PERFORMANS DENETİMİ

Performans Esaslı Bütçeleme Performans esaslı bütçeleme; kurumların tahsis edilen kaynaklar ile ne yaptıkları veya ne yapacaklarına ilişkin bilgiler içeren bütçedir.   Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanan Performans Esaslı Bütçeleme Rehberinde performans esaslı bütçeleme kavramı şu şekilde tanımlanmıştır: Kamu idarelerinin ana fonksiyonlarını, bu fonksiyonların yerine getirilmesi sonucunda gerçekleştirilecek amaç ve hedeflerini belirleyen, kaynakların bu amaç ve hedefler doğrultusunda tahsisini ve kullanılmasını sağlayan, performans ölçümü yaparak ulaşılmak istenen hedeflere ulaşılıp ulaşılamadığını değerlendiren ve sonuçları raporlayan bir bütçeleme sistemidir. Bir başka ifadeyle, PEB, kurumların tahsis edilen kaynaklarla ne yaptıkları veya ne yapacaklarına ilişkin bilgileri içeren bütçedir. Performans esaslı bütçelemenin temel unsurları; stratejik plan, performans programı ve faaliyet raporudur. Bu dokümanlar idarelerin hedeflerini, faaliyetlerini ve performanslarını kamuoyuna, TBMM’ye veya mahalli idare meclislerine açıklamalarını sağlamaktadır. Bu mekanizma ile saydam ve hesap verebilir bir mali yönetim sisteminin oluşturulması hedeflenmektedir. Kamu idarelerinin stratejik planda, orta ve uzun vadeli amaç ve hedefleri ile göstergelerini ortaya koymaları gerekmektedir. Belirlenen amaç ve hedeflerin yıllık dilimlerini gösteren performans programları aracılığıyla ise bütçelerini yıllık performans hedefleri ile ilişkilendirmeleri öngörülmüştür. Yıl sonunda bütçenin uygulanması ile kamu idarelerinin Faaliyet Raporları aracılığıyla performanslarını belirlenmiş performans hedef ve göstergelerle ilişkilendirerek raporlaması gerekmektedir.

Performans Esaslı Bütçeleme Performans esaslı bütçeleme, kaynak, girdi, çıktı, sonuç ilişkisinin kurulmasını öngörmektedir. Performans programında kurumların amaç ve hedeflerine yönelik gerçekleştirecekleri faaliyetlere göre kaynak planlaması yapılır. Buna göre, bütçe ödenekleri kamu idarelerinin kaynaklarını oluşturur. Kurumlar ödenekleri kullanarak insan kaynakları, binalar, makine-teçhizat gibi beşeri, fiziksel ve mali değerleri ifade eden girdilerin finansmanını sağlarlar. Girdilerin kullanılması ile gerçekleştirilen faaliyetler neticesinde ürün ve hizmet yani çıktı üretirler. Ve bu ürün ve hizmetlerin insanlar ve toplum üzerinde meydana getirdiği etkiyi ifade eden sonuçlar ile hedeflerine ulaşmaya çalışırlar.  

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 5018 sayılı Kanun, 24.12.2003 tarih ve 25326 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır. Bu Kanun ile kamu mali yönetiminde mali disiplin, hesap verebilirlik ve mali saydamlık hedeflenerek kamu kaynaklarının etkili, verimli ve tutumlu kullanılmasını sağlamak üzere performans esaslı bütçelemeye geçiş öngörülmüştür. Ülkemizde performans esaslı bütçelemeye 5018 sayılı Kanunun yürürlüğe girmesi ile geçilmiştir. Kanun, performans esaslı bütçelemeye geçişin amacını, kamu mali yönetiminde mali disiplini, hesap verebilirliği ve mali saydamlığı gerçekleştirmek ve kamu kaynaklarının etkili verimli ve tutumlu kullanılmasını sağlamak olduğunu ifade etmiştir.   Soru:Performans esaslı bütçeleme sistemi uygulamada kaynakların verimli, etkili ve tutumlu kullanılması sağlanmış mıdır? Bu sistem başarılı olmuş mudur, amacına ulaşmış mıdır? Katılımcılara tartışma amaçlı bu sorular yöneltilebilir. (Teoride sistem tutarlı olmakla birlikte uygulamada bütçe ve muhasebe bağlantısının kurulamaması nedeniyle etkin olmadığı söylenebilir. Ayrıca sistemin izleme ve değerlendirme ayağı Sayıştay Kanununun yürürlüğe girmesinin gecikmesi nedeniyle eksik kalmıştır. Bu nedenle sistemin başarısına yönelik bir değerlendirme yapmak için denetim sonuçlarını görmek gerektiği ifade edilebilir.)

Kamu Kaynağının Kullanılmasının Genel Esasları Mali saydamlık(Md.7) Hesap verme sorumluluğu(Md.8) Stratejik planlama ve performans esaslı bütçeleme(Md.9) Dolayısıyla mali saydamlık, hesap verme sorumluluğu, stratejik planlama ve performans esaslı bütçeleme 5018 sayılı Kanunda kamu kaynağının kullanılmasının genel esaslarını oluşturmaktadır.  

5018 sayılı KMYKK 5018 sayılı Kanun ile kamu idarelerinin, orta ve uzun vadeli amaç ve hedefleri ile göstergelerini Stratejik Planlarında belirtme gerekliliği ortaya çıkmıştır. Kamu idarelerinin, Performans Programları aracılığıyla bütçelerini yıllık performans hedefleri ile ilişkilendirerek hazırlaması öngörülmüştür. Yıl sonunda bütçe uygulama sonuçlarının, ilgili hedef ve göstergelerle ilişkilendirilerek Faaliyet Raporu aracılığıyla raporlanması gerekmektedir. Kamu idareleri 5018 sayılı Kanunda belirtilen bu esasları yerine getirmek amacıyla üç ana doküman hazırlamakla yükümlüdürler. Bunlardan ilkini stratejik plan oluşturmaktadır. Kamu idareleri 5 yıl için hazırlayacakları stratejik planlarında orta ve uzun vadeli amaç ve hedeflerini belirleyerek kamuoyuna açıklayacaklardır.   Stratejik planın yıllık dilimlerini ise, bütçeleri ile ilişkilendirilerek hazırlanması gereken performans programı oluşturur. Kamu idareleri, performans programında ilgili yıl için belirledikleri performans hedef ve göstergelerini, bunlara ulaşmak için gerçekleştirmeyi öngördükleri faaliyetlerini ve bu faaliyetlerin maliyetlerini kamuoyuna açıklayacaklardır. Yılın bitiminden itibaren ise Kamu idareleri faaliyet sonuçlarını faaliyet raporlarında göstereceklerdir. Faaliyet raporunda daha önce belirlenmiş hedef ve göstergelere ulaşılma derecesi ile bütçe uygulama sonuçlarına yer verilecektir.

PERFORMANS DENETİMİ NEDİR? Katılımcılara performans denetiminden ne anlaşılması gerektiği sorusu yöneltilebilir.Verilen ceplardan sonra bir sonraki slaytla birlikte tanımlama yapılır.  

Performans Denetimi 6085 sayılı Kanunun 36. maddesi; “ Performans denetimi; hesap verme sorumluluğu çerçevesinde idarelerce belirlenen hedef ve göstergelerle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının ölçülmesi suretiyle gerçekleştirilir.” Kamuoyuna açıklanan dokümanların değerlendirmesi ise Sayıştay tarafından yapılacaktır. Bu değerlendirmenin kapsamı, sınırları ve tanımı 6085 sayılı Sayıştay Kanununda belirlenmiştir. Kanunun 36. maddesine göre performans denetimi, hesap verme sorumluluğu çerçevesinde idarelerce belirlenen hedef ve göstergelerle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının ölçülmesi suretiyle gerçekleştirilecektir. Bu kapsamda performans denetiminin temelini idarelerin üreteceği performans bilgisinin oluşturduğunu söyleyebiliriz. İdarelerin ürettiği performans bilgisinin incelenmesi neticesinde kurumsal performans hakkında tespit edilen bulgular performans denetimi aracılığıyla raporlanacaktır.

Verimlilik – Etkinlik -Tutumluluk Performan esaslı bütçeleme sistemine geçişin nedenlerinin başında kamu kaynaklarının verimli, etkili ve ekonomik kullanılmasının sağlanması gelmektedir. Burada verimlilik, sabit bir çıktı miktarının en az girdiyle üretilmesini veya sabit bir girdi ile en fazla çıktının üretilmesini ifade etmektedir. Dolayısıyla verimlilik kavramı çıktı/girdi ile formüle edilir. Etkinlik kavramı da, belirlenen hedeflere ne ölçüde ulaşıldığını, yani faaliyetlerin meydana getirdiği etkiyi ifade etmektedir. Tutumluluk kavramı ise yalnızca girdilerle ilgilidir ve girdilerin en uygun yerde, en uygun zamanda ve en uygun şekilde kullanılmasını ifade etmektedir. Kurumların çıktı ve sonuç odaklı hedefler belirlemeleri ve hedeflere ulaşma derecelerini yıl sonunda raporlamaları kaynakların verimli ve etkili kullanılmasının değerlendirmesine imkan sunmaktadır.  

Performans Denetimi – VET Denetimi 6085 sayılı Kanunda performans denetimi, idarelerin belirlediği amaç, hedef ve göstergelerin değerlendirilmesini kapsamaktadır. VET Denetimi ise kaynakların ne ölçüde verimli, etkin ve tutumlu kullanıldığına ilişkin daha derinlemesine bir incelemeyi ifade eder. Performans Denetimi kurum bazlı plan ve raporların değerlendirilmesini içerirken; VET Denetimi ise konu bazlı verimlilik, etkinlik ve tutumluluk değerlendirmesini kapsar ve birden fazla kurumu ilgilendirebilir. Bu noktada 6085 sayılı Kanunda düzenlenen performans denetiminin 832 sayılı Kanunda düzenlenen ve VET denetimi olarak adlandırılan performans denetiminden bir takım farkları olduğunu ifade etmek gerekir. VET denetiminde kamu idarelerinin kaynakları ne ölçüde verimli, etkin ve tutumlu kullandığı daha derin ve uzun soluklu bir çalışma ile değerlendirilmekteydi. 6085 sayılı Kanunun öngördüğü performans denetiminde ise denetimin kapsamı , idarelerin belirlediği hedef ve göstergelerle ilgili faaliyet sonuçlarının ölçülmesi şeklinde belirlenmiştir.   Ayrıca mevcut performans denetimi kamu idareleri tarafından hazırlanacak plan ve raporların idare bazında değerlendirilmesini öngörür. VET Denetimi ise faaliyet ve proje bazlı verimlilik, etkinlik ve tutumluluk değerlendirmesini kapsar ve birden fazla kurumu ilgilendirebilir.

Denetimin Hedefleri Hesap verebilirliğin ve saydamlığın sağlanmasını temin etmek üzere kamu idarelerinin, 5018 sayılı Kanuna uygun olarak performans bilgilerini Faaliyet Raporlarında göstermelerini sağlamak, Raporlanan bilgilerin yararlılığına ve kalitesine katkıda bulunmak, Kamu idarelerinin performans hedefleri ve göstergeleri açısından kaydettikleri ilerlemeyi izlemek ve raporlamak için sağlam veri kayıt sistemleri kullandığı konusunda TBMM’ye ve kamuoyuna bilgi vermek. Düzenlilik denetiminde olduğu gibi performans denetimi de belli hedefler doğrultusunda gerçekleştirilir. Performans bilgisini denetlerken Sayıştayın üç temel hedefi vardır:   Birincisi, kamu mali yönetiminde hesap verebilirliğin ve saydamlığın sağlanmasını temin etmek üzere kamu idarelerinin, 5018 sayılı Kanuna uygun olarak performans bilgilerini faaliyet raporlarında göstermelerini sağlamak, İkincisi, raporlanan bilgilerin yararlılığına ve kalitesine katkıda bulunmak, Üçüncüsü ise, kamu idarelerinin performans hedefleri ve göstergeleri açısından kaydettikleri ilerlemeyi izlemek ve raporlamak üzere hazırladıkları faaliyet raporlarında yer alan bilginin doğruluğu konusunda TBMM’ye ve kamuoyuna bilgi vermektir. Performans denetiminin uygulanmasında bu hedefler gözetilir.

Performans Denetimi Kriterleri Denetim kriteri Tanım Mevcudiyet Denetlenen idarenin, yasal düzenlemelere göre ilgili dokümanları hazırlaması   Zamanlılık Performans bilgisinin yasal süre içinde raporlanması Sunum Performans bilgisinin düzenleyici esaslara uygun şekilde raporlanması İlgililik Amaç, hedef, gösterge ve faaliyetler arasında mantıksal bağlantı olması Ölçülebilirlik Performans programlarındaki hedeflerin, göstergeler ile ölçülebilir olması İyi tanımlanma Hedeflerin ve göstergelerin açık ve net bir tanımının olması Tutarlılık Hedeflerin (göstergeler dâhil), denetlenen idarenin planlama ve raporlama dokümanlarında tutarlı olarak kullanılması Doğrulanabilirlik Raporlanan performans bilgisinin kaynağına kadar izlenebiliyor olması Geçerlilik/ İkna edicilik Planlanan ve raporlanan performans arasındaki her tür sapmanın denetlenen idare tarafından ele alınıyor olması ve sapmayı açıklayan nedenlerin inandırıcı ve ikna edici olması Güvenilirlik Veri kayıt sistemlerinin gerçekleşmeleri tam ve doğru şekilde ölçerek faaliyet raporunda güvenilir veri sunuyor olması Performans denetimi bir takım denetim kriterleri çerçevesinde yürütülür. Bu kriterler diğer yüksek denetim kurumlarının uygulamaları ile 5018 sayılı kanun, çeşitli yönetmelik ve rehberlerden yararlanılarak oluşturulmuştur. Krtirlerin oluşturulmasında kullanılan kaynaklar şunlardır: -Diğer Yüksek Denetim Kurumlarının denetim uygulamaları, -5018 sayılı Kanun, -Kamu İdareleri için Stratejik Planlama Kılavuzu, -Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, -Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik, -Performans Programı Hazırlama Rehberi, -Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik- -Diğer mevzuatlarda yer alan yasal gereklilikler   Mevcudiyet, zamanlılık ve sunum kriterleri her üç dokümanın değerlendirilmesinde, ilgililik, ölçülebilirlik ve iyi tanımlanma kriterleri stratejik plan ve performans programının değerlendirilmesinde, tutarlılık, Doğrulanabilirlik ve geçerlilik/ikna edicilik kriterleri faaliyet raporunun değerlendirilmesinde, güvenilirlik kriteri de faaliyet sonuçlarının değerlendirilmesinde kullanılacaktır.

Uluslararası Uygulamalar Değişen kamu mali yönetimi anlayışı- Performans esaslı yönetim Hedefler ve performans ölçümü Performans raporlarının güvenilirliği hakkında güvence- YDK’ların rolü 1980’li yıllardan itibaren dünyada kamu mali yönetimi anlayışı ve sistemleri değişmeye başlamıştır. Bu bağlamda birçok batı ülkesinde kaynakların etkin ve verimli kullanımını sağlamak amacıyla performans esaslı yönetim sistemleri benimsenmiştir. Yeni sistem gereği kurumlar hedefler belirlemiş ve bu hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını değerlendirmek amacıyla performans ölçümü yapmaya başlamıştır. Bu doğrultuda hazırladıkları yıllık raporları da Parlamentoya sunmakla görevlendirilmişlerdir. Ancak bu noktada bu raporların güvenilirliği hakkında Parlamentoya güvence sunacak üçüncü bir tarafa duyulan ihtiyaç ortaya çıkmıştır. Bu güvenceyi sağlama görevi de bağımsız dış denetim kurumları olan Yüksek Denetim Kurumlarına verilmiştir.

Uluslararası Uygulamalar YDK’ların rolü: Hedeflerin açıklıkla belirlendiği hakkında güvence, Her politika/ programın etkilerini uygun şekilde değerlendirecek göstergelerin belirlendiği hakkında güvence, Hedeflerin gerçekleştirilmesi için gerekli idari adımların atıldığı yönünde güvence, Göstergelere yönelik hedeflenen ve mevcut rakamların uygunluğu ve doğruluğu hakkında güvence. Bu bağlamda YDK’Ların rolü slaytta görüldüğü kapsamda tanımlanmıştır. YDK’lar bu sistemde: Hedeflerin açıklıkla belirlendiği hakkında güvence, Her politika/ programın etkilerini uygun şekilde değerlendirecek göstergelerin belirlendiği hakkında güvence, Hedeflerin gerçekleştirilmesi için gerekli idari adımların atıldığı yönünde güvence, Göstergelere yönelik hedeflenen ve mevcut rakamların uygunluğu ve doğruluğu hakkında güvence vermekle görevlendirilmişlerdir.  

Uluslararası Uygulamalar- FRANSA Her Bakanlık Yıllık Performans Planı hazırlamakla yükümlü. Fransız Sayıştayının rolü Merkezi yönetimin yaptığı performans ölçümünün geliştirilmesi Her Bakanlığın performans raporunun güvenilirliğinin artırılması: Mali denetimle birlikte yürütür, her Bakanlığın Yıllık Performans Raporunun uygunuluğunu denetler ve raporlar. Uluslararası uygulama örnekleri hakkında genel bir bilgi sahibi olmak amacıyla iki Avrupa ülkesinden örnekten bahsetmekte yarar var. Fransayla başlayacak olursak, Fransadaki performans esaslı yönetim sistemi gereği her Bakanlık yıllık performans planı hazırlamakla yükümlüdür. Bakanlıklar bu planlarda hedeflenen gerçekleşme derecelerine, göstergelere ve bütçedeki her türlü sapmanın nedenine yer vermek zorundadır. Bu bağlamda Fransız Sayıştayının üstlendiği rol ise iki yönlüdür. Birincisi merkezi yönetimin yaptığı performans ölçümünün geliştirilmesidir. Bu rol bağlamında Sayıştay genel raporlar hazırlar ve Parlamentoya sunar. Bu doğrultuda 2002 yılında hazırladığı raporda yer verdiği bazı bulgu örnekleri şu şekildedir: - Bakanlıkların çoğu performans hedefleri ve gçstergeleri arasındaki mantıksal bağı kuramamıştır. - Bakanlıkların çoğu performans göstergelerinin gerçek değerlerini ölçmemiştir.   Fransız Sayıştayının ikinci rolü ise her bakanlığın perofrmans raporunun güvenilirliğinin artırılmasıdır. Bu bağlmada tüm bakanlıkların Yıllık performans raporunun uygunluğunu denetler ve raporlar. Bu işi mali denetimle birlikte yapar. Sayıştayın bu bağlamda hazırladığı raporlardan bulgulara örnek vermek gerekirse şunlar söylenebilir: Bakanlık etkinlik değerlendirmesi yapmaya uygun gösterge belirlememiştir Performans göstergelerine yönelik gerçekleşmenin yalnızca %60’ı ölçülmüştür.

Uluslararası Uygulamalar- HOLLANDA Her Bakanlık Yıllık Performans Planı hazırlamakla yükümlü. Hollanda Sayıştayının rolü Merkezi yönetimin yaptığı performans ölçümünün geliştirilmesi Her Bakanlığın performans raporunun güvenilirliğinin artırılması: Mali denetimle birlikte yürütür, 2002’de denetim rehberi hazırlamıştır. Sunulan performans bilgisinin ilgililiğini ve doğruluğunu denetler. Uluslararası uygulama örneği olarak verilebilecek diğer bir örnek ise Hollandadır. Hollanda uzun süredir performans esaslı yönetim sistemini uygulamaktadır. Ancak kurumların yaptığı performans ölçümünün değerlendirilmesi 2001 yılından itibaren yapılmaktadır. Bu sistem gereği kurumların bütçe belgelerinde hedeflerine, hedefleri nasıl gerçekleştireceklerine ilişkin bilgiye, etkinliği ve verimliliği ölçmek için belirlenen performans göstergelerine yer vermeleri gerekmektedir. Aynı zamanda kurumların hedeflerine ulaşamamaları halinde bunun nedenlerini de açıklamaları gereklidir. Bu sistemde Hollanda Sayıştayının görevi ise yine iki başlık altında toplanabilir. Birincisi genel raporlar aracılığıyla merkezi yönetimin yaptığı performans ölçümünün geliştirilmesi, ikincisi ise her bakanlığını performans raporunun güvenilirliğinin artırılmasıdır. Bu bağlamda yapılan iş için Sayıştay 2002 yılında bir rehber hazırlamıştır ve bu işi mali denetimle birlikte yürütmektedir. Hollanda Sayıştayının örnek bulguları ise şu şekildedir: Bazı göstergeler için sadece mevcut durumu gösteren bilgi sunulmuştur, hedeflenen değer eksiktir. Bazı hedeflere ulaşılamama nedenleri analiz edilmemiştir.  

Denetimde odak noktaları Bu anlamda, performans denetiminde bazı odak noktalar vardır: - Stratejik plan değerlendirilirken, idarenin mevzuata uyup uymadığı ve uygun amaç, hedef ve göstergeler belirleyip belirlemediği dikkate alınır. - Performans Programı değerlendirilirken, idarenin mevzuata uyup uymadığı ve Stratejik Plan ile uyumlu biçimde uygun hedef ve göstergeler belirleyip belirlemediği, incelenir. -Faaliyet raporu değerlendirilirken, idarenin mevzuata uyup uymadığı, performans bilgisinin Performans Programında belirtilen hedefler bakımından uygun şekilde raporlanıp raporlanmadığı ve gerçekleşmelerdeki sapmaların açıklanıp açıklanmadığı, incelenir. -Faaliyet Sonuçları değerlendirilirken, performans hedefleri bakımından kaydedilen ilerlemenin raporlanmasına yönelik olarak üretilen performans bilgisinin güvenilir olup olmadığı, dikkate alınır.  

Denetimin Temel Aşamaları I. Planlama II. Uygulama III. Raporlama IV. İzleme Performans denetimi dört aşamada yürütülür. Bunlar; düzenlilik denetiminde de olduğu gibi planlama, uygulama, raporlama ve izleme aşamalarıdır.   Planlama aşamasında öncelikle denetim ekibi oluşturulur. Ardından denetlenecek idare ile iletişim kurulur, kurum tanıma faaliyeti gerçekleştirilir ve idarenin genel performans yönetimi hakkında bilgi edinilir. Son olarak da denetim planı hazırlanır. Uygulama aşamasında; rehberde yer alan kriterlere göre stratejik planın değerlendirilmesi, performans programının değerlendirilmesi, faaliyet sonuçlarının ölçülmesi ve değerlendirilmesi, son olarak da faaliyet raporunun değerlendirilmesi süreçleri izlenir. Uygulama aşamasında tespit edilen hususlara denetim raporunda yer verilir. Raporda; -Denetimin amaç, dayanak, kapsam ve yöntemine, -Genel Değerlendirmeye, -Denetim bulgularına, -İzleme sonuçlarına, -Eklere, yer verilir. İzleme aşamasında ise, Sayıştay raporlarının TBMM’de görüşülmesinden sonra denetim raporlarında yer alan bulgulara ilişkin önerilerin denetlenen idare tarafından ne ölçüde yerine getirildiğinin değerlendirilmesi yapılır.

PLANLAMA 1- Denetim ekibinin oluşturulması 2- Denetlenecek idareyle iletişim kurulması 3- Denetlenecek idarenin tanınması 4- İdarenin genel performans yönetimi hakkında bilgi edinilmesi 5- Denetim planının hazırlanması Planlama aşaması beş adımdan oluşur. Düzenlilik denetimi ile performans denetiminin birlikte yürütülmesi halinde ilk üç adım düzenlilik denetimine paralel gerçekleştirilir ve denetimin planlaması eş zamanlı yapılır.   1.Denetim ekibinin oluşturulması: Performans denetiminin ekip temelinde yürütülmesi esastır. Ekip başkanı denetimin rehberde belirtilen metodolojiye uygun şekilde yapılmasını ve performans denetimine yeterli zaman ayrılmasını sağlar. 2. Denetlenecek idareyle iletişim kurulması: Denetlenecek idare yetkilileriyle yapılacak ilk toplantıda denetimin amacı, metodolojisi ve süreçleri hakkında bilgi verilir. Bu aşamada, performans bilgisinin üretilmesi ve raporlanması ile görevli birim ve kişiler tespit edilir. Performans denetimi yürütülürken irtibata geçilmesi gerekli kişilerin isimleri ve iletişim bilgileri idareden temin edilerek denetim planına eklenir. 3.Denetlenecek idarenin tanınması: Bu aşamada öncelikle stratejik planlama ve performans esaslı bütçeleme ile ilgili mevzuat ve rehberlerin gözden geçirilmesinde yarar vardır. İdarenin performans denetiminin yapılabilmesi için, gerçekleştirdiği faaliyet ve projeler ile görev alanının tanınması gerekir. Bu kapsamda idarenin tabi olduğu mevzuat, örgüt şeması, paydaşları, bütçesi, gelir ve giderleri, kaynakları, eylem planları, kullandığı kontrol sistemleri, karşı karşıya olduğu riskler, eksik ve zayıf yönleri, önceki denetim raporları gözden geçirilir.

4.Genel Performans Yönetim Sistemi Hakkında Bilgi Edinilmesi Genel performans yönetimi sistemi; performans bilgisinin yönetimi ve raporlanmasına ilişkin idareye ait iç politikaları, yapıları ve süreçleri ifade eder. 4.İdarenin genel performans yönetimi hakkında bilgi edinilmesi: İdareler Faaliyet Raporlarında yer verecekleri verilerin doğru ve güvenilir olmasını sağlamakla yükümlüdürler. Bu da iyi kurulmuş bir performans yönetim sistemi ile mümkündür. Genel performans yönetimi sistemi; performans bilgisinin yönetimi ve raporlanmasına ilişkin idareye ait iç politikaları, yapıları ve süreçleri ifade eder.  

Genel performans yönetimi sistemini incelemenin yararları Performans bilgisinin kullanımı ve kontrolüne ilişkin idarenin genel tutum ve farkındalığı hakkında bilgi edinilmesini sağlar. Genel performans yönetimi sistemindeki zafiyetlerin tespit edilmesi performans bilgisinin kalitesindeki eksiklikleri açıklayabilir. Genel performans yönetimi sisteminin incelenmesiyle veri kalitesine yönelik belli risklerin tespit edilmesi mümkün olabilir. Belli alanlardaki kontrollerin kurumsal düzeyde değerlendirilmesine olanak tanır. Genel performans yönetiminin incelenmesi denetim sürecine önemli katkı sağlar.   -İlk olarak, idarenin performans bilgisinin kullanımı ve kontrolüne ilişkin genel tutum ve farkındalığı hakkında bilgi verir. -Yine genel performans yönetimi sistemindeki zafiyetlerin tespit edilmesi, performans bilgisinin kalitesindeki eksiklikleri açıklayabilir. Örneğin, performans bilgisinin üretilmesine ilişkin kurum içi düzenlemelerin olmaması, performans programı veya faaliyet raporlarının zamanında hazırlanmamasına neden olabilir. Bu durumda performans yönetimi sistemindeki zafiyetler, ‘zamanlılık’ kriterinin yerine getirilmemiş olmasının sebebi olarak gösterilebilir. Performans hedeflerinin hazırlanması ile ilgili idare politikasının yetersiz olması; performans bilgisinin izlenmesi açısından kamu idaresinin strateji birimi ile uygulayıcı birimleri arasında koordinasyon eksikliğine ve performans bilgisinin tutarlı olmamasına sebep olabilir. Sonuç olarak kamu idaresi, faaliyet raporunda gerçek performansı raporlayamayabilir. Bu durumda, denetim ekibi ‘tutarlılık’ ve ‘doğrulanabilirlik’ kriterlerinin sağlanamamasının sebebi olarak idarenin performans yönetimi sistemindeki zafiyetleri gösterebilir. - Genel performans yönetimi sisteminin incelenmesiyle veri kalitesine yönelik belli risklerin tespit edilmesi mümkün olabilir. Örneğin bazı riskler; personelin yer değiştirmesi, yeni bilgi teknolojileri (BT) sistemlerinin uygulamaya konulması veya performans göstergelerinde değişiklik yapılması gibi, daha genel nitelikli olabilir. Bu tür riskler genel performans yönetimi sisteminin incelenmesi ile ortaya çıkar. - Belli alanlardaki kontrollerin kurumsal düzeyde değerlendirilmesine olanak tanır. Örneğin; veri kalitesi yönetimine yönelik kurumsal düzenlemeler, çıktıların ve kalite kontrollerinin üst yönetimce izlenmesi ve faaliyet raporlarında raporlanan bilgilerin derlenmesi ve sunumunun kontrol edilmesi kurumsal düzeyde gerçekleştirilen bir performans yönetimi sisteminin incelenmesi ile ortaya çıkarılabilir. Genel performans yönetiminin incelenmesi kilit personelle yapılacak görüşmeler ve performans yönetim sistemine ilişkin materyallerin incelenmesi ile mümkündür. Bu süreçte üst yönetimin sorumluluklarını yerine getirip getirmediği incelenir. Bu kapsamda üst yönetimin; • Veri kalitesinin önemini personele bildirdiğine, • Veri kalitesinin yönetimi için açık görev ve sorumluluklar tayin ettiğine, • Performans bilgisini üreten sistemlerden çıkan sonuçları gözden geçirdiğine dair kanıt aranır. Bu çalışmanın sonunda denetim ekibi, performans yönetim sistemini etkileyebilecek genel riskleri ve bunlara ilişkin kontrol faaliyetlerini belirler. Bu riskler ve elde edilen diğer bulgular, Form 2 aracılığıyla kaydedilir. Ayrıca Form 2’deki sorular denetim süresince denetim ekibi tarafından değerlendirilir, gerekirse denetim sonunda bulgular güncellenir.

Planlama aşamasının sonunda; Denetim takvimini, Ekip üyelerinin sorumluluklarını, belirleyen denetim planı hazırlanır. Planlama aşamasının sonunda denetim planı hazırlanır. Denetim planında, denetimin ne zaman başlayacağı, ne zaman tamamlanacağı, ilgili denetçilerin sorumluluk alanları gibi hususlara yer verilir.  

Denetim planı formatı Kamu idaresinin adı, Denetimin yasal dayanağı, amacı, kapsamı, Denetlenen idare hakkında bilgi, Denetim takvimi, Denetlenen idarede irtibat kurulacak görevliler, Denetim ekibi, Denetim planının eki olan iş planı, bilgilerine yer verilerek denetim planı hazırlanabilir. Rehberin ekinde (Ek-2) denetim planının formatına yer verilmiştir. Buna göre, kamu idaresinin adı, denetimin yasal dayanağı, amacı, kapsamı, denetlenen idare hakkında bilgi, denetim takvimi, denetlenen idarede irtibat kurulacak görevliler, denetim ekibi ve denetim planının eki olan iş planına başlıklar halinde yer verilerek denetim planı hazırlanabilir.

Performans denetimi süreçleri ve zaman planı   Denetim aşaması Denetim kriteri Denetim kapsamı Zaman planı Planlama Haziran Uygulama (Stratejik Plan ve Performans Programı) Mevcudiyet Zamanlılık Sunum İlgililik Ölçülebilirlik İyi tanımlanma Stratejik plan Performans programı Temmuz – Eylül (Faaliyet sonuçlarının ölçülmesi ve değerlendirilmesi) Güvenilirlik Seçilen veri kayıt sistemleri Eylül – Şubat (Faaliyet Raporu) Tutarlılık Doğrulanabilirlik Geçerlilik/ İkna edicilik. Faaliyet raporu Şubat (İl özel idareleri için Mart, Belediyeler için Nisan) Raporlama Mart (İl özel idareleri için Nisan, Belediyeler için Mayıs) İzleme Slaytta performans denetimi zaman planı gösterilmektedir. Denetimin yürütülmesine ilişkin sunulan zaman planı fikir verme amaçlı olup, denetim ekibinin kapasitesine ve iş planına göre değişiklik gösterebilir. Aynı denetim yılı içinde aynı denetim ekibi tarafından birden fazla idarenin denetimi sözkonusu ise zaman planı buna uygun şekilde değiştirilebilir.