Tedarik Zinciri Yönetimi: LOJ436 Lojistik Yönetimi Ders – V Tedarik Zinciri Yönetimi: Tedarik ve Satın Alma Dr. Gültekin ALTUNTAŞ

Giriş Tedarik döngüsü, tedarik zincirinin başlangıcını ifade eder. Hammadde, malzeme ve hizmet sağlayan işletmeler ile üretici işletme arasındaki ilişki ve faaliyetler kümesini içerir. İster mal / hizmet üreticisi olsun isterse toptancı / perakendeci gibi aracı olsun, her işletme faaliyetlerini desteklemek ve yürütmek için başka işletmelerden mal ya da hizmet satın alır. 2

Giriş Farklı sektörlerde değişkenlik göstermesine karşın, satın alma miktarı, toplam gelirlerin % 50 - % 60’ına kadar ulaşır. Üretilen ürünlerin kalitesi de tedarik fonksiyonunun düzgün işlemesine bağlıdır. Gerek maliyetlerin büyük kısmını oluşturması, gerekse ürün kalitesinin satın alınan unsurlara bağlı olması nedeniyle tedarik önemlidir. 3

Bir başka deyişle, tedarik, satın almaya ek olarak, Mal ve hizmetlerin satıcısından satın alınması ve söz konusu alışveriş süreci ile ilgili faaliyetlerin (taşıma, ödeme, vb.) yerine getirilmesi şeklinde tanımlanırken, Tedarik, Bir işletmenin üretim ve lojistik fonksiyonlarının etkin bir biçimde işlemesini sağlamak üzere gerekli olan mal ve hizmetlerin edinilme sürecini ifade eder. Bir başka deyişle, tedarik, satın almaya ek olarak, Temin edilecek kaynakları en uygun biçimde bulmayı (pazar araştırması), Temin edilecek mal / hizmet ile ilgili özellikleri belirlemeyi, Satın alma zamanlamasını yapmayı, Alınacak mal ve hizmetlerin fiyatlarını tespit etmeyi, Satın alınan mal / hizmetin kalite kontrolünü yapmayı içerir. 4

Tüketim malzeme ve hizmetleri, Üretim girdileri, Hammadde, yardımcı maddeler, parçalar, montaj malzemeleri, ambalaj malzemeleri, hizmetler… Demirbaş, Makine ve ekipman, ofis malzemeleri, taşıtlar… Tüketim malzeme ve hizmetleri, Enerji, bakım malzemeleri, ofis malzemeleri, kişisel eşyalar, hizmetler… 5

Ardından, nitelik ve özellikler tespit edilir. Önce satın alma konusunu oluşturan mal / hizmete ilişkin ihtiyaç olup olmadığı belirlenir. Ardından, nitelik ve özellikler tespit edilir. Kaynak araştırması ve ön değerlendirme yapılır. Teklif alınır. Teklifler ve teklifi veren işletmeler incelenerek değerlendirilir; uygun tedarikçi belirlenir. Bütçeye uygunluğuna bakılır. Pazarlık sonrası sözleşme imzalanır. Mal / hizmet alımı yapılır. Satın alma sonrası değerlendirmeler yapılır. Alım yapıldığı sürece, kaynağı sağlayan işletme izlenir ve değerlendirilmeye devam edilir. 6

Tekrarlanan satın alma Yeni tedarik Bir mal ya da hizmet ilk kez ya da uzun bir süre sonra satın alınırken satın alma karar süreci uygulanır. Tekrarlanan satın alma Sözleşme yapılması sonrası, sözleşmenin geçerli olduğu durumda yapılan alımlar, birbirlerini tekrarlar niteliktedir. Gözden geçirilmiş tekrarlanan satın alma Sözleşme süresi sona erdiğinde, taraflardan birinin durumunda değişiklik olduğunda ya da elde olmayan çevre koşullarında bir değişim söz konusu olduğunda, sözleşme koşulları gözden geçirilerek güncellenir. 7

Planlı alımlar, Erken alımlar, Faaliyet planlarına göre satın alımlardır. Erken alımlar, İhtiyaç tarihinden önce ve/veya ihtiyaç miktarından fazla miktarda yapılan alımlardır. 8

Avantajları Dezavantajları Fiyat artışlarına karşı koruma sağlar. Malzeme kıtlığına karşı önlemdir. Miktar fazlası nedeniyle fiyat avantajı sağlar. Taşımada maliyet düşüşü anlamına gelir. Tedarikçiler fiyat avantajı önerebilirler. Sipariş işlem sayısı ve sipariş maliyetleri azalır. Dezavantajları Fiyat artışı yerine düşüşü söz konusu olabilir. Temin edilen malların modası geçebilir. Stok finansmanı yükselir. Stoklamaya ihtiyaç duyulur. 9

Stokları ve stok kayıplarını minimize etmek, Doğru hammadde, malzeme ve hizmetlerin kesintisiz akışını garanti etmek, Stokları ve stok kayıplarını minimize etmek, Kalite düzeyini sağlamak ve zamanla yükseltmek, Yetkin ve yetenekli tedarikçiler bulmak ve geliştirmek, Alınan mal / hizmetlerin standardizasyonunu sağlamak, Toplam maliyeti minimize etmek, İşletmenin pazardaki rekabet gücünü arttırmak, Diğer birimlerle uyumlu ve verimli iş ilişkileri geliştirmek, Sorumluluklarını en düşük maliyetle yerine getirmek. 10

Mal ve hizmetlerin biçim, nitelik ve özelliklerini belirlemek, Mal ve hizmetlerin temin edileceği kaynakları bulmak, incelemek, en uygun olanını seçmek, Mal ve hizmetlerin biçim, nitelik ve özelliklerini belirlemek, Satın alma zamanlamasını yapmak, Fiyat belirlemek, pazarlık etmek, en uygun koşulları belirlemek, Toplam maliyeti minimize etmek, Satın alınan mal / hizmetin istenilen nitelikte olup olmadığını tespit etmek, Fason kontrollerini yapmak, Satın alınan mal ve hizmet kalitesini iyileştirmek, Tedarikçileri izlemek, performans değerlemelerini yapmak, Tedarikçiler ile uzun vadeli ilişkiler kurmak. 11

Klasik satın alma Modern satın alma İhtiyaç duyulan mal / hizmete yöneliktir. Tedarikçi ile ilişkiler sınırlı ve kısa sürelidir. Tedarik sürecinin aksamaması için paralel pek çok tedarikçi ile çalışılır. Her teslimatta kalite kontrol yapılır. Her satın almada prosedür uygulandığı için iş yükü ve zaman kaybı söz konusudur. Modern satın alma Tedarikçi iş ortağıdır. Daha yakın, az sayıda tedarikçi ile uzun süreli bir iş ilişkisi söz konusudur. Kalite satın almadan başlar. Karşılıklı iş ilişkisi içerisinde mal ve hizmetlerin iyileştirilmesine yönelik çalışmalar yapılır. Fiyat yerine toplam elde etme maliyeti esastır. Sipariş büyüklükleri azalırken, sipariş ve teslimat miktarları artar. 12

Taahhütçüler ile satın alma Merkezi satın alma Tek bir merkezden yapılır. Yerel satın alma Her işletmenin kendi satın almasını bağımsız olarak yapmasıdır. Karma satın alma Hem merkezi hem de yerel satın almanın söz konusu olduğu durumlardır. Taahhütçüler ile satın alma Satın almanın başka bir merkez üzerinden yapılmasıdır. 13

Operasyon / Üretim aksamaları Tedarik kapasitesi Tedarik süresi Teknik özellikler Ürün kalitesi Operasyon / Üretim aksamaları Tedarik kapasitesi Tedarik süresi Tedarik süresi sapmaları Fiyat uygunluğu Ödeme şartlarının uygunluğu İletişim kolaylığı Son kullanıcı şikayetleri Tedarikçinin esnekliği Tasarım yeteneği Satış sonrası hizmetler Tedarikçinin genel finansal yapısı Nakliye imkanı Geçmiş deneyimler Tedarikçinin itibarı 14

Satın alma öncesi giderler Kaynak araştırma, tedarikçi seçim, sipariş açılması, vb. Satın alma sürecindeki giderler Fiyat, taşıma, sigorta, vb. Satın alma sonrası giderler Elleçleme, kayıt altına alma, depolama, vb. Kullanım veya tüketim sırasında ortaya çıkan giderler Fireler, kalite sorunları, vb. Kullanımdan sonra ortaya çıkan giderler Tamir, bakım, müşteri şikayetleri, itibar kaybı, vb. 15

Ekonomiklik Kalite Kapasite Teslim süresi Tedarikçi temini Stratejik ürün Ar – Ge ve rekabet gücü Riskler 16

Kapasiteye bağlılık Bilgiye bağlılık Modüler ürünler İntegral ürünler Modüler ürünlerde, Kapasite ve bilgi bağımlılığı varsa, dış kaynak kullanımı az – çok riskli olabilir. Tedarikçi bilgiyi rakiplere aktarabilir. Kapasite bağımlılığı varken, bilgi bağımlılığı yoksa, dış kaynak kullanımı bir fırsattır. İkisi de yoksa, dış kaynak kullanımı ile maliyetler düşürülebilir. İntegral ürünlerde, Bilgi ve kapasite var olduğu sürece üretim operasyonları içeride yapılmalıdır. Eğer her ikisi de yoksa, işletme zaten yanlış iştedir. 17

Maliyet tasarrufu sağlar. B2B Kurumsal satın alma işlemlerinin internet üzerinden gerçekleştirilmesine olanak sağlayan çözümler, elektronik tedarik sistemleri (e-Tedarik) olarak tanımlanabilir. Maliyet tasarrufu sağlar. 18

19

Müşterileri sunulacak mal ve hizmetler Gereken hammaddeler, parçalar, malzemeler Gereken hizmetler İşletmenin varlığını sürdürmek için gerek duyduğu tüketim mal ve hizmetleri İşletmenin varlığını sürdürmek için gerek duyduğu demirbaş ve donanım 20

Bağımsız talepler Bağımlı talepler Talep tahmin yöntemleri kullanılır. Üretim miktar ve zamanına bağlıdır. Malzeme ihtiyaç planlaması yöntemleri kullanılır. 21

Fiyat ve toplam satın alma maliyeti Kalite Tedarik süreci ve zamanı Tedarik kapasitesi Satış sonrası hizmetler 22

Satın alınacak mal veya hizmetin cinsi ve özellikleri Toplam satın alma miktarı Sipariş büyüklükleri ve zamanları Teslimat ön süreleri Teslimat biçim ve yeri Kalite kontrolü ve retleri Birim fiyat ve varsa ıskontolar Ödeme zaman ve biçimi Tarafların sorumlulukları Satış sonrası hizmetler ve garanti süreleri Satın alma şartlarının geçerlilik süresi 23

Fiili olarak satın alma siparişinin açılmasıdır. Taahhüt niteliği taşır. Yazılı mektup / elektronik posta biçiminde olabildiği gibi sözlü de olabilir. 24

Sorumluluk sözleşmede belirtilmiş olmalıdır. Alınan mal / hizmetlerin, kullanılacağı ya da stoklanacağı yere taşınması işlemidir. Sorumluluk sözleşmede belirtilmiş olmalıdır. Güvenli, zaman ve taşıma ekonomisi sağlayacak biçimde, optimizasyon ilkeleri doğrultusunda gerçekleştirilmelidir. 25

Malların indirilmesi / Aracın boşaltılması Sipariş kontrolü Malların indirilmesi / Aracın boşaltılması Miktar kontrolünün yapılması Giriş kalite kontrolü Stok kayıt işlemleri İade işlemleri 26

2 Kutu Sistemi (Kanban) çalışır. JIT Sistemi, Yüksek kaliteli malzeme gerektirir. Sık aralıklarla ve küçük miktarlı malzeme teslimatı gerektirir. Tedarikçilerle uzun dönemli, yakın ve tutarlı bir ilişki kurulmasını gerektirir. JIT Sisteminde, Sıfır hata hedeflenir. Stok maliyetlerinin düşürülmesi hedeflenir. Depolama ve elleçleme maliyetleri düşer. Ürün kalitesi artar. Üretim verimliliği artar. Esnek üretim sistemleri mevcuttur. 27