SİSTEM ANALİZİ ve TASARIMI (SYSTEM ANALYSIS AND DESING) Engin OĞUZAY enginoguzay74@hotmail.com

3. HAFTA SİSTEM ANALİZİ

Giriş Sistem analizi, bir sistem için gerekli öğe ve işlevlerin ele alınarak, bunların ayrıntılı olarak tanımlanması sürecidir. Sistemin ayrıntılı olarak incelenmesi zaman, maliyet ve teknolojik açıdan en uygun çözümün bulunmasını kolaylaştırmaktadır. Bir sistemi oluşturabilmek için öncelikle sistemin doğru bir şekilde tanımlanması gerekmektedir. Sistemin doğru bir şekilde tanımlanması için, doğru bir analiz süreci gerekir. Bu analiz sürecinin başarıya ulaşması için de, analiz edilecek sistem çok iyi anlaşılmalıdır. Bu başarının sağlanmasında sistem analistinin rolü büyüktür.

Giriş (devam…) Bu bölümde, sistem analizi, sistem analizinin hedefleri ve aşamaları, sistem analisti, sistem analistinin görevleri, sistem analistinin organizasyon içindeki yeri, sistem analistinin rolleri ve sahip olması gereken nitelikler, sistem çözümleme ve problem çözme konuları ve problem çözme adımlarını ele alarak, bu konu başlıklarını ayrıntılı bir şekilde inceleyeceğiz.

Sistem Analizi Daha iyi bir sistem tasarlanması ve geliştirilmesi amacıyla herhangi bir sisteme ve onun işlediği çevreye bağlı faktörlerin toplanması, düzenlenmesi ve değerlendirilmesi sürecine “sistem analizi” denir. Sistemin analiz edilmesi, yani bir sistem için gerekli öğe ve işlevlerin ele alınarak, bunların ayrıntılı olarak tanımlanması süreci çok önemlidir. Uzun süreli olarak sistemin ayakta kalabilmesi için, analiz sürecinin doğru yapılması gerekir. Bugün dünya üzerinde bir çok sistem, kurulmadan önce analizinin doğru yapılmaması yüzünden gerekli verim alınmadan çalışmakta ya da hiç çalışmamaktadır.

Sistem Analizinin Hedefleri Daha öncede söylediğimiz gibi sistemin türü ne olursa olsun, sistem analizi aşaması doğru olarak yaşanmadığı takdirde, sistemden istenilen verim alınamaz. Sistem analizinin üç temel hedefi vardır: Verimli bir sistem oluşturmak, Mevcut bir sistemi doğru ve etkin bir biçimde analiz etmek, Sistemin mevcut durumdan daha ileri bir noktaya gelmesini sağlamak. Hangi sistemin analizini yaparsak yapalım sonuçta yukarıda saymış olduğumuz hedeflere ulaşmak zorundayız.

Sistem Analizi Aşamaları Sistem analizinin birinci adımı, sistemin incelenmesidir. Bu adım da, girdinin ve çıktının incelenmesi, iç ve dış çevrenin incelenmesi, sistemi oluşturan bileşenlerin incelenmesi yapılır. Ayrıca sistemle ilgili olarak veriler - bilgiler toplanır, işlenir ve yorumlanır. Sistem analizinin ikinci adımı ise, problemin belirlenmesidir. Sistem ile ilgili problem belirlenerek, çözüme başlanır. Sistem analizinin üçüncü adımı, net olarak hedefin belirlenmesidir. Sistemle ilgili hedefimiz, anlaşılabilir, gerçekçi ve ulaşılabilir olmalıdır. Varılmak istenen hedefin, problemin çözümü ve sistem için uygun olup olmadığına karar verilir.

Sistem Analizi Aşamaları (devam…) Sistem analizinin dördüncü adımında ise, problemin çözümü için önerilen alternatif modellerin araştırılması yapılır. Bir sonraki adımda, yani sistem analizinin beşinci adımında, alternatiflerin değerlendirilmesi yapılır. Hangi alternatifin hangi açıdan daha iyi olduğu değerlendirilir. Sistem analizinin altıncı adımında ise, değerlendirilen alternatifler içersinden en uygun alternatif seçilir. Ayrıca bu adımda, seçilen alternatif uygulanırsa nelerle karşılaşılacağı belirlenerek, seçilen alternatifin uygun olup olmadığına karar verilir.

Sistem Analizi Aşamaları (devam…) Sistem analizinin yedinci adımında, uygulama için yapılacak işlerin sıralanması, proje yönetimi için gerekli faaliyetlerin belirlenmesi ve diğer faaliyetlerle ilişkilendirilmesi işlemleri gerçekleştirilir. Bir sonraki adım, yani analizin sekizinci adımında, uygulama çalışmaya başlar. Çalışmaya başlayan uygulamanın aksayan yönlerini bulmak için, uygulama izlenir. Sistem analizinin son adımında ise, sistem ile ilgili gidişatın hedefe uygunluk açısından değerlendirilmesi yapılır. Ayrıca istenilen hedefe ulaşılıp ulaşılmadığının kontrolü de bu adımın sonunda yapılır.

Sistem Analizinin Temel Faaliyetleri Aşağıdaki şekilde, sistem analizi faaliyetleri bir Gannt şeması üzerinde gösterilmiştir. Buna göre yeni tasarımla eski tasarım arasında bir geçiş yaşanmaktadır.

Sistem Analisti Sistem analisti, sistemi kuran, etkin biçimde çalışması için gerekli yapıyı oluşturan ve sistemin devamlılığını sağlayan kişidir. Adından anlaşılacağı üzere sistem analisti, sistem geliştirme projesinin kilit üyesidir. Sistemlerin, amaçlar, girdiler, işlemler ve belirtilmiş amaçları gerçekleştirmek üzere oluşturulan çıktılar bakımından analiz edildiğini daha önce belirtmiştik. Sistem analisti sistemin davranışı ile ilgilenir. Daha çok olasılık içeren sistemler üzerinde çalışır.

Sistem Analisti (devam…) Sistem analisti, sistemin davranışı ile ilgilenirken, karşısına çıkacak bir takım problemler vardır. Bu problemler; Sistemin türünü ve sınırlarını tanımlamak, Ortak sınırlar ile ilgili problemleri çözmek, Sistemin ortamı ile etkileşimi arasındaki devamı sağlamak, Sistem kontrolünün şartlara uygun esneklikte olmasını sağlanmak, Birbirleri ile çelişen amaçları çözüme kavuşturmak.

Sistem Analistinin Görevleri Bir sistem analisti genel olarak hem işletme yönetimi hem de bilgi sistemleri konusunda bilgi sahibi olmalıdır. Sistem analisti, işletmenin karşılaştığı sorunları göz önünde bulundurarak bilgi sistemindeki ihtiyaçları belirlemelidir. İyi bir sistem analisti, iş ihtiyaçlarını ve sorunlarını değerlendirir, işin gelişmesi için gerekli bilgi teknolojilerini kullanır ve bilgi sisteminin nasıl geliştirileceğine karar verir. Sistem analistinin öncelikli görevi mevcut problemleri fark edip, problem çözümüne yönelik en uygun metodolojiyi kullanmaktır. Sistem analisti, çözümü ortaya koyarken müşterinin ihtiyaçlarını ve isteklerini belirlemelidir.

Sistem Analistinin Görevleri (devam…) Sistem analistinin görevlerini kısaca toplayacak olursak; Sistemi, amaçları, sınırları ve alt sistemler arasındaki ortak sınırlar bakımından tanımlamak, Sistemin davranışını incelemek, Sistem içersinde yer alan mevcut problemlerin çözümüne yönelik en uygun metodolojiyi bulmak ve kullanmak.

Sistem Analistinin Organizasyondaki Yeri Sistem analisti, kullanıcıların organizasyon içersinde bilgi girişini nasıl gerçekleştirdiğini inceler, iş ve teknoloji süreçlerini nasıl kullandıklarını sistematik olarak değerlendirir. Ayrıca, sistem analisti; kuruluşun organizasyon içerisindeki yerini bilmek zorundadır. Sistem analisti tarafından organizasyonla ilgili olan aşağıdaki sorulara cevap bulması istenir. Bu sorular; Organizasyon içersindeki iletişim kanalları nelerdir? Üzerinde daha fazla durulması gereken kişiler yada bürolar var mıdır?

Sistem Analistinin Organizasyondaki Yeri Üzerinde durulması gereken kuruluş dışı kişiler veya kurumlar var mıdır? Organizasyon içerisinde otorite ve yetki değişimleri var mıdır? Çalışma şartlarını etkileyen anlaşmalar var mıdır? Organizasyonun faaliyetleri üzerinde etkili, yazılı veya sözlü kural var mıdır? Bir işin tanımlanabilmesi için gereken bürolar arası veya kişiler arası iletişim ve birlikte çalışma var mıdır?

Sistem Analistinin Organizasyondaki Yeri Aşağıdaki şekilde sistem analistinin organizasyon içersindeki yeri gösterilmektedir.

Sistem Analistinin Rolleri Bir sistem analisti, aynı anda birden fazla rolü üstelenebilir. Peki bu roller neler olabilir? Danışman: Bir sistem analisti danışman olarak, organizasyon içersinde yer alan kişilerden daha farklı bir bakış açısına sahip olmalıdır. Destek Uzmanı: Bir sistem analisti, organizasyon içersinde kullanılan bilgisayar donanımı ve yazılımı konusunda her türlü bilgiyi uzmanlık seviyesinde bilmek zorundadır. Diğer projeleri yöneten veya bu projelerde çalışan kişilere destek olmalıdır. Değişim Temsilcisi: Sistem analisti, değişim için bir plan geliştirmeli ve bu değişimi kolaylaştırmak için organizasyon içersinde yer alan diğer kişilerle birlikte çalışmalıdır.

Sistem Analistinin Nitelikleri Başarılı bir sistem analistin çok farklı niteliklere sahip olması gerekmektedir. Sahip olması gereken bu nitelikler; Problem çözücü olmalıdır. Problemleri analiz etmeyi bir fırsat olarak görmeli ve aynı zamanda işe yarar çözümler icat etmelidir. İletişim konusunda yetenekli olmalıdır. Organizasyonda çalışanlarla anlaşabilmeli ve uzun süre boyunca onları gözlemleyebilme yeteneğine sahip olmalıdır. Çalışanlardan elde ettiği gözlem sonuçlarını bilgi işlem personeline de en doğru şekilde anlatabilmelidir. Güçlü bir kişiliğe ve mesleki ahlaka sahip olmalıdır. Disiplinli ve çalışmaya hevesli olmalıdır.

Sistem Çözümleme Herhangi bir sistemin parçalara ayrıştırılması ve yönetim gereksinimlerini karşılayacak daha iyi çözümler olup olmadığını bu parçalar üzerinde yapılan çalışmalar ile değerlendirerek araştırılması sürecine sistem çözümleme denir. Sistem çözümleme, hem niceliksel yöntemlerden hem de uygun olan ortamlarda düşünme, yorumlama, algılama, buluşsal yaklaşım, sezgi ve deney gibi niteliksel etmenlerden yararlanır. Sistem çözümlemeye başlamadan önce, düşünce ve görüş alış verişi, değişik çalışmalar ve geçmiş deneyimlerin incelenmesine yönelik çalışmalar yapılır.

Sistem Çözümleme (devam…)

Problem Çözme Daha önce, sistem analistinin bir problem çözücü olduğunu söylemiştik. Burada kullanmakta olduğumuz problem kelimesine bir açıklık getirmek gerekirse, sistem içersinde gerçekleşen veya karşılaşılması beklenen bir problem olabilir. Bu tür bir durumla karşılaşıldığı zaman, problemi ortadan kaldırmak için düzeltme işlemlerinin yapılması gerekmektedir. Şikayetler zaman içerisinde ortadan kalkabilir. Yani problem çözülmüş olabilir ama gene de şikayetin alındığı alan üzerinde çalışmaların devam etmesi gerekmektedir. Zira karşılaşılan bu durum sayesinde dikkat çeken alanda ilerleme için yeni fırsatlar oluşturulabilir. Organizasyonun herhangi bir biriminde şikayet olsa da olmasa da durumu değiştirmek için yeni yapılandırmalara gidilebilir.

Problem Çözme Yaklaşımında Sistem Çözümleme Adımları Problemin tanımı ve formülasyonu, Seçenek çözümlerin geliştirilmesi, Seçenek somutlaştırıcı modellerin kurulması, Seçeneklerin maliyet ve etkinliklerinin belirlenmesi, Önerilerin sunulması, Kabul edilen seçeneğin gerçekleştirilmesi. Sistem çözümleme çalışmalarının başlıca görevlerinden biri; en az maliyetle çözümün etkinliğini en üst seviyeye çıkarmaktır.

Problem Çözme Yaklaşımında Sistem Çözümleme Adımları (devam…) En uygun maliyet/etkinlik için iki yaklaşım göz önünde tutulur; Etkinlik yaklaşımı: Sistemin çalışmasına yönelik birtakım amaçlar yerine getirilirken, sistem çözümleyicinin bu etkinliği sağlayacak seçeneklere ağırlık vermesidir. Maliyet yaklaşımı: Kaynakların kısıtlı olduğu durumlarda, sistem çözümleyicisinin en üst düzeyde etkinlik olanağı söz konusu olan seçenekleri saptamasıdır.

Problem Çözme Yaklaşımında Sistem Çözümleme Adımları (devam…) Bu iki yaklaşım arasında optimum bir denge kurulmalıdır. Örneğin; bir rapor alma işlemi için A ve B diye 2 tane çözüm yolu olduğunu düşünürsek; RAPOR A  günde iki kez çıktı alınacak, çıktı maliyeti 1000 TL RAPOR B  günde bir kez çıktı alınacak, çıktı maliyeti 1300 TL RAPOR A’nın günde iki kez ve RAPOR B’nin günde bir kez sağlayacağı etkinlik bu amaçla yapılacak harcamalara değer mi? RAPOR A’nın daha sık elde edilmesinden alınan kararla üstünlük, aynı paranın başka bir amaca kullanılmasından doğacak bir etkinlikle karşılaştırıldığından sonuç nedir?

Sistem Çözümleme ve Bir Sisteminin Geliştirilmesi Genel olarak bir sistemin geliştirme aşamalarını; sistem çözümleme (analysis), sistemin tasarımı (design), sistemin gerçekleştirilmesi (implementation) şeklinde sıralayabiliriz. Sistem çözümleme aşaması; “problemin tanımı ve formülasyonu” adımıdır. Sistemin amaçlarının, hedeflerinin ve gereksinimlerinin belirlenmesi ve tanımlanmasını içerir.

Sistem Çözümleme ve Bir Sisteminin Geliştirilmesi (devam…) Sistem tasarım aşamasında; seçenek çözümlerin geliştirilmesi, seçenek somutlaştırıcı modellerin kurulması, seçeneklerin maliyet ve etkinliklerinin belirlenmesi ve önerilerin sunulması işlemleri gerçekleşir. Sistemin gerçekleştirilmesi aşamasında ise; kabul edilebilir seçenek hayata geçirilir. Sistem çıktılarının kullanılabilirliği, sistem içersindeki işlemlerin etkinliği, sistemin performansı ve güvenilirliği zamanla önemli ölçüde değişebilir. Bu nedenle sistemler, zamanla yeniden gözden geçirilmelidir.

Özet Sistem analizi, daha iyi bir sistem tasarlanması ve geliştirilmesi amacıyla herhangi bir sisteme ve onun işlediği çevreye bağlı faktörlerin toplanması, düzenlenmesi ve değerlendirilmesi sürecidir. Sistem analizinin, verimli bir sistem oluşturmak, mevcut bir sistemi doğru ve etkin bir biçimde analiz etmek, sistemin mevcut durumdan daha ileri bir noktaya gelmesini sağlamak üzere üç temel hedefi vardır. Sistem analizi süreci dokum adımdan oluşur.

Özet (devam…) Sistem analisti, sistemi kuran, etkin biçimde çalışması için gerekli yapıyı oluşturan ve sistemin devamlılığını sağlayan kişidir. Bir sistemin, amaçlarını ve sınırları tanımlamak, sistemin davranışını incelemek, sistem içersinde yer alan mevcut problemlerin çözümüne yönelik en uygun metodolojiyi bulmak ve kullanmak, bir sistem analistinin temel görevleridir. Bir organizasyon içersinde sistem analisti, danışman, destek uzmanı ve değişim temsilcisi gibi rollerde çalışabilir.

Yararlanılan Kaynaklar… “Bilgisayar Bilimlerinde Sistem Analizi ve Tasarımı”, Prof. Dr. Oya Kalıpsız, Ayşe Buharlı, Göksel Biricik, Papatya Yayıncılık, 2006. “Sistem Analizi Ders Notları”, M. Fatih Yegül. “Sistem Analizi”, Doç. Dr. Haluk Erkut, Kıyı Yayınları, 1989. “Sistem Analizi ve Tasarımı Ders Notları”, Fatih Yücalar, Maltepe Üniversitesi, 2004.