Avrupa Birliği Projeleri ve Proje Döngüsü Yönetimi Eğitimi Eğitimci: Gökhan Turgut ÜNAL AB Proje Yöneticisi

PROJE KÜLTÜRÜNE GİRİŞ

PROJE NEDİR? Belirlenmiş bir süre ve bütçe dahilinde, kaynakların nasıl ve ne şekilde kullanılacağını gösteren, açık olarak tanımlanmış hedefleri elde etmeye yönelik bir dizi faaliyet sonucu orta ve uzun vadede başarıyı hedefleyen stratejik bir plandır.

PROJE NEDİR? Belirli süreli İhtiyaç kaynaklı Hedefleri olan Belirli bütçeli Çıktıları belirlenmiş Faaliyet bazlı Özgün ve Tek Uygulanacağı yer

Proje Döngü Yönetimi - Mantıksal çerçeve yaklaşımına dayanan, proje ve programların hazırlanması, uygulanması ve değerlendirilmesinde kullanılan bir yöntem ve sistematik bütünüdür.

Proje Döngüsü - Projelerin planlanması, yazımı ve yürütülmesi 6 aşamada gerçekleştirilen Proje Döngü Yönetimi aracılığıyla gerçekleştirilir.

Proje Döngüsü Aşamaları 1- Proje Fikrini Belirleme: Proje ile ilgili fikirlerin tartışıldığı ve ortaya konulduğu ilk hareket noktasıdır. 2- Proje Fikir Analizi: Projenin fikri ve ana teması belirlendikten sonra, teknik ve uygulama açısından projenin tasarlandığı aşama 3- Ön Değerlendirme: Formülasyonu tamamlanmış olan projenin işlevselliğinin değerlendirilmesi ve proje başvuru formunun doldurulması 4- Finansman: Finansman için başvurulan kurumun değerlendirmesi ve fon aşaması 5- Uygulama: Öngörülen faaliyetlerin uygulanması, izlenmesi, denetlenmesi ve sonuçlandırılması 6- Değerlendirme: Proje sonunda değerlendirme aşaması

Niye Proje Döngüsü Yöntemini Uygulamalıyım? Projenin tasarım ve hazırlanmasında gerekli analizlerin yapılarak projenin sağlam temellere oturmasını sağlar. Projenin hedef gruplarını doğru ve isabetli belirleyerek başarı oranını arttırır. Sürdürülebilirlik ve süreklilik sağlar. Paydaş analizi ile birlikte, tüm paydaşların projenin tasarlanması ve uygulanması sürecinde aktif rol oynamasını sağlar. Swot analizi ve beklenmedik durumlara ilişkin öngörüler belirlenerek, olası başarısızlıkların önüne geçilir.

Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Projenin gerçekleştirmek istediği değişimin ve bunun yönteminin mantığını özet ve belirgin bir şekilde yapılandırmaya yarayan bir araçtır. Projenin hazırlanması, planlanması, yazımı, uygulanması ve izlenmesi ile ilgili tüm detaylar “ Mantıksal Çerçeve Tablosu” isimli tabloda özetlenir.

Mantıksal Çerçeve Yöntemi Paydaş Analizi Sorun Analizi Hedef Analiz Strateji Analizi Mantıksal Çerçeve Tablosunun Hazırlanması Faaliyet Planın Hazırlanması Bütçenin Hazırlanması

Paydaş Analizi Paydaşlar; projeden doğrudan veya dolaylı, olumlu veya olumsuz etkilenen ve projeyi etkileyen bireyler, kurumlar veya gruplardır. Paydaş analizi sürecinde, hem hedef kitle ve yararlanıcılar belirlenir hem de bu grupların proje için önemli olan beklentilerini, katkılarını, risklerini tanımlayarak projenin gerekçelendirilmesine katkıda bulunulur.

Paydaşların Belirlenmesi Sorundan kimler olumsuz etkileniyor ? Kimler çıkar sağlıyor ? Projeye destek verenler ve karşı çıkanlar belirlendi mi ? Risk altındaki ve hassas gruplar saptandı mı ? Kimler doğrudan, kimler dolaylı yoldan etkileniyor ? Tüm paydaşların özellikleri nasıl ?

Paydaş Analizi Tablosu Spor Tekstil Sektöründe Nanoteknoloji Üretim Paydaşlar ve Özellikleri Paydaşın Proje ile İlgisi Paydaşın Projeden Etkilenme Derecesi Çalışanlar: 20 beyaz yakalı (fikir gücüne dayalı) ve 60 mavi yakalı ( emek gücüne dayalı) Süreç iyileştirilmesi Zamandan tasarruf Sağlıklı iş koşulları 5 Distribütörler: Mal ve hizmet alımı yapan, Türkiye’de yaygınlaşan 45 hizmet servisi Kalite ürün temini Avrupa standartları Müşteri çeşitliliği 4 Tüketiciler: Spor tekstil alanında tüketim gösteren hedef kitle ( Sporcular, spor klupleri ) Sağlıklı tekstil ürünleri Anti bakteriyel ürünler Performans artışı

Paydaş Analizi Yararları Paydaş analizi; hedef kitle temsilcileri ve yararlanıcılar ile yapılacak olan müzakere/toplantı sonucunda ilerde hazırlanacak olan Mantıksal Çerçeve Tablosu’na önemli veriler sağlar. Projenin, “gerekçe bölümünde” hedef grubun seçilme nedenleri yazımı aşamasında, grubun ihtiyaç ve sorunlarının doğru bir temelde tanımlanarak, bu ihtiyaçlara nasıl cevap verileceği konusunda temel özellikleri verir. Projede; hedef grubun, yararlanıcıların ve paydaşların rolleri belirlenerek verimlilik arttırılır. Projenin “beklenen sonuçlar” bölümünde hedef grup ve faydalanıcıların beklentileri ön plana çıkarılarak projede bütünlük sağlanır.

Sorun Analizi Sorun tanımlanarak; arzulanan durum ve mevcut durum arasındaki fark neden-sonuç ilişkisi içerisinde belirlenerek, proje kaynaklık edecek temel sorun ve alt sorunlar belirlenir. - Temel sorun altında alt sorunlar tanımlanarak, soruna kaynaklık eden temel nedenler ortaya çıkarılır.

Sorun Ağacı

Hedef Analizi Sorun ağacında tespit edilmiş sorunların çözümlenmesi durumunda gelecekteki durumun belirlenmesi, hedefler arasındaki hiyerarşik düzenin sağlanması, ara araçlarla hedefler arasındaki ilişkinin şematik olarak gösterilmesidir. Sorunlar çözülmüş kabul edilerek; sorun ağacında oluşan maddeler beklenen hedefler olarak değiştirilir. (Olumsuz durumlar olumlu hale getirilir.)

Strateji Analizi Hedef ağacında belirlenen muhtemel hedeflere ulaşmak için gerekli stratejiyi tespit etmek, bunların uygulanabilirliğini ve fizibilitesini denetleme k, genel bir strateji belirlemek için gerçekleştirilir. Olumlu strateji yolları belirlenirken, olumsuz risk unsurları da tespit edilerek ele alınır. Strateji analizi gerçekleştirilerek, hedef ağacındaki olumsuz hedefler de elenerek olası alternatif hedefler ortaya çıkarılır.

Strateji Seçiminde Dikkate Alınacak Kriterler Maliyetler Farklı paydaşların bakış açıları Mevcut kaynaklar Politik yapılabilirlik Verimlilik ve etkinlik Eşitsizliklerin giderilmesine katkı Diğer projeleri tamamlayıcılık Aciliyet

Mantıksal Çerçeve Matrisi Mantıksal Çerçeve Tablosu; paydaş,sorun, hedef ve strateji analizleri ile elde edilen bulguların gösterildiği, dört satırı ve dört sütunu olan görsel bir planlama aracıdır. EK-C MANTIKSAL ÇERÇEVE   Proje Mantığı Objektif Olarak Doğrulanabilir Başarı Göstergeleri Doğrulama Kaynakları ve Araçları Varsayımlar Genel Amaç Projenin katkıda bulunacağı daha genel kapsamdaki amaç nedir? Genel Amaçla ilgili kilit göstergeler nelerdir? Bu göstergeler için gerekli bilgi kaynakları nelerdir? Özel Amaç(lar) Genel amaca katkıda bulunmak için projenin gerçekleştireceği özel amaç(lar) nedir? Proje amacının başarıldığı hangi göstergelerden anlaşılacaktır? Proje amacının gerçekleştirildiğine dair göstergelerin tespiti için hangi bilgi kaynakları kullanılacaktır? (mevcut veya proje ile üretilecek olan) Söz konusu amacın başarılması için Yararlanıcının sorumluluğu dışında olan hangi faktör ve koşulların (dışsal koşullar) sağlanması gereklidir? Hangi riskler dikkate alınmalıdır? Beklenen Sonuçlar Proje amacına ulaşılabilmesi için gerekli olan sonuçlar (projenin somut ürünleri) nelerdir? Beklenen proje sonuçlarının elde edilip edilmediği hangi göstergelerden anlaşılacaktır? Proje sonuçlarının elde edildiğine dair göstergelerin tespiti için hangi bilgi kaynakları kullanılacaktır? Beklenen Sonuçların zamanında elde edilmesi için, hangi dışsal koşullar sağlanmalıdır? Faaliyetler Beklenen sonuçları elde etmek için uygulanacak faaliyetler (sonuçlara referansla) sırasıyla hangileridir? Araçlar: Bu Faaliyetleri uygulamak için gerekli araçlar nelerdir? Örneğin; personel, ekipman, eğitim, etüd, malzeme, tesis gibi Projedeki ilerleme hakkındaki bilgi kaynakları hangileridir? Maliyetler: Proje maliyetleri nelerdir? Nasıl sınıflandırılmıştır? (Proje bütçesi dökümünde) Planlanan faaliyetlerin uygulanabilmesi için, yararlanıcının doğrudan kontrolü dışında hangi koşulların sağlanması gereklidir? Önkoşul: Projenin başlamasından önce hangi ön-koşulların sağlanması gerekmektedir?

Mantıksal Çerçeve Matrisi Mantıksal çerçeve, dört sütun ve dört satırlı bir matris içinde projenin temel yapısını oluşturur. Sütun 1: Projenin Mantığı: faaliyetler, çıktılar/sonuçlar, amaç ve genel hedef Sütun 2: Doğrulanabilir göstergeler: Her öğenin miktar, nitelik, zaman, hedef grup ve yer açısından hedefleri Sütun 3: Doğrulama Kaynakları: Hedeflere ulaşmada ilerleme sağlandığını doğrulayıcı bilgi kaynakları Sütun 4: Varsayımlar: Projenin uygulanmasını ve sürdürülebilirliğini etkileyebilecek projenin kontrolü dışındaki faktörlerin tanımlanması

Hedeflerin Yazımı Genel Hedef, varılması arzu edilen en ideal durumu anlatır. Genel hedef ve proje amacı için gelecek zaman fiili veya “- mek, -mak” ekleri kullanılmalıdır. Genel Hedef: Sürdürülebilir kalkınma temelinde inovasyon gelişimine katkıda bulunmak Proje Amacı: İnovatif ürünler tasarlayarak tüketici sağlığı ve yararını gözetmek Çıktı: Nano teknoloji çalışması yapıldı, 1 tane prototip şeklinde nano teknolojik kumaştan sporcu kıyafetleri üretildi. Faaliyet: Alan araştırması yapılması, Nano- teknolojik gelişmelerin araştırılması, Prototip çizimi ve üretimi

Doğrulanabilir Göstergeler Projelerin etkinliğini ölçmek amacıyla ve amacın-hedefin ölçülebilir terimlerle tanımlanmasıdır. SMART Spesifik( Belirli): Temel hedefler belirli ve açık hedefleri kapsayıcı olmalı. Measurable ( Ölçülebilir): Nicelik ve nitelik açılarından ölçülebilir. Available (Ulaşılabilir): Kabul edilebilir bir maliyette olması Relevant (Uygun): Göstergeler proje ile ilgili, yönetimin anlayacağı şekilde olmalı Timely (Zamanlı): Bir gösterge proje yönetiminde kullanıma uygun bir zamanlamada olması

SMART Tekniği Göstergelerin Oluşturulması: - Hedef: Kadın hakları konusunda farkındalığın arttırılması Gösterge: Kadınlar medeni hukuk (4320 sayılı kanun) ve ceza hukuku kapsamında haklarını biliyor. Miktar: Çalışan kadınların yüzde 60’ı, çalışmayan kadınların %70’i Hedef grup: İzmir ilinde yaşayan 18-30 yaş arası kadınlar Zaman: 2008-2013 (Son 5 yıl ) yılları arasında İzmir’e göç etmiş kadınlar

Doğrulama Kaynakları Mantıksal Çerçeve Tablosu göstergelerinin nasıl toplanacağını ve hangi kaynaklardan edinilecek bilgilerle ispatlanacağını ayrıntılarıyla açıklamak için kullanılan verilerdir. Başarı kriterlerinin tanımlanması: Kursiyerlerin %80’i kadın hakları konusunda bilinçlendi. Başarı kriteri doğrulama kaynağı: Periyodik olarak yapılan testler Değerlendirme anketleri Proje İzleme Raporları Resmi İstatistik Veriler

Varsayımlar – Riskler Ön Koşullar Projeler, her zaman planlandığı gibi yürümez ve proje yöneticilerinin doğrudan kontrolünün dışındaki faktörlerin etkisine maruz kalırlar. Varsayımlar, riskler, ön koşullar proje stratejisinin belkemiğini oluşturur. Varsayımları ve riskleri doğru ve objektif değerlendirmek, ilerde projede karşılaşılabilecek olumlu ve olumsuz durumlara karşı hazırlıklı olunmasını sağlar.

Proje Yazımında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar Proje çağrısı yayınlayan programda yer alan, hibe başvuru rehberi dikkatle okunmalı, genel hedefler, gerekçe ve başvuruya uygunluk kriterleri değerlendirilmelidir. Projede güncel ve bilimsel veriler kullanılmalıdır. Danışmanlık desteği alınırsa, bu konuda uzman kişilerden alınmalı, proje yazarının geçmiş çalışmaları ve yetkinlikleri değerlendirilmeli. Konu ile ilgili uluslar arası raporlar ( Birleşmiş Milletler, Avrupa Birliği, İnsan Hakları Bildirgesi) ve ulusal stratejiler ( Kalkınma Stratejileri, Kanunlar, Bakanlık Raporları) okunmalı ve ilgili maddelere atıfta bulunulmalı.

Proje Yazımında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar Başvuru formunda cümleler kısa olmalı ve sonuç odaklı net cümleler kullanılmalıdır. Proje yazımı aşamasında çarpan etkisi ve sürdürülebilirlik net olarak tanımlanmalıdır. Proje yazımı bittiğinde tarafsız 2 kişinin okuması ve yapıcı eleştiriler proje kabulünün başarısında önemli rol oynar. Bütçeleme; güncel maliyetlere yakın ve tutarlı olmalı. Proje sahibi / yürütücüsü eşfinansmanı olduğunca yüksek tutmalı. Faaliyetler mantıklı bir biçimde sıralanmalı, mümkünse bir önceki faaliyetin sonucu diğer faaliyetin gerekçesi olmalı, zincirleme komple bir yapı izlenmeli.

İletişim Eğitmen : Gökhan Turgut Ünal Telefon : 0 542 899 13 12 Web Sitesi: www.abprojeyonetimi.com E- Mail: info@abprojeyonetimi.com gokhanturgutunal@hotmail.com