2018-2019 Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği Bilgilendirme Toplantısı Erasmus Kurum Koordinatörlüğü 11.04.2018

GİTMEDEN ÖNCE YAPILACAKLAR

1. Ofisten gideceğiniz üniversiteye hitaben bir «Nomination» e-postası gönderilecektir. Yani sizin adınız ve gerekli bilgileriniz online olarak ya da e-posta ile karşı üniversiteye resmi olarak bildirilecektir.

2. Yerleştiğiniz Üniversitenin akademik takvimini inceleyin 2. Yerleştiğiniz Üniversitenin akademik takvimini inceleyin. Güz ve Bahar dönemlerinin başlangıç ve bitiş tarihlerini öğrenin. Buna göre işlemlerinizi planlayın.

3. Gideceğiniz ülkenin elçiliğini arayın veya internet sitesini araştırın ve karşı üniversitenin başlangıç tarihlerine göre vize başvurunuzu planlayın.

4. 25 yaş üstü öğrenciler pasaport harcından muaf olmak için koordinatörlükten yazı alıp defterdarlıkta onaylatmalılar. 25 yaş altı öğrenciler yazıya ihtiyaçları yoktur. Not: Gideceğiniz ülkenin ne kadar süre geçerli pasaport istediğine dikkat edin.

5. Karşı üniversiteden size bir kabul mektubu gelecektir 5. Karşı üniversiteden size bir kabul mektubu gelecektir. Bu kabul mektubunun orijinali vize işlemlerinde kullanmak üzere sizde kalmalıdır. Koordinatörlüğe bu belgenin bir kopyasını bırakarak «Vize yazısı» (Elçilik yazısı) isteyin.

6. Vize yazısını aldıktan sonra kabul mektubunuz ve elçiliğin istediği diğer belgeler ile elçiliğe başvuru yapabilirsiniz. -Sağlık Sigortası&AT11 belgesi -Konaklama belgesi -Mali destek vb.

7. Öğrenim anlaşması (Learning Agreement)

8. İmzalanan öğrenim anlaşmanızı tarayarak e-posta ile, istenirse orijinalini de acele postayla karşı üniversiteye gönderin. Sizin tarayarak gönderdiğiniz belgeyi, karşı üniversite imzalatarak size yine e-posta ile gönderir. Bu belgeyi Ofise teslim edin. %70 hibeniz bu belgedeki imzalar olmadan hesabınıza yatamaz. Bölüm koordinatörünüze belgenin bir kopyasını bırakmalısınız.

* Karşı üniversitede öğreniminize başlamadan önce öğrenim anlaşmanızdaki dersler değişecekse bu değişim işlemini öğrenim anlaşmasının «değişiklikler sayfası» üzerinde yapmalısınız. En baştan yeni bir anlaşma hazırlamamalısınız. Bölüm koordinatörünüzle yazışarak uygun dersleri belirlemelisiniz ve bunları «Changes» sayfasında belirtmeli ve belgeyi imzalatıp bize göndermelisiniz.

Ders değişikliği işlemi öğrenci gitmeden önce de yapılabilir * Ders değişikliği işlemi öğrenci gitmeden önce de yapılabilir. Değişiklik olacağı siz gittikten sonra ortaya çıkarsa, bu işlem 1 ay içinde yapılmalı ve güncel «changes sayfası» (öğrenci ve karşı taraftan imzalı) bölüm koordinatörüne e-posta ile gönderilmelidir.

10. Learning Agreement’ınızın imzalı kopyası size e-postayla geldikten sonra bir kopyasını ofise diğerini bölüm koordinatörünüze veriniz. Koordinatörünüz sizin için ‘Yönetim Kurulu Kararı’ çıkaracaktır. Bu kurul kararını kendi öğrenci işlerinizden alıp bir kopyasını koordinatörlüğe bırakınız.

11. Bu arada size mail ile bir online dil sınavı gelecektir 11. Bu arada size mail ile bir online dil sınavı gelecektir. Bu sınavda başarılı ya da başarısız olma durumu yoktur, sınavın amacı sizin gitmeden önce ve döndükten sonraki dil seviyenizi görmektir. Sınavları yapmak zorunludur. Öğrenci sınav sonucunu koordinatörlüğe sözleşme yapmadan önce getirmelidir.

12. Halkbank’tan euro hesabı açtırın 12. Halkbank’tan euro hesabı açtırın. Iban numaranızla birlikte koordinatörlüğe gelin. Hibe sözleşmesi yapıldıktan sonra %70 hibenizin hesabınızda aktarılma işlemi başlayacaktır.

DÖNMEDEN ÖNCE ve DÖNDÜKTEN SONRA YAPILACAKLAR

1. Karşı üniversitede öğreniminizi tamamlamadan önce oradan alacağınız ders notlarınızı belirten «Transcript of Records» adlı belgeyi dönmeden önce almaya çalışmalısınız. Siz döndükten sonra gönderilecek Transkript hibe işlemlerinizi yavaşlatır. Mümkünse Transkriptinizle birlikte dönmelisiniz.

2. Transkriptin bir nüshasını bölüm koordinatörünüze verip ‘After Mobility’ belgesini imzalatmalısınız. After Mobility belgesinin bir kopyası ile bölüm koordinatörü sizin yönetim kurulu kararınızı çıkaracaktır. Bu karar ve öğrenci işlerinden alacağınız yeni bir transkript koordinatörlüğe teslim edilmeli.

3. Dönmeden önce karşı kurumdan öğrenim tarih aralığınızı belirten bir «katılım sertifikası» almalısınız. Bu belge imzalı ve mühürlü olmalıdır. Bir örneği web sitemizde vardır, eğer karşı üniversitenin matbu bir sertifikası yoksa bunu da doldurtabilirsiniz.

4. Döndükten sonra Ofiste Pasaportunuzun giriş-çıkış mühürlerinin olduğu sayfaların fotokopisini çekeceğiz. Havaalanlarında bu mühürleri bastırmayı unutmayınız. Eğer mühür bastıramazsanız, uçuş kartlarınızın fotokopisini de alabiliriz. Bu yüzden gidiş-dönüş uçuş kartlarınızı kaybetmeyiniz.

5. Döndükten sonra size bir rapor gönderilecek bunu doldurup sistem üzerinden submit etmelisiniz.

6. OLS sınavının ikincisi dönüş yapacağınız ayın 15’inde gelmektedir 6. OLS sınavının ikincisi dönüş yapacağınız ayın 15’inde gelmektedir. Bu sınavı yapmalısınız.

* Evraklarınızı tamamladıktan sonra katılım sertifikanız ve pasaport giriş-çıkış tarihlerine göre %30 hibeniz hesaplanır ve hesabınıza yatar.

Hibeler Erasmus hibenizin %70 i gitmeden önce kabul mektubunuzda belirtilen tarihlere göre hesaplanır. %30 si ise döndükten sonra katılım sertifikası ve pasaporttaki tarihlere göre hesaplanır.

*Planlanan süreden daha az hareketlilik gerçekleştiren öğrencilerin kalan hibelerinden kesinti yapılır. * Hibeler öğrencinin kaldığı gün üzerinden hesaplanır.

Hibeler Karşı kurumdan aldığınız, öğrenim anlaşmanızda belirttiğiniz derslerin toplam kredisinin üçte ikisinden başarılı olmanız durumunda Erasmus hibenizde kesinti olmaz. Ancak daha az krediden başarılı olursanız %30 hibeniz kesilebilir. Bütün derslerden başarısız olmanız durumunda tüm hibenizin iadesi istenebilir.

Hareketlilikte Misafir Olunan Ülkeler Aylık Hibe Öğrenim (Avro) Ülke Grupları Hareketlilikte Misafir Olunan Ülkeler Aylık Hibe Öğrenim (Avro) Aylık Hibe Staj (Avro) 1. ve 2. Grup Program Ülkeleri Birleşik Krallık, Danimarka, Finlandiya, İrlanda, İsveç, İzlanda, Lihtenştayn, Lüksemburg, Norveç, Almanya, Avusturya, Belçika, Fransa, Güney Kıbrıs, Hollanda, İspanya, İtalya, Malta, Portekiz, Yunanistan, 500 600 3. Grup Program Ülkeleri Bulgaristan, Çek Cumhuriyeti, Estonya, Hırvatistan, Letonya, Litvanya, Macaristan, Makedonya, Polonya, Romanya, Slovakya, Slovenya, Türkiye 300 400

Gitmeden Önce Ofise Teslim Edilecek Belgeler Kabul Belgesi Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) Online Dil Sınav Sonucu Yönetim Kurulu Kararı Gitmeden Önce Ofisten Alınacak Belgeler Pasaport Yazısı (Pasaportunuz yoksa) Vize (elçilik) yazısı Erasmus Öğrenci Beyannamesi

Döndükten Sonra Ofise Teslim Edilecek Belgeler Notlar Katılım Sertifikası Transcript of Records ve After Mobility Pasaport giriş-çıkış sayfaları Rapor (online) Yönetim Kurulu Kararı OLS sınav sonucu Üniversitemizden alınan orijinal transkript.

Not İlk dönem hibeli olarak gidip ikinci dönem de öğrenimlerine devam etmek isteyen öğrencilerin dönem bitmeden önce ev sahibi kuruma danışmaları ve uygun bulunması durumunda “Ofise ve Bölüm koordinatörlerine” ulaşarak hibesiz olarak !! öğrenimlerine devam etmek istediklerini belirtmelidir.

Ofis görüşme saatleri Pazartesi 14:00-17:00 Salı 09:30-12:00 Çarşamba 14:00-17:00 Perşembe 09:30-12:00 Cuma 09:30-12:00 Acil durumlar dışında belirtilen saatler dışında işlem yapılmayacaktır.

Erasmus Kurum Koordinatörlüğü İLETİŞİM Tel: 202 2085 202 3856 e-posta: erasmus@gazi.edu.tr