Muhasebede Kullanılan Belgeler ve Defterler

Giriş Belge; vakaları kişi, yer, zaman, nitelik, nicelik, tutar gibi açılardan tespit eden ve kanıtlayan nesnelerdir. Muhasebede ticari işlem kayıtlarının yapılabilmesi için söz konusu işlemin ne olduğunu gösteren belgelere ve bu işlemlerin kaydedildiği defterlere gerek vardır. Kullanılacak belgelerin şekli ve içeriği hangi işlemlerin ne tür defterlere kaydedileceği ile ilgili hususlar yasalarca düzenlenmiştir. VAKA BELGE KAYIT

Kullanılan Belgeler Muhasebenin temel kavramlarından biri olan tarafsızlık ve belgelendirme kavramı gereği, muhasebe kayıtlarının gerçek durumu yansıtan ve usulüne uygun olarak düzenlenmiş belgelere dayandırılması gerekmektedir. Muhasebede kullanılan belgelerin bir kısmı Vergi Usul Kanununda (V.U.K) diğerleri ise Türk Ticaret Kanununda (T.T.K) yer almaktadır. Vergi Usul Kanunu Gereği Kullanılan Belgeler Fatura, Perakende Satış Belgeleri, Gider Pusulası, Müstahsil Makbuzu, Serbest Meslek Makbuzu, Ücret Bordosu, Taşıma ve Sevk İrsaliyesi, Yolcu Listesi, Günlük Müşteri Listesi

Fatura Satılan mal ve yapılan iş karşılığında müşterilerin borçlandığı tutarı göstermek üzere malı satan veya işi yapan tarafından müşteriye verilen ticari belgeye fatura denilir (V.U.K. MADDE 229). FATURANIN ŞEKLİ (V.U.K. MADDE 230) Faturada en az aşağıdaki bilgiler bulunur: Faturanın düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası; Faturayı düzenleyenin adı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası; Müşterinin adı, ticaret unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası; Malın veya işin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı; Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası,

Ücret Bordrosu (V.U.K. Madde 238) İşverenlerin çalıştırdıkları personel ve işçilerine ödedikleri brüt ve net ücretler ile ücretlerinden yaptıkları gelir ve damga vergisi kesintileri, sosyal güvenlik kesintileri ile diğer eklenti ve kesintilerin gösterildiği belgedir. Bulunması gereken bilgiler; Hizmet erbabının soyadı, adı; ücretin alındığına dair imzası veya mührü (Ücretin ödenmesinde ayrıca makbuz alan iş verenlerin tutacakları ücret bordrosuna imza veya mühür konulması mecburi değildir.); Varsa vergi karnesinin tarih ve numarası; Birim ücreti (Aylık, haftalık, gündelik, saat veya parça başı ücreti); Çalışma süresi veya ücretin ilgili olduğu süre; Ücret üzerinden hesaplanan vergilerin tutarı.

Türk Ticaret Kanunu Gereği Kullanılan Belgeler Türk Ticaret kanununa göre kullanılan belgeler aşağıdaki gibidir. Bono Poliçe Çek Hisse senedi Tahvil

Bono ve Poliçe Bono, (senet), borçlunun alacaklısına olan borcunu belirli bir tarihte, kayıtsız ve şartsız bir biçimde ödeneceğini gösteren bir belgedir. Senet borçlusuna muhatap, senet alacaklısına lehtar denilir. Poliçe, Bononun bir ödeme vaadi ve ikili bir ilişki içermesine karşın, poliçede ödeme emri ve üçlü bir ilişki söz konusudur. Burada senedi düzenleyen kişi (keşideci), alacaklı olduğu bir kişiye (muhatap), poliçede ismini yazdığı kişiye (lehtar) belli bir meblağı belli bir tarihte kayıtsız ve şartsız ödeme emrini vermektedir.

Çek Çek, bir bankaya yönelik olarak, üçüncü bir kişiye çekle yazılı bedelin ödenmesini emreden bir kambiyo senedidir. Burada da çeki düzenleyen (keşideci), çeki ödeyecek(banka) ve çekil alacak(lehtar) olmak üzere üçlü bir ilişki vardır. Aslında çek bankaya gösterildiği anda ödenmesi gereken bir belgedir. Ancak ülkemizde çekin üzerine bir vade tarihi bırakılarak o tarihte bozdurulmasına yönelik ticari bir gelenek vardır.

Hisse Senedi Hisse senedi, Anonim şirketler ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde, ortakların sermaye paylarını göstermek üzere, bu payları karşılığında çıkarılan ve şekil şartları kanunda belirtilmiş olan menkul kıymet niteliğindeki belgedir. Hisse senetleri, sahipleri şirketin karına ortak olma, tasfiye bakiyesinden pay alma, şirket yönetimine katılma ve şirketi denetleme gibi haklar sağlar.

Tahvil Tahvil, Anonim şirketlerin ve devletin uzun vadeli borç sağlamak amacıyla çıkarıp sattığı, nominal değerleri eşit borç senedi niteliğindeki menkul kıymetlerdir. Tahvil satın alarak devlete/şirkete borç vermiş olanlar, şirketin kar veya zararına katılmazlar, sadece belli orandaki faizi alırlar.

Kullanılan Defterler İşletmelerde finansal nitelikli işlemelerin kaydında çeşitli defterler kullanılmaktadır. Bunlardan bir kısmı kanunların kullanılmalarını zorunlu kıldığı defterlerdir. Bu defterleri kullanmak bakımından işletmeler, birinci sınıf tüccarlar ve ikinci sınıf tüccarlar olarak iki gruba ayrılmaktadır. İşletmelerin hangi sınıfa dahil olacakları, vergi usul kanununa göre belirlenir. Bu amaçla V.U.K; alış, satış ve hasılat ile ilgili ölçütler getirmiştir. Ayrıca hangi durumlarda sınıf değiştirileceği de yine aynı kanunla benimsenmiştir.

Birinci Sınıf Tacirler 1- Birinci Sınıf Tacirler: Satın aldıkları malları olduğu gibi ve işledikten sonra satan ve yıllık alımlarının tutarı ……TL.yi veya satışlarının toplamı ……TL.yi aşanlar, 2- Birinci bentte yazılı olanların dışındaki işlerle uğraşıp da bir yıl içinde elde ettikleri gayri safi iş hasılası ....................TL.yi aşanlar, 3- Bir ve ikinci bentlerde yazılı işlerin birlikte yapılması halende, ikinci bentte yazılı iş hasılatının beş katı ile yıllık satış tutarının toplamı ……..TL.yi aşanlar, 4- Her türlü ticaret şirketleri,(Adi şirketler iştigal çeşidi yukarıdaki bentlerden hangisine giriyorsa o bent hükümlerine tabidir.) 5- Kurumlar vergisine tabi olan diğer tüzel kişiler, birinci sınıf tacir sayılır. 6- İhtiyari olarak bilanço esasına göre defter tutmayı tercih edenler birinci sınıf tacir sayılır.

İkinci Sınıf Tacirler İşletme hesabına göre defter tutan ve aşağıdaki özellikleri taşıyanlar ikinci sınıf tacir sayılırlar, 1- Vergi usul kanununun 177. maddesinin dışında kalanlar, 2- Kurumlar vergisi mükelleflerinden işletme hesabı esasına göre defter tutmalarına Maliye Bakanlığınca müsaade edilenler, 3- Yeni işe başlayan tacirler, yıllık iş hacimlerine göre sınıflandırılıncaya kadar ikinci sınıf tacir gibi hareket edebilirler.

Kullanılan Defterler Yevmiye Defteri(Günlük Defter) Birinci sınıf tüccarlar bilanço esasına göre, ikinci sınıf tüccarlar ise işletme hesabı esasına göre defter tutarlar. Birinci sınıf tüccarın tutmak zorunda oldukları defterler aşağıdaki gibidir. Yevmiye Defteri(Günlük Defter) Defteri Kebir(Büyük Defter) Envanter Defteri İkinci Sınıf tüccarların tutmak zorunda olduğu defterler İşletme hesabı defteri Günlük perakende satış ve hasılat defteri

Muhasebe Defterleri Hangi Dönemler için Tutulur? ( V.U.K. Md. 174) Defterler hesap dönemi itibariyle tutulur. Kayıtlar her hesap dönemi sonunda kapatılır ve ertesi dönem başında yeniden açılır. Hesap dönemi normal olarak takvim yılıdır. 1 Ocak itibariyle başlar ve 31 Aralık tarihi itibariyle sona erer.

Yevmiye Defteri Yevmiye Defteri, parayla ölçülen işlemlerin ilgili belgelere dayanarak, tarih sırasına göre maddeler halinde kaydedildiği defterdir. Yevmiye defteri piyasada satılan ciltli defterler olabildiği gibi günümüzde daha çok bilgisayar çıktısı almaya kolaylık sağlayan form kağıtlar da olabilmektedir.

2. Büyük defter sayfa numarası, 3. Tarih, 4. Borçlu hesap, Günlük defterdeki her günlük defter maddesinde en az aşağıdaki bilgilerin bulunması gerekir. 1. Madde sıra numarası, 2. Büyük defter sayfa numarası, 3. Tarih, 4. Borçlu hesap, 5. Alacaklı hesap, 6. Varsa yardımcı hesaplar ve tutarları, 7. Borçlu hesapların tutarları, 8. Alacaklı hesapların tutarları, 9. Ticari işlemlerin dayandığı belgelerin türü tarihi ve numaraları ile ilgili bilgileri de içeren madde açıklaması.

Defteri Kebir (Büyük Defter) Yevmiye defterinin hesaplara göre sınıflandırılmış şeklidir. Yevmiye defterine maddeler halinde yapılan kayıtlar daha sonra buradan büyük deftere sınıflandırılarak kaydedilir. Yevmiye defterinde borçlandırılan hesap, defteri kebirde de borçlu tarafa, yevmiye defterinde alacaklandırılan hesap ise defteri kebirde de alacaklı tarafa kaydedilir.

Defteri Kebir(Büyük Defter) Büyük defterde sayfalar karşılıklı olarak aynı sayfa numarasını taşır ve sağ taraftaki sayfa hesabın borç tarafı sayfasını, sağ taraftaki sayfa ise hesabın alacak tarafı sayfasını gösterir. Bulunması gereken bilgiler. Hesabın kod numarası ve adı, Tarih, Kayıt sıra numarası, Açıklama, Günlük defter madde numarası, Tutar, Genel toplam.

Envanter Defteri İşletmenin işe başladığı tarihte ve daha sonra her faaliyet dönemi sonunda çıkardığı envanterde belirlenen varlık ve kaynakların ayrıntılı olarak kaydedildiği defterdir. Ayrıca, dönem sonu bilançolarının bu deftere kaydedilmesi zorunlu olduğu gibi gelir tablosunun da bu deftere kaydedildiği görülür. Envanter ve bilançonun çıkarıldığı güne bilanço günü denir. Envanter defterinde bulunması gereken bilgiler. Hesabın adı, Borçlu ya da alacaklı hesap tutarı, Genel toplam