…emoto Sizin için inceledik... Seminer I  Stratejik İnsan Kaynakları, Kalite Yönetim Sistemleri, Laboratuvar Akreditasyonu, Eğitim ve Kurumsal Kaynakların Planlanması   B. Selim Paşa Cad. Şair Zati. Sok. No. 8/9 Üsküdar - İstanbul Tel. +90 (0216) 341 5943  -  Faks. +90 (0216) 334 8958  -  GSM. +90 (0535) 232 5408 Sizin için inceledik... Seminer I

Kalite Yönetim Sistemi Dökümantasyonu ” nu inceledik... Konu Sizin için “ ISO-9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi Dökümantasyonu ” nu inceledik...

Sistemin Gereklilikleri ISO 9001:2000 Standartı kullanıcıları... ISO-9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi kullanan kurum veya kuruluşlar; Sisteme dahil dokümanlarını (Kalite ve Organizasyon El Kitapları, Prosedürler, Talimatlar, Yönetmelikler, Formlar, vb.) Doküman hayat çevrimindeki tüm adımları (Hazırlama, görüş alma, onaylama, yürürlüğe sokma, dağıtım, saklama ve iptal) gerçekleştiren bir sistematik yapı oluşturmak zorundadır.

Doküman Sınıflarının Hiyerarşik Yapısı STRATEJİK Dokümanlar Şirket Kalite Politikası Şirket Çevre Politikası Şirket Ana Stratejileri İşletme Kalite Politikaları İşletme Çevre Politikaları TAKTİK Dokümanlar Yönetmelikler Süreç El Kitapları Kalite Prosedürleri Çevre Prosedürleri Organizasyon El Kitapları OPERASYONEL Dokümanlar Sistem Talimatları Kalite Kontrol Planları Kalite Kontrol Talimatları Ürün Talimatları Komponent Talimatları Malzeme Talimatları Deney Talimatları Kalibrasyon Talimatları Bakım Talimatları İş Güvenliği Talimatları vb.

Doküman Hayat Çevrimi

İncelenen Yazılım Support-IsoftDOC isimli Kalite Yönetim Sistem Dokümantasyon yazılımıdır.

Mevcut Sisteme göre IsoftDOC yazılımının Getirdikleri Giriş Mevcut Sisteme göre IsoftDOC yazılımının Getirdikleri ve Faydaları

Tanımlama Mevcut IsoftDOC Doküman sınıf ve tipine karar vermede yanlışlıklar olur. Belirtilen sınıf ve tipe göre doküman numarası vermede sorunlar oluşur. IsoftDOC Yetki dahilinde sınıf ve tip listeden seçilir. Sınıf ve tip hakkında açıklamalar izlenebilir. Seçilen sınıf ve tipe göre otomatik doküman numarası verilir.

Hazırlama Mevcut IsoftDOC Format seçmek gerekiyor. Sık sık format hatalarına rastlanıyor. Dökümanlar arasında bağlantı kurmak kolay değil. IsoftDOC Doküman sınıfına göre hazırlanmış format otomatik olarak ekrana geliyor. Dökümanlar arasında dinamik bağlantı sistemi var. Doküman numarası ve revizyon numarası hazır geliyor. Hazırlama aşamasında kontrol kademeleri var. Doküman hazırlama sürecinde görev ekranında kalır.

Görüş Alma Mevcut IsoftDOC Doküman sınıflarına göre görüş alınması gereken kişiler atlanıyor. Görüş istenilen kişinin haberi olmuyor. Görüş bildirenler diğer görüşlere ulaşamıyor. Uygulanmayan görüşlere cevap yazılmıyor. Görüş bildirme süresi genellikle aşılıyor ya da hiç görüş bildirilmiyor. IsoftDOC Görüş istenecek kişiler otomatik olarak belirlenir ve bu kişilerden zorunlu görüş alınır. Görüş bildirme süresi dolmadan onaya gidilemiyor. Görüş bildirenler tüm görüşlere ulaşabiliyor. Görüşlerin tamamı değerlendiriliyor. Görüş istenilen kişilerin görev ekranına görüş isteği gelir. İlgililer arasında paslaşma Görüş istemenin tekrarlanması

Onay ve Yürürlüğe Sokma Mevcut Onay ve yürürlüğe sokma her zaman doğru kişiler tarafından yapılmayabiliyor. Onay ve yürürlüğe sokmakla hükümlü kişiler dökümanda neleri kontrol edeceklerini bilmeyebiliyor. Dökümanların, onay ve yürürlüğe sokulması için Merkez ve İşletmeler arasındaki dolaşımı çok zaman alıyor. IsoftDOC Onay ve yürürlüğe sokma sorumluları dökümanın sınıfına ve tipine göre otomatik olarak belirleniyor. Onay ve yürürlüğe sokma ilgili kişinin görev ekranına geliyor. Onay ve yürürlüğe sokma sırasında doküman üzerinde nelere dikkat edilmesi gerektiğini tanımlayan kontrol listeleri var. Onay ve yürürlüğe sokma elektronik ortamda yapılır.

Dağıtım Mevcut IsoftDOC Bölüm bazında dağıtılıyor. Kağıda baskı alınarak dağıtılıyor. Aşırı zaman kaybı oluyor. Dökümanlar her zaman yerine ulaşmayabiliyor. Yayın/Değişiklik Bildirilerinin tamamı dağıtımı yapan bölüme geri gönderilmeyebiliyor ya da çok geç gönderiliyor. Doküman dağıtımının takibi için ayrıca zaman harcanıyor ve gerekirse Doküman Dağıtım Takip Formları kullanılıyor. IsoftDOC Doküman dağıtımı network’ e bağlı tüm PC’ lere elektronik ortamda yapılıyor. Dağıtımlar görev listesine geliyor, ilgili kişi okuduğunda görev listesinden siliniyor. Dökümanların Yard. Sanayi ve Servis ya da istasyonlarına da dağıtımı mümkün. Doküman dağıtımının takibi zaman almaz ve Yayın/Değişiklik Bildirileri kullanılmaz. İlgili süreçteki herkese dağıtım yapılır ve doküman izlenebilir.

Saklama Mevcut IsoftDOC Elektronik ortamda saklanır. Doküman saklama sorumluları olur. Kağıda baskı alınarak saklanır. Aşırı kağıt maliyeti olur. Dolap gerektirir. Herkes ulaşamaz. Güncel tutulması kişilere bağımlı. Dökümana ait görüşler dağınıktır. Revizyonlar dağınıktır. IsoftDOC Elektronik ortamda saklanır. Önemli ölçüde kağıt tasarrufu sağlanır. Devamlı güncel tutulur. Saklama Sorumluları gerekmiyor. İlgili dökümana ait tüm görüşler ve revizyonlar saklanıyor. Bilgi kaybı olmuyor.

Dökümana Ulaşım Mevcut IsoftDOC Ulaşım güvenlik kademesi yoktur. Merkez ve İşletmeler birbirlerinin dökümanlarına ulaşmada zorluklar yaşarlar. Çalışanların mevcut dökümanlara ulaşımı her zaman kolay değildir. Süreç bazında doküman araştırma sistematiği yoktur. İptal dökümanlara ulaşım zordur. Güncel standart formlara her zaman ulaşılamaz. IsoftDOC Her dökümanın ulaşım kademesi vardır. Dökümana tek kaynaktan ulaşım mümkündür. Arama anahtar kelime (Doküman adı, amacı, numarası) yardımıyla yapılabilir. Dökümanlara süreç, görev, işletme, bölüm ve kişi bazında ulaşılabilir.

Baskı Alma Mevcut IsoftDOC Kontrollü dağıtımlar gerektiği gibi kontrol edilemiyor. Kimlerin baskı aldığı kontrol edilemiyor. Dökümanlar fotokopi yoluyla çoğaltılabiliyor. Kişilere geçici olarak verilen kopyalar işi bittiğinde imha edilmiyor. Baskı sorumlulukları tanımlı değil. IsoftDOC Bölümlerin baskı sorumluları tanımlı Dökümanların çoğaltılması sadece baskı sorumlularındadır. Dökümanın hangi noktadan, kim için alındığı belli olur. Baskı sorumlularının dışındakiler sadece “Kontrolsüz Baskı” alabilir. Dokümanın taslak halindeyken de baskısı mümkündür. İptal edilen dökümanlar takip edilir ve geri toplanabilir.

Master Listeler Mevcut IsoftDOC Tüm master listeler güncel Her dökümanın revizyonunda master listeyi güncelleyip yayınlamak zor. Master listeler güncel tutulamıyor. Çok amaçlı değil. IsoftDOC Tüm master listeler güncel Ulaşım çok kolay Master listeyi doküman durumuna göre izlemek mümkün.

Doküman Revizyonu Mevcut IsoftDOC Revizyon gerektiren dökümanların takibi zor. Revizyon için bildirilen görüşleri takip etmek zor. İlgili kişiler revizyon olduğunda kontrollü olarak uyarılmıyor. IsoftDOC Herkes revizyon talebinde bulunabilir. Revizyon isteklerine göre revizyon gerektiren dökümanlar otomatik listeleniyor. Revizyon istekleri geldikçe doküman sorumluları uyarılıyor. Her doküman için revizyon isteklerini izlemek mümkün. Revizyonlarda ilgililere kontrollü olarak uyarı yapılıyor.

Formlar Mevcut IsoftDOC Fonksiyonel olarak numara veriliyor. Fonksiyonlar değiştiğinde karışıklık oluyor. Kontrol mekanizması yoktur (Standart form yönetmeliğine uygunluğu kontrol edilemiyor). Tek başına form hazırlanıyor. Kullanıcıları belli değil. Ulaşımı zor. IsoftDOC Form hazırlama ve numara alma süreç bazlı yapılıyor. Talimatı olmayan form hazırlanmıyor. Form bankasından tüm güncel formlara ve hazırlık aşamasındaki formlara ulaşılabiliyor. Form bankasındaki formlar sorumluları tarafından kontrol altında tutulabiliyor. Süreç bazlı sınıflandırılabiliyor. Formu referans gösteren talimatlara direkt ulaşılabiliyor.

Diğer Mevcut IsoftDOC Görev listeleri e-mail ile bağlantılı. Görevlerin takibi yok. Sistemdeki dökümanlar hakkında raporlama yok. Yapılan değişiklikleri yaygınlaştırmak zor. IsoftDOC Görev listeleri e-mail ile bağlantılı. Sistem ile ilgili raporlar var. Kişiler dökümanları kendi istekleri doğrultusunda gurublayabiliyor. Herkesin güvenlik şifresi var. İşten ayrılmalarda görevler yeni kişilere devrediliyor. Yürürlükten kaldırma sistematiği var.

Daha ayrıntılı bilgi için; Önerimiz Daha ayrıntılı bilgi için; www.emoto.com.tr

…emoto Teşekkürler Kalite Yönetim Sistemi Dokümantasyonu konulu “Sizin için inceledik” seminerimize katıldığınız için teşekkürler. …emoto  Stratejik İnsan Kaynakları, Kalite Yönetim Sistemleri, Laboratuvar Akreditasyonu, Eğitim ve Kurumsal Kaynakların Planlanması  B. Selim Paşa Cad. Şair Zati. Sok. No. 8/9 Üsküdar - İstanbul Tel. +90 (0216) 341 5943  -  Faks. +90 (0216) 334 8958  -  GSM. +90 (0535) 232 5408 Görüş ve Önerileriniz için e-mail adresimiz... tayfung@emoto.com.tr