ÖĞRENCİ BİLGİ SİSTEMİ PROLİZDE SIK YAPILAN KULLANICI HATALARI

Müfredat tanımlanırken ders kodları belirli bir standarda göre yazılmalıdır. İŞL1000 kodlu dersi sisteme tanımlarken harfler ile rakamlar arasına boşluk konmamalıdır. Bir derste İŞL1000 yazıp diğerinde IŞL1002 yazmak gibi noktalı harflerde hata yapılmamalıdır. Tüm bu yanlışlıklar, ders saydırmalarında derslerin birbirini görmemesine neden olmaktadır.

Müfredat tanımlanırken derslerin kredi ve AKTS değerleri aynı girilmelidir. Diploma defterinde ve mezuniyet transkriptinde farklı toplamların oluşmasına ve genel not ortalamalarında hataya neden olmaktadır.

Müfredat tanımlanırken derslerin İngilizce adları da girilmelidir. Dersin İngilizce adı girilmediğinde İngilizce Transkript Diploma Eki Bologna Bilgi Paketi/Ders Kataloğu web sayfası boş görünmektedir.

Müfredat Sınıf Dönem Tanımları doğru ve eksiksiz girilmelidir. Öğrencinin bağlı olduğu müfredata göre hangi dönemde kaç zorunlu kaç seçmeli ders alması gerektiği sisteme yanlış tanımlanmamalıdır. Öğrencinin üstten ders alabilmesi için gerekli en az ortalamanın ve dönem dersi alabilmesi için gerekli en az ortalama değerleri doğru tanımlanmalıdır. Yanlış tanımlamalar öğrencilerin ders kaydı yapamamalarına ve «yüzde 10» listelerinin hatalı oluşmasına neden olmaktadır.

Müfredat revizyonlarından sonra yeni eklenen derslerin eski müfredattaki dersler ile uyumları yapılmalıdır. Müfredat İşlemleri menüsünden kapatılan ders ile yeni ders arasında intibak işlemleri yapılmaz ise; kapatılan dersten geçen öğrenci yeni dersi tekrar almak zorunda kalmaktadır.

Dönem başlarında yeni döneme açılacak dersler «Ders Aç (Müfredat)» menüsünden açılmalıdır. Dersler bu menüden açıldığı zaman; Doğrudan ana müfredattan açıldığı için sorunsuz olarak açılmaktadır. Dersler tek tek seçilip eklendiği için yanlış ders açılmamaktadır Dersler «Ders Açma İşlemleri->Toplu Ders Aç» menüsünden açıldığı zaman; Sistem dersleri bir önceki dönemden kopyaladığı için açılmaması gereken dersler de açılmaktadır. Önceki dönemde ders kartında yapılan bir yanlışın yine devam etmesi sağlanmaktadır. Okullardaki kullanıcıların «Toplu Ders Aç» menüsü kaldırılmıştır.

Dönem başlarında yeni döneme Rektörlük tarafından açılan ortak zorunlu dersler ayrıca okullar tarafından da açılmamalıdır. Okulların bu dersleri açması durumunda Rektörlüğe bağlı bölüm başkanlıklarının oluşturduğu kısımlar dışında farklı kısımlar oluşmaktadır ve öğrenciler kayıt yenilemelerde sorun yaşamaktadır.

Dönem başlarında Yönetim Kurulu Kararı olmaksızın açılan derslere öğretim elemanı ataması yapılmamalıdır. Yönetim Kurulu Kararıyla görevlendirilmeyen öğretim elemanının derse devamına, öğrencilere not vermesine ve ücret almasına neden olmaktadır.

Haftalık ders programları ve kullanılan derslikler kayıt haftasından önce sisteme eklenmelidir. Haftalık ders programı ve derslikler sisteme eklenmediğinde; Öğrenciler kayıt yenilemelerde ders seçerken sıkıntı yaşamaktadır. Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığına bağlı MEK-SİS e veri gönderimi yapılamamaktadır.

Erkek öğrencilerin askerlik işlemleri zamanında yapılmalıdır. ASAL a askerlik bilgisi gönderimlerinin gecikmesi sonucu erkek öğrenciler asker kaçağı durumuna düşmektedir.

Öğrencilerin «Yatay/Dikey Geçiş-Farabi/Erasmus Değişim Programı» ile gittiği veya geldiği Üniversitelerin bilgileri sisteme girilmelidir. Bu bilgiler sisteme girilmediğinde öğrenciler YÖKSİS te pasif gözükmekte ve KYK tarafından bursları kesilmektedir.

Özel öğrencilik ya da Farabi değişim programıyla Üniversitemize kaydolan öğrencilerin öğrencilik hakları bitince kayıtlarının silinmesi gerekmektedir. Ayrılan öğrencilerin sistemden silinmemesi YÖKSİS üzerinde hatalara neden olmaktadır.

Mezun olan öğrencilere diploma numaraları yanlış verilmemeli, mutlaka NVİ sorgulama yapılmalıdır. Diploma numarası yanlış verildiğinde peş peşe hatalara neden olmaktadır NVİ sorgulama yapılmadığında diplomada kimlik bilgileri eksik çıkmaktadır.

Yatay-Dikey Geçiş ile kayıt olan öğrencilerin «ilave dönem» leri dikkatli ve doğru girilmelidir. İlave dönemlerin yanlış girilmesi; Öğrencilerin eksik ya da fazla harç ödemesine Öğrencilerin azami öğrenim süresine erken ya da geç girmesine Neden olmaktadır.

Ders kayıtları sonunda öğrenciler tarafından seçilmeyen dersler kapatılmalıdır. Öğretim elemanlarının sınavları ortak değerlendirmesi (şube birleştirme) işlemleri esnasında hataya sebep olmaktadır.

E-yoklama yapılamayan okullarda yoklamalar sisteme zamanında işlenmelidir. Zamanında işlenmeyen yoklamalar nedeniyle öğrenciler sağlıklı bir şekilde devamsızlık takibi yapamamaktadır.

Dönem sonlarında not girişleri zamanında yapılmalıdır. Not girişlerinde gecikme olması; Öğrencilerin «yüzde 10» hesaplarında gecikmeye ve öğrenim ücreti yatıramamalarına neden olmaktadır. Mezuniyetlerde gecikmelere neden olmaktadır. Ders kayıtlarında öğrencilerin ders yükü üzerinde ders almasını engellemektedir.

Kayıt yenilemelerde danışmanlar tarafından öğrenciye verilecek dersler dikkatle seçilmelidir. Öğrenciye verilecek derslerin yanlış programlardan/ şubelerden verilmesi sınav ve yoklama listelerinde öğrencilere sıkıntı oluşturmaktadır.

Müfredat revizyonlarından sonra ders Bologna bilgilerinin güncellenmesi gerekmektedir. Üniversitemiz web sayfasında Bologna Bilgi Paketi/Ders Katalogları eksik görünmektedir. Ders bilgi paketleri TYYÇ ve MYK üzerinden AYÇ tarafından izlenmektedir.

Öğrenci Bilgi Sisteminde var olup Okullar tarafından talep edilen istekler Bölüm müfredatları, dönem ve ders yükümlülükleriyle birlikte danışman ve öğrencinin izleyebileceği, takip edebileceği şekilde sistemde yer almalı ( Müfredat Durumu menüsü vardır ) Dönemde alması geren AKTS miktarı tamamlanmadığında veya fazla olduğunda sistem uyarı vermeli (Ders kaydı ekranında kırmızı renkle AKTS miktarı yazmaktadır) Sistemde genel not ortalaması 3.00 ve üzeri olmayan öğrencilere üstten ders verebiliyor (Müfredat sınıf dönem tanımlamaları dikkatli yapılarak hata önlenir) Mezun öğrencilerin toplu halde diploma numaralarının görünmesi ( Rapor tasarımında mevcut) Lisans öğrencilerinin danışmanlarının vekalet bırakabilmesi için uygun sekme açılması (Öğrenci kartında ikinci danışman ataması yapılabilir) Ortak zorunlu derslerin sadece bölüme tanımlı şubenin dönem ders listesinde görünmesi ( İlgili şube doğru programa atanarak sadece o programda gözükmesi sağlanır) Bölümlere ait ders programlarının sistemde görünmesi ( Okul öğrenci işlerinin zamanında ders programını sisteme işlemesi gerekmektedir) Zamanında ilan edilmeyen sınav notları için öğretim üyelerine mesaj gönderilmesi (Okul öğrenci işleri Sınav Kontrol İşleri menüsünden kontrol ederek, ilgili öğretim elemanına duyuru gönderebilir) Öğrenciler ders kaydı yaparken sistemde üzerinden alması gereken derslere olduğu müfredata ulaşabilmesi (Müfredat durumu menüsü mevcut ) Ders kayıtları esnasında ders saatleri çakıştığında sistem uyarı vermeli (Haftalık ders programı sisteme tanımlandığında ve kontrol devre dışı bırakılmadığında çalışıyor )

Mevzuata uygun olmayan istekler Sistem mezun olabilecek son sınıf öğrencilere yetkili şifreye gerek olmaksızın danışman tarafından ilave kredi verilmesi A fakültesinde zorunlu açılan dersin, B fakültesinde seçmeli olarak görünmesi