İŞ ANALİZİ 2.Hafta Öğr.Gör. Seda AKIN GÜRDAL

İş Analizi Sürecinde Toplanan Bilgiler ve Kullanım Alanları Ders Akışı İş Analizinin Tanımı İş Analizi Sürecinde Toplanan Bilgiler ve Kullanım Alanları İş Analistlerinin Seçimi ve İş Analizi Süreci Bilgi Toplama Aşamasında Kullanılan Yöntemler İş analizi Aşamasında Kullanılan Teknikler İş Analizi Bilgilerinin Düzenlenmesi Bir işletmede, çok sayıda farklı işler icra edilir. Gerek İK yönetici ve uzmanları, gerekse birim yöneticileri, işletmede yapılmakta olan işler hakkında bilgi sahibi değildir, işletmede yapılmakta olan işler ve bu işlere ait gerekler hakkında nereden bilgi sağlayacaklardır? işte bu ihtiyaç, iş analizleriyle karşılanmaktadır. İşletme örgütü içerisinde yapılmakta olan çok sayıda farklı işlere en uygun kişilerin seçilmesi, örgütte gerçekleştirilecek doğru ve güvenilir iş analizleriyle yapılabilir. İş analizinin temel amacı, herhangi bir işin daha az maliyetle, daha kısa zamanda ve daha kolay yapılabilmesini sağlamaktır. Değişen çevre koşulları, iş analizini işletmeler için daha da önemli hale getirmektedir. Çünkü çevre koşullarında meydana gelen değişmeler, yeni işlerin ortaya çıkmasına veya mevcut işlerin yeniden tasarımının yapılması veya tamamen ortadan kaldırılması sonucunu doğurmaktadır.

Çalışma hayatında pek çok sorunun temelinde insan kaynaklarının doğru kullanılamaması yatar. Sorunların çözümünde ilk adım işletmedeki işlerin tek tek ele alınıp, özelliklerinin, birbiriyle ve bütünle olan ilişkilerin belirlenmesidir.

İŞ ANALİZİNİN TANIMI İş analizi, belirli bir işin en küçük parçalarıyla ayrıntılı olarak tanımlanıp incelenmesi sürecidir. İş analizi, işletmede yapılacak, her bir işin niteliği, işin genel durumu ve özellikleri, işin yapılacağı çevre ve çalışma koşulları hakkında bilgi toplanması, toplanan verilerin sistematik şekilde incelenmesi, değerlendirilmesi ve bunlara ilişkin bilgilerin yazılı hale getirildiği bir süreç olarak tanımlanabilir.

İş Analizi Sürecinde Toplanan Bilgiler Personelin işlevinin ne olduğu, Hangi yöntem ve tekniklerin kullanıldığı, Ne tür araç gereç ve makinaların kullanıldığı, Personelde bulunması gereken yetenek, bilgi ve deneyim gerektiği, Fiziksel ve sosyal çevre koşulları

İŞ ANALİZİNİN KULLANIM ALANLARI İş analizleriyle elde edilen bilgiler sadece İKY'de değil, aynı zamanda üretim, pazarlama ve finans gibi temel işletme fonksiyonlarına ilişkin planlama, örgütleme, yürütme ve kontrol işlemlerinin temel dayanağını oluşturur.

İŞ ANALİZİNİN KULLANIM ALANLARI Elde edildikten sonra iş tanımları ve iş gerekleri haline getirilen iş analizi bilgileri işletme içinde çeşitli alanlarda kullanılır.

İKY' deki Başlıca Kullanım Alanları Örgüt Yapısının Oluşturulması İş analizi bilgileri, örgüt yapısı oluştururken alınan kararlar için temel oluşturur. İş ve Araç Gereç Dizaynı İş analizi bilgileri, personelin çalışma isteğini ve performansını arttırmak amacıyla iş dizaynında işin basitleştirilmesi veya geliştirilmesi şeklinde değişiklikler ortaya koyabilir.

İKY' deki Başlıca Kullanım Alanları Personel Seçimi İş analizinde elde edilen bilgiler personel seçiminde ölçüt olarak kullanılır. Personel Eğitimi Eğitim programları düzenlenirken ihtiyaç duyulan, işin ne tür ve hangi düzeyde bilgi gerektirdiği konusunda bilgi sağlar.

İKY' deki Başlıca Kullanım Alanları Performans Değerlendirme Çalışanların işlerini ne derece başarıyla getirdiklerinin belirlenmesi süreci de iş analizi bilgilerini gerektirir. İş Gücü Planlanması Boşalan işlerde çalıştırmak üzere işletme içinden ya da dışından eleman almak için bilinmesi gerekli olan iş gücü niteliklerini ortaya koyar.

İKY' deki Başlıca Kullanım Alanları Ücret Yönetimi Personele yaptığı işin karşılığını vermek için katkı sağlar. Belirsizlikten Kaynaklanan Sorunların Azaltılması Personelin işine ilişkin yaşadığı belirsizliği azaltır.

İş Analistlerinin Seçimi ve İş Analizi Süreci İş analizi çalışmaları, örgüt içerisinde oluşturulacak bir uzmanlar grubu veya birim tarafından yapılabileceği gibi, örgüt dışından bir danışman kişi veya kuruluş aracığıyla da yapılabilir. İşletmedeki iş analizi çalışmaları sürekli olmayıp, çok az bir sıklıkta yapılıyorsa, iş analizinin dışarıdaki bir danışman kişi veya kuruluşa yaptırılması daha uygun olacaktır.

İş Analistlerinin Seçimi ve İş Analizi Süreci İş analizi çalışmalarının dışarıdaki bir danışmanlık firması veya örgüt yapısında yer alacak bir birim tarafından yapılmasının olumlu ve olumsuz yönleri vardır. En uygun yaklaşım, dışarıdan bir danışman kuruluşla işbirliğine gidilerek bu çalışmanın örgüt içerisindeki birimle işbirliği ve koordinasyon sağlanarak gerçekleştirilen yaklaşımdır.

İş Analizi Sürecinin Aşamaları Analiz Edilecek İşlerin Belirlenmesi İş Analizi Amacının Saptanması Analistlerin seçilmesi Bilgi Toplama Yönteminin Belirlenmesi İhtiyaç Duyulan Bilginin Toplanması Toplanan Bilginin Analiz Edilmesi

Analiz Edilecek İşlerin Belirlenmesi Örgüt içindeki tüm işlerin belirlenmesi için maaş bordroları, örgüt şeması, eski iş tanımları incelenir; gerekirse yöneticilerden bilgi alınır. İş analizi çalışmasına başlamadan önce,

İş Analizi Amacının Saptanması İş analizinin amacı, kullanılacağı alana göre değişir. İş analizi işin çok ayrıntılı olarak incelenmesine fırsat veren bir teknikle yapıldıysa, personel seçiminin yanı sıra, performans değerleme, personel eğitimi gibi başka birçok amaç için de kullanılabilir.

Analistlerin seçilmesi İşletme içinden uzmanlar, Dışarıdan danışmanlar vs.

BİLGİ TOPLAMA YÖNTEMİNİN BELİRLENMESİ Anket, Mülakat, Gözlem. Kullanılacak bilgi toplama yöntem veya yöntemleri, işletmenin örgüt yapısına ve yönetim tarzına uygun olmalıdır. İş analizi bilgilerinin toplanmasında

Gözlem Gözlem, iş analistinin personeli işini yaparken müdahalede bulunmadan izleyip, gördüklerini kaydetmesi şeklinde uygulanır. Mülakat Serbest – Yapılandırılmış

İhtiyaç Duyulan Bilginin Toplanması ve Toplanan Bilginin Analiz Edilmesi İş analistleri topladıkları bilgileri; birtakım spesifik, standart teknikler uygulayarak işin gerekleri, işi yapacak personelin sahip olması gereken nitelikler, işin çevre koşulları açısından bir sınıflamaya göre analiz edilir. Böylece her işin gerektirdiği personel nitelikleri ortaya çıkar, işlerin birbirileriyle karşılaştırılması olanağı doğar. İş analizi tamamlandıktan sonra iş tanımları ve iş gerekleri hazırlanmalıdır.

İş Analizi Aşamasında Kullanılan Teknikler Gözlem, mülakat ve anket yöntemlerinden biri kullanılarak elde edilen işle ilgili bilgiler iş analizi tekniklerinden biri uygulanarak analiz edilir. İş analizi tekniklerinden bazıları belirli bir mesleki alan için uygulanmakla sınırlı olan, sadece o alandaki işlerin içerdiği görevleri ve gerektirdiği personel niteliklerini ortaya koyan tekniklerdir. Diğer teknikler ise her alandaki her tür işin analizinde kullanılmaya hazır formlar halindedir.

İş Envanterleri Bu teknik bir alandaki işlere ilişkin tüm görevleri içerdiğinden özellikle “iş tanımları”nın hazırlanmasında yarar sağlar. Bir mesleki alanda yerine getirilen işlerin gerektirdiği görevler sıralanarak personelin bunların içinden kendisinin yapmakta olduklarını; yapma sıklığına, yaparken harcanan süreye, önemine, güçlüğüne veya öğrenmek için gerekli süreye göre derecelendirmesi istenir.

Örneğe göre demir işinde çalışan işçiler projeye göre bağlama görevi yaptıklarını; 40 kg. demiri 1 kişinin 1, 5 saatte bağlayabileceğini söylüyorlar ve yönetici de bunu onaylıyorsa, bu görevin demir çubukların bükülmesi görevine göre iki kat fazla vakit aldığı anlaşılır. Aynı zamanda bu süre içinde bu görevi tamamlayamayan başarısız sayılır. İşe eleman alırken saat tutup bu görevler yaptırılabilir 

İş Envanterleri Bu teknik çok ayrıntılı olduğu için, işteki düşük ve yüksek performansı birbirinden ayırmaya yarayan ölçütleri ortaya koyar. Özellikle bölümlenmiş, standartlaştırılmış işler için kullanılması uygundur. Çok amaçlı bir tekniktir.

Durum Analizi Durum analizi tekniği, işin içeriği ve gerektirdiği personel özelliklerine ilişkin sorular içeren bir anket formu kullanılarak yapılır. Durum Analizi anketinin çok geniş bir kullanım alanı vardır.  Çeşitli mesleki alanlardaki her işin analizinde kullanılabilir; farklı işletmelerdeki işlerin birbiriyle karşılaştırılmasına imkan verir. Her an kullanıma hazır bulunan bir ankettir. 6 bölüme ayrılmış 182 iş gereğinden oluşur.

Durum analizi anketi ile şu sorulara cevap alınabilir: – Yapılacak işle ilgili bilgiler personele ne şekilde gelir? – Personel bu bilgileri kullanarak ne yapar? – Sonuçları diğer birimlere ne şekilde aktarır? – Diğer insanlarla ilişkileri hangi yolla olur? – İşin fiziksel koşulları (gürültü, sıcaklık. . . ) ve içerik özellikleri (yaratıcılık gerektirme, monotonluk, tehlike . . . ) nelerdir?

Durum Analizi 6 kategorinin her birinden, analiz edilecek işle ilgili olan iş gerekleri, personelin kendisi, bir üst yöneticisi veya uzman iş analisti tarafından belirlenir ve ağırlıklar verilerek sıralanır. Anketin uzman iş analisti tarafından doldurulması daha doğru sonuçlar vermektedir.

Durum Analizi Bu teknikle yapılan iş analizi çok amaçlıdır. Personel seçimi, personel eğitimi, işin tehlikesinin saptanması, iş dizaynı gibi işlevlerin birçoğu için temel oluşturabilir. Ayrıca çeşitli işlerin birbirlerine göre kapsam ve önemlerini belirler. Ancak geniş uygulama alanlı, genel bir teknik olduğu için ayrıntılara inemez. Bu teknikle bir işteki düşük performans ile yüksek performansın neler olabileceği konusunda bilgi edinilemez. Örneğin, bir elemanın işi gereği insanlara danışmanlık yapması gerektiğini bilebiliriz ama bunu nasıl yaparsa başarılı, nasıl yaparsa başarısız sayılacağını bilemeyiz.

Fonksiyonel İş Analizi Bu teknik; işleri gerektirdikleri personel fonksiyonları cinsinden inceler. Personel fonksiyonları, işi yapanın; bilgilerle, insanlarla ve araç gereçle ilişkilerini belirleyen faaliyetlerdir.

Fonksiyonel İş Analizi Tekniği ile her iş, hem personelin bilgi ve araç gereç kullanımı, hem de diğer insanlarla olan ilişkileri yönünden incelenir. İşlerin birbirlerine göre önem ve kapsamları ortaya çıkar. Ancak bu teknik genel kullanımlı olduğu için yüksek ve düşük performansı birbirinden ayıracak ölçütler ortaya koymaz. Uygulama alanı geniş ve çok amaçlı bir tekniktir. Fonksiyonel iş analizi için gerekli bilgiler anketin yanısıra gözlem veya mülakat yoluyla da elde edilebilir. 

Kritik Olay Tekniği Kritik Olay Tekniğinde, belirli bir işte çalışan personelin ve bağlı oldukları ilk yöneticinin şahit oldukları, işle ilgili olumlu veya olumsuz sonuç veren personel davranışları kaydedilir. Bunlar işin gerektirdiği genel davranışlar değil, duruma özgü, somut davranışlardır. Daha sonra bu davranışlar anlamlı cümleler halinde ifade edilerek, bu iş hakkında bilgi sahibi olan tarafsız bilirkişilerin değerlemesine sunulabilir. Bilirkişiler puanlı bir ölçek üzerinde, bu davranışın o iş için ne derece istenen davranışlar olduklarını belirleyebilirler. 

Bu teknik personel seçimi, personel eğitimi ve performans değerlemede kullanılabilen çok amaçlı bir tekniktir. Genellikle standardize edilemeyen, esnek işlerin analizinde kullanılabilir. Bir işteki yüksek performansla düşük performansı birbirinden ayıran boyutları içerecek kadar ayrıntılıdır. 

İş Analizi Bilgilerinin Düzenlenmesi İş analizi sonucu elde edilen ayrıntılı bilgilerin yöneticilerin kullanımına hazır hale getirilmesi için yeniden düzenlenmesi gerekir. Bu düzenlemeler sonucunda da işletmelerde tablolar halinde iş tanımları ve iş gerekleri oluşturulur.  

İş Tanımları İş tanımları, iş analizlerinin ayıklanmış, özlü bilgilerinden oluşur. Bu nedenle okunması ve algılanması kolay olur. Yöneticilerin ve personelin kolaylıkla yararlanabileceği şekildedir. Her işletmenin kendine göre hazırladığı iş tanım formları; işin kimliği, özeti, içerdiği görevler ve çalışma koşulları bölümlerinden oluşur. “İşin kimliği” bölümünde işin adı, kodu, bölümü ve işi yapan kişinin bağlı olduğu ilk yöneticinin kimlikleri yer alır. 

İşin özeti” kısmında işin ne olduğu, nasıl ve niçin yapıldığı kısaca açıklanır. “İşin içerdiği görevler” bölümünde; işin aşamaları, gerekleri ve kapsadığı sorumluluklar ortaya konur. “Çalışma koşulları” kısmında ise işin fiziksel çevre özellikleri, içerdiği tehlikeler, çalışma saatleri, vb. belirtilir. İş tanımı, işi bir bütün olarak ele alır.

İş Gerekleri İş gerekleri de iş analizi bilgilerinden türetilir. Ancak iş tanımları gibi genel ve işin bütününü kapsar nitelikte değildir. Özellikle işin yerine getirilebilmesi için personelin taşıması gereken nitelikleri ortaya koyar. Bunlar; eğitim düzeyi, deneyim, zihinsel, fiziksel, davranışsal, hatta duygusal özelliklerdir. İş gerekleri formunun hazırlanmasıyla, personel seçimi sırasında adaylarda hangi özelliklerin aranacağına, personel eğitiminde çalışanlara hangi konularda eğitim verileceğine ilişkin iş analizi bilgileri belli bir format altında düzenlenmiş olur. Dolayısıyla iş gerekleri formu, personel seçimi ve eğitimi işlevlerinde kullanılır.

İş Gerekleri