı olur. - Çember üyesi olmayan kişiler arasında çeşitli bilgiler vererek, bir gönüllü grup oluşturmaya çalışır. - Örgüt içinde kurulan birden çok çemberle ilişki kurup koordinasyon sağlar. - Çember faaliyetlerine yönelik ilk plânlama çalışmalarını gerçekleştir.

LİDER; - Toplantıların tarihlerini ve gündemlerini saptamak - Çember üyelerini eğitmek - Grubu teşvik edici ve etkinliklere katılımı sağlayacak ortamı yaratmak - İlk toplantılarda üyeleri toplamak - Öneriler toplayarak, üyelerle birlikte çemberin üzerinde çalışacağı sorunu belirlemek - Sorunların analizinde uygun teknikleri belirlemek - Çemberin çalışmalarıyla ilgili olarak bağlı olduğu üstlere bilgi vermek

ÜYELER; - Kendi faaliyet alanlarındaki işe, iş süreçlerine ve çalışma ortamlarına ilişkin iyileştirme alanları tespit edilir, - Belirlenen sorunlara çözüm getirilir, -Çözümler doğrultusunda öneriler geliştirilir.

DESTEK UZMANI; Kalite Çemberleri, çalışmaları esnasında gerek duyulması halinde, belirli bir konuda ilgili uzmanlardan yardım alabilir. İstenen yardım verildikten sonra destek uzmanının görevi sona ermiş olur ve çember çalışmalarından ayrılır.

KALİTE ÇEMBERLERİ KURULUŞ AŞAMALARI

Başlangıç; Benzer sektörlerdeki kalite çemberi uygulamaları incelenir. Bu uygulamaların sonuçları ve performansı değerlendirilir. Bu aşamanın en önemli riskleri; Katılımcıların azlığı, Yetersiz mali destek, Grup üyelerinin, grup işleyişini ve problem çözme becerilerini öğrenememesi.

Pilot plan; Belirlenmiş program küçük ölçüde uygulamaya konur. Bu aşamada amaç; ortaya çıkan ya da ortaya çıkabilecek olası sorunları tespit etmektir. Programın uygulanabilirliği test edilir.

Genişleme; Bu aşamada işletmede çalışan tüm personelin kalite kontrol çemberi programına uyumlu ve gönüllü bir şekilde katılımın sağlanmasına çalışılır.

Büyüme; İşletme içinde yeni çemberler geliştirilmesine ağırlık verilir. İş programları geliştirilerek mamul kalitesi iyileştirmesi yapılır.

Olgunluk; Mevcut eğitim programları iyileştirilerek motivasyon artırıcı ödüllendirme sistemi geliştirilir.

Çemberler : Bir işletmede en alt kademede bulunan örgütlenmelerdir. Çemberlerin başarısı işletmeninde başarısını ortaya koyar. Başarı bir işletmenin, kurumun ana hedefi olmalıdır. Başarısızlık kurumları yok eder.       Başarı konusunda “Başarı; ‘başarılı olacağım’ diye başlayanın ve “başarılı oldum” diyebilenindir.” M. Kemal ATATÜRK     diyerek başarılı olmak için işe başlamak gerektiğini ve sonucunda başarılı olmayı hedef edinmek gerektiğini belirtmektedir.

KALİTE KONTROL ÇEMBERİ ÇALIŞMA YÖNTEMİ Takımlarca izlenmesi tavsiye olunan çalışma yöntemi şöyle olabilir. 1)Çalışılacak konunun seçimi Çember üyelerinin önerileri Yöneticilerden gelen öneriler Diğer çemberlerden gelen öneriler Çalışanlardan gelen öneriler İşin verimli yapılmasını dolaylı olarak etkileyebilecek konular ( iletişim bozukluğu, işe devamsızlık, vb. )

3)Gerek görülen eğitim ve destek ihtiyaçlarının belirlenmesi 2)Görev dağılımı Üyelerin çalışacakları konu ile ilgili olarak görev, yetki ve sorumluluklarının belirlenmesi 3)Gerek görülen eğitim ve destek ihtiyaçlarının belirlenmesi 4)Çalışma planının hazırlanması, stratejilerin 5)Hedefin, aktivite detaylarının ve ölçüm kriterlerinin belirlenmesi HEDEF = SONUÇ + BAŞARI GÖSTERGELERİ

6)Planlanan şekilde çalışmaların yürütülmesi Başarı göstergeleri 6 grupta toplanabilir 1. Miktar : Adet % … ‘ den büyük, … ‘den küçük 2. Kalite : daha iyi, … özellikte, güvenilir 3. Zaman : süre, aralık 4. Davranış : beğeni / ortam / algılanma 5. Maliyet : % daha ucuz 6. Kaynaklar : iş gücü azalması, verimlilik daha az kayıp / hurda vb. 6)Planlanan şekilde çalışmaların yürütülmesi Dr. Deming’ in PUKÖ ( Planla – Uygula – Kontrol et – Önlem al ) döngüsü ile çalışmaları yürütmek.

7)Değerlendirmelerle sürekliliğin sağlanması Gelişimin (uygulamanın) izlenmesi 8)Çözülen yada çözülmeyen kalite problemleri üzerinde bölümler arası görüşmeler yapılması, katılımcılığın sağlanması 9)Sonuçlar üzerine rapor hazırlama Rapor içeriği : Çalışma konusu Çalışma planı Yapılan çalışmalar - Toplanan veriler - Analiz sonuçları Uygulama sonuçları Çözüm önerileri

KALİTE KONTROL ÇEMBERİNE AİT ÖRNEK

TRABZON NUMUNE EĞİTİM VE ARAŞTIRMA HASTANESİ 2007-02-20 15:03:52 13.02.2007 TARİH Lİ KALİTE KONSEY TOPLANTISINDA ALINAN KARARLAR TRABZON NUMUNE EĞİTİM VE ARAŞTIRMA HASTANESİ KALİTE KONSEY TOPLANTISI ( 13.02.2007 ) Toplantı Tarihi:13.02.2007 Karar No: 23 Başkan: Doç.Dr. Ekrem ALGÜN Üyeler: Uzm.Dr. Özcan MEMİŞ,Müdür Ali GAYRETLİ,Müdür Yardımcısı Asiye MUMCU Başhemşire Nevin ESMER, Baş Hemşire Yardımcısı Emine ERGİN, Biyokimya Uzm. Salih KÖROĞLU, Yük.Mühendis Ahmet SULA GÜNDEM: 1- Dilek ve öneri kutularının değerlendirilmesi, 2- Yataklı servis ve poliklinik hizmetlerinin anketlerinin değerlendirilmesi, 3- Temenni ve iyileştirmeler 13.02.2007 tarihi saat 11.00’de Hastanemizde yapılan, Kalite Konsey Toplantısında; Konsey Başkanı Başkanlığında, Konsey Üyeleri, Kalite Geliştirme Ekibi, Eğitici Ekip, Kalite Kontrol Çemberi, Başhekim yardımcıları, Müdür Yardımcıları, Başhemşire Yardımcıları ve Birim sorumluları ile yapılan toplantıda aşağıdaki kararlar alınmıştır. 1. Hasta Hakları Birimi’nin mesai saatleri içinde 08:00 ile 16:00 arasında sürekli açık bulundurulması ve birimdeki kapı ve pencerelerinin şeffaf olarak yapılmasına; 2. Servisler için yeni tadilat planlarken; temizlik malzemelerini koymak için ayrı bir alan tahsis edilmesine; 3. Tadilatlarda yeni alınacak muslukların fotoselli musluk olmasına; 4. Yönlendirme elemanları tarafından, tuvaletlerde sabun ve eksiklikleri direkt olarak Başhekimliğe bildirebilme hakları olduğu, hastalara anket yapılarak bildirilmesine; 5. Güvenlik görevlilerine yönelik, hastalar ile iletişim, üslup ve davranışları konusunda eğitim toplantısı yapılmasına;

6. Çocuk Servisinde annelere yönelik eğitimler verilmesine; 7. Polikliniklerde; mesai günlerinde saat 9.00 ‘da tüm hekimlerin; hasta muayene işlemine başlamasına; 8.15 adet yeni tekerlekli sandalye alım işlemlerinin yapılmasına; 9. Danışmanlık ve yönlendirme hizmetleri ile ilgili yapılacak hizmet alım ihalesi sonrası, danışmanlık hizmetlerinin aktif ve verimli hale getirilmesine; 10. Servisteki onkoloji odasının yeniden yapılandırılması; 11. 3-4 kişilik genel odalara tuvalet yapılmasına; 12. Servislerde bulunan eski komodin, yatak ve yemek masalarının %20 ‘ sinin yenilenmesi ile ilgili satın alma işlemlerine başlanması; 13. Toplantı salonunda bulunan projeksiyon cihazının uygun mesafeye getirilmesine; Karar verilmiştir. Doç.Dr. Ekrem ALGÜN                      Ali GAYRETLİ Nevin ESMER Başhekim Müdür Başhemşire Uzm.Dr. Özcan MEMİŞ Asiye MUMCU Emine ERGİN Başhekim Yardımcısı Müdür Yardımcısı Başhemşire Yardımcısı Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Sorumlusu Ahmet SULA Dr.Salih KÖROĞLU Yük.Makina Mühendis Biyokimya Uzmanı

TÜRKİYE'DE KALİTE KONTROL ÇEMBERLERİNİN GELİŞMEMESİNİN NEDENLERİ İş görenlerin yeterince eğitimli olmayışı Koordinasyon eksikliği Motivasyon eksikliği Kalite çemberini yöneten kişilerin vasıfsız olması

KALİTE KONTROL ÇEMBERLERİNE YÖNELİK TEHDİTLER VE VERİMLİ ÇALIŞMASINI ETKİLEYEN FAKTÖRLER Her kalite kontrol çemberi bulunduğu döneme ait özellikler taşır. Kalite çemberleri başlangıç döneminde ; katılımcı azlığı ; yetersiz mali destek ; grup üyelerinin problem çözme becerilerini öğrenememesi İlk problem çözme aşamasında ; problemlerin üzerinde anlaşamama ; problem çözümü konusunda yeterli bilgi sahibi olamama İlk ciddi tehdit; üretilen çözümlerin rapor edilmesinden sonra kabul görüp görmemesidir

DİNLEDİĞİNİZ İÇİN TEŞEKKÜR!