NASIL ERASMUS ÖĞRENCİSİ OLURUM … Erasmus Kurum Koordinatörlüğü 2017-2018

ASİL İLAN EDİLEN ÖĞRENCİLERİMİZİN YAPMASI GEREKENLER….!!!

Erasmus Aday Asil Öğrenci Kimdir? İnternet başvuru formunda tercih etmiş olduğu iki Avrupa üniversitesinden birine ya da kontenjanın müsait olduğu diğer bir üniversiteye gitmeyi hak etmiş öğrenci Erasmus Aday Asil öğrencidir. Aday Asil öğrenci olmak kazanılmış hak değildir. Sizden istenecek bir çok evrak olacaktır. Evrakların sizden istenen tarihler içinde tamamlanıp teslim edilmesini takiben karşı üniversitelerden gelecek olan kabul belgeleri sizin hak sahibi olduğunuzun bir göstergesidir. Bu bağlamda aşağıda sizden istenen evrakların hazırlanış şeklini iyi takip etmeniz ve evrakların eksiksiz tamamlanmasını sağlamanız gerekmektedir. Bu bir öğrenci yükümlülüğü olup özellikle gideceğiniz üniversitelerdeki derslerin seçimi konusunda mutlaka bölüm koordinatörünüzden onay almanız gerekmektedir.

KOORDİNATÖRLÜĞÜMÜZE VERİLECEK EVRAKLAR VE HAZIRLANIŞLARI - Aşağıda sizlerden istenecek evrakların belirtilen süreler dahilinde eksiksiz hazırlanıp, karşı üniversitelere gönderilmek üzere Koordinatörlüğümüze teslim edilmesi gerekir. - (Bazı üniversiteler değişik evraklar isteyebilir veya Online başvuru sitemi ile çalışıyor olabilirler) Learning Agreement (4 Adet ): Eğer gidilecek Üniversitenin sayfasında var ise oradaki evrak doldurulacak eğer yok ise SDÜ Gerekli evraklar Giden Öğrenci kısmından alınıp doldurulacak. Eğitim öğrencileri hazırlayacak. Application Form (2 Adet ): Eğer gidilecek Üniversitenin sayfasında var ise oradaki evrak doldurulacak eğer yok ise “ SDÜ Gerekli evraklar - Giden Öğrenci” kısmından alınıp doldurulacak. Eğitim ve Staj öğrencileri hazırlayacak. Accomodation Form (2 Adet ): Eğer gidilecek Üniversitenin sayfasında var ise doldurulacak. Eğitim ve Staj öğrencileri hazırlayacak Recognition Sheet ( 2 Adet ): SDÜ “Gerekli evraklar - Giden Öğrenci “kısmından alınıp doldurulacak. Eğitim öğrenciler hazırlayacak.

Öğrenci Taahhütnamesi ( 2 Adet ): SDÜ Gerekli evraklar - Giden Öğrenci” kısmından alınıp doldurulacak. Eğitim ve Staj öğrencileri hazırlayacak. Fotoğraf ( 3 Adet ): Eğitim ve Staj öğrencileri getirecek Transkript (2 Adet, İngilizce): (Lisans öğrencileri Öğrenci İşleri Daire Başkanlığından, Lisansüstü öğrencileri ilgili Enstitülerden) Eğitim ve Staj öğrencileri hazırlayacak. Training Agreement (4 Adet): Eğer gidilecek Üniversitenin sayfasında var ise oradaki evrak doldurulacak eğer yok ise “ SDÜ Gerekli evraklar - Giden Öğrenci” kısmından alınıp doldurulacak. Sadece Staj öğrencileri hazırlayacak. Onaylı Kabul Belgesi (Staj yapılacak yerden): Sadece Staj öğrencileri hazırlayacak. Cv ( 2 Adet, İngilizce): Sadece Staj öğrencileri hazırlayacak Motivasyon Mektubu (2 Adet, İngilizce): Sadece Staj öğrencileri hazırlayacak

Üniversite Başvuru Formu (Application Form) neleri kapsar ? Bu form gidilecek üniversitenin internet sayfasından öğrenci tarafından temin edilir. Formun içeriğinde öğrencinin şahsi bilgileri, gidilecek üniversitede eğitimin hangi dönem gerçekleşeceği, hangi bölümde eğitim aldığı ve eğitim bilgileri gibi bilgiler sorulmaktadır. Formun bilgisayarda doldurulması gerekmektedir, bazı üniversitelerde bu işlem online olarak ta yapılmaktadır . Eğer bu forma gidilecek üniversitenin internet sayfasından ulaşılamaz ise, Erasmus Bölüm Koordinatörünüz ile temasa geçiniz. Kendisi karşı Üniversitenin ilgili birimi ile temasa geçerek gerekli evrakı sizin için isteyecektir.

Konaklama Formu (Accommodation Form) neleri kapsar ? Bu form gidilecek Üniversitenin internet sayfasından öğrenci tarafından temin edilir, gidilecek Üniversitede eğitimin hangi dönem gerçekleşeceği, öğrencinin şahsi bilgileri, hangi süreler arasında konaklamanın yapılacağı, konaklama türü (yurt, pansiyon, özel yurt veya apartlar) ve diğer bilgiler sorulmaktadır, bazı üniversitelerde bu işlem online olarak yapılmaktadır. Eğer bu forma gidilecek Üniversitenin internet sayfasından ulaşılamaz ise, Erasmus Bölüm Koordinatörünüz ile temasa geçiniz. Kendisi karşı Üniversitenin ilgili birimi ile temasa geçerek gerekli evrakı sizin için isteyecektir

Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) neleri kapsar ? Öğrenim Anlaşması; karşı üniversiteden alacağınız ve gideceğiniz döneme ait derslerin kodlarını, ders adını ve AKTS kredilerini içerir. Bir dönem içinde min. 25 – max. 35 AKTS‘lik ders seçilmesi gerekmektedir. Derslerin tespiti ve seçiminde mutlaka ERASMUS BÖLÜM KOORDİNATÖRÜNÜZE başvurunuz…. Doldurulacak olan Öğrenim Anlaşmasının (‘Before the Mobility’ kısmı) 4 adet çıktısı gereklidir, imzalandıktan sonra bunun 3 adeti Koordinatörlüğümüze verilecek evraklar arasında yer almalıdır, 1 adeti ise Bölüm Kurulu + Fakülte Kurulu Kararları için ERASMUS BÖLÜM KOORDİNATÖRÜNE tarafınızca verilmelidir – bu lisans öğrencileri için geçerli. Yüksek Lisans ve Doktora öğrenciler 4 adet çıktısını imzalandıktan sonra diğer evraklar ile birlikte bize teslim etmelidir.

Tanınırlık Belgesi (Recognition Sheet) neleri kapsar ? Tanınırlık belgesi, SDÜ’de ilgili dönemde alacağınız derslerin karşılığında ilgili Avrupa üniversitesinden alacağınız dersleri göstererek ders eşleştirmesinin yapıldığı belgedir. Bu belge Öğrenci, Bölüm Başkanı ve Erasmus Bölüm Boordinatörü tarafından imzalanmak zorundadır.

Evrakların Koordinatörlüğümüze iletilmesi ve sonrasında yapılması gerekenler…. - 1 - Koordinatörlüğümüzce istenen evrakların öğrencilerimiz tarafından tamamlanmasından sonra, Evraklar eksiksiz ve doğru olarak Koordinatörlüğümüze elden iletilmelidir. Koordinatörlüğümüzce evraklar, ilgili Erasmus yetkilisi tarafından kontrol edilecektir. Gerekli hallerde öğrencinin düzeltme yapması istenecek ve evrakların tekrar tanzimi talep edilecektir. Burada en önemli hususlardan biri ise formlarda yer alan İMZALARIN eksiksiz olmasıdır. Bu işlemler tamamlandığı zaman tüm evrakların ilgili karşı üniversitelere posta ve e-mail ile gönderilmesi Koordinatörlüğümüzce sağlanır. Tüm bu hazırlıklar, karşı üniversitelerin ilan etmiş oldukları SON BAŞVURU tarihlerinden (deadline) önce yapılmak zorundadır.

Ofisi Görüşme Saatleri Gün Saat Pazartesi 13.30 – 16.30 Salı 09:30 – 11:30 Çarşamba Perşembe Cuma

Evrakların karşı Üniversiteye ulaştırılmasından sonra takip edilecek hususlar - 2 - Koordinatörlüğümüz evrakların karşı üniversitelere tam ve eksiksiz ulaştırılmasından sorumludur, evraklarda daha sonra oluşabilecek herhangi bir düzeltme ve değişim Koordinatörlüğümüzce takip edilecek ve ilgili bölüm koordinatörleri ve sizinle temasa geçilerek zaman kaybetmeden gerekli düzeltmeler yapılacaktır. Evraklar ile ilgili hiçbir problemin kalmadığı andan itibaren, karşı Üniversitelerin; öğrencilerimize ait ACCEPTANCE LETTER (Kabul Belgelerinin) gelmesi için bekleme süresi başlayacaktır. Bu belgenin doğru ve eksiksiz ulaşması ÖNEMLİ bir husustur. Kabul belgelerinin üniversitemize ulaştırılması üniversitelerin idari işleyiş yöntemine göre değişmektedir, ancak edinilen tecrübelere göre görülmüştür ki, bu belgenin tarafımıza ulaştırılması süresi 30 ile 60 gün gibi bir zamanı kapsamaktadır. Bu maksatla, karşı üniversitelere gönderilecek olan tüm gerekli evrakların bir an önce doğru, eksiksiz ve en kısa zamanda gönderilmesi işlemi ÖNEMLİ bir konudur.

KABUL BELGELERİNİN (ACCEPTANCE LETTER ) Karşı Üniversitelerden Koordinatörlüğümüze ulaştırılmasından sonra yapılması gerekenler - 3 - Bu belge sizler için gerekli ve ÇOK önemli bir belgedir. Talep etmiş olduğunuz dönemde karşı üniversitede eğitim alabileceğinizi belgeler. Ayrıca gidilecek olan üniversitelerin bulunduğu ülkelerin Büyükelçilikleri ve/veya Konsolosluklarından istenecek olan VİZE başvuruları için MUTLAK SURETTE GEREKLİ BİR BELGEDİR. Bu belgenin orijinali sizlere verilecek olup, 1 adet kopyası Koordinatörlüğümüzde saklanır. Bazı üniversiteler ev adreslerine göndermektedir. Bu durumda öğrencilerin hiç vakit kaybetmeden koordinatörlüğümüzle irtibata geçmeli ve bir kopyasını bize ulaştırması gerekmektedir.

VE ARTIK GİDİYORUM...

Pasaport çıkartmak için başvuruları ne zaman yapabilirim… Sizden istenen evrakların Koordinatörlüğümüze teslim edilmesinden sonra, pasaportlarınızın çıkartılabilmesini teminen sizlere Pasaport Harç Muafiyet Belgesi Koordinatörlüğümüzce verilecektir. (25 yaş üstü olan öğrenciler için) Yurt dışında eğitim almaya hak kazanan ADAY ASİL öğrencilerimiz bu belgeyi hazırlayarak bize teslim ederler. Bunu takiben Koordinatörlük Davraz Vergi Dairesine hitaben yazılmış bir pasaport istek yazısı verir. Söz konusu yazı ile öğrenci Davraz Vergi Dairesine gider, orada elden bir yazı alır ve 4 adet fotoğraf + nüfus cüzdanı ve fotokopisi + pasaport talep bedeli ile birlikte (yeni adliye sarayındaki) Pasaport Şube Müdürlüğüne şahsen başvurular yapılır.

Vize İşlemlerine ne zaman başlayabilirim? Öğrencilerimiz, karşı Üniversitelerin gönderecekleri ACCEPTANCE LETTER (Kabul Belgelerinin) orijinal veya Konsolosluklar kabul ederse pdf geldikten sonra başlayabilirler. Başvurular mutlaka şahsen yapılmalı ve başvuru öncesinde MUTLAKA Konsolosluklar ve/veya Büyükelçilikler ile görüşülüp randevu alınmalıdır. Konsolosluk veya Büyükelçiliklerin genel olarak istedikleri belgeler şunlardır. a) Yurt dışında kalacağınız süreyi ve daha sonraki 6 ayı kapsayan PASAPORT.. b) Kabul belgesi – Acceptance Letter (aslı veya pdf) c) Koordinatörlüğümüz tarafından verilecek Erasmus Öğrencisi olduğunuzu ve hibe alacağınızı bildiren belge. d) Yurt dışında kalacağınız süreyi kapsayan Sağlık Sigortası (Özel Sigortalardan temin edilir). Minimum 30.000 Euro’yu kapsayacak şekilde. e) Ailenizin ve sizin maddi durumunu gösteren her türlü evrak ve banka teminatları f) Bu evrakların yanı sıra ayrı bir evrakın istenmesi halinde ilgili evrakın temin edilmesi öğrenciye aittir.

Vizem çıktı ne yapacağım! Vize sayfasının ve pasaportun resimli sayfasının birer kopyasını veya taratılmış halini bize iletmeniz gerekmektedir. Ziraat Bankası Isparta Merkez şubesinde açtırmış olduğunuz EURO hesap numaranızın IBAN numarasını bize iletmeniz gerekmektedir. Sözleşme yapılacak ve hibe işleminiz başlayacaktır. Yukarıda sayılan işlemler için Isparta’ya dönmeniz gerekmiyor bu işlemleri e-mail üzerinden yapabiliriz, siz sadece sözleşmenizi çıktı alıp imzaladıktan sonra kargo ile bize iletmeniz gerekmektedir.

Gidiyorsunuz … Son olarak listeyi kontrol edelim !!! Gideceğim döneme ait hibenin ilk dilimi (%80) olan miktar EURO hesabıma yattımı …? Beraberimde götüreceğim evraklarım tamam mı ? - Sigorta Poliçem.. - Kabul Belgem (Acceptance Letter Kopyası) - Erasmus Öğrencisi olduğuma dair belgem (Kopyası). - Konaklama Formu (Accommodation Letter Kopyası) - Öğrenim Anlaşmam (Learning Agreement Kopyası) - vizeli pasaportum.. - BİLETİM .. - Beni karşılamaları için karşı üniversite ile yaptığım son mail mesajım ve gelen cevabı..

Artık yeni Üniversitemdeyim Bazı üniversiteler öğrenim başlamadan önce Erasmus Öğrencileri için Oryantasyon Programları düzenlemektedir, bu durum karşı üniversitelerin Akademik Takvimlerinde yer alır, buna göre Oryantasyon Programlarına katılmanız gerekecektir. Üniversiteler ulaşıldığında ilk uğranacak birim üniversitelerin Dış İlişkiler &Erasmus Birimleridir. Buradan derslerinizin hangi zaman içinde başlayacağı, ilgili birim öğretim elemanlarına nasıl ulaşılacağı, ilgili ülkede OTURMA MÜSADESİ için nelerin, hangi zaman dilimi içinde yapılacağı sizlere bildirilir. Eğitim göreceğiniz üniversitede konaklama imkanlarının (yurt) var olup olmadığını, yok ise nerede konaklamanın yapılacağını MUTLAKA daha önceden sormuş ve yerinizi ona göre ayırtmış olmalısınız…!!! Daha önceden Learning Agreement (Öğrenim Anlaşmanızda) belirlemiş olduğunuz derslerin verilip verilemeyeceğini kontrol ediniz, ders değişikliği var ise MUTLAKA Ders Değişiklik Formunu (Web sitemizde bulunan Öğrenim anlaşmasının 2. Sayfası) doldurup imzalattıktan sonra (en geç 4 hafta içinde) Koordinatörlüğümüze ulaştırınız.

Dönerken beraberimde hangi belgeleri istiyoruz? Beraberinizde getirmeniz gereken en önemli belge “ Katılım Belgesidir “ – CONFIRMATION LETTER, Bu belgeye göre sizin hibe hesaplarınız tekrar yapılır. Bu belgede adınız soyadınız, hangi dönem eğitim aldığınız ve hangi tarihler arasında eğitim aldığınız belirtilir. Ayrıca Not Çizelgesi – TRANSCRIPT OF RECORDS belgesini bazı üniversiteler size verirler bazıları ise posta ile Koordinatörlüğümüze gönderirler. Ancak orada MUTLAKA istemeniz veya hatırlatmanız gerekebilir. Transkript belgeniz ne kadar çabuk bize ulaşırsa derslerinizin SDÜ Transkriptine işlenmesi o kadar çabuk olur.

Teşekkür Eder, Evraklarınızı hazırlarken kolaylıklar dileriz Teşekkür Eder, Evraklarınızı hazırlarken kolaylıklar dileriz. Unutmayınız ki; Erasmus Programı bir öğrenciye sunulabilecek en faydalı ve eğlenceli bir faaliyettir. Aday Asil olmak büyük ayrıcalıktır kıymetini biliniz çünkü bu şans tekrar sizin olmayabilir…

ÖNEMLİ!!! Aday Asil Erasmus öğrencilerinin gidecekleri üniversitelere ait gerekli Evraklarının Koordinatörlüğümüze teslimi için son tarih 31 MART 2017 dir. Bu tarihten sonra getirilecek evraklar kabul edilmeyecek ve evrak getirmeyen öğrenciler listeden düşecek ve yedeklere sıra gelecektir.

Erasmus Ofis Çalışanları ve İletişim Bilgileri