BİLGİ İŞLEM DAİRESİ BAŞKANLIĞI T.C. İÇİŞLERİ BAKANLIĞI BİLGİ İŞLEM DAİRESİ BAŞKANLIĞI e-İçişleri PROJESİ ORTAK MODÜLLER

} Ortak Modüller Doküman Yönetim Sistemi(Evrak) İstatistik Bilgi Edinme Ajanda İnsan Hakları Görevler E-Dilekçe Bilgilerim E-Randevu Personel Arama Duyuru Mülki İdare Bölümleri Genel Amaçlı Anket ve Form Uygulaması Haberleşme Kodları Telefon Defteri Karar Destek Sistemi Yardım Kullanıcı İstatistik Yapılan Son Değişiklikler Bilişim Envanter İstek Bildir Yetki } Vatandaş Odaklı Hizmetler

Doküman Yönetim Sistemi (Evrak Modülü) Doküman Yönetim Sistemi, kağıtsız ofis bakış açısı altında İçişleri Bakanlığı Merkez ve Taşra Teşkilatı dahilinde oluşturulan ve e-İçişleri Projesi kullanıcıları tarafından kullanılan evrakların sisteme eklenmesi, havalesi, havale edilen evrakların takibi, kağıt ortamındaki evrakların taratılması, evrakların haklar ve yetkiler çerçevesinde aranması, evrakların sistematik olarak elektronik ortamda saklanması ve yönetilmesi gibi işlevlerin gerçekleştirildiği modüldür. Yazılım geliştirilmesinde Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkındaki Yönetmelik hükümleri esas alınmış, böylelikle tüm birimlerimizde yapılan yazışmalarda standardizasyon sağlanmıştır. Proje başlangıç tarihi olan 2006 yılından beri sistem arşivinde toplam 45 milyon adet evrak elektronik ortamda kayıt altına alınmıştır. Proje sayesinde bu evraklara ait içerik bilgilerine ‘Gelişmiş Evrak Arama’ bölümünden gerekli sorgular yapılarak anında ulaşılması ve zimmet döküm raporlarının kolaylıkla alınabilmesi sağlanmıştır. Bu sayede arşiv raflarında yüzlerce dosya arasında evrak arama derdi son bulmuştur. Gelen, giden, onay ve görüş evrakı formatında evrak kaydı yapılabilmektedir.

Doküman Yönetim Sistemi (Evrak Modülü) Bir evraka ait detay, ilgi ve ek bilgilerine anında ulaşmayı sağlar. Posta yoluyla gönderilen evraklara yapıştırılan pul çeşitlerinin tanımlanmasını ve harcanan pulların hesabının otomatik olarak tutulmasını sağlar ve kesin hesabını cetvel halinde verir. Daha önce farklı defterlerde tutulan ve yırtılma, silinme riski bulunan gelen ve giden evrak defterleri sistem üzerinden istenilen tarih aralığıyla döküm halinde alınabilmektedir. Müfettiş incelemelerinde büyük defterlerle uğraşma gereği duymadan sistem üzerinden tüm kayıtlara kolaylıkla ulaşma ve inceleme imkanı sağlanmıştır. Geliştirilen kişisel klasörleme özelliği sayesinde takibi yapılacak evrakların bir arada görüntülenmesini sağlar. Evrak Modülü, kaynak tasarrufunun yanı sıra saatler alan toplu imzalama e-imza kullanılarak elektronik olarak yapıldığı için zaman tasarrufu da sağlamaktadır. Mobil uygulamaların devreye alınmasıyla evrak imzalama süreci mekandan da bağımsız hale gelecektir. E-imza kullanım oranı Taşrada %91 Merkez Birimleri arasında %92 seviyesindedir. E-İmza kullanımının bu oranlara ulaştığı bir ortamda halen kağıt ortamında evrak gönderilmeye devam edilmektedir. Yönetmelikte gerekli değişiklik yapılmış, uygulama genelgesi yayınlanmış ve evrak akışındaki performans sorunları makul düzeye inmiş iken hem maliyetleri düşürmek hem de mükerrer iş yapılmaması için Birim Amirlerimizin, Vali ve Kaymakamlarımızın kağıt ortamında evrak gönderilmesi uygulamasına son vermesi kağıt israfını ve mükerrer iş yapılmasına son verecektir.

Doküman Yönetim Sistemi (EVRAK) Tahmini Maliyet Analizi Doküman Yönetim Sisteminde günlük ortalama 55.000 adet evrak işlem görmektedir. Hazırlanan evrakın 20 grama kadar posta ücreti 90 kuruş, 2.000 grama kadar 5.50 liradır. Her evrakın sadece bir adrese en düşük postalama ücretiyle gönderildiği hesap edildiğinde aylık 270.000 lira postalama ücreti ödenmektedir. Bu rakam evrakın dağıtımlı olması veya daha yüksek ücrete tabi posta türleriyle gönderilmesi durumunda katlanarak artmaktadır. Ayrıca Türkiye’nin en uç noktasına gönderilen bir posta bazen 10 günü bulan sürelerde istenen noktaya ulaşmaktadır. Kağıtsız ofise geçilmesiyle birlikte e-İçişleri Projesi sayesinde kağıt, zarf, toner, postalama maliyetlerinden yıllık olarak 20 Milyon TL tasarruf edilebileceği tahmin edilmektedir. e-İçişleri Projesi Ortak Modülü olan Doküman Yönetim Sistemi 2006-2011 yılları tahmini Maliyet Analizi Ayrıca projenin diğer bakanlıklara bedelsiz olarak verilmesi halinde her kurumun yaklaşık 20 Milyon TL tasarruf edeceği, bugüne kadar 6 kuruma verildiği, dolayısıyla toplamda 120 Milyon TL tasarruf edileceği, Aynı yazılımın diğer bakanlıklarda kullanılması suretiyle kurumlar arası entegrasyon sorunu yaşanmayacağı değerlendirilmektedir.

Diğer Ortak Modüller Toplantı, randevu, rehber kayıtlarının elektronik ortamda tutulması Ajanda Personel Genel Müdürlüğü tarafından girilen kadro, sicil verilerinin kişiye özel olarak gösterilmesi Bilgilerim Mülki İdari Amirleri ve Genel İdari Hizmetleri Personelinin birim, iletişim bilgilerine ulaşılabilmesi Personel Arama Google Earth Entegrasyonu ile birimlerin gösterilmesi Mülki İdare Bölümleri Birim Yazışma Kodlarının tamamının listelenmesi Haberleşme Kodları

Diğer Ortak Modüller İçişleri Bakanlığı ve Alt Birimlerinin telefon numaralarının elektronik ortamda bulunması Telefon Defteri Taşra ve Merkez Birimlerin donanım ve alt yapı bilgilerinin alınması Bilişim Envanteri Sistem üzerinden, online olarak hata, istek , şikayet ve bilgi taleplerinin yapılması İstek Bildir Sistem üzerinde sayfa ve sistem giriş kontrollerinin yapılabilmesi Yetki Genel amaçlı veya eğitim değerlendirme amaçlı yapılan online uygulama Anket Sistem kullanıcılarının aktif ve anında bilgilendirilmesi Duyurular

Kullanıcı İstatistikleri Diğer Ortak Modüller Yardım Dokümanlarının bir arada kullanıcıya sunulması Yardım İl bazında kullanıcı sayılarının alınabildiği detay istatistik bilgileri Kullanıcı İstatistikleri İllere göre kullanıcı sayılarını gösteren genel istatistik bilgileri İstatistik Vatandaşların, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu gereğince Bilgi Edinme Başvurularını online olarak yapabileceği ve takip edebileceği modüldür. Bilgi Edinme Vatandaşların insan hakları ile ilgili müracaatlarını online olarak yapabilecekleri ve başvurularını takip edebilecekleri modüldür. İnsan Hakları

Diğer Ortak Modüller 3071 Dilekçe Kanununa göre vatandaşların online olarak dilekçe gönderebileceği ve takip edebileceği modüldür E-Dilekçe Vatandaşların Bakanlık merkez ve taşra birimlerinden online olarak randevu talep edebileceği modüldür. E-Randevu Üst yönetim için, e-İçişleri üzerinden toplanan verilerin istatistiki verilere dönüştürülüp, raporlanabileceği modüldür. Karar Destek Kağıtsız ofis kavramının hayata geçirilmesi amacıyla e-İçişleri üzerinden gelen/giden/onay evraklarının havalesini/oluşturulmasını/imzalanmasını sağlayan modüldür. Evrak