Alım/Satım Prosedürleri Ürünlerin alımı, işlenmesi ve ihracatı genellikle İKS operatörünün sorumluluğundadır, ama başka bir organın (örn. işleyici) çiftliğin kapısından itibaren tüm ürün akışının sorumluluğunu üstlenmesi de mümkündür. (“proje organizasyonu” bölümüne bakınız) Satın alma prosedürleri ürünün yalnızca sertifikalı çiftçilerden alındığını temin eder. İşleme sistemine giren ürün hala sertifikalı organik kabul edilir ve bulaşmaya veya sertifikasız ürünlerle karışmasına karşı korunmalıdır.

Alım/Satım Seçenekleri Ürünlerin alınmasında ve satılmasında birçok farklar vardır. Tüm gerekliliklerin yerine getirildiğini temin etmekten İKS operatörü sorumludur. Çiftçiler satın alma görevlisine direk olarak çiftlik girişinde satış yapabilirler. Çiftçiler ürünleri kendileri bir satın alma merkezine sevk edebilirler. İki seçeneğin birleşimi.

Alım/Satım Prosedürleri ve Dokümantasyonu Satın alma prosedürleri (Çiftçiden) Satın alma Dokümantasyonu Satın alma noktaları hazırlayın/kurun (tartı, çiftçi listesi, nakit para, fatura defteri) Satın alma görevlisi her çiftçinin kimliğini ve organik statüsünü kontrol eder. Satın alma listesi veya (resmi) Sertifikalı Çiftçiler Listesi (çiftçinin statüsünü kontrol) Satın alma görevlisi çiftçilerin ürünlerinin kalitesini kontrol eder, ve tartar veya satar. Satın alma listesi – satın alınacak malın miktarının, çiftçinin adının, tarihin, ve organik kalitenin girilmesi. Para ödenir ve fatura kesilir. Fatura hazırlanır – çiftçinin detayları, tarih, miktar, kalite ve fiyat. Ara depolama. Çuvalların etiketlenmesi (organik kod/lot); güncel stok kayıtlarının tutulması. Yükleme. Seçime bağlı dokümanlar: Satın Alma listesinin kopyasıyla beraber bir sevkıyat notu İşleme tesisine teslim – satın alma listesiyle sevkıyatın kontrolü. Seçime bağlı dokümanlar :. Depo yöneticisi satın alma listesini imzalar.

Örnek Satın Alma Listesi Satın alma dokümantasyonu için önemlidir: Belirtilen organik kalite miktar çiftçi adı ve kod numarası Çiftçi bir fatura alsın Ürünün adı (eğer farklı ürünlerse)

Satın alma sırasında hatalar nasıl önlenir Satın alma sürecinin düzgün yönetildiğinden emin olmak içim, İKS satın alma görevlileri veya anlaşmalı elemanlar: Satın almayı düzgün yürütebilmek için yeterli sayıda eleman olduğundan emin olmalıdır. İdeal olarak en az iki kişi çalışmalıdırlar. Biri ürünü değerlendirir tartar, diğeri ayrıntıları kaydeder, ödemeyi yapar. İKS kadrosu tarafından yakından denetlenmelidirler. Satın alma kadrosunun eğitimli olduğundan ve işlerini nasıl yapacaklarını bildiklerinden emin olmalıdırlar. Kadro yılda en az bir eğitim almalı, dokümanlara, ve ürünlerin verilerini kayıt ve rapor etme prosedürlerine yapılan değişikliklerle bilgilerini güncellemelidir.

Ürün Akış Kontrolü Ürün akışı, bir ürünün işleme, elden geçirme, ve depolamanın farklı aşamalarından geçerken hareketini izlemek/göstermek için kullanılan bir terimdir. Satın alma merkezi Merkez depo Taşeron işleyici Çiftlik İhracat

Sorumlu kim? Çiftlikten ihracata ürün akışını İKS yönetmeli ve kontrol etmelidir. Buna alternatif olarak, İKS operatörünün sorumluluğu, ürünün işleyici veya satıcıya satıldığı noktada bitebilir. Bu durumda işleyici veya satıcı, işleme kriterlerine uyumu temin etmek için gerekli prosedürlere sahip olmalı ve bireysel olarak sertifikalı olmalıdır. Satın almam merkezi Merkez depo Taşeron işleyici İhracat Çiftlik İKS operatörü Satın alan işleyici veya satıcı

Sizin Ürün Akışınız Ürün akışınızın farklı aşamalarını kutucuklarla gösterin ve oklarla hareketi belirtin ve gerekirse açıklamalar yazın

Örnek Ürün Akışı: Karabiber (genel) Çiftlikte paketleme/depolama Çiftçi hasat eder Çiftlikte kurutma Ürünün çiftçi tarafından toplama merkezine sevk edilmesi Depoya sevkıyat Toplama Depo: saklama ve sağlama (daha büyük partilerle birleştirme) İşleme ve paketleme İhracat: konteynerin doldurulması, sevkıyat

Ürün Akışı Örneği: Hindistan’da biber (riskli) 1 Çiftlikte Paketleme/depolama Çiftçi hasat eder Çiftlikte kurutma Kalite özellikleri (olgun) Karıncalara karşı pestisit kullanımı Böceklere veya diğer hayvanlara karşı herhangi bir koruma Birlikte ekim ekinlerinde girdi kullanımı Bir şeyin bulaştığı toplama çantaları Organik ve tampon bölge ekinlerinin karışması Kurutma alanının ilaçlanması Hijyenik bulaşma Ürün kalitesi Karışma (diğer çiftliklerin kuru ürünleri, ortak kurutma) Bulaşma (yolda kurutma, püskürtme yapan çiftliğe yakınlık, malarya önleme programı) Herhangi bir yardımcının, malzemenin kullanılması Bulaşmaya maruz kalan çantalar Etiketli Geçen yılın stokuyla karışma (statüsü farklı Ürün Kalitesi Depo zararlı kontrolü

Ürün Akışı Örneği: Hindistan’da biber (riskli) 2 Çitçinin ürünü satın alma merkezine sevkıyatı Toplama Depoya sevkıyat Sertifikasız ürün eklenmesi Ortak taşıt – karışma? Düzgün etiketleme / önceden etiketlenmiş çuval işe yarar mı? Veya çiftçilerin sevkıyatından kaçının? Tek çiftçi birkaç kişi için sevk etsin Tartma, yanlış veri girilmesi Kayıtsız/cezalı çiftçiler sevk ediyor Satın alma görevlisi çiftçilerin statüsünden haberdar değil Karışma Satın alma görevlisinin hilesi --> İki kişi bulundurun, iyi eğitimli --> Açık sistemler ve prosedürler --> etiketleme Bir önceki yükten bulaşma Gerekli dokümanların eksikliği Karışma Etiketleme Yanlış depoya sevk

Ürün Akışı Örneği: Hindistan’da biber (riskli) 3 Depo : Saklama ve birleştirme İşleme ve paketleme Mal sahibi mi taşeron mu? Kalitelerin karışması Birleştirmenin yanlış kayıt edilmesi etiketleme Tesis zararlı yönetimine fumigasyon dahil Ürün koruma maddeleri Deponun bir önceki kullanımından bulaşma - stok kayıtları - birleştirmenin işlem kaydı - organik işareti - palet sistemi (Yerde değil) Mal sahibi mi taşeron mu? Malzemeler/yardımcılar Depoyla aynı Makinalardan bulaşma Partilerin karışması Paketleme Materyali (mürekkep, yapıştırıcı, vb..) tüm girdi tedarikçilerinin sertifikasyonu : işlemeden önce ürün sertifikaları Dikkat: gelen ürünlerin kontrolü Tüm işleme aşamalarının sertifikasyonu --> temizlik --> açık tarifler ve işlem dokümantasyonuna sahip olun Tüm tariflerde değişiklikleri bildirin İhracat Belgesi (“organik” eksik) Konteyner (fumigasyon vb.) dolgusu nerede? Limanda depo, bulaşma riski var mı? Teftiş sertifikaları için başvuru Tedarikçi değişikliklerini sertifikasyon kurumuna ve müşteriye bildirin İhracat

Elden geçirmede asgari kurallar I Ürünün depolama, işleme ve elden geçme aşamalarının her birinde belirtilmesi. Örnekler: Özel ayrılmış konteynerler, organik için yalnızca tek renk, “organik” yazısı belirgin paket etiketleri Son ürün için farklı ambalaj (genellikle etikete konması gereken minimum bilgiler verilir) Kayıtlarda, sevkıyat kağıtlarında vb. “organik” olduğunun belirtilmesi Ürünlerin ayrı tutulması (sertifikalı ve sertifikasız) Örnekler: Özel ayrılmış işleme alanları Tesis boyunca organik ürün akışını gösteren oklar Özel ayrılmış depolar, depo bölgelerinin açıkça “organik” diye işaretlenmesi Özel ekipman Özel taşıt Ayrılma aynı makinalar, işleme alanları vb. kullanılmasına rağmen garanti edilebilir (daha sonra)

Elden geçirmede asgari kurallar II Ürünün veya dezenfekte deposunun ve proses alanlarının işlemi için herhangi bir yasaklanmış metot yoktur. Ürünlerin olduğu depo veya konteynerlerin fumigasyonu yoktur Ürünlerin iyonizasyon veya irridasyonu yoktur Tüm girdilerin beyanı Standartlara göre olası sorunların yönetilmesine ilişkin protokoller Depolama alanlarının zararlı böcek yönetimi, standartlara göre olmalıdır Zararlı böcek yönetim protokolü ve kayıtlar Olası sorunların değerlendirilmesi ve organik işlem opsiyonlarının yürütülmesi için olası zararlı böcek tiplerinin kontrol edilmesi

Organik Ürünlerin depolanması Depoyu temizleyin, depoda organik ürünleri koruyun Açıkça etiketlenmiş konteynerler Yalnızca Organik depo alanları Organik ürünlerin depolanması Organik zararlı kontrolü Taşeron depolar sözleşme kapsamındadır

Örnek: İşleme Aşamaları I Çiftlikte Hasat sonrası işlem kurutma Soyma- kabukları çıkarma kesme Çekirdeklerini çıkarma Türkiye’de meyva kurutulması Kahve çekirdeği çıkarılması Bolivya’da kahve kurutulması ve seçilmesi Çin’de çiftçinin yerinde çay işleme

Örnek: İşleme Aşamaları II Merkezi işleme tesisinde ve/veya taşeron işleyicide Yıkama/kurulama ayırma Harmanlama ve karıştırma Öğütme/kesme Kabuğunu veya çanağını çıkarma (örn kahvenin kuru işlemi) Çok malzemeli işleme (örn. yağda muz cipsi kızartmak) ambalajlama Filipinler’de muzları derecelendirmek ve ayırmak Yağda muz kızartmak Çin’de patates nişastasının paketlenmesi

Organik proses için önemli şartlar Ayırma ve Tanımlama - Proses süresince ayırma - Depolama & nakliye süresince ayırma - Tüm aşamalarda “organik” olarak etiketleme - Mümkünse lot numara sistemi Organik içerik maddeler ve proses yardımları - Sadece organik içerikler - Sadece izin verilen proses yardımları Dokümantasyon - Proces kayıtları - Depo kayıtları - Envanter kayıtları

İşleme sırasında ayırma nasıl temin edilir? Organik ve organik olmayan ürünlerin ayrı tutulmasının nasıl başarılacağının örnekleri: Yalnızca organik ürünleri işleyin Ayrı üretim çizgileri (örn. farklı işleme makinası) Organik ürünleri farklı zamanlarda işlemek, örn. yalnızca Pazartesi sabahları makinalar temizken Tüm işleme çok sıkı bir şekilde işlenen partilere göre düzenlenir İyi eğitimli personel Organik işleme sırasında sürekli gözetim

Organik İhracatın Önemli Yanları Organik Kakao Çekirdeği Ayırma Bulaşmayı önleme (fumigasyon vb.) Dokümantasyon SABA Çiftçi Derneği A Kasabası, Karnataka, Hindistan Organik Kakao Çekirdeği Lot N° 2003/25 paketlenme tarihi: 25.10.2003 IMO tarafından sertifikalı organik (EU & NOP) Etiketleme

AB’ye organik ihracatın bazı özellikleri Her sevk edilen mal/parti için sertifika İthalat İzinleri (Örnek olarak Alman izin belgesş verilmiştir)