MODERN YÖNETİM TEORİSİ DURUMSALLIK YAKLAŞIMI

DURUMSALLIK YAKLAŞIMININ TEMELLERİ Değişik durumlar ve koşullar yönetimde başarılı olmak için değişik kavram, teknik ve davranışları gerektirir. Bu nedenle her yer ve koşullarda geçerli tek bir en iyi organizasyon yapısı ve yönetim tarzı yoktur. “En iyi” durumdan duruma değişecektir. Her şeyden önce işletmenin içinde bulunduğu, organizasyon yapı ve işleyişini etkileyen içsel ve dışsal çevre faktörlerinin dikkate alınması durumsallık yaklaşımı açısından büyük bir önem taşır.

Organizasyonu etkileyen iç ve dış çevre faktörleri müşteriler Pazar koşulları Dışsal faktörler rekabet Devlet müdahalesi Organizasyon yapısı İçsel faktörler İşin niteliği personelin niteliği İşletme amaçları teknoloji

Dış çevre KLASİK YAKLAŞIM NEOKLASİK YAKLAŞIM AĞIRLIK İŞİN FİZİKSEL YÖNÜ RASYONELLİK Durumsallık yaklaşımı AĞIRLIK İNSAN DAVRANIŞI AĞIRLIK Teknoloji Sosyal davranış İç ve dış çevre koşulları

Durumsallık yaklaşımına göre, her koşulda en iyi organizasyon yapısı ve yönetim tarzı arayışına giren klasik ve neoklasik yaklaşımlar, iki ekstrem ucu temsil etmektedir. Klasik yaklaşım ağırlık noktası rasyonellik ve fiziksel kapasitenin iyileştirilmesi olan, hiyerarşik organizasyonların ve otoriter yönetim anlayışının her koşulda en iyi olduğunu savunmuştur. İnsan davranışı odaklı neoklasik yaklaşım ise, her koşulda demokratik katılımcı yönetim anlayışının etkili olabileceğini varsaymıştır.

Bu iki uç arasında, çeşitli içsel ve dışsal unsurlara göre şekil alacak geniş bir bölge bulunmaktadır. Bu bölge durumsallık yaklaşımının üzerinde durduğu bölgedir. Durumsallık yaklaşımı klasik ve neoklasik yaklaşımların varsayımlarını reddetmeyip, iç ve dış çevre faktörlerini ele alarak, bu varsayımların hangi koşullarda daha etkili olabileceğini araştırmaktadır.

Organizasyon yapısı ve durumsallık yaklaşımı Durumsallık yaklaşımına göre, iç ve dış çevresel faktörler organizasyon yapılarının oluşumunu ve işleyişini etkileyecektir. Organizasyon yapılarının oluşumunda temel alınan bazı unsurlar vardır. -yönetim alanı(kontrol alanı) -işbölümü ve uzmanlaşma derecesi -formalleşme derecesi -karar verme yetkisinin dağılımı ve kullanma şekli -merkezleşme derecesi -hiyerarşi kademelerinin, bölüm ve departmanların sayısı

Organizasyon yapısının işleyişini sağlayan süreçler Organizasyon yapısının işleyişini sağlayan süreçler, yapısal unsurlara göre oldukça dinamiktir. Bu süreçler: -amaç saptama -liderlik -motivasyon -iletişim -karar verme -performans değerleme

Organizasyon yapı ve işleyişine durumsallık yaklaşımı açısından bakıldığında, sorun içinde bulunulan durum ve koşulların bu unsurları ve süreçleri nasıl etkileyeceğidir. Başka bir deyişle durum ve koşullara göre, bu unsurlara ve süreçlere verilecek şekil farklı olacaktır.

Organizasyon ve teknoloji Teknoloji, organizasyonda girdileri çıktılara dönüştürmede kullanılan iş süreçleri, bilgi ve yöntemler, araç, gereç, makinalar ve her türlü donanım unsurları olarak tanımlanabilir. Bir organizasyonda teknoloji; -kişileri, -grupları, -örgütsel ilişkileri, -yönetim tekniklerini etkilemektedir. Durumsallık yaklaşımı açısından organizasyon ve teknoloji ilişkisini inceleyen çok sayıda çalışma yapılmıştır. Bu çalışmalardan en önemlilerinden biri Joan Woodward tarafından gerçekleştirilmiştir.

Joan Woodward’ın Teknoloji ve Organizasyon Yapısı Araştırması Woodward,başlangıçta klasik teorinin her koşulda geçerli olduğu iddia edilen organizasyon ilkelerinin geçerliliğini araştırmayı amaçlasa da, bu konuda kayda değer bir bulguya ulaşamadığından, işletmelerin kullandıkları teknoloji ve organizasyon yapısı arasındaki ilişkiyi araştırmaya yönelmiştir.

Woodward, işletmelerde kullanılan üretim süreçlerini ve yöntemlerini; -işletme içindeki tarihsel gelişimine -bu süreçler ile çeşitli teçhizat ve donanım arasındaki ilişkilere, -süreçlerde yapılan faaliyetlerin tekrarlanan türden olup olmadığına ve birbirleri ile olan ilişkilerine göre, inceleyerek işletmelerde kullanılan teknolojiyi sınıflandırmıştır.

Woodward’ın teknoloji sınıflandırması Birim üretimi teknolojisi: bu teknolojide çıktı, kendine yeterli birimler içinde müşteri ihtiyaç ve özelliklerine göre üretilmektedir. Faaliyetler tekrarlanan cinsten değildir. Teçhizat kullanımı her siparişte değişir. Standartlaşma yoktur. Kitle üretim teknolojisinde, çıktının büyük partiler halinde üretimi söz konusudur ve çıktılar büyük ölçüde standarttır. Süreç içindeki faaliyetler tekrarlanan cinstendir. Süreç üretiminde ise, çıktı bütünüyle standarttır. Üretim sürecindeki faaliyetler, üretim akışı ve kullanılan teçhizat arasındaki ilişkiler tamamen belirli ve tekrarlanan cinstendir.

Araştırma bulguları Teknoloji türü Organizasyon yapısı Sonuç Mekanik organik başarısız Birim başarılı Mekanik organik başarılı Kitle başarısız Mekanik organik başarısız Süreç başarılı

Bu araştırma bulgularına göre, organizasyon yapısını karakterize eden unsurlar, işletmenin kullandığı teknoloji türüne göre değişmektedir. Birim teknolojide küçük iş gruplarının varlığı, işbirliği ve katılımın yüksek olduğu iş ilişkilerini gerektirdiği için organik yapılanma daha uygundur. Kitle üretiminde ise, görevlerin açık bir şekilde tanımlanması ve üretimdeki her aşamanın dışsal olarak denetim altına alınması zorunluluğu, işbölümünün ve emir-komuta ilişkilerinin önemli olduğu bir çalışma ortamı sağlamaktadır. Bu nedenle organizasyon yapısı mekanik özellikler gösterecektir.

Süreç üretiminde ise, ileri düzeyde standartlaşma ile birlikte,işgücünün üretim sürecine yapacağı doğrudan katkının öneminin azaldığı, çalışanların yeni ürün ve teknolojilerin geliştirilmesi gibi konular üzerinde daha fazla yoğunlaşması nedeniyle, organik yapılanmanın bu teknoloji için daha uygun olduğu sonucuna ulaşılmıştır.

Organizasyon ve Çevre Organizasyonların dışında kalan her türlü fiziksel ve sosyal faktör çevreyi oluşturan birer unsurdur. Bu unsurların başında; politik-yasal faktörler, ekonomik faktörler, sosyo-kültürel faktörler, teknolojik ve uluslar arası çevre faktörleri gelmektedir. Bu faktörler belirli ölçüde işletmelerin organizasyon yapılarını ve işleyişlerini etkileyecektir.

Açık bir sistem olarak işletmeler çevresel koşullara ve bu koşullardaki değişime karşılık verebilecek bir yapılanma ve işleyişe sahip olduğu sürece kalıcı olabilir. Zaman zaman çevrenin bu yöndeki etkilerinin oldukça zorlayıcı olduğu gözlenmektedir.

Durumsallık yaklaşımında açısından çevre koşulları incelenirken; -çevrenin değişim hızı -karmaşıklık derecesi -belirsizlik derecesi gibi bazı ölçüler dikkate alınır. Buna göre çevreyi genel olarak durgun-statik çevre ve değişken-dinamik çevre olmak üzere iki şekilde sınıflandırmak mümkündür.

Durgun ve statik çevre özellikleri Mal ve hizmetlerde son yıllarda önemli bir değişiklik yoktur. Teknolojik yeniliklerin hızı çok düşüktür. Devletin ekonomik politikaları ve karar ve uygulamaları oldukça belirgin ve önceden tahmin edilebilir niteliktedir. Tüketicilerin davranışlarında büyük çaplı değişiklikler yoktur. Pazar ve rekabet koşulları genellikle belirgindir.

Değişken ve dinamik çevre özellikleri Mal ve hizmetler sürekli değişmektedir. Devletin ekonomik politikaları ve kararları esnek ve belirsizdir. Teknolojik yeniliklerin hızı yüksek ve çok yönlüdür. Pazar koşullarında ileri düzeyde belirsizlik vardır. Tüketicilerin davranışları ve satın alma eğilimlerinde sürekli bir değişim vardır

Burns ve Stalker Organizasyon yapısı ve çevre araştırması Burns ve Stalker, suni ipek, mühendislik ve elektronik gibi farklı sektörlerde faaliyette bulunan 20 işletmeyi incelemişlerdir. Her bir sektör için farklı çevre ve rekabet koşullarının işletmelerin organizasyon yapılarında da farklılaşmaya yol açtığını belirlemişlerdir. Durgun bir çevre koşullarının hakim olduğu suni ipek sektöründe maliyetleri azaltmak işletmeler açısından rekabette en önemli faktördür. Değişken ve dinamik özellikler gösteren elektronik sektöründe ise yenilik yapmak sektörde rekabet gücünü artırmanın temel şartıdır.Maliyetlerin azaltmaya odaklanan işletmelerde mekanik yapı temel alınırken,yeni ürün ve teknolojilere odaklanan elektronik işletmelerinin organik yapı ile çalıştıkları sonucuna ulaşmışlardır.

Çevre koşullarının etkisiyle bu iki sektörde yer alan işletmelerin yapı ve işleyişlerinin iki ekstrem ucu tespit ettiğini belirleyen araştırmacılar, organizasyon yapılarının büyük ölçüde çevre ve rekabet koşullarından etkilendiğini öne sürmüşlerdi. Buna göre organizasyon yapıları mekanik ve organik olmak üzere iki zıt uçta yer alabilir.

Mekanik organizasyon özellikleri İleri derece iş bölümü ve uzmanlaşma esastır. Personelin kendi alanına giren ve bütünün çok küçük parçası olan amaçlara göre davranması beklenmektedir. Emir-komuta ve kurmay personel arasında farklılıklar vardır Hiyerarşik kontrol ve iletişim yapısı esastır Haklar, yükümlülükler ve kullanılacak yöntemler kesin olarak tanımlanmıştır ve organizasyona yapıları fonksiyonel temele dayanmaktadır Çalışanlar arasında ast-üst ilişkileri ve dikey iletişim esastır Emir ve talimatlar üstler tarafından verilir Organizasyon içi ilişkilerde bağlılık ve itaat esastır Görevler açık bir şekilde net olarak tanımlanmıştır Kontrol alanı genellikle dardır ve yakından nezaret vardır.

Organik organizasyon özellikleri Dikey haberleşmeden çok yatay haberleşmeye önem verilir. Organizasyon faktörlerine açıktır. Ayrıntılı görev “dar” görev tanımları yerine “iş genişletmesi” esas alınır. Çalışanların yapacakları işler, çalışanların birbirleriyle olan ilişkilerine göre düzenlenir. İşle ilgili bilgiler ve kontrol organizasyona yayılmıştır. Organik yapı, mekanik yapının sahip olduğu ilişki ve görevlerdeki açıklık ve hiyerarşik yapıdan uzaklaşan bir yapıdır. Faaliyetlerle ilgili kararların çoğu alt kademelerde verilir.

Mekanik ve organik organizasyonlar özellikler mekanik organik İş tanımı Standartlar İstenen bilgi Planlar Hiyerarşik denetim Yetki devri Yönetim alanı Liderlik Haberleşme İş esnekliği Dar Katı Dar,teknik Ayrıntılı Yüksek Az Otokratik Dikey düşük Geniş Esnek Geniş,profesyonel Genel Çok Demokratik Yatay yüksek

Lawrence ve Lorsch Araştırması Çevre koşullarının organizasyon yapı ve işleyişini nasıl etkilediğine ilişkin en önemli çalışmalardan biri Lawrence ve Lorsch tarafından yapılmıştır. Plastik, ambalaj, ve gıda endüstrilerinde yer alan işletmelerde araştırmalar yapan Lawrence ve Lorsch’a göre örgütler çevre koşullarına ve stratejik yönelimlerine göre, farklılaşma ya da bütünleşme yönünde bir eğilim göstermektedirler.

Farklılaşma, fonksiyonel bölüm yöneticilerinin yönelimleri arasındaki farklılıklar ile bu bölümler arasındaki resmi yapı farklılıklarını açıklar. Bütünleşme ise, bölümler arasındaki işbirliği ve koordinasyonun derecesi olarak nitelendirilir. Buna göre çevresel değişim ve belirsizlik arttıkça, farklılaşma artacaktır. Farklılaşmanın artması ise, bütünleşmeyi zorlaştırdığı gibi bütünleşme ihtiyacını da artıracaktır.

Lawrence ve Lorcsh’un araştırmalarında işletmelerin pazarlama, üretim ve ar-ge bölümlerini, çevre koşullarındaki değişim hızı ve belirsizlik boyutu açısından incelemişlerdir. Bu araştırma sonucunda, Farklı endüstriyel alanlarda faaliyette bulunan işletmelerin organizasyon yapılarının ve işleyişlerinin de farklı olduğu belirlenmiştir. Ayrıca, aynı organizasyonda yer alan çeşitli bölüm ve departmanların da çevresel değişim ve belirsizlikten farklı düzeylerde etkilendikleri ortaya konulmuştur.

Değişik bölümlerin farklı çevreleri A işletmesi Araştırma-geliştirme pazarlama üretim Çok dinamik çevre Dinamik bir çevre Dengeli bir çevre

Durumsallık yaklaşımının genel sonuçları Durumsallık yaklaşımının ana fikri, bir organizasyonun yapı ve süreçlerini belirleyen unsurların, organizasyonun kullandığı teknoloji ile organizasyonun faaliyette bulunduğu çevresel faktörler olduğudur. En iyi organizasyon yapısı ve yönetim anlayışı sadece belirli organizasyon ilkelerinin uygulanmasıyla sağlanamaz.

Bu ilkelerin uygulanmasından iyi sonuçlar elde edebilmek, organizasyonu etkileyen teknoloji ve çevre faktörleri ile ilişkilendirilmesine bağlıdır. Bu doğrultuda tüm işletmeler için geçerli olacak tek ve en iyi bir organizasyon yapısı ve yönetim anlayışı yoktur. En iyiyi işletmenin içinde bulunduğu ortam koşulları tayin eder. İşletmeler bu ortam koşullarında bağımlı değişkenlerdir. Teknoloji ve çevre ise bağımsız değişkenler olarak ele alınmalıdır.