BİR PROJEYİ YÖNETMEK

Proje; belirli bir yerde, belirli süre içinde, belirli bir bütçe ile, net olarak tanımlanan amaçların gerçekleştirilmesine yönelik olarak planlanan faaliyetler bütünüdür.

Proje Fikrinin Analizi Proje Döngüsü Ön Değerlendirme Uygulama Finansman Proje Fikrini Belirleme Proje Fikrinin Analizi Değerlendirme

Proje Sürecinin Aşamaları Proje Fikrini Belirleme: Projeye ilişkin fikirlerin ortaya konduğu ve tasarlandığı ilk hareket noktasıdır. Proje fikrinin analizi: Projenin teknik ve uygulama açısından detaylı olarak tasarlandığı aşama Ön Değerlendirme: Tasarımı tamamlanmış olan projenin teknik, mali, ekonomik, kadın-erkek eşitliği, sosyal, kurumsal, çevresel faktörler açısından tutarlılığının, bütünselliğinin ve işlevselliğinin değerlendirildiği ve proje önerisinin yazıldığı aşama Finansman: Finansman teklifinin ilgili kuruluşlar tarafından değerlendirildiği ve finansmanın sağlandığı aşama Uygulama: Projede öngörülen faaliyetlerin hayata geçirilmesi, izlenmesi, denetlenmesi ve değerlendirilmesi aşaması Değerlendirme: Proje sonuçlarının gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi aşaması

Projelerin Başarısızlık Nedenleri Mevcut durumun yetersiz analizi Projelerin hedef gruplarla ilgili olmaması Stratejik çerçevenin belirsizliği Risklerin yeterince dikkate alınmaması Kısa vadeli bakış açısı Geçmiş deneyimlerin yeni projelerde dikkate alınmaması Faaliyet tabanlı uygulama ve planlama Doğrulanabilir olmayan proje çıktıları Yetersiz proje dokümanları

PROJE KAPAĞI PROJENİN İSMİ:……………………………... BAŞLANGIÇ TARİHİ:………………………… BİTİŞ TARİHİ:………………………………… (bitiş tarihi proje bitince yazılacak)

SORGULAMA 1. İŞİN DOĞRUSU NEYE BENZER? (proje bitince neye benzeyecek? Sorusunu sor)

(elle tutulabilir ve ölçülebilir hedefler olmalıdır) SORGULAMA BAŞARIYI NASIL ÖLÇECEĞİZ? (makul hedefler seçiniz) HEDEF (elle tutulabilir ve ölçülebilir hedefler olmalıdır) ÖLÇÜM 1. 2. 3.

SORGULAMA 2. BUNU NEDEN YAPIYORUZ? (Kim?, Ne?, Neden?, Ne Zaman?, Nerede? ve Nasıl? Sorularını sorunuz) (Proje amacı en fazla 25 kelime ile açıklanmalı)

SORGULAMA 3. MÜŞTERİLER KİM? MÜŞTERİLER NE İSTİYORLAR? NEDEN İSTİYORLAR?

NELER DÜŞÜNÜLMELİ? 1. PROJENİN KAPSAMI NEDİR? PROJEYE NELER DAHİL OLACAK? PROJEYE NELER DAHİL OLMAYACAK? BU PROJENİN DİĞER KİŞİ VE GRUPLAR ÜZERİNDEKİ ETKİSİ NE OLACAK?

NELER DÜŞÜNÜLMELİ? 2. VARSAYIMLAR NELERDİR? FİZİKSEL KAYNAKLAR (YER, MOBİLYA, BİLGİSAYAR VB.) ÖRGÜTSEL DESTEK (DİĞER İÇ BİRİMLERDEN ALINACAK DESTEKLER) İNSAN DESTEĞİ SİSTEM DESTEĞİ (TEKNOLOJİK DEĞİŞİMLER YENİDEN SİSTEM KURMAYI GEREKTİREBİLİR) FİNANSAL DESTEKLER DİĞER

TAKIM ÜYELERİNİN İSİMLERİ TAHMİN EDİLEN ÇALIŞMA SÜRESİ NELER DÜŞÜNÜLMELİ? 3. KİMLER YARDIM EDECEK? İNSAN KAYNAĞI MATRİSİ PROJENİN BAŞLANGIÇ TARİHİ: ……………… BİTİŞ TARİHİ:……………… TAKIM ÜYELERİNİN İSİMLERİ SORUMLULUK TAHMİN EDİLEN ÇALIŞMA SÜRESİ YETKİ

NELER DÜŞÜNÜLMELİ? 4. NELER DEĞİŞEBİLİR YA DA TERS GİDEBİLİR? FİZİKSEL (olasılıkları kabul et ve kendini onlara karşı hazırla) FİZİKSEL ÖRGÜTSEL İŞ STRATEJİSİ HUKUKİ İNSAN KAYNAKLARI TEKNOLOJİK KONULAR

NELER DÜŞÜNÜLMELİ? 5. BÜTÇE NEDİR? GELİRLER TUTAR TOPLAM GİDERLER Yeni veya iyileştirilmiş kalemlerden elde edilen gelirler Kazanılan verimlilik artışı TOPLAM (tasarruf edilen/kazanılan toplam gelir) GİDERLER TUTAR Proje gereçleri, hizmetler Ücretler/maaşlar TOPLAM

ORİJİNAL TESLİM TARİHİ HAREKETE GEÇİN 1. EYLEM PLANI NEDİR? PROJENİN İSMİ:…………………………………………………. PROJENİN YÖNETİCİSİ:……………………………………….. BAŞLANGIÇ TARİHİ:……………………………………………. GÖREV İNSAN KAYNAK İSMİ BAŞLANGIÇ TARİHİ ORİJİNAL TESLİM TARİHİ GERÇEK BİTİŞ TARİHİ YORUMLAR 1. 2. 3. 4.

HAREKETE GEÇİN 2. KİM SORUMLUDUR? ROL SORUMLULUK

HAREKETE GEÇİN 3. KİM ONAYLAYACAK? ONAYLAYAN KİŞİ İMZA TARİH

PEŞİNİ BIRAKMAYIN 1. PERFORMANSI YÖNETİN EKİP ÜYELERİNİ BİREYSEL OLARAK YÖNETİRKEN AŞAĞIDAKİLERİ YAPIN: 1. BEKLENTİLERİ BELİRLEYİN. 2. PERFORMANSI DENETLEYİN. 3. PERFORMANSIN DEĞERLENDİRMESİNİ YAPIN. ETKİLİ GERİ BİLDİRİM VERİN: (1 K, 5 N) 1. GÖZLEMİNİZİ TARAFSIZ KELİMELERLE İFADE EDİN. 2. TEPKİNİZ, GÖRDÜKLERİNİZLE SINIRLI OLSUN. DİNLEYİN. 3. DESTEK VE TAVSİYELERİNİZİ SUNUN.

PEŞİNİ BIRAKMAYIN 2. AYRINTILARI DENETLEYİN. TAMAMLANMIŞ EYLEM PLANINI KULLANIN. KALİTEYİ YÖNETİN. BÜTÇEYİ UNUTMAYIN.

PEŞİNİ BIRAKMAYIN 3. BİR İLETİŞİM PLANI YAPIN VE ONU İZLEYİN. (İYİ İLETİŞİM İÇİN NASIL DAVRANMALI? SORU SORMAK VE DİNLEMEK (konuları anlamaya yönelik sorular) NE SÖYLENECEK (KONU) KİME? (DAHİLİ VEYA HARİCİ) NE ZAMAN (TARİH) NASIL? (HANGİ KANALLA) (kişisel, yüz yüze, yuvarlak masa toplantısı, telefon, intranet veya internet)

PEŞİNİ BIRAKMAYIN 4. DİKKATİNİZİ HEDEFTEN AYIRMAYIN. (hiçbir şeyi şansa bırakma)

KALİTEDEN HABERDARLIK PEŞİNİ BIRAKMAYIN 5. BAŞKALARINDA GÖRMEK İSTEDİĞİNİZ DAVRANIŞ TARZI İÇİN SİZ ÖRNEK OLUN. ÖZELLİKLER TAVIR PROJEYE ÜVEY EVLAT MUAMELESİ YAPMAK PROJEYİ GÖRÜNÜR ŞEKİLDE LİSTENİN BAŞINA KOYMAK SORUMLULUK MAZERETLER BULMAK VEYA MAZERETLERİ KABUL ETMEK SORUMLULUK ALMAK VE DİĞERLERİNDEN AYNISINI BEKLEMEK GÜVENİLİRLİK SORUMLULUĞU BAŞKASINA YÜKLEMEK OLAYLA YÜZLEŞMEK DAKİKLİK VE HAZIRLIK BİR GÜN SONRA ÜSTELİK HAZIRLIKSIZ GELMEK İŞE ZAMANINDA, FAZLASIYLA HAZIRLIKLI BAŞLAMAK VE ZAMANINDA BİTİRMEK KALİTEDEN HABERDARLIK ‘BU YETERİ KADAR İYİ’ DEMEK ‘NASIL DAHA İYİ HALE GETİREBİLİRİZ’ DEMEK MALİYET BİLİNÇLİ ‘BAKALIM NE KADAR HARCAYABİLİRİZ’ DEMEK ‘BUNU EN AZ MALİYETLE YAPMANIN YOLU NEDİR?’ DEMEK İYİLİKSEVERLİK DEDİKODU YAPMAK, BAŞKASINI SUÇLAMAK, ŞİKAYET ETMEK. OLUMLU YÖNLERİ VURGULAMAK VE GEREKEN TAKDİRİ GÖSTERMEK. CÖMERTLİK BİR ÖVGÜYÜ ÇOK GÖRMEK. SİZİN İÇİN ÇALIŞAN KİŞİLERİN GÜÇLÜ YÖNLERİNİ VE BAŞARILARINI KUTLAMAK.

PERFORMANSI TAKDİR EDİN 1. PROJEYİ BİR ‘‘ARTI’’ HALİNE GETİRİN. (projede çalışmak ceza değil, ayrıcalık olmalıdır) (Takımdaki insanların arkasından konuşun, yani iltifat edin, başkaları yanında övgüyle bahsedin) ( Ya hayır konuşun ya da susun) (ekip üyelerinin fikirlerini dinleyin ve kabul edin) (ekip üyeleri işlerini yaparken buluşçu olmalarına izin verin) Söz, hareket ve tavırlarınızla onlara değer verdiğinizi hissettirin)

PERFORMANSI TAKDİR EDİN 2. ‘‘TEŞEKKÜR EDERİM’’ DEYİN. TEŞEKKÜR EDERİM! TAKIM ÜYESİ SORUMLUSU BELİRLİ KATKISI

PERFORMANSI TAKDİR EDİN 3. PROJEYİ TAMAMLAYIN VE KUTLAYIN. Üstlenilen görevlere bir EĞLENCE tavrıyla yaklaşın. Tamamlanan her aşamada sevincinizi sergileyin. Etkili takdir ne pahalıdır ne de çok zaman ister.

BİR PROJE HEDEFLERİNE ULAŞAMAZSA: Hatalar üzerinde durmadan ya da suçlamalara girişmeden, projenin neden hedefine ulaşmadığını dürüst bir şekilde açıklayın. Katılım ve katkılarından ötürü ekip üyelerine teşekkür edin. Kendi attığınız yanlış adımlar konusunda dürüst olun. Bir grup olarak, bir sonraki projede herkesin başarılı olmasına yardım edecek bazı dersler çıkarın.