2018-2019 ERASMUS+ PERSONEL HAREKETLİLİĞİ Bilgilendirme Toplantısı

Ulusal Ajans kimdir? Avrupa Komisyonu’nun Türkiye’deki EÜB sahibi üniversiteler ile iletişimini T.C. Avrupa Birliği Bakanlığı, Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı (Ulusal Ajans) sağlar. İletişim Bilgileri: www.ua.gov.tr Mevlana Bulvarı No:18 Balgat-Ankara

OIP Ortaklık Geliştirme ve Değişim Programları Ekibi Tüm ortaklık anlaşmaları ve değişim programlarını koordine eder. Üniversitemize gelen ve giden değişim öğrencileri ve giden personel için oryantasyon programları düzenler ve kaldıkları sürede karşılaştıkları, idari olarak çözülebilecek sorunları çözmeleri için yardımcı olur. Üniversitenin Ulusal Ajans ve diğer partner üniversiteler ile olan ilişkilerini yürütür ve onlara karşı olan sorumluluğunu yerine getirir.

PERSONEL HAREKETLİLİĞİ - STAFF MOBILITY (ST) Personel Hareketliliği faaliyeti 2 şekilde gerçekleştirilebilmektedir. 1.PersonelDersVerme Hareketliliği-Staff Mobility for Teaching Assignments (STA) 2.PersonelEğitimAlma Hareketliliği-Staff Mobility for Staff Training (STT)

Personel Ders Verme Hareketliliği Personel ders verme hareketliliği Türkiye’de ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda ders vermekle yükümlü olan bir personelin, program ülkelerinden birinde ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda öğrencilere ders vermesine ve ders vermeye ilişkin olarak karşı kurumla ortaklaşa akademik/eğitsel faaliyetler gerçekleştirmesine imkân sağlayan faaliyet alanıdır.

Personel Ders Verme Hareketliliği Personel ders verme hareketliliği kapsamında, program ülkelerinden birinde yerleşik bir işletmede çalışan personelin Türkiye’de ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda, öğrencilere ders vermek üzere davet edilmesi de mümkündür. İşletmeden ders vermek üzere davet edilecek personelin yurtdışında bir işletmede, eğitim merkezinde, araştırma merkezinde, ya da işletme tanımına uyan diğer bir kuruluşta istihdam edilmiş olması gerekmektedir. Bu çerçevede, uygun bir işletmeden kastedilen büyüklükleri, yasal statüleri ve faaliyet gösterdikleri ekonomik sektör ne olursa olsun, özel veya kamuya ait her tür kurum/kuruluş ile sosyal ekonomi dâhil her tür ekonomik faaliyette bulunan girişimdir. Ancak hibesi ödenerek davet edilecek kişi yükseköğretim kurumlarından olamaz.

Personel Eğitim Alma Hareketliliği Personel eğitim alma hareketliliği Türkiye’de ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda istihdam edilmiş herhangi bir personelin, program ülkelerinden birinde eğitim almasına imkân sağlayan faaliyet alanıdır. Bu faaliyet kapsamında kişinin mevcut işi ile ilgili konularda sahip olduğu becerileri geliştirmek üzere çeşitli eğitimler (işbaşı eğitimleri, gözlem süreçleri gibi) alması mümkündür. Konferans katılımları ise faaliyet kapsamında desteklenememektedir.

Personel Eğitim Alma Hareketliliği Personel eğitim alma hareketliliği kapsamında, ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda istihdam edilmiş personelin, eğitim almak üzere ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumuna ya da bir işletmeye gidebilmesi de mümkündür. Eğitim almak üzere gidilecek işletme yurtdışında bir eğitim merkezi, araştırma merkezi, yükseköğretim kurumu ya da işletme tanımına uyan diğer bir kuruluş olabilir. Bu çerçevede, uygun bir işletmeden kastedilen büyüklükleri, yasal statüleri ve faaliyet gösterdikleri ekonomik sektör ne olursa olsun, özel veya kamuya ait her tür kurum/kuruluş ile sosyal ekonomi dâhil her tür ekonomik faaliyette bulunan girişimdir. Personel eğitim alma faaliyeti tam zamanlı bir faaliyettir ve tam gün eğitim alınan süreler için hibe ödemesi yapılır.

Personel Hareketliliğinde Süreler Faaliyetler Avrupa Komisyonu tarafından belirlenen asgarî ve azamî sürelere uygun olarak gerçekleştirilir. •Personel hareketliliği faaliyetleri, Merkezle imzalanan sözleşme bitiş tarihinden sonraya sarkamaz.

Personel Ders Verme Hareketliliği için Asgarî ve Azamî Süreler Personel ders verme hareketliliği için faaliyet süresi, seyahat hariç en az 2 iş günü ve en fazla 2 ay olarak belirlenmiştir. Bununla birlikte, faaliyetin geçerli bir faaliyet olarak değerlendirilebilmesi için en az 8 ders saati ders verilmesi zorunludur. Faaliyetin 1 haftadan uzun gerçekleştiği durumlarda, verilmesi gereken zorunlu ders saatinin süre ile orantılı olarak artması gerekmektedir. (Örneğin, 1 hafta sürecek bir faaliyette 8 saat ders verilmesi zorunlu olduğundan, 2 hafta sürecek bir faaliyette en az 16 saat ders verilmesi zorunludur.) Personel ders verme hareketliliğinde, katılım sertifikasında yararlanıcının 2 günden az süre ile faaliyet gerçekleştirdiği ve/veya vermesi gerekenden daha az saat ders verdiğinin görüldüğü durumlarda, faaliyet geçersiz kabul edilir ve yararlanıcıya yapılan hibe ödemesinin iadesi istenir.

Personel Eğitim Alma Hareketliliği için Asgarî ve Azamî Süreler Personel eğitim alma hareketliliği için faaliyet süresi seyahat hariç en az 2 işgünü, en fazla 5 iş günü olarak belirlenmiştir. Personel eğitim alma hareketliliğinde, katılım sertifikasında yararlanıcının 2 günden az süre ile faaliyet gerçekleştirdiğinin görüldüğü durumlarda, faaliyet geçersiz kabul edilir ve yararlanıcıya yapılan hibe ödemesinin iadesi istenir

Seyahat Hibesi Seyahat Hibesi almaya hak kazanmak için yararlanıcılar, hareketlilik dönemi için seyahat programlarını mevcut ders verme hareketliliği tarihlerinden bir gün öncesi ve bir gün sonrasına göre ayarlamalıdır. Akademik/İdari Personel gideceği kurumun ilgili departmanı ile kendileri temasa geçmeli ve de Erasmus değişim ziyaretini ayarlamalılardır. Ev sahibi kurum, kampüs içi veya dışı konaklama bulmanızda yardımcı olabilir ve eğer gerekiyorsa vize işlemleriniz için davet mektubu yollayabilir.

Seçim Kriterleri (Ders Verme) Koç Üniversitesi’ndeki iş tecrübesi:1-3 yıl: + 3 puan 3-5 yıl: + 5 puan 5 yıl ve üzeri: + 10 puan •Şu an Erasmus Fakülte/Departman Koordinatörü olma:+10 puan •Önceden Erasmus Fakülte/Departman Koordinatörü olma:+ 5 puan •İlk defa başvuran:+30 puan •Daha önce başvurmuş olan: -5 puan •Programa daha önceden katılmamış bir Bölüm/ Fakülte/ Enstitüden olma:+20 puan •OIP’nin önerdiği bir üniversiteye/stratejik partnere başvuru yapılması:+ 20 puan •Vatandaşı olunan ülkeye gidilmesi: -5 puan

Seçim Kriterleri (Eğitim Alma) Koç Üniversitesi’ndeki iş tecrübesi:1-3 yıl: +3 puan 3-5 yıl: +5 puan 5 yıl ve üzeri: +7 puan •Erasmus Programına doğrudan veya dolaylı katkıda bulunan bir İdari birimlerde (VPRD, VPAA, RPDTTD, MID, KKD, IT) görev yapıyor olmak: + 10 puan •Önceki yıllarda Erasmus programına doğrudan veya dolaylı olarak katkı veren idari birimlerde görev yapmış olmak:+5 puan •İlk defa başvuran +30 puan •Programa daha önceden katılmamış bir Birimden olma: +20 puan •OIP’nin önerdiği bir ortak üniversiteye başvuru yapılması: + 10 puan •Daha önce eğitim alma programına katılmış olma: -5 puan •İngilizce yeterlilik belgesi (min. B1 seviye) ya da İngilizce mülakatın geçilmesi: Zorunlu •Vatandaşı olunan ülkeye gidilmesi: -5 puan

Lütfen Dikkat Edin.. Aynı kriter puanına sahip başvuranlar arasında başvurusunu daha önce yapanlara öncelik verilecektir. Ders Verme Hareketliliği için Fakülte değişimini içeren anlaşmalarımızın listesine buradan https://oip.ku.edu.tr/institutional-partners-listulaşabilirsiniz. Eğitim Alma Hareketliliği için kurumlar arası anlaşma yapılmasına gerek yoktur.

Seçilen İdari Personel İçin Gerekli Evraklar Gitmeden Önce/Başvuru esnasında teslim edilmesi gereken belgeler Davet Mektubu Eğitim Alma Hareketliliği Sözleşmesi Yönetici Onayını gösterir belge Dil Yeterliliğini gösterir belge/ Mülakata girme talebi Kimlik/Pasaport fotokopisi Banka (Euro) hesap bilgileri Engelli Personel Başvurusunda: engelliliğe ve düzeyine ilişkin bilgileri veren doktor raporu (3 aydan eski olmayacak şekilde) veya engellilik kartı fotokopisi eklenir. Forma ayrıca gidilecek yükseköğretim kurumunun misafir edeceği öğrenci/personelin engelli olduğundan haberdar olduğu bilgisi ve uygun donanıma sahip olduğuna ilişkin taahhüdünü içeren belgeler eklenir. Hibe Sözleşmesi Hareketlilik esnasında teslim edilmesi gereken belgeler Personel Eğitim Alma Hareketliliği Bilgi Formu

Seçilen İdari Personel İçin Gerekli Evraklar Hareketlilik sonrasında teslim edilmesi gereken belgeler Islak İmzalı Katılım Sertifikası Online AB Anketi (daha sonra email adresinize iletilecektir) Pasaport Fotokopisi veya Biniş kartı Hibe ödemesini gösterir belge/dekont NOT: Tüm belgeler bilgisayar ortamında düzenlenmelidir. Evraklarında eksiklik olan personellerimizin kalan %30 oranındaki ikinci hibe ödemeleri yapılmayacaktır. İkinci taksit (%30), faaliyet dönemi sonunda, personele verilen katılım sertifikasında yer alan tarihlere göre belirlenen kesin gerçekleşme süresi dikkate alınarak yapılır.

Seçilen Akademik Personel İçin Gerekli Evraklar Bu hareketlilik programına katılabilmek için Bölüm/Okul/Fakülte/Enstitünüz ile ziyaret etmeyi düşündüğünüz ortak kurum arasında yürürlükte bir anlaşma olması gerekmektedir. Gitmeden Önce teslim edilmesi gereken belgeler Davet Mektubu Ders Verme Hareketliliği Sözleşmesi Kimlik/Pasaport fotokopisi Banka (Euro) hesap bilgileri Engelli Personel Başvurusunda: engelliliğe ve düzeyine ilişkin bilgileri veren doktor raporu (3 aydan eski olmayacak şekilde) veya engellilik kartı fotokopisi eklenir. Forma ayrıca gidilecek yükseköğretim kurumunun misafir edeceği öğrenci/personelin engelli olduğundan haberdar olduğu bilgisi ve uygun donanıma sahip olduğuna ilişkin taahhüdünü içeren belgeler eklenir. Hareketlilik esnasında teslim edilmesi gereken belgeler Hibe Sözleşmesi Ders Verme Hareketliliği Bilgi Formu ​ ​

Seçilen Akademik Personel İçin Gerekli Evraklar Hareketlilik sonrasında teslim edilmesi gereken belgeler Katılım Sertifikası Online AB Anketi (daha sonra email adresinize iletilecektir) Pasaport Fotokopisi veya Biniş kartı Hibe ödemesini gösterir belge/dekont NOT: Tüm belgeler bilgisayar ortamında düzenlenmelidir. Evraklarında eksiklik olan personellerimizin kalan %30 oranındaki ikinci hibe ödemeleri yapılmayacaktır. İkinci taksit (%30), faaliyet dönemi sonunda, personele verilen katılım sertifikasında yer alan tarihlere göre belirlenen kesin gerçekleşme süresi dikkate alınarak yapılır.

Grant Amount Per Day (Euro) Gidilen Ülkelere Göre Günlük Hibe Miktarları Country Group Host Country Grant Amount Per Day (Euro) 1. Group Program Countries United Kingdom, Denmark, Ireland, Sweden, Finland, Iceland, Lichtenstein, Luxembourg, Norway 153 2. Group Program Countries Germany, Austria, Belgium, France, Italy, Cyprus, Greece, The Netherlands, Spain, Malta, Portugal, 136 3. Group Program Countries Bulgaria, Latvia, Macedonia, Slovakia, Czech Republic, Poland, Romania, Estonia, Croatia, Lithuania, Slovenia, Hungary 119

Hibe Hesaplamaları 14 günden daha uzun süren personel hareketliliği faaliyetlerinde; 15. ve sonrası günler için yukarıda verilen günlük hibe miktarının %70’i gündelik olarak esas alınmalıdır. Herhangi bir faaliyet içermeyen ya da gerçekleştirilen faaliyetin türüne uygun faaliyet yapıldığı belgelenemeyen günler için hibe ödemesi yapılmaz. Mesafe hesaplayıcısı aracılığı ile personelin yerleşik olduğu yerden, faaliyet yerine kadar olan 2 nokta arasının km değeri tespit edilmeli ve aşağıdaki tablo kullanılarak seyahat hibesi hesaplanmalıdır. Mesafe hesaplayıcıda çıkan kilometrenin aşağıdaki tablodaki hibe karşılığı gidiş-dönüş rakamı olup, söz konusu miktar ikiyle çarpılmaz. Personelin aktarmalı olarak seyahat etmesi, yukarıda belirtilen mesafe hesaplaması ile varılan mesafeyi etkilemez.

Seyahat günleri için hibe verilmesi kararlaştırıldıysa, gidiş-dönüş günlerini tespit etmek üzere, uçuş kartları, otobüs/tren biletleri/pasaport giriş çıkışları gibi seçeneklerden uygun olan belgeler saklanmalıdır!

Personele Yapılacak Ödeme Avrupa Birliği Komisyonu ilgili birimi tarafından ödenen hibelerin Merkeze ulaşması ve Merkez’in de yararlanıcı kuruma bu hibeyi aktarması şartı ile yararlanıcıya faaliyet dönemi başlamadan veya yurt dışına çıkmadan önce toplam hibenin %70’ini ödeme yapar. Hibe ödemeleri vergi kesintilerine tabi tutulmaksızın, Avro olarak yapılır. Faaliyetin gerçekleşmediği durumlarda yararlanıcıya herhangi bir hibe ödemesi yapılmaz. Alındıysa hibe HEMEN iade edilmelidir. İlgili Akademik Yıl Ekim Ayının ilk Pazartesi gününe kadar belgelerini OIP’e teslim etmeyen personelin % 30 hibeleri ödenmez.

Vatandaşı Olunan Ülkeye Gidiş Türkiye’de geçici bir süreliğine ikamet eden katılımcı ülkelerden birinin vatandaşı olan bir personelin hareketlilik faaliyeti ile vatandaşı olduğu ülkeye gitmesi mümkündür ;ancak değerlendirme sürecinde bu personele düşük öncelik verilir.

Engelli Personel için İlave Hibe Desteği Erasmus programına katılan engelli yararlanıcılara aldıkları standart hibelerine ek olarak özel ihtiyaçlarına yardımcı olmak üzere ilave hibe verilebilmektedir. •Engelli personele fazla hibe verilebilmesi için Yararlanıcı yükseköğretim kurumu (Koç Üniversitesi) tarafından Merkez'den ilave hibe talebinde bulunulması gerekmektedir. İlave hibe talebi sözleşme dönemi içerisinde, ama her hal ve durumda sözleşme bitiş tarihinden 60 gün öncesine kadar sürekli olarak yapılabilir. Başvuru formları Merkez’in internet sitesinde, [http://www.ua.gov.tr/programlar/erasmus-programı/erasmus-programı/faydalı-link-ve-dokümanlar/2016-dönemi-ka1-sözleşme-belgeleri] yayımlanmaktadır

Engelli Personel için İlave Hibe Desteği Başvuru formuna engelliliğe ve düzeyine ilişkin bilgileri veren doktor raporu (3 aydan eski olmayacak şekilde) veya engellilik kartı fotokopisi eklenir. Forma ayrıca gidilecek yükseköğretim kurumunun misafir edeceği öğrenci/personelin engelli olduğundan haberdar olduğu bilgisi ve uygun donanıma sahip olduğuna ilişkin taahüdünü içeren belgeler eklenir. Talep edilen ilave hibe miktarları ve neden ihtiyaç duyulduğu formda istenildiği şekilde detaylıca gösterilmelidir. Talep edilen hibe, engelli katılımcının faaliyete katılımını mümkün kılma amacıyla doğrudan ilişkili olmalıdır. Başvurular öğrenci/personelin halen almakta bulunduğu diğer mali desteklerle ilgili bilgi vermek ve bunların yurt dışında geçirilecek bir hareketlilik dönemi için niçin yetersiz olduğunu açıklamak zorundadır.

Hibesiz (“0” Hibeli) Personel Olma Durumu Personel istediği takdirde hibe almaksızın faaliyete katılabilir. Faaliyetten hibesiz faydalanılabilmesi için de başvuru yapılması ve başvurunun diğer başvurularla beraber değerlendirmeye tabi tutulması gerekmektedir. Hibesiz personelin farkı, personelin bütçe hesaplamalarına dahil edilmemesi ve kendisine ödeme yapılmamasıdır. Hibe alınmaması personelin seçim sürecine dahil olmamasına gerekçe değildir.

OIP’den Tavsiyeler Yararlanıcı ortak kurumun ilgili departmanı ile temasa geçmeli ve de Erasmus değişim (ders verme/eğitim alma) programını kendisi ayarlamalıdır. Ev sahibi kurum, kampüs içi veya dışı konaklama bulmanızda yardımcı olabilir ve eğer gerekiyorsa vize işlemleriniz için davet mektubu yollayabilir. Konaklama, vize, gerekliyse sağlık sigortası tamamen yararlanıcının sorumluluğundadır. Bu sunumu ve gerekli diğer bilgi ve formlarımızı aşağıda belirtilen web sayfamızda bulabilirsiniz; https://oip.ku.edu.tr/?q=outgoing-students-staff-menu Koç Üniversitesi’nin tanıtımını yapmak üzere yanınızda broşür, materyal götürünüz. (OIP’den temin edebilirsiniz)

Güzel bir değişim süreci geçirmeniz dileğiyle....