SATIN ALMA REHBERİ

İÇERİK İÇERİK SATIN ALMA NEDİR? TEMEL İLKELER SATIN ALMA USULLERİ SATIN ALMA SÜREÇLERİNİN İZLENMESİ DOĞRUDAN TEMİN AÇIK İHALE USULÜ ÖZEL DURUMLAR SATIN ALMA STRATEJİSİ / PLANI PAZARLIK USULÜ

SATIN ALMA NEDİR? Satın alma, mal alımı, hizmet temini ve yapım işlerinde; İlgili kuruluşun proje hedeflerinin ve amaçlarının detaylı bir şekilde açıklanması Rekabette adillik, doğruluk ve şeffaflığın sağlanması Ekonomiklik ve paranın en etkin kullanımının sağlanması hususlarının dikkate alınarak ihtiyaç duyulan alımların zamanında gerçekleştirilmesi işlemidir.

TEMEL İLKELER-1 Geriye dönük ihale yapılmaması: Satın alma sözleşmeleri hiçbir koşulda geriye dönük olarak karara bağlanamaz Ayrım gözetmeme: Teklifin maliyet etkinliği ve kalite kriterleri dışında herhangi bir temelde ayrım yapılamaması. Adil rekabet: Bütün isteklilere kazanabilecekleri tekliflerle gelebilmeleri için eşit bilgi, fırsat ve ortamın sağlanması önemlidir. Yeterli şartnamelerin hazırlanması: Şartnamenin, satın alınacak unsurun sahip olması gereken teknik özelliklerini, alım işleminin hukuki, ticari mali ve idari esas ve usullerini içermesi gerekmektedir. Etkin duyuru: Rekabet koşullarını sağlayacak şekilde çok sayıda potansiyel istekliye ulaştırılması gerekmektedir. Yeterli süre tanınması: Potansiyel isteklilere başarılı teklif hazırlıyabilmeleri için işin niteliğine göre yeterli zaman verilmelidir. Uygun objektif kriterlerin kullanımı: Değerlendirme kriterlerinin belirlenmesinde tarafsızlık ve ihtiyaçlara uygunluk kriterlerinin karşılanması gerekir.

TEMEL İLKELER-2 Kayıtların tutulması: Satın alma faaliyetleri kapsamında gerçekleştirilen tüm yazışmalar, raporlar, faturalar ve ilgili diğer mali belgeler kayıt altına alınmalı son ödeme tarihinden itibaren az 5 yıl saklanmalıdır. Standart Belgelerin Kullanılması: Yararlanıcılar, ihalelerde ve sözleşmelerde satın alma faaliyetleri için hazırlanmış standart belge ve formları kullanmalıdırlar.

SATIN ALMA STRATEJİSİ/PLANI Gerçekleştirecek tüm ihaleler ile ilgili olarak; ihale ilanı ve açılış bilgileri, Değerlendirme tutanakları, Geçici/kati kabul ve benzeri bilgileri içeren bir “Satınalma Planı” hazırlanacaktır. Satınalma takviminin oluşturulması, Proje kapsamında öngörülen alımların proje süresince tamamlanabilmesi ve satın alım usullerinin belirlenmesi için gereklidir.

SATIN ALMA USULLERİ VE İHALE SÜRECİ SATIN ALMA USULLERİ A.) DOĞRUDAN TEMİN İLE B.) İHALE İLE 1. PAZARLIK USULÜ 2. AÇIK İHALE

A.) DOĞRUDAN TEMİN İLE SATIN ALMA İhtiyaçların, Sözleşme Makamı ile istekliler arasında teknik şartların ve fiyatın görüşülerek, fatura veya geçerli harcama belgeleri karşılığında, ticari teamüllere uygun olarak doğrudan temin edilebildiği usuldür. Yaklaşık Maliyeti (KDV Hariç) 20.000 TL’ye kadar olan alımlarda sadece piyasa araştırması yapılarak doğrudan temin yoluna gidilebilir. Piyasa araştırması, Sözleşme Makamının konusunda uzman ve tecrübeli elemanları tarafından yapılmalı ve mümkün olduğu müddetçe, proforma faturalar, Fiyat Teklif Belgeleri , görüşme tutanakları veya internet ortamından tespit edilen fiyat, görüntü ve tarih kayıtları ile desteklenmelidir.

B.) İHALE USULÜ İLE SATIN ALMA Yaklaşık Maliyeti 20.000 TL den fazla olan tüm alımlar İHALE usullerinden biri ile gerçekleştirilir. İhtiyaçlar belirlenerek ,Teknik Şartname (İş Tanımı) ve İhale Dosyası hazırlanır , Değerlendirme Komitesi oluşturulur. 150.000 TL ‘ye kadar olan Alımlarda İlan zorunluluğu olmayan Pazarlık usulü ile ihale yöntemi tercih edilebilir.

1.) AÇIK İHALE USULÜ Temel İlkeler; 20.000 TL’nin üzerindeki tüm alımlarda önerilen ihale usulüdür. 150.000 TL’ den büyük olan tüm alımlarda açık ihale usulü zorunludur. Açık ihale usulü ile yapılacak olan alımlarda ihale ilanları , ihale açılış tarihinden en az 20 gün önce yerel/ulusal (200.000 üstü ise ulusal zorunlu) gazetelerden birinde yayınlanmalıdır.

AÇIK İHALE SÜRECİ İhtiyaçların belirlenmesi / Teknik Şartnamenin (İş Tanımı) ve İhale Dosyasının hazırlanması, Değerlendirme Komitesinin oluşturulması İhale duyurusunun yerel veya ulusal basında, Ajans’ın (ve varsa yararlanıcının) internet sayfasında duyurulması, Tekliflerin yazılı olarak alınması Tekliflerin Değerlendirme Komitesince değerlendirilmesi İhalenin verilmesi / seçilmeyenlerin bilgilendirilmesi Sözleşmenin uygulanması

AÇIK İHALE SÜRECİ- Açıklama 1 İhtiyaçların belirlenmesi / Teknik Şartnamenin (İş Tanımı) ve İhale Dosyasının hazırlanması, Değerlendirme Komitesinin oluşturulması Teknik şartlar netleştirilerek ihtiyaç duyulan mal-hizmet-yapım işlerine ilişkin şartları ve hedefleri tanımlayan, eğer gerekiyorsa kullanılacak yöntem kaynak ve sonuçları içeren bir şartname oluşturulmalıdır. (Söz.Ek-2b Teknik Şartname) Şartname hazırlandıktan sonra ihale dosyası oluşturulacaktır. Teklifin değerlendirilmesini yapacak olan değerlendirme komitesi (Değerlendirme Komitesi Tayini-EK-4 ) formu doldurularak oluşturulur.

AÇIK İHALE SÜRECİ- Açıklama 2 İhale duyurusunun yerel ve/veya ulusal basında, yararlanıcının ve Ajans’ın internet sayfasında duyurulması İhale ilanları ihale açılış tarihinden en az 20 gün önce yayınlanmalıdır. 200.000 TL’yi geçen alımlarda ulusal gazetelerde ilanı zorunludur. İlanlar detaylarıyla birlikte yayınlanmadan önce onay için Ajansa gönderilir, varsa yararlanıcının internet sayfasında yayınlanır. İlan yapıldıktan sonra zorunlu olması haricinde değişiklik yapılmaz.

AÇIK İHALE SÜRECİ- Açıklama 3 3. Tekliflerin yazılı olarak alınması Teklifler ilan süresi içinde kapalı zarf içinde teslim alınıp kayıt altına alınır. Karşılığında teklif alındı belgesi verilir. Tekliflerin değerlendirilmesi Teklifler ihale açılış oturumunda kayıt sırasına göre açılıp öncelikle değerlendirme komitesi tarafından mali değerlendirilmesine alınır. Bu değerlendirme süresi tekliflerin açıldığı tarihten itibaren 15 günü geçmemelidir. İhalenin verilmesinde açık ihale sürecinde pazarlık usulünden farkı olarak tek kriter fiyattır. İhale teknik şartnameye uyan teklifler arasında en düşük fiyat veren istekliye verilir. Bu değerlendirme sonucu tekliflerin özünü etkilemeyecek ve kısa sürede tamamlanabilecek eksiklikler 5 gün içinde giderilmelidir.

AÇIK İHALE SÜRECİ- Açıklama 4 İhalenin verilmesi / seçilmeyenlerin bilgilendirilmesi İhaleyi kazanan istekli, en geç 5 gün içinde sözleşmeyi imzalamak için davet edilir. İstekli Tebellüğ tarihinden itibaren en geç 7 gün içinde gerekli belgeleri hazırlayarak sözleşmeyi imzalamalıdır.Aksi durumda geçici teminat irat kaydedilerek sözleşme hakkı yitirilir. Sözleşme imzalandıktan sonra 10 gün içinde seçilmeyen ilgililere yazılı bildirim yapılır. 6. Sözleşmenin uygulanması Sözleşme imzalandıktan sonra yüklenicinin yükümlülükleri çerçevesinde uygulamayı yönetme ve izleme gerçekleştirilmelidir.

2.) PAZARLIK USULÜ Pazarlık usulü, ihtiyaç duyulan alımın sağlayıcısı olabilecek en az 5 adayın belirlenmesinden sonra bu adaylara teklif sunmak üzere yazılı davetiye gönderildiği usuldür. 150.000 TL’ye kadar yaklaşık maliyeti olan alımlarda bu usul kullanılabilir. Bu usulde ilan zorunluluğu bulunmamaktadır.

PAZARLIK USULÜ SÜRECİ-Açıklama 1 İhtiyaçların belirlenmesi / Teknik Şartnamenin (İş Tanımı) ve İhale Dosyasının hazırlanması, Değerlendirme Komitesinin oluşturulması Bu adımda açık ihale usulünün 1.adımında izah edilen süreç aynen takip edilir. Teklifin değerlendirilmesi ve pazarlık müzakerelerini yönlendirecek olan değerlendirme komitesi bu aşamada oluşturulur.

PAZARLIK USULÜ SÜRECİ-Açıklama 2 2. Belirlenen ihtiyaçlara cevap verebilecek nitelikte olduğuna inanılan teklif verebilecek en az beş adaydan oluşan bir kısa listenin hazırlanması Değerlendirme komitesi tarafından yapılacak kısa liste oluşturma işlemi benzer işlerde teknik yeterliliğe sahip, ticari geçmişi ve itibarı kabul gören geçmiş dönemlere ait iş bitirme durumunu belgeleyebilen isteklilerin arasından objektif kriterlere göre tercih yapılacaktır. 3. İhale konusu işin (teknik detayları ve gerçekleştirme yöntemleri gibi hususlarda) fiyat içermeyen teknik tekliflerin alınması Kısa listede yer alan adaylara, fiyat içermeyen teknik tekliflerini sunmak için ihaleye davet mektubu gönderilir. Tekliflerini hazırlamaları için yazılı davet yapılanlara en az 7 gün, gerekli görülürse ilan yoluyla ulaşılanlara en az 10 gün süre tanınır.

PAZARLIK USULÜ SÜRECİ-Açıklama 3 4. İhtiyaçları en uygun şekilde karşılayacak yöntem ve çözümler üzerine, her bir istekli ile görüşme yapılması Alınan tekliflerin idari uygunluğu kontrol edildikten sonra teknik ihtiyaçlar için adaylarla ayrı ayrı müzakereler yapılır. Bu müzakereler kayıt altına alınır ve her bir tutanak karşılıklı olarak adayla yararlanıcılar tarafından imzalanır. 5. Teknik görüşmeler sonucunda şartların netleşmesi üzerine, teknik şartnameye dayalı olarak fiyat tekliflerini de içeren son tekliflerin alınması Şartları netleştirilmiş teknik şartnameye dayalı olarak 7 günü geçmemek üzere belirlenen süre içinde geçici teminat ile son teklif sunumu istenir.

PAZARLIK USULÜ SÜRECİ-Açıklama 4 6. Tekliflerin değerlendirilmesi, şartname ile karşılaştırılması, uygunluğunun denetlenmesi İsteklilerinde bulunduğu açılış oturumunda fiyat teklif zarfları açılarak sadece teklif sunum kurallarına uygunlukları incelenir. (SR.Ek-7) Teklif mektubu ve eğer isteniyorsa geçici teminatların usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya usulüne uygun sunulmayan istekliler bir sonraki değerlendirmeye alınmaz .

PAZARLIK USULÜ SÜRECİ-Açıklama 5 7. Verilen teklifler üzerinde fiyat görüşmesi yapılması, son indirimli fiyat tekliflerinin yazılı ve kapalı olarak alınması Teklifler Değerlendirme Komitesinde değerlendirildikten sonra teklif veren isteklilerin fiyat teklifleri açıklanır.Ve isteklilerden son indirimli fiyatlarını kapalı zarf içerisinde vermeleri istenir ve son oturuma geçilir. Bu oturumda geçerli teklif sayısı 3’ün altına düşerse ihale iptal edilir. 8. Son fiyat tekliflerinin açılması ve en uygun teklif veren istekliye ihalenin verilmesi İsteklilerin huzurunda verilen son indirimli teklifler açılırken uygun teklifi verenler belirlenir ve ihale sonuçlandırılır. Oturumun sonunda seçilen teklifin tercih nedenini içeren tüm süreci kapsayan değerlendirme raporu hazırlanır.

PAZARLIK USULÜ SÜRECİ-Açıklama 6 9. Sözleşmenin imzalanması ve uygulanması Kazanan istekli en geç 5 gün içinde sözleşme imzalamaya davet edilir. Davet tebliğinden en geç 7 gün içinde gerekli belgelerin imzalamak için hazır bulundurulmaları gerekir. Aksi halde teminatlar irat kaydedilebilir ve sözleşme hakkı ortadan kalkar.

SATIN ALMA SÜREÇLERİNİN İZLENMESİ

SATIN ALMA İZLEME Satın alma sürecinin her aşaması kayıt altına alınacak ve ilgili tüm belgeler Sözleşme Makamınca oluşturulacak bir ihale işlem dosyasında muhafaza edilecektir. Bu dosyada; Yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, İhale dosyası, İlan metinleri, Adaylar veya istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler, Değerlendirme Komitesi tutanak ve kararları gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgeler ve yazışmalar bulunur.

SATIN ALMA İZLEME FAALİYETLERİ-1 Satın alma faaliyetlerinde, yararlanıcılar için belirlenmiş olan kurallara uyulmaması halinde, gerçekleştirilen alımlar uygun maliyet olarak değerlendirilmez ve yapılmış olan harcamalar destek bütçesinden karşılanamaz. Diğer taraftan, yararlanıcılara yapılan hibe ödemesinden yanlış, kurallara uymayan veya usulsüz harcama yapıldığının sonradan tespit edilmesi durumunda verilen destek yasal faizi ile birlikte yararlanıcıdan geri alınır.

SATIN ALMA İZLEME FAALİYETLERİ-2 SATIN ALMA SÜRECİNİN İPTALİ: İhale usullerinin başarısız olması, örneğin Kalite ve Mali açıdan yeterli olmayan teklifler alındığında yada hiç teklif alınamaması halinde, İhale ilan edildikten sonra projenin teknik ve mali verilerinin köklü bir değişikliğe uğraması, Mücbir sebeplerin ortaya çıkması, Mali veya fiziki güç kullanılarak sözleşmenin işleyişinin sürdürülemeyecek duruma gelmesi, Tüm katılımcıların verdikleri tekliflerin mevcut mali kaynakları aşması, Özellikle haksız rekabeti doğuracak usulsüzlüklerin ortaya çıkması durumunda satın alma süreci iptal edilebilir. İTİRAZLAR: İstekliler zarar görmüş olduklarına inandıklarında mali destek yararlanıcısına başvurabilirler. Yararlanıcı bu başvurulara 45 gün içinde yazılı cevap vermek zorundadır.

ÖZEL DURUMLAR Satın Alma Rehberinde yer almayan hususlar için 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri kıyasen uygulanabilir. Bir projenin hazırlanmasına ve/veya uygulanmasına katılan herhangi bir uzman ya da firma, satın alma veya ihalelerden hariç tutulmalıdır. Bütünlük arz eden işler, uygulanacak ihale usulü ile parasal limitlerin değiştirilmesi amacıyla, suni bir şekilde kısımlara ayrılarak ihale edilemez.

ÖZEL DURUMLAR-2 Şartnamelerde belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde "veya dengi" ifadesine yer verilmek şartıyla marka, patent veya model belirtilebilir. Mal ve Yapım işleri ihalelerinde, ihalenin verilmesinde tek kriter fiyattır. İhale, teknik şartnameyi karşılayan ve çözüm önerileri uygun nitelikte teklifler arasından en düşük teklifte bulunan istekliye verilecektir. Satın alma sürecinde yaşanacak gecikmelerin projenin zamanında tamamlanmasını tehdit ettiğini unutmayınız!!!

!!DİKKAT!! Aşağıdaki durumlarda izleme uzmanı usulsüzlük raporu hazırlar: Satın alma dokümanlarında belirtilen herhangi bir kalemin doğrulanamaması, Malzemenin ikinci el olduğu şüphesi, Malzemenin seri numaralarının değiştirildiğine dair şüphe, Malzemenin daha önceden firmaya getirildiğine dair şüphe, İzleme uzmanının şüphelendiği herhangi bir sahtekarlık teşebbüsü!!!!

TEŞEKKÜRLER…