OTEL İŞLETMELERİNDE TEKNİK BÖLÜM

Teknik Hizmetler (Mühendislik) Bölümü Teknik hizmetler bölümü, otelin işler halde tutulması açısından temel departmanlardan birisidir. Büyük otel işletmelerinde teknik hizmetler bölümünün başında bir şef mühendis ve ona bağlı mühendis ve teknisyenler çalışmaktadır.

Modern bir otelde sıcak sular akmıyor, klimaları çalışmıyorsa veya ısıtılamıyor ise, konuklara sunulan hizmetler aksayacak belki de, hizmet duracaktır. Bu nedenle, teknik bölüm otel içinde önemli sorumluluklar taşımaktadır. Teknik bölümün işlevi otel faaliyete geçmeden önce başlar ve faaliyet süresince de devam eder.

Teknik Müdürlük Elemanlarının Görev ve Yetkileri Teknik müdürlük kadrosunda çalışan elemanların görevleri, sorumlulukları ve kime karşı sorumlu oldukları saptanmalı ve elemanlardan buna göre hareket etmeleri istenmelidir. Bu hususlar açıklığa kavuşturulmadan çalışmaya başlanması o yerde iş disiplini ve iş sorumluluğunu ortadan kaldırır. Adam sendecilik başlar, herkes sorumluluğu sırtından atmaya çalışır. En kötü iş tarifi dahi hiç tarif olmamasından kat kat iyidir.

TEKNİK MÜDÜR GÖREVLERİ Teknik personelin temini ve otel işletme prensiplerine uygun olarak eğitimi. Otele yeni katılan diğer departman elemanlarına otelin imkan ve teknik kabiliyetlerini öğretmek. Teknik Müdürlük personelinin idaresi ve Personel Yönetmeliğine uygun şekilde davranmalarının takip ve gözetimi. Teknik Müdürlük hizmetlerinin işçi sağlığı ve güvenliği kurallarına uygun yürütülmesini gözetmek, gerekli önlemleri almak ve teklif etmek. Otel yangın emniyetini gözetmek, yangın savunma sistemlerinin faal halde tutulmasını sağlamak, öncelikle otel yangın müdahale timini teşkil ederek gerekli eğitimi otel personeline vermek. Otel işletme ve muhasebesine gerekecek rapor, istatistik ve kayıtları kanun ve yönetmelikler çerçevesinde tutmak. Otel inşaatında iş yapmış firmaların garanti sürelerini ve teminatlarını takip ederek bu süreler içinde meydana gelecek imalattan doğan hataları ve eksiklikleri saptamak ve şartnameler çerçevesinde ilgililere yaptırmak. Garanti süreleri içinde acilen gerekli olabilecek hayati malzemeleri ve işletme için gerekli olabilecek malzemeleri saptayarak tedarik edilmesini sağlamak.

TEKNİK MÜDÜR YARDIMCISI GÖREVLERİ Teknik Müdürlük hizmetlerinin yürütülmesinde Teknik Müdür yardımcısıdır. Teknik Müdürün yokluğunda kendisine vekalet eder. Teknik Müdürün talimatları doğrultusunda işlerle ilgili olarak personelin koordine edilmesini sağlar. Teknik Müdürlük büro hizmetlerinin yürütülmesini koordine eder, aylık, haftalık raporları hazırlar, Teknik Müdürün onayına sunar. İşçi sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uyulmasını sağlar, tespit ettiği uygunsuzlukları giderir, gerekli önlemi alır. Arıza onarımlarının teknik kurallara uygun olarak yapılmasını sağlar, malzeme taleplerini hazırlar ve Teknik Müdürün onayına sunar. Malzeme taleplerinin takibini yapar, gelen yedek malzemeyi Ambar sorumlusu ile birlikte teslim alır ve ambarda muhafazasını sağlar. Mevcut sistemlerin çalışmasını her gün rutin olarak kontrol eder, durumu Teknik Müdüre rapor ederek gerekli talimatları kendisinden alır.

BOYACI GÖREVLERİ Boya, seramik, fayans ve inşaat işlerinin yürütülmesinden sorumlu olmak. Departmanlardan gelecek olan onarım taleplerini karşılamak Boya ile ilgili malzeme taleplerini hazırlama Teknik Müdür Yardımcısının onayına sunmak, gelen malzemeyi teslim almak ve muhafaza etmek. Seramik, fayans ve inşaat işleri ile ilgili malzeme taleplerini hazırlamak, Teknik Müdür yardımcısının onayına sunmak, gelen malzemeye teslim almak ve muhafaza etmek. Boya ambarının temizlik ve tertibinden sorumlu olmak. Ambar yangın emniyetini gözetmek Otelde kullanılan boya kodlarını bilmek ve asgari stok seviyesinin muhafaza edilmesi için gerekli çalışmaları yapmak. Mevcut rögarların bakım ve temizliğinde Genel Mekanik Tesisatçı ile birlikte çalışmak. Kendisine teslim edilen el aletlerini uygun şekilde kullanmak ve muhafaza etmek.

PERİYODİK BAKIM SÜPER VİZÖRÜ GÖREVLERİ Periyodik bakım programına göre bakım personelini koordine etmek. Plan değişikliklerini, verilecek talimata uygun olarak yapmak, Departmanlarla periyodik bakım programı hakkında koordinasyonu sağlamak. Periyodik bakım işlerini bakımı yapılan makine veya Teçhizatın bizzat başında bulunarak ve gereğinde fiilen çalışarak eksiksiz ve kuralına uygun olarak yapılmasını sağlamak Periyodik bakım ile ilgili Ambar stok seviyesini takip etmek, malzeme taleplerini hazırlamak ve takip etmek, malzeme sarflarını kaydetmek. Takım hane mevcutlarının muhafazası ve kullanımını takip etmek, el aletleri ve onarımla ilgili cihazların usulüne uygun kullanımını takip etmek, mevcut durumu ve aksaklıkları Teknik Müdür Yardımcısına rapor etmek. Elektrik, su ve yakıt sayaçlarını okumak, kaydetmek, mevcut durumu rapor etmek. Teknik Servis hizmetlerinin yürütülmesinde verilecek talimat doğrultusunda diğer Teknik servis personeline yardım etmek.

SOĞUTMA UZMANI GÖREVLERİ Chiller soğutma gruplarının ve bağlı bulunan sistemlerin Çalıştırma,kontrol, bakım ve onanırımdan sorumlu olmak. Periyodik olarak Chiller soğutma gruplarının kontrolünü yaparak mevcut durumu ve aksaklıkları rapor etmek. Klima santrallarının Çalıştırma, kontrol, bakım ve onarımından sorumlu olmak. Klima santrallarını periyodik olarak kontrol etmek,onarım ve bakımlarını yapmak. Mevcut durumu ve aksaklıktan rapor etmek. Konuk odalarında ve genel alanlarda bulunan fan-coil sistemlerini periyodik olarak kontrol etmek, bakım ve onarımlarını yapmak. Mevcut durumu ve aksaklıkları rapor etmek. Soğuk odaları periyodik olarak kontrol etmek, bakım ve onarımlarını yapmak. Mutfak personeli tarafından uygun şekilde kullanımını gözetmek. Mevcut durumu ve aksaklıkları rapor etmek. Buzdolabı ve mini barları periyodik olarak kontrol etmek, bakım ve onarımlarını yapmak. Mevcut durumu ve aksaklıkları rapor etmek.

HAVUZCU GÖREVLERİ Yüzme havuzlan teknik işletiminden sorumlu olmak. Her gün rutin olarak havuz suyu ile ilgili kimyasal analizleri yaparak Jurnala kaydetmek ve Teknik Müdür Yardımcısına rapor etmek, verilen talimat doğrultusunda havuz suyunun şartlandırmasını sağlamak. Yüzme havuzlarının temizliğini rutin olarak yapmak. Zamanı geldiğinde Havuz filitrelerinin geri yıkama işlemini yapmak Sirkülasyon sistemi, dozajlama üniteleri ve filtrelerin, boru ve valfların çalışmasını takip etmek, mevcut durumu ve aksaklıkları Teknik Müdür Yardımcısına rapor etmek. Havuz kimyasallarının talebini hazırlayarak Teknik Müdür Yardımcısının onayına sunmak, gelen kimyasalları teslim almak, muhafazasını sağlamak, kimyasal harcamalarını her gün rapor ederek jurnala kaydedilmesini sağlamak

MARANGOZ GÖREVLERİ Otelde mevcut tüm ağaç aksamın bakım ve onarımını yapmak. Departmanlar tarafından talep edilen onarım işlerini yapmak Departmanlar tarafından talep edilen ve Teknik Müdür tarafından imalatı uygun görülen imalat işlerini yapmak. Kendisine teslim edilen tüm onarım el aletleri ve makinenin bakımından ve usulüne uygun kullanımından sorumlu olmak. Ağaç işleri bakım ve onarımlarıyla ilgili malzeme taleplerini hazırlayarak Teknik Müdür Yardımcısının onayına sunmak, gelen malzemeyi teslim alarak uygun kullanımı ve muhafazasından sorumlu olmak. Teknik Müdürlük hizmetlerinin yürütülmesinde verilecek talimat doğrultusunda diğer Teknik Müdürlük personeline yardım etmek.

GENEL MEKANİK TESİSATÇI GÖREVLERİ Otelde mevcut sistemlerin işletiminden, kontrol, bakım ve onarımından sorumlu olmak. Her gün rutin olarak makine dairesinde mevcut sistemleri, çamaşırhane ve mutfak ekipmanını kontrol etmek. Mevcut durumu ve aksaklıkları Teknik Müdür Yardımcısına rapor etmek. Verilecek talimat doğrultusunda gerekli işlemleri yapmak. Kazan su analizlerini yapmak ve sonucunu rapor etmek. Buhar kazanını talep halinde devreye almak, iş bitiminde stop etmek. Departmanlardan gelecek olan onarım taleplerini yerine getirmek Programda Ön görülen periyodik bakımları "Bakım İşleri Süpervizörü" ile birlikte yapmak, sonucu rapor etmek. Elektrik ve oksijen kaynağı ile yapılacak tüm imalat ve onarımları yapmak. Otelde mevcut tüm tesisat işlerinin yürütülmesinden sorumlu olmak.

ELEKTRONİKÇİ GÖREVLERİ Teknik Müdür Yardımcısı tarafından belirlenen iş bölümü doğrultusunda elektrik-elektronik işleri ile ilgili kontrol, bakım ve onarımları yapmak, önerilerde bulunmak. İhtiyaç halinde elektrik-elektronik ile ilgili tasarımları hazırlayarak onaylanmak üzere Teknik Müdür Yardımcısına sunmak. Elektronik sistemlerin periyodik kontrol, onarım ve bakımını yapmak. Mevcut durumu ve aksaklıkları rapor etmek. Yangın Alarm Sistemi ve mevcut sensörleri periyodik olarak kontrol etmek ve bakımını yapmak. Mevcut durumu ve aksaklıkları rapor etmek. TV Sistemi, Emergency Call Sistemi, Telefon santralının periyodik kontrol, bakım ve onarımları ile ilgili işlemleri takip etmek, mevcut durumu ve aksaklıkları rapor etmek.

ELEKTRİKÇİ GÖREVLERİ Teknik Müdür Yardımcısı tarafından belirlenen iş bölümü doğrultusunda elektrik işleri ile ilgili kontrol, bakım ve onarımları yapar, önerilerde bulunur. İhtiyaç halinde elektrikle ilgili tasarımları hazırlayarak onaylanmak üzere Teknik Müdür Yardımcısına sunmak. Elektrik motorlarının periyodik olarak kontrollerini yapmak, onarım ve bakımını yapmak. Mevcut durumu ve aksaklıkları rapor etmek. Jeneratörlerin periyodik olarak kontrol ve bakımlarını yapmak. Her an çalışmaya hazır durumda olmalarını sağlamak. Mevcut durumu ve aksaklıkları rapor etmek. Departmanlardan gelecek olan onarım taleplerini karşılamak Mutfak ve çamaşırhane ekipmanının periyodik kontrol ve bakımını yapmak. Mevcut durumu ve aksaklıkları rapor etmek. Elektrik sisteminde yapılmış tadilatların projeye işlenmesini sağlamak.

AMBARCI GÖREVLERİ Teknik Müdür' e bağlı olarak çalışır, gereğin de Teknik Müdür Yardımcısı Ambar durum hakkında kendisinden yazılı rapor talep eder. Ambarda mevcut olan malzemelerin stok seviyelerini kontrol eder, minimum seviyeye düşmüş olanların sipariş evraklarını doldurarak Teknik Müdür' ün onayına sunar. Aylık ambar sarf ve girdi raporlarını hazırlar Teknik Müdür'e verir. Bakım ve Onarım işleri için ambardan malzeme çıkışlarını Teknik Müdür tarafından konmuş olan kurallar çerçevesinde yerine getirmek.

SEKRETER GÖREVLERİ Teknik Müdür' e bağlı olarak çalışır, gereğinde Teknik Müdür Yardımcısı kendisinden iş talebinde bulunabilir. Tüm dosyalama ve yazışma işlerini yapar. Departmanlardan gelen onarım taleplerinin kaydını tutar ve ilgili atölyenin iş kutusuna koyar. Biten onarım işlerini Teknik Müdür Yardımcısı'nın kontrolünden sonra ilgili departmanlara bilgi için gönderir.

Teknik Hizmetler (Mühendislik) Bölümünün Görevi Tüm tesis ve teçhizatı ile birlikte eksiksiz olarak tamamlanmış ve deneme çalışmaları bitirilmiş olan oteli, mevcut tesis ve teçhizata hiçbir ilave ve eksiltme yapmaksızın tüm üniteleri ile birlikte çalışır durumda tutmak, bakım ve onarımlarını yapmak, teknik kurallara ve işletmenin değişken ihtiyaçlarına göre ve müşteriye taahhüt edilen konfordan taviz verilmeksizin en iktisadi şekilde çalıştırmak ve bu işler için gerekli olan masraf bütçesini hazırlayarak bu bütçenin sorumluluğunu yüklenmek Mühendisliğin ana görevidir.

Görev tanımını biraz detaylandırarak ifade edelim. 1)Tesisi tüm üniteleri ile birlikte çalışır durumda tutulabilmesi için: Periyodik bakımları, daha önceden saptanmış bir program uyarınca zamanında ve hiç aksatmadan yapılmalıdır. Onarım işleri öncelik sırasına göre günü gününe ve süratle yapılmalıdır. Bu bakım ve onarımların zamanında yapılabilmesi için yeterli ambar stoğuna sahip olunmalıdır.

2)Tesiste mevcut makine ve teçhizatın teknik kurallara uygun olarak çalıştırılabilmesi için: Tesiste mevcut ana makineleri ve teçhizatı bizzat teknik personel tarafından çalıştırılmalıdır İhtisas dallarına ait olan makineler ilgili olduğu departman personelleri tarafından çalıştırılırlar. Teknik personel dışındaki elemanlar tarafından çalıştırılan bu makine ve teçhizatın teknik kurallara uygun olarak çalıştırılmalarının sağlanması ve denetlenmesi teknik departmanca yapılmalıdır. 3)Makine ve teçhizatın en iktisadi şekilde çalıştırılabilmesi için: Makine ve teçhizatın işletmenin gereğine göre şartlandırılarak çalıştırılması ile enerji tasarrufu yapılmalı ve yeni tasarruf önlemleri devamlı olarak araştırılmalıdır.

4)Yıllık Masraf bütçesi: Enerji masraflarına ait yıllık bütçe işletmeden alınacak doluluk oranlarına ve outletlerin kullanım sıklığına göre hazırlanmalı, yıl içinde devamlı olarak takip edilmeli ve bütçe dışına çıkan pozitif ve negatif hususlar zamanında tespit edilerek önlem alınmalıdır. Bakım işlerine ait yıllık bütçe her makine ve teçhizatın bakım katalogunda belirtilen standartlara uygun olarak hazırlanmalı ve dış firmalara verilecek olan bakım işleri için de fon ayrılmalıdır.

5)Tadilat ve yenileme işleri: Bu işler genelde mal sahibine ait işlerdir. Yenileme ile ilgisi yoktur. Ancak tadilat veya yenileme işleri yapılırken tesis müşteri hizmetine açık olacağından dolaylı olarak işletmeyi de enterese etmektedir. Müşteriye taahhüt edilmiş olan konfordan taviz verilmeden bu işlerin yapılması gerekir. Müşterinin rahatsız olmaması için alınmış olan tedbirlerin uygulanmasını teknik departman devamlı kontrol etmelidir.

Periyodik Bakım İşleri: Konaklama işletmelerinde esas olan "Hizmetin sahteyi düşürmeden sürekli olması'dır. Makineler de insanlar gibidirler, bakıma ve dinlenmeye ihtiyaçları vardır. Periyodik bakımlar ekipmanların çalışma ve kirlenme durumlarına göre: Günlük bakım Haftalık bakım 3. Aylık bakım 4. Üç aylık bakım 5. Altı aylık bakım 6.Yıllık bakım olarak planlanır. Bakım programları bakımın zamanını, süresini ve nasılını gösterir.

Her ay sonunda o aya ait Periyodik bakım işleri raporu tanzim edilir Her ay sonunda o aya ait Periyodik bakım işleri raporu tanzim edilir. Bu raporda yapılan bakım işleri makine ve teçhizat adı ve bakım niteliği belirtilerek gösterilir. Yapılamayan bakım işleri de aynı şekilde yazılır ve nedeni çok açık bir şekilde belirtilir. Ayrıca yapılamayan bakım işinin yeni programı da bu raporda gösterilir.

Onarım işleri Onarım işleri; otelde mevcut tüm makine ve teçhizatın ve binanın onarım isteyen birimlerinin, teknik departman imkanlar müsait ise teknik departman bünyesinde, değilse piyasada üçüncü şahıslara otelin işlerliğini aksatmadan ve bilhassa otel müşterisinin konforunu zedelemeden yaptırılması işidir.

Onarım İsteklerinin Yapılması ve Oto Kontrol Sistemi Onarım isteği, onarım isteyen birimin bulunduğu alanın sorumlusu tarafından " Onarım İstek Föyü " doldurularak yapılır.

İmalat işleri 'nin Talebi ve Yapılması Her departman yıllık bütçesini yaparken yeni yapılmasını istediği şeyleri yazar, piyasadan fiyatını alır ve bütçesine koyar ve eğer isteği bütçeyi onaylayan kurul tarafından uygun görülürse bedeli bütçeye konur ve o iş yapılır.

Makine ve Teçhizatın Çalıştırılması (İşletilmesi) ve Aylık testler Otel 24 saat çalışan bir iş yeridir, müşterilerine 24 saat boyunca kesintisiz hizmet verir. Bu süre içerisinde belirli zaman aralıklarında çalıştırılması gereken tüm makine ve teçhizat ya teknik personelce veya çamaşırhane ve mutfak gibi özellik arz eden yerlerde o iş ile ilgili personel tarafından çalıştırılır. Ancak ana teknik alt yapı 24 saat boyunca devamlı çalıştığından teknik personel 24 saat vardiyalı olarak görev yapar.

Mühendislik Ambarı ve Ambarlardan Malzeme Çekilmesi Bakım ve Onarım işleri yapılırken ihtiyaç duyulan malzemenin piyasadan teminini beklemek bakım ve onarım işlerini geciktirecek ve işletmede aksamalar görülecektir.Bu işler ancak belirli bir ambar disiplini ile yapılabilir. Mühendislik ambarına giren her türlü malzeme sanki Yiyecek İçecek ambarına giren malzeme imiş gibi düşünülmeli, yiyecek ambarından nasıl malzeme çıktığında sarf gösteriliyorsa mühendislik ambarında da aynı işlem yapılmalı ve hatta sarf yeri dahi gösterilmelidir.

Malzeme Satın Alma Talepleri ve Üçüncü Şahıslara İş Yaptırma Mühendislik ambarında yeterli malzemenin stok edilebilmesi için çeşitli cins ve sayıda birçok malzemenin piyasadan satın alınması, onarımın niteliğine bağlı olarak ambarda stoklanamayan bir kısım malzemenin onarım sırasında satın alınması ve ayrıca otel teknik personelince yapılması mümkün olmayan özel onarım işlerinin de (Mesela elektrik motoru bobinlerinin yeniden sarılması gibi) piyasada üçüncü şahıslara yaptırılması gerekmektedir.

Aylık Enerji Harcamalarının Raporlanması Otelin enerji harcamaları faslına girenler Elektrik, Su ve Yakıt' dır. Bir ay boyunca bu fasılların sarf miktarları ve ödenen bedeller o yılki ve bir evvelki yıla ait bilgilerle mukayese edilerek raporlanır.

Yatak Odaları Yıllık Denetim Listesi Yatak Odaları her yıl Housekeeper ve Teknik Müdür tarafından denetlenir ve tüm onarım isteyen hususlar saptanır.

Konaklama sektöründeki enerji ile ilgili sorunlar aşağıdaki temel faktörlerden kaynaklanmaktadır. Üst Yönetimin İlgisizliği Bilinç Eksikliği Yetersiz Bakım ve Onarım Personeli Yetersiz Tasarım Enerji Kullanımının Sınırlı Takibi Davranış Sorunları

SONUÇ Otel işletmelerinde teknik bölüm müşteri memnuniyeti açısından çok kritik bir bölümdür. Müşterilerle genelde yüz yüze gelmemelerine rağmen sistemin işleyişine sürekli katkıları vardır.

DİNLEDİĞİNİZ İÇİN TEŞEKKÜR EDERİM.