Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü Arşivlerde Kullanıcı Hakları: Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Arşivleri Örneği Doç. Dr. Hüseyin Odabaş Atatürk Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü odabashuseyin@gmail.com

Arşivlerde Kullanıcı Hakları: Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Arşivleri Örneği Giriş 1. Arşivlerde Kullanıcı Hakları 2. Önceki Çalışmalar 3. Amaç, Varsayım ve Yöntem 4. Bulgular ve Değerlendirme a. Fiziksel Özellikler b. Araştırma İzni c. Kısıtlama d. Katalog e. Çoğaltım Olanakları f. Personel Durumu g. Standartlaşma ve Eşitlik 5. Sonuç

Giriş Bilimsel üretkenlik geçmiş deneyimlerin düzenli şekilde kayıt altına alınması ile hayat bulur ve güçlenir. Arşivler bilimsel üretkenliğe katkı sağlama bağlamında gösterilebilecek en iyi örnekler arasındadır. Birey ve toplum hayatına ilişkin düzenleyici prensiplerin büyük bir bölümü arşiv kaynaklıdır. Bireysel, kurumsal ya da toplumsal hakların kanıta dayalı olarak verilmesinde sorumluluk sahibi olan kuruluşlar büyük ölçüde arşivlerdir. Bu nedenle arşivler hukuk devletlerinin en önemli yapı taşlarından biridir. Tersinden ifade edilecek olursa arşivlerini modern dünyanın prensipleri ile düzenlemiş ve yoğun biçimde kullanan devletler, hukuk devleti prensiplerini yüksek oranda benimsemiş olanlardır.

1. Arşivlerde Kullanıcı Hakları Bilgi merkezleri bilgi talebinde bulunan araştırmacıların gereksinimlerini en uygun erişim yöntemi ile karşılama amacıyla hizmet verir. Bilgi merkezlerinde nitelikli erişim, bir erişim politikası oluşturmak ve onu sürdürülebilir şekilde uygulamakla var olabilir. Erişim politikası, hem bilgi merkezinin ve çalışanlarının, hem de araştırmacıların her türlü hak ve sorumluluklarını yasal bir zeminde uygulama olanağı sunar. Erişim uygulamalarının bir politika bütünlüğü içinde ele alınması, kullanıcı haklarının tespit ve tayin edildiğine dair bir göstergedir. Diğer bir ifade ile herhangi bir kurumda erişim politikasının varlığı, o kurumda kullanıcı haklarının saptanmış olduğunun göstergesidir.

1. Arşivlerde Kullanıcı Hakları Fransa Ulusal Arşivleri’nde kullanıcı hakları ülkemiz arşivleri ile kıyasla oldukça özgür prensiplerden oluşmaktadır. Kullanıcı haklarının ayrıntılı bir şekilde yayınlandığı bir başka arşiv ise Kanada’nın Ontario Eyaleti Arşivi’dir. Finding Land Registration Records adlı 14 sayfalık rehberde, Ontario’da tapu kayıtlarının erişimi ve kullanımına yönelik bilgilerin yanı sıra, tapu ofislerinin adres bilgilerine de yer verilmektedir. İngiliz Ulusal Arşivleri’nde kullanıcıların arşivden yararlanma ilkelerini ve kendilerine sunulan hakları görebilmelerine imkân tanımak üzere 19 sayfalık bir doküman kurumun web sitesinde hizmete sunulmaktadır.

1. Arşivlerde Kullanıcı Hakları Türkiye’de kamu arşivlerinden yararlanma esaslarını ‘Devlet Arşivlerinde Araştırma ve İnceleme Yapmak İsteyen Türk ve Yabancı Uyruklu Gerçek veya Tüzel Kişilerin Tabi Olacakları Esaslar’ adlı Bakanlar Kurulu Kararı belirlemektedir. Kamu arşivlerinin hemen hepsinde adı geçen karar maddelerinin duyurulmasının dışında ayrıntılı bir kullanıcı yönergesine yer verilmemektedir. Maddelerine genel olarak bakıldığında kararın, araştırma sürecini zorlaştırıcı maddeler içerdiği görülebilmektedir. Örneğin belgelerin yalnızca fotokopi şeklinde alınabilmesi koşulu, süreci kısıtlayıcı sorunlar doğurmaktadır. Karar maddelerinin kısıtlayıcı prensipler içermesi nedeniyle araştırmacının mobil bilgisayar veya dijital görüntüleyici cihazları kullanamaması araştırma sürecinin son derece uzaması sonucunu beraberinde getirmekte

2. Önceki Çalışmalar Nazlı Alkan, “Üniversite Kütüphanesi Sisteminde Kütüphaneci- Kullanıcı Etkileşimi” Türk Kütüphaneciliği. Bülent Yılmaz, “Kullanıcı sözleşmesi”, Türk Kütüphaneciliği. Akif Erdoğdu, “Arşivlerimiz ve sorunlarımız”, I. Milli Arşiv Şurası. Özer Ergenç, “Bir tarihçinin arşivden bekledikleri”, I. Milli Arşiv Şurası. Hasan Yüksel, “Araştırmacıların arşivlerde karşılaştıkları sorunlar”, I. Milli Arşiv Şurası. Muzaffer Taşkaya, “Taşradaki tarih araştırmacılarının Başbakanlık arşivleriyle ilgili sorunları ve bu sorunların giderilmesi için çözüm önerileri”.

3. Amaç, Varsayım ve Yöntem Araştırmanın amacı, Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü (TKGM)’nce muhafaza edilen tarihî arşiv kaynaklarından bilimsel amaçlarla yararlanmak isteyen araştırmacılara verilen hizmetin niteliğini saptamaktır. Bunun için - arşiv kaynaklarının hizmete sunum biçiminden - arşiv personelinin durumuna, - bürokratik işlemlerden - arşiv salonunun fiziksel özelliklerine kadar pek çok konuda durum saptamaya yönelik tespitlere yer verilmektedir

3. Amaç, Varsayım ve Yöntem TKGM Tapu Arşiv Dairesi Başkanlığı son yıllarda arşiv hizmetlerini geliştirme konusunda önemli atılımlar yapan ve sağlıklı hedefleri olan bir kamu kurumudur. Örneğin, - arşiv deposunun merkezi ve daha sağlıklı bir yapıya taşınması - son yıllarda yüksek sayıda arşivcinin istihdamı - TARBİS projesi - web üzerinde sunulan kurumsal hizmetlere yönelik ayrıntılı bilgiler - tapu arşivciliği konulu bir kongrenin hazırlanmış olması Bütün bu faaliyetler, dışarıdan bakıldığında arşiv hizmetlerine yönelik iyimser göstergeler olarak algılanmaktadır.

3. Amaç, Varsayım ve Yöntem Araştırmacıların da benzer şekilde düşüneceği beklentisinden hareketle çalışmanın varsayımı iyimser tahminlerle şu şekilde sıralanabilir: Araştırmacılar, - arşiv hizmetlerinden genel olarak memnundur, - personeli yetkin ve yeterli bulmaktadır, - araştırma koşulları kolaydır, - teknolojik yatırımı yeterli bulmaktadır.

3. Amaç, Varsayım ve Yöntem   Sıklık S Yüzde % Cinsiyet Bay 46 95,8 Bayan 2 4,2 Yaş Grubu Alt yaş grubu (25-32) 20 41,7 Orta yaş grubu (33-40) 14 29,2 Üst yaş grubu (41-48) Lisansüstü Eğitim Düzeyi Yüksek lisans 4 8,3 Doktora 32 66,7 Cevapsız 12 25,0 Akademisyen? Evet 44 91,7 Hayır Akademik unvan Arş. Gör. Uzman/Okutman/Öğr. Görevlisi Yrd. Doç. Dr. 6 12,5 Doç. Dr. Prof. Dr. Tablo 1: Katılımcı Özellikleri

4. Bulgular ve Değerlendirme a. Fiziksel Özellikleri 1. Önerme: ‘Araştırma salonunda araştırmacılar için ayrılan alan yeterlidir’ (Tablo 2) 2. Önerme: ‘Araştırma salonu dolu olduğu için sıra bekleyen ya da geri dönmek zorunda kalanlar olmaktadır’ (Tablo 3)

4. Bulgular ve Değerlendirme a. Fiziksel Özellikleri 3. Önerme: ‘Araştırmacılar için gerekli olan sosyal ve biyolojik ihtiyaçların karşılanacağı mekanları/ortamları (kantin, lokanta, dinlenme salonu, tuvalet vb.) yeterli buluyorum’ (Tablo 4)

4. Bulgular ve Değerlendirme b. Araştırma İzni 4. Önerme: ‘Araştırma izni konusunda yaptığım talebe, ilgili yasal düzenlemeye uygun olarak iki gün içinde cevap alabilmekteyim’ (Tablo 5) 5. Önerme: ‘Araştırma iznine yönelik değerlendirme ve uygulama esaslarının her araştırmacıya eşit şekilde yansıtılmadığı kanaatindeyim’ (Tablo 6)

4. Bulgular ve Değerlendirme c. Kısıtlama 6. Önerme: ‘Araştırmaya kapalı tutulan dosyaların bazen kişisel inisiyatifler kullanılarak bazı araştırmacılara açıldığını düşünüyorum’ (Tablo 7) 7. Önerme: ‘Araştırma konusu ile ilgili dosyalara yapılan kısıtlamaları genel olarak haklı buluyorum’ (Tablo 8)

4. Bulgular ve Değerlendirme d. Katalog 8. Önerme: ‘Mevcut katalogları yeterli bulmaktayım’ (Tablo 9) 9. Önerme: ‘Katalog ve dosya numaraları birbirini tutmadığı için zaman zaman isabetsiz erişimler yaşamaktayım’ (Tablo 10)

4. Bulgular ve Değerlendirme e. Çoğaltım Olanakları 10. Önerme: ‘Araştırmacılar belgelere zararlı olmayacak şekilde dijital fotoğraf makineleri ile izin verilen belgelerin görüntülerini alabilmelidir’ (Tablo 11)

4. Bulgular ve Değerlendirme f. Personel Durumu 11. Önerme: ‘Genel olarak arşiv personelinin ihtiyaçlarımı karşılama konusunda yeterli eğitim ve tecrübeye sahip olduğunu düşünüyorum’ (Tablo 12) 12. Önerme: ‘Genel olarak arşiv personelinin hizmet verme konusunda araştırmacıya karşı iyi niyetli ve yardımsever olduğunu düşünüyorum’ (Tablo 13)

4. Bulgular ve Değerlendirme g. Standartlaşma ve Eşitlik 13. Önerme: ‘Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü arşivlerinin, bir arşiv kurumunda olması gerektiği kadar kurumsallaşma düzeyini yeterli buluyorum’ (Tablo 14) 14. Önerme: ‘araştırma hizmetlerinde geçerli ilke ve kurallar herkese standart şekilde uygulanmaktadır’ (Tablo 15)

4. Bulgular ve Değerlendirme g. Standartlaşma ve Eşitlik Katılımcılardan biri sorun hakkında görüşünü şu şekilde dile getirmektedir: “Tapu Kadastro Genel Müdürlüğü Arşivi'nde aşırı korumacı görüş hâkimdir. Aynı defter serisinin 20-30 sene öncesine ait fotokopisini ya da dijital ortamda kopyasını [başka bir arşivden] alabilirken; Tapu Arşivi'nden bunu size verirken ön yargılı, niçin alıyorsun, ne yapacaksın, ne çalışacaksın vs. sorular sorulması akademik çalışmalar önünde önemli bir engeldir. Gerçek şu, Türkiye'de bilimsel araştırma yapmak, kurumların yöneticilerinin inisiyatifine kalmıştır.”

5. Sonuç - Saptamalar Arşivler başta tarih araştırmaları olmak üzere pek çok popüler ve bilimsel araştırmalar için gerekli olan canlı bellektir. Türkiye’de arşivlerin ne yazık ki pek çok açıdan bekleneni karşılayamaması bilimsel araştırma ve yayıncılık sürecini engellediği bir gerçektir. Son yıllarda TKGM’nce hizmete sunulan arşivlerin daha iyi korunması ve yönetilmesi için bir takım somut adımlar atılmıştır. Örneğin bilgi ve belge yönetimi bölümü mezunlarının arşivci olarak istihdam ettirilmesi olumlu bir gösterge olarak kabul edilebilir. Ancak arşiv hizmetlerinde erişim araçlarının hazırlanamaması, dijitalleştirmenin yapılamaması ve otomasyon sistemine geçilememesi gibi noksanlıklar istihdam ettirilen bilgi yöneticilerinden yeterince yararlanılamadığını göstermektedir. Nitekim katılımcılar, arşiv kullanıcıları tarafından yıllardır dile getirilen pek çok sorunun varlığını ne yazık ki bir kez daha onaylamaktadır. Bu nedenle araştırmanın varsayımları büyük oranda doğrulanamamıştır.

5. Sonuç - Öneriler Tapu arşivlerinin genel bir arşiv kurumunda olması gereken hizmet politikası ile donatılması gerekmektedir. Arşiv birimlerinin çalışma saatlerinden, araştırmacılara sunulan sosyal gereksinimlere kadar pek çok hususta durumları dikkate alınarak düzenlemeler yapılmalıdır. Arşiv kayıtlarının ve erişim araçlarının zaman kaybedilmeksizin dijital sürümlerinin oluşturulması gerekmektedir. Kullanıcılar arasında tarafsızlığın esas alınması, kullanıcı hak ve sorumluluklarının yönergelerle yayımlanmasını gerekli kılmaktadır.

Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü Arşivlerde Kullanıcı Hakları: Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Arşivleri Örneği Doç. Dr. Hüseyin Odabaş Atatürk Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü odabashuseyin@gmail.com