e-İçişleri Projesi Evrak Modülü Anketi DEĞERLENDİRME SONUÇLARI T.C. İÇİŞLERİ BAKANLIĞI e-İçişleri Projesi Evrak Modülü Anketi DEĞERLENDİRME SONUÇLARI SUNUMU

Anketin Amacı Evrak modülü kullanıcılarına yönelik 31 Mayıs-20 Haziran tarihleri arasında bir anket çalışması yapılmış ve 46.613 personelden 11.482 (%25) personelin katılımı sağlanmıştır. Anket sorularına verilen cevaplar analiz edilip bundan sonra yapılacak çalışmalara sonuçlar doğrultusunda yön verilecektir.

Ankete Katılanların Unvanlara Göre Dağılımı

Ankete Katılanların Unvanlara Göre Dağılımı Ankete katılanların unvanlarına göre dağılımı şekilde belirtilmiştir.

ANKET SORULARI

Bir giden evrakı hazırlamak ortalama ne kadar zamanınızı almaktadır Bir giden evrakı hazırlamak ortalama ne kadar zamanınızı almaktadır? (metin alanı hazırlamak dışında) Anketimize katılan kullanıcıların %45’i bir evrakı hazırlamanın 3-5 dakika arasında zaman aldığını, %20’si 2 dakikadan az, %20’si 6-10 dakika, %10’u 10 dakikadan fazla zaman aldığını belirtmektedir. %5’lik küçük bir kesim ise evrak hazırlamadığını söylemiştir.

Eğer evrak hazırlıyorsanız; İşinizi en fazla yavaşlatan veya sizi zorlayan iki maddeyi belirtebilir misiniz? Kullanıcıların evrak hazırlarken en çok zorlandıkları kısım ‘’e-imza işlemidir.’’ Bunu ‘’dağıtımları girmek’’ izlemektedir.

Bir önceki sorudaki (soru 2) cevabınız "Diğer" ise açıklama giriniz. Toplamda 546 kişi görüş bildirmiştir. Yaklaşık % 90’ ı sistem yavaşlığı sorunu. İki kez pin kodu girmek istenmemesi (Anket yayınından sonra çözümlendi). Ek ekleme süresinin kısaltılması ve ek boyutunun arttırılması. Kullanım bilgisi eksikliği ve eğitim ihtiyacı. Diğer kurumlarla entegre olunması isteği. Bilgisayarların eski olması ve internet bağlantı hızının düşük olması.

Bir önceki sorudaki (soru 2) cevabınız "Diğer" ise açıklama giriniz. Dağıtım bilgilerinde dış birim bulma ve ekleme zorluğu. Sayfa düzeni ve tablo ekleme zorluğu. Islak imzanın kullanılmaya devam etmesi. Memurların toplu işlemleri yapamaması (Paraf-İmza). İl ve İlçe Nüfus Müdürlüklerinde dışarıya açık bilgisayar sayısı sınırlı olduğundan sistemi kullanmada zorluk yaşanması bildirimi çok sayıda gelmiştir.

Evrak modülünü kullanırken sizi en çok yavaşlatan işlemler hangileridir.(Birden fazla seçenek işaretleyebilirsiniz.) Katılımcıların evrak modülünü kullanırken kendilerini en çok yavaşlattığı işlem olarak ‘’e-İmza işlemi’’ni görmektedirler. Bunu ‘’Evrak Arama’’ ve ‘’Çıktı Alma’’ izlemektedir.

Giden veya onay evrak oluştururken hangi yöntemi tercih ediyorsunuz?

Paraflayacağınız veya imzalayacağınız evraklara ulaşmak için hangi sayfayı kullanıyorsunuz?

Gelen evrak kayıt işlemi sırasında taranmış içerik yüklüyor musunuz?

Sistemden evrak çıktısı alırken genelde hangi çıktı tipini tercih ediyorsunuz? Kullanıcıların %79 gibi büyük bir bölümü çıktı alırken PDF formatını tercih etmektedir.

PDF formatında üretilen çıktıların evrak düzenini değerlendiriniz.

PDF formatında üretilen çıktıların görüntü kalitesini değerlendiriniz.

PDF formatında üretilen çıktıların alınma hızını ( ortalama dağıtım sayısına sahip standart bir evrak için) değerlendiriniz.

OOXML(Word) formatında üretilen çıktıları evrak düzeni, görüntü kalitesi gibi yönlerden değerlendiriniz.

OOXML(Word) formatında üretilen çıktıların alınma hızını (ortalama dağıtım sayısına sahip standart bir evrak için) değerlendiriniz.

“Sistemde Saklansın” çıktı özelliğini kullanıyor musunuz?

Islak imza atılması gereken evrakları;

Biriminizde oluşturulan evrakların nasıl postalanması gerektiğine kim karar veriyor?

Postalama işlemi yapıyorsanız; Bu işlem ortalama ne kadar zamanınızı almaktadır?

Biriminizde Evrak Kayıt ve Zimmet defterleri kullanılmaya devam ediyor mu?

Evrak kayıt işlemi sırasında “Konu Grubu” seçimini evrak konusuna uygun olarak yapıyor musunuz?

Yazışmalarda kullanmış olduğunuz “Konu Grupları” ihtiyacınızı karşılıyor mu?

Önemli evraklarınızı kişisel olarak arşivlemek için kullanılan “Evrak Klasörüm” sayfasını kullanıyor musunuz?

e-İçişleri Elektronik Belge Yönetimi Sistemine geçilmesi iş süreçlerinizi nasıl etkiledi? (birden fazla seçenek işaretleyebilirsiniz)

Dosyasına kaldırılacak evraklar için “Kapatma İmza Rotası” kullanıyor musunuz?

Kapatma akışına soktuğunuz evrakların kapatma imza süreci tamamlanıyor mu?

Daha önce işlem yaptığınız bir evraka ulaşmak istediğinizde sistemde genellikle hangi menüyü kullanıyorsunuz?

Evrak arama işlemi sırasında en çok kullandığınız arama kriterleri hangileridir? (birden fazla seçenek işaretleyebilirsiniz) Kullanıcılar en çok ‘’Evrak Sayısı’’na göre evrak aramaktadırlar. Bunu ‘’Konu’’ ve ‘’Evrak Tarihi’’ izlemektedir.

Evrak arama sayfalarını daha çok ne amaçla kullanıyorsunuz?

Bir önceki (soru 27)sorudaki cevabınız "Diğer" ise açıklama giriniz Toplamda 546 kişi görüş bildirmiştir. Genelde benzer evrak oluşturabilmek. İlgi evrakı bulmak. Evrak sürecini takip etmek (Evrak Akıbeti). Sistemden aramak daha kolay olduğundan. Amirlerin evrak sorması. Vatandaşın bilgi talebi. Belli bir dönemdeki evrakların dökümünü almak için. Birimdeki amirlerin izin ve vekalet durumlarının bilgi olarak gösterilmesi.

“Evrak Detay” sayfasında evraka ait detay bilgileri gösterilmektedir “Evrak Detay” sayfasında evraka ait detay bilgileri gösterilmektedir. Sizce bu sayfa evraka ait gerekli bütün bilgileri içeriyor mu?

Birimlerdeki farklı evrak kayıt defterlerinin kaldırılarak tek bir gelen ve giden evrak numaratörünün kullanılması işleyişinizi nasıl etkiledi?

Bir önceki sorudaki cevabınız (soru 30) "Diğer" ise açıklama giriniz Toplamda 255 kişi görüş bildirmiştir. Gelen yanıtlar genellikle başka sorunlarla alakalıdır. Kullanıcıların çoğu göreve başladıkları tarihten itibaren sistemi kullandıklarından evrak defterlerini hiç görmediklerini belirtmiş. Tek numaratörün evrak takibini kolaylaştırdığı görüşü yaygın. Bu sayede mükerrer numara alınması engellendi. İl ve İlçe Nüfus ile İlçe Özel İdarelerinde farklı numaratör kullanma isteği yaygın. Nüfus Müdürlüklerinde farklı bir evrak programı da kullanıldığından evraklarına 2 yerden numara vermek zorunda kalınıyor. Bir çok birim evrak kayıt defteri kullanmaya devam ettiğini belirtiyor.

Evrak raporları (evrak zimmet defteri, evrak kayıt defteri ve posta raporu) ihtiyacınızı karşılıyor mu?

Dilekçe kayıt ve takip modülüne ihtiyaç duyuyor musunuz?

İmza sürecinde üzerinde değişiklik yapılan evrakın otomatik ilk parafçıya dönmesi ;

Biriminizde oluşturularak İçişleri Bakanlığı dışındaki kurum, firma veya kişilere gidecek olan e-imzalı evraklar için nasıl işlem uyguluyorsunuz?

Evrak modülü konusunda yapılacak en iyi eğitim modeli sizce aşağıdakilerden hangisidir?

Evrak Modülü ile ilgili sorunlarınıza nasıl çözüm buluyorsunuz?

e-İçişleri Ana Sayfasındaki yardım dokümanlarını incelediniz mi?

Evrak Ana Sayfası içerisinde bulunmasını istediğiniz, işleyişinizi kolaylaştıracağına inandığınız bir özellik varsa yazınız. Toplamda 1116 kişi görüş bildirmiştir. Genellikle diğer konularla ilgili görüş belirtilmiştir. Geri Gelen Evraklar için bir uyarı sistemi. Günlü evraklar için; örneğin son 3 gün boyunca uyarı verilmesi. Evrak oluştururken aktif birim yetkisine bakıldığından sayfada doğrudan görünmesi ve değiştirilebilmesi. Her sayfa ile ilgili yardım dokümanı arama yapılmadan o sayfada görünsün. Hazırladıklarım linki çok sık kullanılıyor ana sayfada buton olarak görünsün. Kapatma Akışında İmza Bekleyen evraklar için amirlere uyarı verilmesi. Birime ait kişisel evrak istatistiklerinin görünmesi adaletli iş dağılımını sağlar.  

Evrak Ana Sayfası içerisinde bulunmasını istediğiniz, işleyişinizi kolaylaştıracağına inandığınız bir özellik varsa yazınız. İmzadan çıkan evraklar kayan yazı ile burada da bildirilsin. İşleyişle ilgili yönetmelik ve genelgelerin sayfada görülmesi isteği. Pdf,tif,jpeg vs.. uzantılı dosyaları online yada belirlenecek bir program ile (mesela; Abbys FineReader gibi) otomatik .doc uzantısına dönüştüren bir buton eklenmesi. Sık kullanılan şablonlara bu sayfadan doğrudan ulaşma isteği. Şablon evraklar. Rota Sayfasına doğrudan erişim. Başka Kurumlara yazılan veya gelen günlü evraklar için kalan sürenin gösterilmesi.

Evrak Ana Sayfası içerisinde bulunmasını istediğiniz, işleyişinizi kolaylaştıracağına inandığınız bir özellik varsa yazınız. En son işlem yapılan 10 evrakın görünmesi. İade Ettiğim Evraklar menüsü. Sol menüler açılır kapanır listeler olsun. Kullanıcıların ihtiyacına göre düzenleyebileceği ana sayfa. Ana sayfa içeriği yeterlidir. Yenilik istemiyoruz. İzin veya vekalet durumlarının evrak ana sayfasında görünmesi.

Evrak Modülü içerisinde yapılmasının işleyişi genel olarak kolaylaştıracağına inandığınız bir yenilik veya geliştirme talebiniz varsa yazınız. Toplamda 1503 kişi görüş bildirmiştir. Kurumlar arası entegrasyon isteklerinin çokluğundan ve ıslak imzanın paralelde kullanılması istenmemesinden elektronik ortamda yazışma konusunda genel bir memnuniyet olduğu anlaşılmaktadır. Kullanıcılar bildirimlerin çoğunda sistem hızından şikayet etmektedirler. Sistem güncellemelerinin mesai saati içerisinde yapıldığı gibi yanlış bir algı bulunmaktadır. Eğitim konusunda gerekli desteğin alınamadığı bildirilmektedir. Zaten kullanımda olan bir çok özellik hakkında istekte bulunulması özelliklerin yeterince bilinmediğini göstermektedir. Kullanıcıların seviyesine bağlı olarak algılarının çok farklı olduğu anlaşılmaktadır. Sistemin daha sade olmasını isteyen bir gruba karşılık daha fazla özellik taşımasını isteyen kullanıcılar da bulunmaktadır.

Genel Olarak Değerlendirmeye Alınacak İstekler Taslak bölümünden doğrudan evrak paraflamak, İmzalamak. Adres seçme ekranında tree yapısında en son açtığımız birimler tekrar açıldığında değişmesin en baştan seçim yapmayalım. Evrakın gönderildiği birim ve alt birim adı yan yana geliyor, alt birim otomatik alt satırda gelsin. Hitap kısmına 3 satırlık birim adı seçemiyoruz. Gelen evraklara; örneğin 3 evrakı birden seçerek cevap yazabilmek istiyorum. Gelen ve giden evrakları ilgi tutmadan birbiriyle ilişkilendirebilmek. Gelen evrak kayıtta taahhütlü gelen evrakları kaydedebileceğim veri girişi alanı. Gelen evraklarda toplu kapatma.

Genel Olarak Değerlendirmeye Alınacak İstekler Gelen evrak teslim fişinde teslim edilecek kurum adının sistem tarafından otomatik yazılması. Gelen evraka cevap yazarken giden evrak sayfasındayken gelen evrakın içeriğine bakmamız gerekiyor. Bir şekilde gelen evrakın ön izlemesine ulaşma imkanı. Giden evrakları da dosyada saklıyoruz detayına dolap numarası girişi alanı olsun. Havale ettiğim veya havale onayına gönderdiğim evrakların en son işlem yaptığımın ilk olarak listelenmesi. Posta işlemi için zarf üst yazısı olması. Dilekçe izleme ve sonuçlandırma modülü. Teslim fişi toplu veya isteğe bağlı alınabilsin. Bekleyen evrak olduğunda yanıp sönen kırmızı ikaz.

Genel Olarak Değerlendirmeye Alınacak İstekler Toplu imzanın herkese açılması. Sisteme login değilken de evrak gelirse bilgi verilmesi. Hızlı evrak kayıt sayfasında içerik yükleme seçeneği olsun. Yazılan evrakların çıktılarını aynı sayfadan tek tıkla alabilme. Satırbaşında enter yapıldığında ilk harfin büyük olmasının sağlanması. Çıktısı alınmış evrakların anlaşılabilmesi. Gelen evraka yazılan cevaplarda birim seçiminin otomatik olarak evrakın geldiği birime dönüşmesi. Gelen evrakta bekleyen bir evrakı ilgi tutarak yazı yazdığımda, yazı imzadan çıkınca gelen evrakın uyarı vermesi.

Genel Olarak Değerlendirmeye Alınacak İstekler Evrak oluştururken ek ve içeriğin yüklendiğinin görünmesi. İmzadan çıkan evrakların biz çıktısını aldıktan sonra bu listeden düşmesi. Dağıtımlı yazılarda ek konuldu ek konulmadı ibaresi. E-Paraf bekleyen evraklar. Zimmet Raporunda havale onayındaki evrakları görme işlemi seçenekli olsun. Dış Adres seçiminde standart olmaması. İçerik kısmında büyük küçük harf değiştirme özelliği. İmza rotasında 3. parafçıdan geri dönen evrakta 2. parafçı da izine ayrılmışsa rota kayıttan rotayı güncelleyerek 2. parafçıyı değiştirip rotayı aktar dediğimde görünen evrakta parafçı değişiyor fakat imzalayıp gönderdiğim zaman rota güncellenmemiş gibi eski ikinci parafçıya gidip onda bekliyor.

Genel Olarak Değerlendirmeye Alınacak İstekler İmza işlemi bittikten sonra sıradaki evrakın açılması. İkinci sayfaya taşan yazılarda düzenleme yapma zorluğu yaşanması. Excelden yapılan kopyalamalarda içerik bozulması. Favori dağıtım yeri sayısı arttırılsın. Gelen evrak kayıt işleminin tamamlandığı sayfadan doğrudan cevap yazılması. Kişilere bilgi verildiğinde "sayın" ibaresi dağıtım kısmında da çıkıyor, yazışma kurallarında olmaması gereken bir durum. İl Özel İdare evraklarının Valilik üzerinden gelmesinin işleyişi yavaşlatması. Giden Evrakın takibi için ayrı bir excell kullanıyorum onun yerine her gün ekranımda cevabı gecikmiş evrakları görmek isterim liste halinde ve bu listeden tekit yazabilmeliyim.

Genel Olarak Değerlendirmeye Alınacak İstekler Konu grubu alt başlıklarının yeterli olmaması, arttırılması. Genel olarak işlemlerin hızlandırılması istekleri. Dış birimlerin merkezden eklenmesi ve belli bir standarda göre düzenlenmesi. Giden evraka tablo ekleme zorluğu var excell kullanılması isteği. İşlem yapacaklarım kısmında sayfanın otomatik yenilenmesi. Modüllerde artık fazla değişiklik yapılmaması. Taslaklardan imzalama yapabilme imkanı.

Genel Olarak Değerlendirmeye Alınacak İstekler OOXML(Word) formatında üretilen çıktıları ve PDF formatında üretilen çıktıların sayfa düzeninin Resmi Yazışma Kurallarında belirtilen aralıklara, sayfaya oturuşu düzeltilebilir, gönderilecek birim isminin uzun olması durumunda sayfa yapısı bozuluyor ve yazının sağ tarafındaki kelimeler ekranda görünüyor ancak çıktısı alındığında gözükmüyor, (Bakanlığımıza işlerimizde kolaylık ve hızlılık getiren böyle sistemi kazandıran ve emeği geçen herkese ayrıca sonsuz teşekkürler ediyorum.) Özellikle amirlerde belli bir süreden sonra sayfada işlem bekleyen evrakların uyarı vermesi. İmza Rotasında kişilerin çentik atılarak seçilmesi. (Rota kayıt sayfasına favori isimler eklenebilir.)

Genel Olarak Değerlendirmeye Alınacak İstekler Diğer kurumlarla entegrasyon sürecinin bir an önce yapılması isteği. Sistemin hızlanması adına görsellikten taviz verilmemesi. Şablon seçme sayfasına içerik ön izleme. Eğitim Talepleri. Gelen evrak için de benzer evrak oluşturabilmek. Hatırlatma uyarısı belli aralıklarla hatırlatsın. Hazırladığımız evraklar için her personel kendine özel standart bir dipnot ekleyebilmeli. (Yani bunun için proje sorumlusunu aramak zorunda kalmamalıyız) Birim içi zimmet dökümü

Genel Olarak Değerlendirmeye Alınacak İstekler Kapatma rotasına gönderilen evrakların rotasının değiştirilmesine veya kapatma işleminin iptaline ihtiyaç duyulmaktadır. Kapatma rotasındaki personel görevinden ayrıldığında evraklar kapatılamamakta ve sıkıntı yaşanmaktadır. Giden evrakta sürekli kayıt imkanı. Acil evraklarda imzacıya sms atma imkanı. Şablon dağıtım planlarının çoğaltılması. Evrak numarası aralığına göre arama yapma imkanı. Evrak oluşturma wizard yapısının oluşturulması.