Bilgi Kayıt ve Fatura Koordinatörlüğü Hasta Kayıt ve Faturalandırma Eğitim Sunumu

AMAÇ Bu işleyişin amacı, hasta ve hastalığıyla ilgili ilk başvurunun ilgili Poliklinik veya kliniğin Bilgi Kayıt Kabinine müracaatı ile başlar. Hasta ve hasta yakınlarından sağlıklı demografik bilgilerin alınması, HBYS sistemine doğru aktarılması, hastanın ilk baş vurusundan sonraki süreçte doğru alınan bilgiler ışığında tedavisinin sürdürülmesi ve faturalandırma sürecine getirilebilmesi temel amacı oluşturmaktadır.

KAPSAM Bu işleyiş, Ege Üniversitesi Tıp Fakültesi Hastanesi’nde hasta bilgilerinin HBYS sistemi üzerine girişlerinin yapılarak tutulması, saklanması ve faturalandırılması faaliyetlerini kapsar.

SORUMLULAR Bu işleyişin uygulanmasından hasta bilgilerinin HBYS sistemine aktarımından faturalandırma sürecine kadar ki alanda poliklinik, klinik ve laboratuvar Bilgi Kayıt Çalışanları ile Faturalandırma sürecinde Fatura klinik masa çalışanları sorumludur.

EĞİTİM HEDEFLERİ Tüm kullanıcıların üretilen bilgilerin HBYS sistemine yeterli ve doğru aktarımından emin olmaları. Bilginin doğruluğunu bilgi kayıt çalışanlarına yetkisi verilen, geçerli bir kimlik belgesi ile doğrulamaları. HBYS sistemine girilen başlangıç bilgilerinin hastanın tedavisi boyunca kullanılacağı daha ilerisi içinde bu bilgilerin diğer sağlık kuruluşlarına başvurularında temel teşkil edeceğinin bilgisinin verilmesi.

EĞİTİM HEDEFLERİ Her hasta için üretilen protokol numarası altında toplanan tüm tetkik tahlil ve girilen sonuçların hasta taburculuk işlemlerinden sonra tedavinin faturalandırma zeminini oluşturan bilgiler olduğunun benimsetilmesi. HBYS sistemine girilen bilgilerin doğruluğu ve geçerliliği Faturalandırma sürecinden geçmiş, verilen hizmetin karşılığının sağlıklı şekilde alınmasının her hangi bir kesintiye uğramamasının yolunun doğru bilgi toplama, doğru girişler ve yetkili kişiler tarafından Faturalandırılma sürecinden geçtiğinin aktarılması. Eğitim hedeflerini oluşturmaktadır.

Bilgi Kayıt ve Fatura Koordinatörlüğü Yetkili Birimleri Bilgi Kayıt Personeli Bilgi Kayıt Sorumluları Faturalama Birimi Faturalama Birim Sorumluları Eğitim Gurubu

Bilgi Kayıt Personeli Hastaların poliklinik, servis ve bazı yerlerde (Radyoloji Laboratuvarı gibi) Laboratuvar randevuları ile poliklinik kayıt ve kabullerini, yatışı kararlaştırılan hastalarda servise yatış işlemlerini ya da servisler arası nakillerini (Klinikler arası transfer işlemleri), tüm tetkik, tedavi, masraf girişlerini yaparlar. Çıkış işlemleri için gerekli düzenlemeyi yapar, hasta demografik bilgilerinin güncellenmesi dışında kaydedilmiş bilgiyi silme ve değiştirme yetkisi yoktur.

Bilgi Kayıt Personeli Kayıt işlemi geçekleştikten sonraki ( Doktorun tetkik değişikliği istemesi ya da Bilgi Kayıt Elemanının yanlış giriş yapması gibi) değişiklikler için Veri Düzeltme İstek Formu doldurularak Yetkili Bilgi Kayıt Sorumlusuna iletilir. Yatarak tedavi hizmeti alan hastalara ait hasta dosyalarının arşivden isteme yetkisi vardır. Hasta dosyasını inceleme, kayıt alma, değiştirme, silme yetkisi yoktur.

Bilgi Kayıt Sorumluları Kayıt, kodlama ve Tetkik iptal yetkisi (tetkik iptal formu olmak şartı ile), HBYS üzerinden Yatış çıkış iptal yetkisi, Kullanıcı kaynaklı hatalı girişlerin kayıt işleminden sonraki düzeltme işlemleri yetkisine sahiptirler. Bahsedilen yetkiler sadece laboratuvar ve tetik girişleri ile ilgilidir ilaç ve malzemelerde herhangi bir iptal ve değiştirme yetkisine sahip değildirler. Epikriz içeriğini görme ve laboratuvar sonucu alma ve görme yetkileri yoktur.

Faturalama Birimi Gerekli bilgi girişleri tamamlanmış olan hasta dosyasında yer alan bilgilerin faturalandırma açısından son kontrollerini yapan fatura basımına hazır hale gelebilmesi için eksik girişlerini tamamlayan ve gerekli fatura eklerini HBYS ve epikriz sisteminden temin ederek fatura basımına hazırlayan aynı zamanda SUT hükümlerine uygun olarak fatura bilgilerinin MEDULA Sistemine aktarımlarını sağlayan Bilgi Kayıt ve Fatura koordinatörlüğüne bağlı birimdir.

Faturalama Birimi Bu bağlamda aşağıda belirtilen yetkilere sahiptir. Fatura basım yetkisi, Hasta bilgileri güncelleme yetkisi (HBYS ve MEDULA bağlamında), MEDULA fatura oluşturma ve dönem sonlandırma sırasında Epikriz programından epikrize ve laboratuvar sonuçlarına ulaşma yetkisi, HBYS üzerinden dönem sonlandırma ile ilgili yetkilere sahiptirler. Ameliyat notu yazma yetkisi yoktur.

Eğitim Gurubu İşe yeni başlayan çalışanlar için temel olan teorik ve pratik eğitimin belirtilen konular ve yerde ilgili kişilere aktarımından sorumludurlar. Eğitimi verilecek konular yeni işe başlayanlar için, değişikliklerin aktarılması ve basılı olarak gelen (SUT değişiklikleri, yayımlanan genelgeler gibi) bilgilerin aktarımı olmak üzere üç gurupta düzenlenmektedir. Eğitim konuları ihtiyaca göre ilgili birim sorumlularının talebi üzerine de gerçekleştirilebilir.

Eğitim Gurubu İşe yeni başlayan çalışanlar için eğitim sonrası T.C Kimlik numaraları kişisel bilgileri alınarak birim sorumlusu tarafından Yetki Talep Formu doldurulup yazılı olarak Başhekimlik aracılığı ile BİM’ ne bildirilir. Verilen kullanıcı kodlarının içerisine hangi yetkilerin tanımlanacağı kararını çalışma alanına göre ilgili birim sorumluları tarafından Bilgi Kayıt ve Fatura Koordinatörünün uygun görüşü alınarak belirlenir.

Eğitim Konuları İşe yeni başlayan kişilere verilecek temel eğitim konuları ve açılımları aşağıda yer almaktadır. HBYS (Hastane Bilgi Yönetim Sistemi) otomasyon programı tanıtımı. MEDULA Hasta Kabul Süreçleri MEDULA Sistemi ve SUT hükümleri Tedavi türleri. Hasta Sevk Süreçleri (Yeşilkartlı Hasta Kabulleri) Hasta Yatış, Hasta Transfer ve Taburcu işlemleri. Tetkik İstem ve Kodlama. ICD Tanı Kodlarının Önemi. Verilen hizmetin karşılığı olan Faturalandırma süreçleri.

MEDULA HASTA KABUL SÜRECİ Sağlık hizmeti alan kişinin sağlık hizmet sunucusuna başvurması ile başlayan süreçtir. Bu süreçte sağlık hizmeti alacak kişinin bilgileri ile tesisin bilgileri alınarak kişiye sağlık hizmetinin verilip verilmeyeceğinin kontrolü yani müstahaktık sorgulaması ve tesisin SGK kurumu ile anlaşmalı olup olmadığının kontrolleri yapılarak Hasta için bir Hasta Başvuru No ve bu numara ile ilişkili bir takip numarası üretilir.

MEDULA HASTA KABUL SÜRECİ MEDULA sisteminden veya HBYS sisteminden kaynaklanan kesintilerde hastalara takip numarası alınmadan hasta mağduriyeti gözetilerek giriş açılmaktadır. Sonrasında geriye dönük takip numarası alınmak istendiğinde hastalarımızın zaman zaman farklı hastanelerde yatışlarının olduğu tespit edilmektedir. Farklı hastanede yatarken hastanemizden hizmet alacak hasta guruplarımız sadece Kemoterapi, Radyoterapi, Diyaliz ve Hiperbarik oksijen tedavisini kapsamaktadır. Sağlık hizmet sunucusunda verilen hizmetler bu takip numarası ile takip edilir ve faturalandırma sürecine alınır.

MEDULA Sistemi ve SUT hükümleri 15.01.2010 tarihinden itibaren SGK kapsamı dışında kalan kurumlarda çalışan 657 sayılı Devlet Memurları ve bakmakla yükümlü oldukları yakınları BUT kapsamından çıkarılarak SUT kapsamına dahil edilmişlerdir. 01.01.2012 tarihinden itibaren de kapsam dışında kalan Yeşilkartlı hastalarda MEDULA kapsamına dahil edilmiştir. Hastanın ilk başvurusundan çıkışına kadarki tüm evreler MEDULA sistemi üzerinden takip edilmekte ve faturalandırma işlemleri gerçekleştirilmektedir.

Tedavi Türleri A : Ayakta Tedavi Onkolojik vakalar ve Acil Servis Girişlerinde Hasta masrafları hizmet başı ödeme şekli ile faturalandırılırken diğer polikliniklerde SUT eki EK 2 A Vaka Başı faturalandırma işlemi yapılmaktadır. Acil Serviste ayaktan başvurularda ilk alınan takip hastanın faturalandırma sürecini etkilediğinden dolayı hasta kabulü yapılırken (iş kazası, Adli Vaka Trafik Kazası vb) bilgilerin Bilgi Kayıt Kabin görevlilerine aynı gün içerisinde doğru bilginin aktarılması sağlanmalıdır. Ayaktan başvurularda, hafta içi Mesai saatlerinden sonra, Pazar günü ve resmi tatil günlerinde MEDULA tarafından hasta girişleri engellenmekte olup sadece Acil Servisten girişlerinin yapılmasına izin verilmektedir.

Tedavi Türleri G: Günübirlik Tedavi Hasta yatış ve taburcu işlemi yapılmadan, 24 saatlik zaman dilimi içinde yapılan tedaviler Günübirlik takip altında gönderilebilir. Mutlaka epikriz düzenlenmelidir. Hastanın Günübirlik işlem uygulama tarihi ile işleme ait ilaç ve malzemelerin aynı gün içerisinde çekilmesine özen gösterilmelidir. Y : Yatarak Tedavi Yatan takipleri mutlaka Ayaktan yada Günübirlik takip üzerinden bağlı alınmalıdır. Çıkış anında hasta epikrizinin yazılmış olmasına ve hastanın tüm tedavisinin epikrize yansıtılmış olmasına dikkat edilmelidir.

Hasta Sevk Süreçleri (Yeşilkartlı Hasta Kabulleri) 01.01.2012 tarihinden itibaren Yeşil kartlı ve 2022 no lu kanuna tabi (65 yaş üstü ve Özürlü hastalar)ile Köy kanuna tabi olan hastalar GSS (Genel Sağlık Sigortası) kapsamına dahil edilmiştir. Yeşilkartlı hastaların kabul sürecinde hastanın sevk edildiği ilde öncelikli tedavisi Sağlık Bakanlığına bağlı 2. basamak sağlık kuruluşunda ve ya 3. basamak sağlık kuruluşunda, aynı ilde tedavisinin sağlanamadığı durumlarda Sağlık Bakanlığına bağlı 3. basamak sağlık kuruluşuna yoksa 3. basamak olan Üniversite Hastanelerine sevkli olarak gelebilirler. Sevk zincirine uyularak gelen hastalarımızda aynı zamanda MEDULA online sistem üzerinden de ilgili branş belirtilerek sevk mecburiyeti vardır.

Hasta Sevk Süreçleri (Yeşilkartlı Hasta Kabulleri) 02.04.2012 tarihinden itibaren Yeşilkartlı hastaların tedavi, kontrol veya randevulu olarak çağrıldığında hastaya bunun için bir belge verilmesi ve gelirken bu evrak ile beraber ilk sevkini getirmesi gerektiği bildirilmelidir. Sevk edilen branş hekimince Konsültasyon hariç Hastane içerisinde farklı branşa sevk edilmesi durumunda hastane içi sevk belgesi düzenlenerek MEDULA sistemi üzerinden Hastanemiz Bilgi Kayıt Kabinleri tarafından kabulleri ve işlemleri sürdürülebilmektedir.

Hasta Sevk Süreçleri (Yeşilkartlı Hasta Kabulleri) Sürekli tedavi gören hastalarımızın ( FTR, Onkolojik Tedavi, Radyoterapi, Hemodiyaliz vb.) işlemleri ilk sevkine istinaden tedavi süresince kabulleri yapılmaktadır. Yeşilkartlı olup mesai saatleri dışında hastanemizce çağırılan organ nakli hastası ve benzeri sebeplerden dolayı ayaktan veya yatarak tedavi gören hastaların sevklerinin olamayacağından, girişlerinin Acil Servis kanalıyla olması uygun olacaktır.

Hasta Sevk Süreçleri (Yeşilkartlı Hasta Kabulleri) Acil Hallerde Yeşilkartlı hastalardan sevk belgesi ve online sevk bildirimi istenmemektedir. İzmir dışından gelen 657 sayılı Resmi kurum çalışanları .bulundukları ilin dışında bir sağlık kuruluşunda tedavi olmaları durumunda Yolluk ve Yevmiyelerini alabilmeleri için bulundukları ilden gelirken online sevk işlemini yaptırmış ve E-Sevk formu doldurulmuş olarak müracaat etmeleri gerekmektedir. Tedavilerinin bitiminde de dış ildeki kalış sürelerine göre online E- Sevk bildirimi yapılarak süreç tamamlanır.

Hasta Sevk Süreçleri (Yeşilkartlı Hasta Kabulleri) Sevkin kapatılması ve E- Sevk Bildiriminin yapılması işlemi birim sorumluları tarafından yürütülmektedir. Tek Sevk ile uzun süre ayaktan tedavisi devam eden hasta guruplarında (Onkoloji ve Organ Nakli hastaları gibi) hastanın tedaviye geliş gidişlerinin ilgili Doktor tarafından evrak üzerinde belirtilmesi gerekmektedir.

TETKİK İSTEM ve KODLAMA E.Ü Tıp Fakültesi Hastanesinde her verilen hizmetin karşılığını kurumlardan zamanında ve kesintiye uğramadan tahsil etmenin yolu; Teşhis ve tedavi ile uyumlu doğru ICD kodlarının istek yapılırken Hastane içi Bilgi Kayıt Kodlama birimlerince yada elektronik ortamda yapılıyor ise; isteğin yapıldığı an doğru ICD kodlarının girilmesinden geçmektedir. Tetkik, Tedavi, Tahlil, küçük büyük müdahaleler ve Ameliyat girişlerinin zamanında ve yapılan işlem ile uyumlu olan SUT kodlarının HBY sistemine doğru şekilde veri girişinin sağlanması faturalandırma süreci için büyük önem arz etmektedir. Tetkik istem kağıtlarının tümünde hastaya ait ICD kodlarının yazılması hastanın hasta kayıt ve kodlama aşamasında tekrardan Doktoru ile görüşmesine gerek kalmadan işlemlerinin tamamlanmasını sağlayacaktır.

ICD Tanı Kodlarının Önemi ICD Tanı kodları Hastane otomasyon sistemlerinde anahtar görevini üstlenmektedir. E.Ü Tıp Fakültesi Hastanesinde her verilen hizmetin karşılığını kurumlardan zamanında ve kesintiye uğramadan tahsil etmenin yolu; Teşhis ve tedavi ile uyumlu doğru ICD kodlarının istek yapılırken Hastane içi kodlama birimlerince yada elektronik tetkik istem yapılıyor ise; isteğin yapıldığı an ICD kodlarının girilmesinden geçmektedir. Geçmiş ayların ve yılların kesinti nedenleri gözden geçirildiğinde; ICD kodlarının tedavi ile uygun olmamasından kaynaklanan kesintilere sıkça rastlanılmaktadır.

Faturalandırma Süreci Diğer tüm yatan hastalarda olduğu gibi Günübirlik tedavilerde de işlemin içeriğini, kullanılan ilaç ve sarfları Epikriz programı içerisinde tekrara ait günübirlik takibin altına yazılması gerekmektedir. Hastalarımıza yapılan operasyon, küçük müdahale laboratuvar ve radyoloji sonuçlarının ilgili kişiler tarafından hasta çıkışı yapılmadan girilmesi gerekmektedir. Yukarıda belirtilen epikriz ile ilgili önemli notların girilmemesi yada hasta çıktıktan sonra girilmesi faturalandırma sürecini olumsuz yönde etkilemektedir. Yoğun Bakım hizmeti veren kliniklerimizde epikriz içeriğinde hastaya uygulanan yoğun bakım basamaklarının mutlaka yoğun bakımdaki kalış tarihleri ile beraber epikriz içeriğinde belirtilmesi gerekmektedir. Bununla ilgili epikriz sisteminde ayrıntılı yoğun bakım bilgisinin girileceği alan mevcuttur. Klinik gidiş kısmında da yoğun bakım ile ilgili detayların belirtilmesi uygun olacaktır.

Faturalandırma Süreci Verilen hizmetin karşılığını minimum kesintiyle alabilmenin yolu; klinik ve poliklinik ayağından faturalama sürecine, faturalama sürecinden, kontrol aşamasına hatta kurumlarına teslim edilmesine ve teslim edilmiş faturaların geri dönüşünü sağlayana kadar ki uzunca bir süreci kapsamaktadır. Süreç içerisinde atlanılmaması gereken dört önemli nokta vardır.

Faturalandırma Süreci Faturanın içeriğinin doğru olup gerçeği yansıtması. Bu ancak doğru tetkik kodlarının girişi, girilen tetkik kodları ile epikriz uyumunun sağlanması ve yapılan işin her aşamasının ilgili kişilerce kontrolünün sağlanması ile mümkün olabilir. Diğeri ise SUT hükümlerinin doğru uygulanması ile gerçekleşebilir. Hastaya Tanıya dayalı paket uygulama yapıldığı durumlarda hastanın varsa eşlik eden hastalığının komplikasyon gelişti ise komplikasyona girdiği tarihi yapılan ameliyatın gurubuna göre uzayan yatışı mevcut ise bu durumların klinik bilgi işleme bildirilmesi ve epikrizde detaylarının belirtilmesi gerekmektedir. En önemlisi Hizmeti vereninde hizmeti faturalandıranında Sağlık Uygulama Talimatını (SUT) en az genel hükümlerini ve kendi branşı ile ilgili kısmını bilmesi ve değişiklikleri takip etmeleri ile gerçekleşebilir. Sündüs İPTEŞ Bilgi Kayıt ve Faturadan Sorumlu İşletme Müdür Yardımcısı