Yöneticilik ve Örgütleme Yrd. Doç. Dr. Özgür KÖKALAN

Örgütleme İşletmenin amacı doğrultusunda bilinçli olarak belirlediği işler ve iş ilişkilerini gösteren "formal" (belli bir forma, belli bir biçime şekle bağlanmış, önceden tanımlanmış) yapı genellikle bir "organizasyon şeması" olarak gösterilir. Bu yapı içindeki tüm tanımlamalar da (işler, görevler, yetkiler, ilişkiler, gerekli bilgi ve yetenekler vs) "organizasyon el kitabı" (veya organizasyon manüeli) adı verilen ayrı bir yazılı belge ile açıklanır. Organizasyonun yapısal olarak biçimlendirilmesi organizasyonun «statik» yapısı olarak isimlendirilir. Statik olarak kurulmuş yapıda ortaya çıkan pozisyonlara uygun insanların yerleştirilmesi ile birlikte bu «statik» yapı «dinamik» bir yapı haline gelir..

İnsanların yapıya dahil olması ile birlikte organizasyon amaçlar, inançlar, fikirler, değer yargıları, hisler, davranışlar, ihtiyaçlar, kızgınlıklar, sevgiler vs.den oluşan ilişkiler topluluğunun oluşturduğu bir «sosyal varlık» ortaya çıkar. Her insanın amaçları, ihtiyaçları, kişilikleri, değer yargıları, zaman kav­ramları, iş anlayışları, paradigmaları farklı olduğu için her organizasyonun özelliği birbirinden farklı olacaktır. Her organizasyonun, daha doğrusu işletmenin, kendisine has bir kişiliği olmasının nedeni, organizasyonu ku­ran girişimciden başlayarak tüm çalışan personelin özelliklerinin birbirin­den farklı olmasıdır.

Örgütleme fonksiyonu, yönetim işinin başlangıcı olan karar ve planlamadan sonra gelen, planlama ile oluşturu­lan hedeflere ulaşabilmek için maddi ve beşeri kaynakların nasıl düzenle­neceğini gösteren, yöneticilerin yönetim işini gerçekleştirecekleri ortamı (oyun alanını) ifade eder. Burada en önemli husus, organizasyon fonksiyonunun statik olmayıp, değişen iç ve dış çevre koşullarına göre yapıyı sü­rekli olarak değiştirmeyi de içerdiği hususudur.

Organizasyonu tanımlamak gerekir­se, aşağıdaki tanımlar yapılabilir: Organizasyon belirli amaçlar doğrultusunda kişilerin gayretlerini birleştirdikleri yapılandırılmış bir süreçtir. Organizasyon bir yönetim fonksiyonudur. Organizasyon insan - iş - teknoloji faktörlerini birleştiren bir sistem­dir. Organizasyon sosyal bir varlık, sosyal bir sistemdir. Organizasyon teknik ve sosyal faktörlerle ilgili bir düzenlemedir. Organizasyon bir işletmedeki işleri, mevkileri, iş görenleri ve arala­rındaki otorite ve haberleşme ilişkilerini gösteren bir yapıdır.

Organizasyon Yapılarını Belirleyen Unsurlar Bir organizasyon yapısını karakterize eden başlıca unsurlar olarak aşağı­dakiler belirtilebilir: Amaç: Ulaşılmak istenen amaçların ve bu amaçlara ulaştıracak işle­rin (faaliyetlerin) niteliğine göre organizasyon yapısı değişik olacaktır, ör­neğin rutin ve belirli işlerin sürekli tekrarlanacağı bir durumda belki klasik- bürokratik bir yapı daha uygun olacakken, her seferinde değişik işlerin ya­pılacağı veya kişiye bağlı ustalık isteyen bir durumda organik bir yapı daha uygun olacaktır. İşbölümü ve uzmanlık (ihtisaslaşma) derecesi: İşlerin çok küçük parçalara (görevlere) ayrılarak her görevi bir kişinin sürekli olarak yapması anlamındaki uzmanlaşmanın etkinlik ve verimliliği artırdığı bilin­mektedir. Bu unsur işlerin dizaynı ile ilgilidir. Organizasyondaki mevkiler­de son derece uzmanlaşmaya mı gidilecek yoksa belirli bir iş içinde çok çeşitli görevler bir araya getirilerek genelleşmeye mi ağırlık verilecektir ? Sorusu şirketin organizasyon yapısını belirlerken çok önemlidir.

Formalleşme derecesi: Formalleşme derecesi bir organizasyon­da işler görülürken önceden tanımlanmış belirli spesifik ilke ve yöntemle­rin izlenmesi konusuna verilen ağırlığı ifade eder1. Neyin, ne zaman, ne­rede, nasıl ve kim tarafından yapılacağı önceden ayrıntılı olarak belirlen­miş ve bunlara uyulması zorunlu hale getirilmiş ise formalleşme derecesi çok yüksek olacaktır. Kontrol alanı: Organizasyonda bir üst'e kaç sayıda ast bağlanacağı ile ilgilidir. Organizasyondaki kademe sayısı: Kontrol alanı ile yakından ilişkili olan bu faktör organizasyonun basık (flat) veya sivri (tali) olması ile sonuçlanacaktır. Merkezîleşme derecesi: Organizasyonda karar verine yetkisinin kademeler arasında dağıtımı ile ilgilidir. Eğer bu yetki alt kademelere doğru kaydırılırsa ademi merkezi, merkezileşmemiş (merkezkaç) bir organizasyondan, yok eğer karar yetkisi üst kademelerde toplanırsa merkezi bir organizasyondan söz edilecektir. Bir organizasyonda merkezileşme derecesi nasıl belirlenecektir? Bu yöneticinin arzusuna mı kalmıştır, yoksa merkezileşme derecesini belirleyen başka faktörler var mıdır? Bu soruların cevaplarını aşağıda teori ve yaklaşımlardan bahsederken ele alacağız. Merkezileşme derecesinin belirlenmesiyle aynı zamanda organizasyondaki bir mevkiin (pozisyonun) de sahip olacağı otorite belirlenmiş olacaktır.

Organizasyondaki kademe sayısı: Kontrol alanı ile yakından ilişkili olan bu faktör organizasyonun basık (flat) veya sivri (tali) olması ile sonuçlanacaktır. Merkezîleşme derecesi: Organizasyonda karar verine yetkisinin kademeler arasında dağıtımı ile ilgilidir. Eğer bu yetki alt kademelere doğru kaydırılırsa ademi merkezi, merkezileşmemiş (merkezkaç) bir organizasyondan, yok eğer karar yetkisi üst kademelerde toplanırsa merkezi bir organizasyondan söz edilecektir. Çapraşıklık (komplekslik) derecesi (complexity): Çapraşıklık veya komplekslik, organizasyonun dikey, yatay ve coğrafi olarak yayılma derecesini ifade eder. Organizasyonların faaliyetleri genişledikçe ve içinde bulundukları çevre (ortam) çapraşık hale geldikçe organizasyonun çapraşıklık derecesi de artacaktır. Bu ise en başta haberleşme, koordinasyon ve kontrol sorunlarını ortaya çıkaracaktır.

Departmanlaşma: Daha önce sözü edilen işbölümü ve uzman­lık derecesine göre, belirli görevler bir araya getirilerek işler, belirli işler bir araya getirilerek iş grupları ve mevkiler (pozisyonlar) ve belirli pozisyon­lar bir araya getirilerek departmanlar (bölümler) oluşturulacaktır. Emir-komuta ve kurmay organlarının oluşturulması: Bir or­ganizasyonda emir-komuta (line) organı olarak görev yapacak birimler ile kurmay (staff) organ olarak görev yapacak birimlerin ve aralarındaki ilişkilerin belirlenmesi, organizasyon dizaynında üzerinde durulacak konu­lardan birisidir. Bu unsura gereken önemin verilmemesi nedeniyle uygu­lamada pek çok organizasyon sorunu bu kaynaktan doğmaktadır.

Komite ve gruplar: Organizasyonlarda bazen çeşitli konularda komitelerden ve informal olarak oluşturulan gruplardan yararlanılır. Bu tür birimler karar verme yetkisini kullanabileceği gibi yöneticiye yardımcı olma, kurmay fonksiyon görme vs. gibi görevler de yapabilirler. Bir orga­nizasyonu karakterize eden unsurlardan birisi de organizasyonda bu tür komite ve grupların kullanılma durumu, yeri ve önemidir. Bazı organizasyonlarda ancak belirli ve çok önemli kararlar komitelere bırakılırken, ba­zılarında ise günlük kararların bile komitelere bırakıldığı görülmektedir . İletişim kanalları ve şekli: Organizasyonu oluşturan birimler arasındaki iletişim ilişkileri, organizasyonları karakterize eden diğer bir unsurdur. Bazı organizasyonlarda bu ilişkinin ancak dikey olarak işleme­sine karşılık diğer bazılarında her kademede dikey, yatay ve köşelemesi­ne (diagonal) iletişim ilişkisi kurmak mümkündür.

Organizasyon Şeması

Organizasyon yapıları bir çeşit iletişim sistemi olarak da ele alınabilir. Bu durumda örgütsel birimler arasındaki informal yetki ilişkileri mesajların aktığı kanalları ifade eden iletişim kanalları olarak ele alınacak­tır. Bu informal kanallara ilave olarak çeşitli informal kanallardan da me­sajlar akacaktır. Böyle bir bakışı insan vücudundaki kan dolaşım sistemi­ne benzetebiliriz. Bu sistemin insan vücudunda oynadığı rol ne ise, ileti­şim sisteminin de organizasyonlarda oynadığı rol aynıdır.

Organizasyonda Unvan (Title) İşletme or­ganizasyonlarında kullanılan unvanlar konusunda tam bir karışıklık hü­küm sürmektedir. Organizasyon dizaynı ile ilgili olarak belirttiğimiz gibi, bir organizasyon pozisyonu oluşturulduğunda, bu pozisyona bir isim ve­rilir. Organizasyondaki mevkilere isim vermenin temeli; Bir organizasyon pozisyonu, belirli işlerin toplandığı bîr iş merkezi gibidir. Bu pozisyona tayin edilen kişi, tarif edilmiş bulunan bu işleri yapmaktan sorumludur. Dolayısıyla her pozisyonun bir fonksiyonu (yapacağı işler) var­dır. Bu nedenle o pozisyona verilecek unvan, o pozisyonun fonksiyonunu da göstermelidir.

Unvan (Title) Nedir? İşletme yönetimi açısından "unvanı", belli bir grup iş, kişi veya grup için­de yer alan unsurlar arasında farklılık yaratan bir terim, sıfat olarak tanım­lamak mümkündür. Her toplum, kendi sosyal sistemi içinde yer alan üye­leri arasındaki farklılıkları belirtmek için bir unvan sistematiği geliştirebile­ceği gibi, işletmeler de bilinçli olarak çeşitli işler, çalışanlar veya gruplar arasındaki farklılığı ifade eden unvanlarını kullanmaktadır. Yani sonuç iti­barıyla unvan, farklılık belirten bir sıfat, şahıs isimlerinin önüne getirilen ve genellikle saygı İfadesi olarak kullanılan bir terim veya terimler toplu­luğudur.

İşletmelerde Unvan İşletme organizasyonlarında, bilinçli olarak farklılık yaratmak amacıyla kullanılan unvanları üç grupta incelemek mümkündür: Mesleki Unvanlar; Bu grupta toplanan unvanlar büyük ölçüde mesleki eğitim ve tecrübe açısından, kişiler arasındaki farklılıkları göstermek üzere kullanılan sıfat, lakap ve terimlerdir. Örnek; Muhasebe mesleği mensuplarını Serbest Muhase­beci, Mali Müşavir ve Yeminli Mali Müşavir olmak üzere üç unvan gru­bunda toplamış, bir gruptan diğerine geçişin koşullarını belirlemiştir. Örgütsel Unvanlar; Bir organizasyondaki her bir iş grubu ile bunla­rın oluşturduğu pozisyonlara (makam, kadro) verilen isimler, örgütsel un­van olarak ele alınır. Örneğin Pazarlama Şefliği İnsan Kaynakları Koordi­natörlüğü gibi.

Kadro Unvanları; Kadro tanım itibariyle, bir organizasyondaki bel­li tarifi olan işleri yapacak çalışanların sayısını ve sahip olması gereken ni­telikleri ifade eden bir terimdir. Bu anlamda kadro, bir çalışan tarafından doldurulacak bir pozisyonu, makamı ifade etmektedir. Bir organizasyon birimi olarak her kadronun bir adı, yani unvanı vardır. Ancak burada önemli olan bu pozisyona örgütsel bir unvan vermekten çok, bu pozisyo­na atanacak kişiye yapılacak ödemedir. Yani kadro unvanı, o işletmenin finansal sisteminde, bu unvanı taşıyacak kişiye yapılacak ödeme ile ilişki­lidir. Kadro unvanı bir anlamda finansal amaçlar için oluşturulan bir un­van sistematiğidir.

Bir organizasyonda kullanılan unvanlar, unvan verilen kişinin yaptığı iş, yetki ve sorumluluk, aldığı ücreti, görmüş olduğu eğitim ve sahip olduğu tecrübe bakımından başka unvanlar taşıyanlardan farklı olduğunu göstermektedir.

Yönetici İle İlgili Kavramlar ve Yeni Unvanlar İngilizce kullanımda, yöneticilik fonksiyonunu ifade eden başlıca te­rimler olarak şunlar görülmektedir: Manager: Latince "manus" kökenli olan bu kelime "handle" anla­mında el ile idare etmeyi vurgulamaktadır. Executive: Bu kelime üst kademede yönetici anlamında kullanılmak­tadır. Chief Executive Officer (CEO): Son zamanlarda sık karşılaşılan bir diğer terim de "CEO" olmuştur. Bu terimin Türkçe tam karşılığı olmamak­la birlikte kanımızca "murahhas yönetici" olarak kullanabilir. Chief Executİve Officer, bir işletme­nin aktif olarak yönetiminde bulunan en üst kademe yöneticiyi ifade et­mektedir.

Chief Operatîng Officer (COO): "Uygulayıcı Genel Müdür" olarak adlandırılabilecek bu unvan, "Genel Müdür" veya "Başkan" yerine kullanılmaktadır. President: Başkan olarak Türkçeye aldığımız bu terim, yönetim ku­ruluna karşı tüm işletmenin sorumluluğunu taşıyan yöneticiyi ifade etmektedir. Ancak Türkçe kullanımda çok yaygın olmayan "şirket başkanı" gibi bir terim yerine, "genel müdür" terimi kullanılmaktadır. Vice President ve Executive Vice-President: Vice President Türkçe kullanımda yaygın olmayan "Başkan Yardımcısı"nı ifade etmekte­dir. Director: Daha çok yönetim kurulu üyeliği için kullanılan bu terimin Türkçe karşılığı olarak da "yönetim kurulu üyesi"ni kullanılmaktadır.

Unvan bir yönetim ve orga­nizasyon aracıdır. Unvanın işletme içindeki fonksiyonu yanında işletme dı­şı bir fonksiyonu da vardır. İşletme içinde pozisyonları tanımlama, yetki düzeyini belirleme, ücretlendirmeye yardımcı olma, çeşitli insan kaynakları iş­lerinin yerine getirilmesini kolaylaştırma gibi fonksiyonları bulunmaktadır. İşletme dışında ise, üçüncü kişilere, o unvan sahibinin işletme organizas­yonundaki nispi yerini ifade etmesi ve bunun yaratacağı etkiden yararlan­ma fonksiyonu vardır. Daha doğrusu, üçüncü kişilerin kullanılan unvan­lardan algıladıklarını değerlendirerek iş yapmak arzusu vardır. Örneğin bir yabancı ülkeye- giden satış elemanı "Export Department Manager" unvanı ile mi, "Area Sales Representative" unvanı ile mi yoksa o ülkeyi de içine alacak şekilde "Regional Marketing Coordinator" unvanı ile mi müş­terileri ile daha iyi iş yapma imkânlarına kavuşur?

Örnek Sınav Sorusu Yönetici insanı mı yoksa sistemi mi yönetmeli? Sistemler kalıcı, insanlar gidici görüşü ne derece doğrudur?