TEKİRDAĞ NAMIK KEMAL ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL EĞİTİMİ Prof . Dr. H. Hakan YILMAZ AÜ SBF Maliye Bölümü Bütçe ve Mali Planlama Anabilim Dalı Bşk. 16.8.2018

Amaç Eğitimin amacı katılımcıların üniversitelerde iç kontrol ve risk uygulamaları konusunda bilgi, beceri ve yeterliklerin gelişimine katkı vermek.

Program Sabah 09.00-10.30 : İç kontrol kavramı ve kamu kurumlarında uygulaması Üniversitelerde iç kontrol ve neden önemli (etkin bir yönetim gereği ve riskler temelinde) 10.45-12.00 : YÖK kalite kurulu kalite çalışmaları kapsamında iç kontrol için öngörülen standartlar ve beklentiler İç kontrol çerçevesinde risk kavramına giriş Öğleden Sonra 13.30-14.00 : Kurumsal riskler ve yönetimi: stratejik riskler-operasyonel riskler 14.00-15.00 : Risk uygulama çalışması 15.00-15.30 : Grup sunumları ve tartışma

BÖLÜM I. DEĞİŞEN MALİ YÖNETİM SİSTEMİ VE KURUMSAL YAPI

Türkiye: Değişen Mali Yönetim Sistemi Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Teori ve söylemde doğru adımlar Yönetsel ve mali sorumluluğun birleşmesi Stratejik Planlama, Performans Programları Performans Esaslı Bütçeleme Tahakkuk Esaslı Muhasebe Faaliyet Raporları İç Kontrol Sistemi ve İç Denetim Dış Denetim ve Sayıştay’ın denetim kapsamının genişletilmesi

Performans Değerlendirmesi Stratejik Plan Performans Programı Bütçe Bütçe Uygulaması Faaliyet Raporu Performans Değerlendirmesi Kurumsal Düzeyde Mali Yönetim Modeli Yılmaz, H. Hakan (2011), Sayıştay Başkanlığı Kurumsal Performans Denetimi Rehberi Çalışması

PROGRAM VE BÜTÇE UYGULAMASI Stratejik Plan Misyon Vizyon Stratejik amaçlar Stratejik hedefler Performans Programı Performans hedefleri Faaliyet/projeler Kaynak ihtiyacı Performans Göstergeleri Yatırım Programı Yatırım öncelikleri Sektör İlçe vb Kamulaştırmalar İdare Bütçesi Harcama birimleri Kaynak tahsisi Temel performans göstergeleri PROGRAM VE BÜTÇE UYGULAMASI Faaliyet Raporu Faaliyet/proje sonuçları Performans hedef ve gerçekleşmeleri Performans göstergeleri hedef ve gerçekleşmeleri Sapma ve nedenleri Öneriler Denetim ve Değerlendirme Uygunluk Denetimi Performans Denetimi Performans Değerlendirmesi Meclis Hesap verme sorumluluğu 7

Iı. İç KONTROL sistemi ve yapısı

İç Kontrol Değişen Kavramsal Çerçeve Geleneksel kontrol yaklaşımı Amaca yönelik yönetim anlayışı ile geliştirilen kontrol yaklaşımı Yönetimsel sorumluluğunun etkinleştirilmesi ve güçlendirilmesi temel amaç. İç kontrol denetim değil…

İç Kontrolü Anlamak:Bazı Sihirli Sözcükler Makul güvenceyi sağlama arayışı… Kurallara/mevzuata uyma: uygunluk… Etkinlik ve etkililik: önemli bir sorun alanı… Güvenilirlik: mali raporlama, hesap verebilirlik Varlıkları koruma: sahip olabiliyor mu? Kamu kaynağı: bize emanet… İç kontrolün bir süreç olması… Misyonu gerçekleştirme doğrultusunda faaliyetleri sürdürme Riskleri görebilme ve önlem alabilme yeteneği

Kamu mali yönetimi ve mali kontrol Kamu malî yönetimi: Kamu kaynaklarının tanımlanmış standartlara uygun olarak etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlayacak yasal ve yönetsel sistem ve süreçleri, Malî kontrol: Kamu kaynaklarının belirlenmiş amaçlar doğrultusunda, ilgili mevzuatla belirlenen kurallara uygun, etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak için oluşturulan kontrol sistemi ile kurumsal yapı, yöntem ve süreçleri,

Kavramların İlişkisi Yılmaz, H. Hakan, Haziran 2014, KALKINMA BAKANLIĞI, STRATEJİK YÖNETİMDE KAPASİTE GELİŞTİRME PROJESİ, Stratejik Plan Uygulamasında İzleme ve Değerlendirme,

İÇ KONTROL: KAVRAMSAL ÇERÇEVE İç kontrol, kamu idarelerine tahsis edilen kaynakların: stratejik plan ve performans programlarıyla belirlenen amaç ve hedefler doğrultusunda, mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması, varlık ve kaynakların korunması, yolsuzluk ve usulsüzlüklerin önlenmesi, zamanında, doğru ve güvenilir bilgi üretilmesi konularında yeterli güvence sağlayan bir yönetim aracı olarak tanımlanmaktadır.

İç Kontrol ve Dünya Üniversiteleri (1) Seçilmiş dünyanın en iyi 5 üniversitesine yakından bakıldığında (Cambridge, Oxford, Harvard, New York State, California): İç kontrolü anlama, kurum içi algılama Yönetim ve personel odaklı İç kontrole ilişkin yasal düzenlemeler ve kabul edilen standartlar Günlük faaliyetlerin bir parçası İç kontrole ilişkin politikalar Risk yönetimi ve risk yönetimi politikaları İç kontrolün programlar ve programları hayata geçirecek adımlar suretiyle yönetimi Riskler ve kontrolü dengeleme

İç Kontrol ve Dünya Üniversiteleri (2) Dünya üniversitelerde öne çıkarılan temalar: New York Üniversitesi: Yönetim Politikaları ve İç Kontrol California Üniversitesi: İç Kontrolü Anlamak Harvard Üniversitesi: İç Kontrol Politikası Oxford Üniversitesi: İç Kontrol Çerçevesinde Risk Yönetimi Cambridge Üniversitesi: Risk Yönetimi Görüldü ki sürekli gelişen bir süreç. Bürokratize etmekten çok kurum içinde günlük yaşamın bir parçası olarak sistematize etme….

Türkiye’de Üniversiteler için neden iç kontrol daha önemli? Beşeri sermaye ekonomik büyüme ilişkisi Bilimsel araştırmalar ve bölgesel, uluslararası rekabet gücü Topluma hizmet ve yön verme Büyük üniversitelerin kamusal fonksiyonundaki farklılaşma Sayıları hızla artan bir yüksek öğretim sistemi Değişen mali yönetim sistemi ve uyum problemi

Üniversiteler Yükseköğretim kurumlarının faaliyetleri sonucu elde edilen temel sonuçlar (outcomes): Eğitimin sürdürülmesi ve iyileştirilmesi Beşeri sermayenin geliştirilmesi ve Ekonomik büyümenin sağlanması Bilimsel araştırmaların geliştirilmesi Bilimsel araştırmaların sürdürülmesi Buluşlar, patentler Öğrenciye sosyal hizmet Topluma hizmet Sağlık hizmetlerinin sunumu Kültürel yapının gelişimine katkı sağlanması Diğer alanlar Ekonomik büyüme araştırma ilişkisi

İç Kontrol: 5018’le gelen yasal çerçeve 5018 sayılı kanun ve buna ilişkin ikincil mevzuat, COSO modelini esas alan bir iç kontrol sisteminin kurulmasını hedeflemiştir. Kanunun 55 inci maddesinde iç kontrol;. “ İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür.

İç Kontrol Sorumluluğu İç kontrol; idarede ayrı bir birim veya görev olmayıp, yönetim işleviyle birlikte mevcut sistemlerin ayrılmaz bir parçası niteliğindedir. İç kontrolün kapsamına idarenin bütün birimlerindeki mali ve mali olmayan her türlü faaliyet, karar ve işlem dâhildir. Bu nedenle, tüm harcama birimlerimiz iç kontrol eylem planının oluşturulmasında, revize edilmesinde ve iç kontrol eylem planının hayata geçirilmesinde üzerlerine düşen görevleri yerine getirmeleri beklenmektedir. Üst yönetici: (Rektör)idarede yeterli ve etkili bir iç kontrol sisteminin kurulmasını sağlamak, işleyişi izlemek ve gerekli tedbirleri alarak geliştirmek. Birim daire başkanları/müdürleri (harcama yetkilileri): Birimlerinde etkili bir iç kontrol sistemi oluşturmak, uygulamak ve geliştirmek. Strateji Birimi : İç kontrol sisteminin kurulması çalışmalarını başlatmak, bu amaçla çalışmaları koordine etmek ve teknik destek sağlamak. İç denetçiler: İç kontrol sistemine ilişkin tasarım ve uygulamaların uygunluğunu ve yeterliliğini değerlendirmek ve geliştirilmesi için öneriler sunmak.

İç Kontrolün Dört Temel Hedefi ve Beş Bileşeni: Kısa Bir Giriş İç kontrol dört genel hedef üzerine kurulmuştur (INTOSAI): Hesap verme sorumluluğu (raporlama), Uygunluk (yasalara ve yönetmeliklere), Faaliyetler (düzenli, etik kurallarına uygun, ekonomik, verimli ve etkin), Kaynakları koruma. Dört hedefi hayata geçirmeye yönelik beş bileşen (COSO, INTOSAI) Kontrol ortamı: Kurumun iş görme biçimi Risk değerlendirme: Hedeflere ulaşma ve riskler Kontrol faaliyetleri: Politikalar ve prosedürler Bilgi ve iletişim: Bilgilendirme, iletişim İzleme: Değerlendirme ve denetim

İç Kontrolün 4 Hedefi, 5 Bileşeni ve Kurumsal Yapı: İç Kontrol Matrisi

İÇ KONTROL: YÖNETİM ARACI Bu çerçevede iç kontrol sisteminin oluşturulması çalışmaları, mevzuatın beklentilerinin karşılanmasından çok daha fazla anlam ifade etmekte, idarenin faaliyetlerine değer katan yönetim araçlarının geliştirilmesi fırsatı olarak değerlendirilmektedir.

İç Kontrol Zayıflığı Nelere Yol Açar? İsabetsiz yönetim kararları İtibar kaybı Varlıkların kaybı Kaynak kullanımında israf Hizmetlerde yetersizlik ve kalitesizlik Yolsuzluk ve usulsüzlük

İç Kontrol Mevzuatı İç kontrol konusunda güçlü bir mevzuat alt yapısı bulunmaktadır. Başlıca olanlarını sıralarsak: 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (24.12.2003 tarih ve 25326 sayılı Resmi Gazete) İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar (31.12.2005 tarih ve 26040 sayılı 3. Mükerrer Resmi Gazete) Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (18.02.2006 tarih ve 26084 sayılı Resmi Gazete) İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (12.07.2006 tarih 26226 sayılı Resmi Gazete) Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği (26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazete) Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi (04.02.2009 tarih, www.bumko.gov.tr -2014 yılında revize hali)

6085 Sayılı Sayıştay Kanunu MADDE 35- (1) Denetimin genel esasları şunlardır: a) Denetim; kamu idarelerinin hesap, mali işlem ve faaliyetleri ile iç kontrol sistemlerinin incelenmesi ve kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak kullanılmasının değerlendirilmesidir. MADDE 36- (1) Sayıştay denetimi, düzenlilik denetimi ve performans denetimini kapsar. (2) Düzenlilik denetimi; …… c)Mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin değerlendirilmesi, suretiyle gerçekleştirilir.

Kamu İç Kontrol Standartları Kamu İç Kontrol Standartları COSO modeli, INTOSAI Kamu Sektörü İç Kontrol Standartları Rehberi ve Avrupa Birliği İç Kontrol Standartları çerçevesinde belirlenmiştir. 5 Bileşen 18 Standart 79 Genel Şart

GENEL YAPI BİLEŞEN (5) STANDART (18) ŞART (79) FAALİYETLER (?) (Bizden Beklenen Kurumun iyi bir resmini çekip eylem planı hazırlamak)

Kamu İç Kontrol Standartları I. Kontrol ortamı standartları Etik değerler ve dürüstlük Misyon, organizasyon yapısı ve görevler Personelin yeterliliği ve performansı Yetki devri II. Risk değerlendirme standartları Planlama ve programlama Risklerin belirlenmesi ve programlanması III. Kontrol faaliyetleri standartları Kontrol stratejileri ve yöntemleri Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Görevler ayrılığı Hiyerarşik kontroller Faaliyetlerin sürekliliği Bilgi sistemleri kontrolleri IV. Bilgi ve iletişim standartları Bilgi ve iletişim Raporlama Kayıt ve dosyalama sistemi Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi V. İzleme standartları İç kontrolün değerlendirilmesi İç denetim

İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı İÇ KONTROL BİLEŞENLERİ STANDART KODU STANDART ADI GENEL ŞART SAYISI BELİRLENEN EYLEM SAYISI KONTROL ORTAMI 1 Etik değerler ve dürüstlük 6 2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler 7 3 Personelin yeterliliği ve performansı 8 4 Yetki devri 5 RİSK DEĞERLENDİRME Planlama ve programlama Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi KONTROL FAALİYETLERİ Kontrol stratejileri ve yöntemleri Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi 9 Görevler ayrılığı 10 Hiyerarşik kontroller 11 Faaliyetlerin sürekliliği 12 Bilgi sistemleri kontrolleri BİLGİ VE İLETİŞİM 13 Bilgi ve iletişim 14 Raporlama 15 Kayıt ve dosyalama sistemi 16 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi İZLEME 17 İç kontrolün değerlendirilmesi 18 İç denetim TOPLAM   79

Namık Kemal Üniversitesi: İKUEP İÇ KONTROL BİLEŞENLERİ STANDART KODU STANDART ADI GENEL ŞART SAYISI BELİRLENEN EYLEM SAYISI KONTROL ORTAMI 1 Etik değerler ve dürüstlük 6 5 2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler 7 4 3 Personelin yeterliliği ve performansı 8 9 Yetki devri RİSK DEĞERLENDİRME Planlama ve programlama Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi KONTROL FAALİYETLERİ Kontrol stratejileri ve yöntemleri Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Görevler ayrılığı 10 Hiyerarşik kontroller 11 Faaliyetlerin sürekliliği 12 Bilgi sistemleri kontrolleri BİLGİ VE İLETİŞİM 13 Bilgi ve iletişim 14 Raporlama 15 Kayıt ve dosyalama sistemi 16 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi İZLEME 17 İç kontrolün değerlendirilmesi 18 İç denetim TOPLAM   79 48

Eylem Planı Formatı I-KONTROL ORTAMI STANDARTLARI Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı Sonuç Tamamlanm a Tarihi Açıklama KOS 1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. KO S 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır.

İç Kontrol çalışmalarında yöntem ve organizasyon Üst yönetici (yazılı talimatlandırma) İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu (Kurulun Oluşturulması) İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu (Kalite ekibi ile birlikte) Sekretarya ve koordinasyon görevi (mali hizmetler birimi) İç denetim

İç Kontrol çalışmalarında yöntem ve organizasyon Mevcut durum analizi Standartlarla karşılaştırma Boşluk analizi Uyum Eylem Planı makul güvence sağlandığı durum Makul güvencenin sağlanmadığı durum Eylem Sonraki döneme bırakılması İzleme ve Değerlendirme

I.BİLEŞEN : KONTROL ORTAMI

I.Bileşen : Kontrol Ortamı Kontrol ortamının temel unsuru “kurum” ve “insan”dır. Kişisel ve mesleki dürüstlük ilkeleri Yönetimin ve personelin etik değerleri benimsemesi Üst yönetimin iç kontrole yönelik destekleyici tutumu Kurumsal (organizasyonel) yapı Personelin mesleki yeterliliği ve performansı İnsan kaynakları politikaları ve uygulamaları Yönetim felsefesi ve iş yapma tarzı Kontrol ortamı; uygun teşkilatlanmış, görev, yetki ve sorumluluklar tanımlanmış bir kamu idaresinde kamusal faaliyetlerin, yetkin ve dürüst yönetici ve personel tarafından yürütülmesine ilişkin standartları kapsar.

Kamu İç Kontrol Standartları I. Bileşen: Kontrol Ortamı Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Etik Değerler ve Dürüstlük Standardına ilişkin temel sorular? Yöneticilerden beklenen başlıca etik davranışlar nelerdir? Personelden beklenen başlıca etik davranışlar nelerdir? Başlıca etik dışı davranışlar belirlenmiş midir? Etik davranış kurallarının bilinmesini ve benimsenmesini sağlayacak yöntemler geliştirilmiş midir? Etik dışı davranışların bildirilmesi ve sonuçlandırılmasına ilişkin açık prosedürler tanımlanmış mıdır? Ek iç dökümanlar….Etikle ilgili mevzuat var…ama bunlar geneli bunun belediye özeline dönüşme4si ve uygulanabilir forma dönüştürülmesi…

Kamu İç Kontrol Standartları I. Bileşen: Kontrol Ortamı Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. Misyon, organizasyon yapısı ve görevlere ilişkin temel sorular Stratejik Planlama Kılavuzu çerçevesinde belirlenmiş yazılı bir misyon var mıdır? Misyonun tüm personel tarafından bilinmesi ve benimsenmesini sağlayan bir yöntem geliştirilmiş midir? Birimlerin (mümkünse en alt düzey birime kadar) görev, yetki ve sorumlulukları yazılı olarak belirlenmiş midir? Birimlerin görev tanımları ile misyon arasında bir uyumsuzluk var mıdır? Teşkilatlanmaya ilişkin düzenlemeler, hesap verme mekanizmalarını ve raporlama kanallarını içeriyor mu? Kanunlarda verilen sorumlulukların hangi birimlerde yapılacağı konusu…Birim yönergelerinin çıkarılması…..

Kamu İç Kontrol Standartları I. Bileşen: Kontrol Ortamı Misyon, organizasyon yapısı ve görevlere ilişkin temel sorular Birimlerde görevli her personel için yazılı görev tanımı var mıdır? Birim & Alt birim Görev adı (veya unvan adı) Temel yetki, görev ve sorumluluklar Görev için gerekli beceri ve yetenekler Diğer görevlerle ilişkisi Onay bölümü ve personele tebligata ilişkin bölüm Hassas görevler yazılı olarak belirlenmiş midir? İdarenin hedeflerini etkileyebilecek önemli kararlar Gizli bilgilere düzenli erişim Mali değeri yüksek olan iş ve işlemlerle ilgili görevler Yüksek seviyede özel uzmanlaşma gerektiren görevler İdarenin itibarını olumsuz etkileyecek durumlar Hassas görevlerin belirlenemsive buna ilişkin bröşür hazırlanması.. Kurumun itibarını etkileyecl şeyler..buna ilişkin ilk günkü mülakatlar da sorgulama…idarenin normal kontyrol prosedürüne emanet edilemeyecek işler..

Kamu İç Kontrol Standartları I Kamu İç Kontrol Standartları I. Bileşen: Kontrol Ortamı Misyon, organizasyon yapısı ve görevler

Kamu İç Kontrol Standartları I. Bileşen: Kontrol Ortamı Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Personelin yeterliliği ve performansına ilişkin standartla ilgili temel sorular Birimlerin görev tanımlarından yola çıkılarak iş analizleri yapılmış mıdır? İş analizlerinden yola çıkılarak yönetici ve personelde aranacak nitelikler her unvan ya da görev için belirlenmiş midir? Maliyet fayda analizleri çerçevesinde kadrolar belirlenmiş midir? İhtiyaca uygun kişilerin seçimini sağlayacak güvenilir işe alım süreçleri belirlenmiş midir? Şimdi personele geçiyoruz (kurumdan sonra)

Kamu İç Kontrol Standartları I. Bileşen: Kontrol Ortamı Personelin yeterliliği ve performansına ilişkin standartla ilgili temel sorular Eğitim stratejisi ve prosedürleri belirlenmiş midir? Eğitim ihtiyacı anketleri Eğitim programları (Teorik ve Uygulamalı) Yurtdışı eğitim ve stajlar Eğitim sonu değerlendirmeleri Kişisel gelişimi destekleyen konferans, çalıştay vb. çalışmalara katılım Kariyer geliştirme ve liyakat sistemine ilişkin prosedürler belirlenmiş midir? Yükselme/Başarı kriterleri Personel performans göstergeleri Kariyer planlamaları Ödül mekanizmaları Düşük performans kararının hangi verilere dayandırılacağının belirlenmesi ve bunun bütün çalışanlara duyurulması Göreve son verme kriterlerinin açık olarak belirlenmesi ve personele bu kriterlerin duyurulması

Kamu İç Kontrol Standartları I. Bileşen: Kontrol Ortamı Standart: 4. Yetki Devri İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. Yetki devri standardına ilişkin temel sorular Karar alma ve iş süreçleri çerçevesinde, ilgili mevzuat da dikkate alınmak suretiyle, yetki kullanımlarının envanteri çıkarılmış mıdır? İdari kararların veya işlemlerin hangi idari makam veya personel tarafından alınabileceği ya da yapılabileceği yazılı olarak belirlenmiş midir? Yetki devri yapılacak yöneticide aranacak nitelik ve deneyim her durum için yazılı olarak belirlenmiş midir? Yetkiyi devralanların, yetki devredenlere belirli dönemlerde uygun formatta rapor vermelerine ilişkin prosedürler belirlenmiş midir? Genel düzenlemede kuruma verilen yetkilerde kurumda kim bu işten sorumlu…bu yetkiyi kim kullanacak? Yetkşi bell değilse sorumlu belli değil..insiyatif alamama sorunu burada giderilmiş oluyor? Yetki kullanımlarının bir envanterinin çıkarılamsı gerekiyor…birimlerden bekeldiğimiz yetki kullanımına ilişkin ana alanları birimler belirlesin, biz bunun üzerinden geçip bir yetki ve yetki devir yönergesi çıkaracağız..

II.BİLEŞEN : RİSK DEĞERLENDİRME

Kamu İç Kontrol Standartları II. Bileşen: Risk Değerlendirmesi Standart 5. Planlama ve Programlama İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. Planlama ve Programlama standardına ilişkin temel sorular İdare, misyon ve vizyonunu oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamış mıdır? İdare, yürüteceği program, faaliyet ve projelerini, bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalı İdare, stratejik planına ve performans programına uygun olarak bütçe hazırlamış mıdır? Yöneticiler, faaliyetlerin stratejik plan ve performans programına uygunluğunu izlemek amacıyla uygun bir prosedür belirlemiş midir?

Kamu İç Kontrol Standartları II. Bileşen: Risk Değerlendirmesi Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. Risk; amaç ve hedeflere ulaşmayı engelleyebilecek bir olayın ortaya çıkma ihtimalidir. Risk Yönetim süreci Risklerin Tespit Edilmesi Risklerin Değerlendirilmesi Risklere Cevap Verilmesi Risklerin Gözden Geçirilmesi ve Raporlanması Fen iş

Kamu İç Kontrol Standartları II. Bileşen: Risk Değerlendirmesi Risklerin ölçülmesi-Risk Haritası etki Yüksek Etki Düşük Olasılık Yüksek Etki Yüksek Olasılık Düşük Etki Yüksek Olasılık Düşük Etki Düşük Olasılık Amaç kırımız alanın yakalanması ve yönetilmesi…. olasılık

Kamu İç Kontrol Standartları II. Bileşen: Risk Değerlendirmesi Riske cevap verilmesi Riske Cevap Verme Yöntemleri Kabul Etmek Kontrol Etmek Devretmek Kaçınmak Fırsatları Değerlendirme

III. BİLEŞEN KONTROL FAALİYETLERİ

Kamu İç Kontrol Standartları III. Bileşen: Kontrol Faaliyetleri Standart 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Standart 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. Standart 9. Görevler ayrılığı Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Standart 10. Hiyerarşik kontroller Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. Standart 11. Faaliyetlerin sürekliliği İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Standart 12. Bilgi sistemleri kontrolleri İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. Bilgi işlemin kontrol standartları….

Kamu İç Kontrol Standartları III. Bileşen: Kontrol Faaliyetleri Kontrol faaliyetlerinin sınıflandırılması Önleyici Kontroller Düzeltici Kontroller Yönlendirici Kontroller Tespit Edici Kontroller

IV. BİLEŞEN: BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI

Kamu İç Kontrol Standartları IV. Bileşen: Bilgi ve İletişim Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkân verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar. Standart 13. Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. Standart: 14. Raporlama İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dâhil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.

Kamu İç Kontrol Standartları IV. Bileşen: Bilgi ve İletişim Bilgi Yönetimi bilgi ihtiyacının planlanması, bilginin kurum içi veya kurum dışı kaynaklardan elde edilmesi, sınıflandırılması, depolanması, yorumlanmak üzere ilgili yerlere, doğru zamanda gönderilmesi güncellenmek üzere gözden geçirilmesi imha edilmesi sürecidir.

Kamu İç Kontrol Standartları IV. Bileşen: Bilgi ve İletişim İletişim, kişiler ve/veya idareler arasında, hizmet sunumu, kararları destekleme ve paylaşma, faaliyetleri yürütme ve koordine etme gibi amaçlarla yapılan bilgi değişimidir. Raporlama İdareler, politikaları, programları, faaliyet ve projelerine ilişkin mali ve mali olmayan bilgileri ve sonuçları yazılı veya sözlü olarak ilgili kişi ve mercilere, belirli zamanlarda raporlamalıdır. Bu kapsamda, idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmelidir.

Kamu İç Kontrol Standartları IV. Bileşen: Bilgi ve İletişim Bilginin kullanılması ve paylaşımı Kurumsal bilginin paylaşımı, o bilginin sorumlularına ulaştırılması, tepkilerin alınması ve değerlendirilmesi, yorumlanması ve tekrar sorumlularına iletilmesinden oluşan bir döngüdür. Bilginin gözden geçirilmesi İdareler bilginin planlanması, oluşturulması, toplanması, belirlenmesi, tanımlanması, bilgiye erişim ve kullanım gibi bilgi yönetiminde yer alan temel süreçleri periyodik olarak değerlendirmeli ve sonuçlar yöneticilerle paylaşılmalıdır. Bilgi güvenliği Hangi formda olursa olsun, bilginin mutlaka uygun bir şekilde güvenliği sağlanmalıdır. Veri bütünlüğünün korunması, Yetkisiz erişimin engellenmesi, Mahremiyet ve gizliliğin korunması, Sistemin devamlılığının sağlanmasıdır.

Standart 14: Raporlama İdarelerde raporların, Kim tarafından Ne sıklıkta ve ne zaman hazırlanacağı Kime sunulacağı Dayanağı Raporlama ilkeleri açıkça belirlenmiş ve personele duyurulmuş olmalıdır.

V. BİLEŞEN: İZLEME STANDARTLARI

Kamu İç Kontrol Standartları V. Bileşen: İzleme İzleme, idarenin amaç ve hedeflerine ulaşma konusunda iç kontrol sisteminin beklenen katkıyı sağlayıp sağlamadığının iç kontrol standartlarına uyum çerçevesinde değerlendirilmesi ve sistemin iyileştirmeye açık alanlarına yönelik eylemlerin belirlenmesidir. Standart 17. İç kontrolün değerlendirilmesi İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. Standart 18. İç denetim İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır.

İZLEME Kim sorumludur? Üst yönetici Mali hizmetler birimi İç denetçiler Harcama yetkilileri İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu

İZLEME Neden gereklidir ? İç kontrol sistemine ilişkin sorunları zamanında tespit edip giderebilmeye, Karar alma sürecinde kullanılmak üzere daha doğru ve güvenilir bilgi üretmeye, Doğru ve zamanında mali tablolar hazırlamaya, İç kontrol sisteminin etkinliğini düzenli aralıklarla teyit etmeye, İç kontrol güvence beyanları için kanıt oluşturmaya, yardımcı olur.

YÖK KALİTE ÇALIŞMALARI VE İÇ KONTROL

B. KALİTE GÜVENCESİ SİSTEMİ “Kurum misyon ve hedeflerine nasıl ulaşmaya çalışıyor?” sorusuna yanıt oluşturmak üzere Kurumun, dış değerlendirme sonuçlarına göre süreçlerini nasıl iyileştirdiği; bu iyileştirme faaliyetlerinin etkilerinin kurumun işleyiş ve iş yapış yöntemlerine nasıl yansıdığı (kısacası iyileştirme çevrimlerinin nasıl kapatıldığı [Planlama, Uygulama, Kontrol Etme ve Önlem Alma (PUKÖ) döngüsü)] 1. Kurumun misyon, vizyon, stratejik hedefleri ve performans göstergelerini belirlemek, izlemek ve iyileştirmek üzere kullandığı tanımlı bir süreci bulunmalıdır.   1.10 Kurumda uygulanan stratejik yönetim ile bütçe izleme, iç kontrol, iç denetim gibi uygulamalar nasıl entegre edilmektedir?

KALİTE GÜVENCESİ; Bir yükseköğretim kurumunun veya programının, iç ve dış kalite standartları ile uyumlu kalite ve performans süreçlerini tam olarak yerine getirdiğine dair güvence sağlayabilmek için yapılan tüm planlı ve sistemli işlemleri ifade eder. (eğitim, araştırma ve idari hizmetler)

YÖK Kalite Kurulu Kurulunun oluşturulması(2015) Üniversitelerin değerlendirmeden geçmesi Yasal statüye kavuşması ve özel bütçeli idare olması (2017)

Ç. ARAŞTIRMA, GELİŞTİRME ve TOPLUMSAL KATKI C. EĞİTİM - ÖĞRETİM Kurumun eğitim-öğretim sürecinin değerlendirmesinin yapılması beklenmektedir. Eğitim-öğretim, kurumun sürekli gelişim odağı ile hedeflerinin ve bu hedeflerin kimler tarafından gerçekleştirileceğinin belirlendiği, eğitim-öğretim faaliyetlerinin gerçekleştirildiği, hedeflerin nitelik ve nicelik olarak izlenerek değerlendirildiği ve ulaşılan sonuçların kontrol edilerek ihtiyaç duyulan iyileştirmelerin yapıldığı bir süreç olarak ele alınmalıdır. Ç. ARAŞTIRMA, GELİŞTİRME ve TOPLUMSAL KATKI Kurumun araştırma sürecinin değerlendirmesinin yapılması beklenmektedir. Araştırma süreci kurumun sürekli gelişim odağı ile hedeflerinin ve bu hedeflerin kimler tarafından gerçekleştirileceğinin belirlendiği, araştırma faaliyetlerinin gerçekleştirildiği, hedeflerin nitelik ve nicelik olarak izlenerek değerlendirildiği ve ulaşılan sonuçların kontrol edilerek ihtiyaç duyulan iyileştirmelerin yapıldığı bir süreç olarak ele alınmalıdır.

D. YÖNETİM SİSTEMİ 1. Yönetim ve İdari Birimlerin Yapısı; Kurum, stratejik hedeflerine ulaşmayı nitelik ve nicelik olarak güvence altına alan yönetsel ve idari yapılanmaya sahip olmalıdır. Yönetim kadrosu gerekli yapıcı liderliği üstlenebilmeli, idari kadrolar gerekli yetkinliğe sahip olmalıdır. 1.2 İç kontrol eylem planı hazırlama süreci nasıldır? Bu eylem planlarının izlenmesi ve değerlendirilmesi süreçleri nasıl yürütülmektedir?

D. YÖNETİM SİSTEMİ 2. Kaynakların Yönetimi; Kurum; insan kaynakları, mali kaynakları ile taşınır ve taşınmaz kaynaklarının tümünü etkin ve verimli kullandığını güvence altına almak üzere bir yönetim sistemine sahip olmalıdır. (İlan edilmiş yönetim sistemi belgesi) 3. Bilgi Yönetimi Sistemi; Kurum, yönetsel ve operasyonel faaliyetlerinin etkin yönetimini güvence altına alabilmek üzere gerekli bilgi ve verileri periyodik olarak toplamalı, analiz etmeli ve süreçlerini iyileştirmek üzere kullanmalıdır.   4. Kurum Dışından Tedarik Edilen Hizmetlerin Kalitesi; Kurum, dışarıdan aldığı destek hizmetlerinin uygunluğunu, kalitesini ve sürekliliğini güvence altına almalıdır. 5. Kamuoyunu Bilgilendirme; Kurum, eğitim-öğretim programlarını ve araştırma-geliştirme faaliyetlerini de içerecek şekilde tüm faaliyetleri hakkındaki bilgileri açık, doğru, güncel ve kolay ulaşılabilir şekilde yayımlamalı ve kamuoyunu bilgilendirmelidir. 6. Yönetimin Etkinliği ve Hesap Verebilirliği; Kurum, yönetim ve idari kadroların verimliliğini ölçüp değerlendirebilen ve hesap verebilirliklerini sağlayan yaklaşımlara sahip olmalıdır. Kurum, eğitim-öğretim programlarını ve araştırma-geliştirme faaliyetlerini de içerecek şekilde tüm faaliyetleri hakkındaki bilgileri açık, doğru, güncel ve kolay ulaşılabilir şekilde yayımlamalı ve kamuoyunu bilgilendirmelidir.