YÖNETİM FONKSİYONU Giriş 4.1. Yönetim ile İlgili Temel Kavramlar ve Tanımlar 4.2. Yönetim Fonksiyonları Bölüm Özeti Değerlendirme Soruları Kaynakça

YÖNETİM İLE İLGİLİ TEMEL KAVRAMLAR VE TANIMLAR “Başkaları vasıtasıyla iş görmektir.” Daha geniş anlamda ifade edilirse; “Önceden saptanan amaçlara ulaşmak için kaynakların organize edildiği ve gelecekteki faaliyetlerin belirlenmesi amacıyla sonuçların değerlendirildiği bir süreçtir.”

YÖNETİM FONKSİYONLARI Planlama Örgütleme Yöneltme Koordinasyon Kontrol

PLANLAMA FONKSİYONU Genel tanım olarak PLAN, bugünden, gelecekte nereye ulaşılmak istendiğinin, nelerin gerçekleştirilmek istendiğinin kararlaştırılmasıdır. PLANLAMA ise planı ortaya çıkarmak için sarfedilen gayretleri içeren bir süreci ifade eder. Dolayısıyla plan bir sonuç, planlama ise bir süreçtir.

PLANLAMANIN FAYDALARI Nelerdir?

PLANLAMANIN FAYDALARI Muhtemel fırsatların belirlenmesi Muhtemel sorunların öngörülmesi ve bunlardan kaçınılması Standartların belirlenerek kontrolün kolaylaştırılması Örgüte belirli bir yön ve doğrultu vermesi Ani değişimlerden kaynaklanabilecek negatif etkilere karşı direnç sağlaması Etkinlik ve verimliliğin artırılması Amaçların vurgulanarak tüm çalışanların çabalarının koordine edilmesinin kolaylaştırılması Belirsizliğin azaltılması Tekrarların ve zaman kaybının engellenmesi Örgüte bağlılığı artırıcı bir rol oynayabilmesi

PLANLAMANIN ÖZELLİKLERİ Planlama, kaynakların verimli bir biçimde kullanılmasını sağlamaktadır Planlama, bir seçim ve tercih sürecidir Planlama, bir karar sürecidir Planlama, geleceğe dönüktür Planlama, kapsamlı ve sürekli bir faaliyettir Planlama, esnek ve dinamik bir süreçtir

PLANLAMA SÜRECİ Sorunların veya fırsatların saptanması Amaçların belirlenmesi Planın dayandığı hareket noktalarının belirlenmesi Seçeneklerin saptanması Seçeneklerin değerlenmesi En uygun alternatifin seçilmesi Yardımcı planların düzenlenmesi Planların bütçelenmesi

PLAN TÜRLERİ

PLANLAMA VE PLANLARDA ETKİNLİK Planın anlaşılır olması gerekir. Planlamanın gerek yapılmasında gerekse uygulamada rasyonellik esastır. Planlar değişen koşullara uyum gösterebilme kabiliyetinde olmalıdır. Etkili bir plan, optimal bir zaman süresini kapsamalıdır. Yapılan bir plan örgütün tüm çalışanlarının katılımıyla hazırlanmalıdır. Etkin bir plan, örgütün birimleri arasında koordinasyonu kolaylaştıran, örgütsel faaliyetlerin dengeli bir biçimde yürümesine olanak veren bir nitelikte olmalıdır. İyi bir plan, yeni maliyet kalemleri ve gereksiz bir hiyerarşi yaratmamalıdır.

ÖRGÜTLEME FONKSİYONU “Bir kuruluşa çalışması için gerekli olan her şeyi sağlamaktır”, Bir örgütün amaçlarının gerçekleştirilebilmesi için gerekli olan yer, araç-gereç ve personelin sağlanması, bunların belli bir sistem dahilinde bir araya getirilmesi ve kişiler ile birimler arasında görev ve yetki dağılımının yapılmasıdır.

ÖRGÜTLEME SÜRECİ Amaçlara ulaşmak için yapılacak işleri belirleme, İş analizleri yardımıyla birbirlerine çeşitli bakımlardan benzer işleri bir araya getirerek gruplandırma, Her iş grubu için bu işleri görecek sayı ve nitelikte personeli belirleme, İşe alınacak personelin (yönetici ve yönetilenlerin) yetenek, bilgi ve tecrübelerinin ne olması gerektiğini belirleme, İşe almadan önce bu personelin yapacağı görevlerin veya işlerin tanımını yapma, Yönetim görevini yükümlenecek personelin üretim kaynaklarını (araç, gereçleri, insanları, vb.) ne oranda kullanabileceğini, kuruluşu hangi konularda, nasıl ve ne ölçüde temsil edeceği, hangi ölçüde işletme adına serbestçe anlaşmaya girebileceği konusundaki yetkilerini ve sorumluluklarını belirleme,

ÖRGÜTLEME SÜRECİ Örgütte görev alan yöneticilerin hangi iş grupları (bölüm ve kısımları) yöneticileri ile ne konularda nasıl ilişki ve işbirliğine gideceklerini açıklama, aralarında yatay ilişkiler oluşturma, Aynı yöneticilerin kuruluşun yakın çevresindeki kişi, grup ve kuruluşlarla ne zaman, nasıl, hangi konularda, hangi yetkiler ölçüsünde ilişkiye gireceklerini belirleme, Her örgüt grubunun bağlı olduğu üst yönetici ile hangi zamanlarda ne tür (yazılı veya sözlü veyahut her ikisi birden) bir raporlama ilişkisine gireceğini, bunların zorunlu veya ihtiyari olanlarını belirleme, Her bölüm veya kısım yöneticisinin başka grup yöneticileri ile birlikte katılacakları komite toplantılarının neler olduğunu, bu komitedeki görevlerini açıklama, Bütün bu özellikleri taşıyan mevkiler için işe uygun nitelik ve özellikler taşıyan personeli bilimsel usullerle istihdam etme.

ÖRGÜTLEME İLKELERİ İş bölümü ve uzmanlaşma ilkesi Hiyerarşik yapı ilkesi Amaç birliği ilkesi Emir-komuta birliği ilkesi Sınırlı denetim alanı ilkesi Yetki ve sorumluluk denkliği ilkesi İstisnalarla yönetim ilkesi

DEPARTMANLARIN ÖRGÜTLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER Faaliyetlerin benzerliği Faaliyetlerin yakınlığı ilkesi Düzenleştirme ilkesi İşletme politikalarına uygunluk ilkesi Dikkati toplama ilkesi Rekabeti önleme ilkesi Yöneticinin niteliklerini dikkate alma ilkesi

DEPARTMAN ÖRGÜTLEMESİ TÜRLERİ Fonksiyonel Departman Örgütlemesi

Coğrafi Temele Göre Departmanların Örgütlenmesi DEPARTMAN ÖRGÜTLEMESİ TÜRLERİ Coğrafi Temele Göre Departmanların Örgütlenmesi

Ürün Temeline Göre Departmanların Örgütlenmesi DEPARTMAN ÖRGÜTLEMESİ TÜRLERİ Ürün Temeline Göre Departmanların Örgütlenmesi

Müşteri Temeline Göre Departmanların Örgütlenmesi DEPARTMAN ÖRGÜTLEMESİ TÜRLERİ Müşteri Temeline Göre Departmanların Örgütlenmesi

YÖNELTME FONKSİYONU YÖNELTME, bir ya da birden çok insanı belirli bir yöne ya da amaca doğru devamlı bir şekilde harekete geçirmek anlamına gelmektedir.

YÖNELTMEDE MOTİVASYON VE KURAMLARI

MASLOW’UN İHTİYAÇLAR HİYERARŞİSİ KURAMI

KOORDİNASYON FONKSİYONU Örgütsel amaçların elde edilmesinde farklılaştırılmış eylemlerin uyum içinde birleştirilmesi ve ayarlanması sürecidir. Bir yönetim fonksiyonu olarak koordinasyonun üç temel unsuru kapsamaktadır: Ahenkli Birleştirme: Organizasyonun sahip olduğu kaynakları plana ve işletme politikalarına uygun olarak birleştirmektir. Teşvik: Personelini iş yapmaya yöneltici ve işletme amaçlarını benimsemesi için uygulanacak koordinasyonun teşvik (motive) edici olması gerekir. İş Birliği: Kabullenilmiş amacın gerçekleştirilebilmesi için tek bir vücut halinde çalışmaktır.

KOORDİNASYONUN İLKELERİ Bölümlerarası Yatay ve Görevsel İş Birliğinin Yapılması Uyumsuzlukların Çözümlenmesinde Birleştirici Yöntemlerin Uygulanması Ortak Sorumluluk

ETKİN BİR KOORDİNASYONUN KOŞULLARI İyi ve Yalın Bir Örgüt Yapısının Kurulması Paylaşılan Vizyon ve Güçlü Bir Örgüt Kültürü Plan ve Programların Uyumlu Olması Gönüllü Koordinasyonun Özendirilmesi İyi Bir Haberleşme Düzeninin Kurulması

KOORDİNASYON TÜRLERİ

KONTROL FONKSİYONU Bir teşebbüste planlara, yönergelere ve kurallara uygunluğu sağlamak amacıyla tespitler yapılması, zayıf ve hatalı yönlerin düzeltilmesidir. Bu bağlamda kontrolün; Gerçekleşen durumun planlarla karşılaştırılması ve Gerçekleşen durum, planlardan saptığı takdirde gerekli düzeltmelerin yapılmasıyla ilgili bir olgu olduğu belirtilebilir.

KONTROLÜN AMAÇLARI Performans standartları oluşturmak Performansı ölçmek Standartlar ile gerçekleşen sonuçları kıyaslamak Gerekli olan yerlerde düzeltici faaliyetlerde bulunmak

KONTROL SÜRECİ Standartların Belirlenmesi Gerçekleşen Faaliyet Sonuçlarının (Performansın) Ölçülmesi Performans ile Standartların Karşılaştırılması Gerekli Olan Değişikliklerin Yapılması

KONTROL TÜR VE BİÇİMLERİ Ön Kontrol Anında (Sırasında) Kontrol Son Kontrol

ETKİN BİR KONTROL SÜRECİNİN ÖZELLİKLERİ Anlaşılabilirlik Bütünsellik Örgütsel Yapıya Uygunluk Esneklik Ekonomiklik Tarafsızlık Düzeltme Eylemine Yöneliklik