İnsan Kaynakları Planlama Süreci

Yarın ki planınız nedir? Yarın ki yönetim kurulu toplantısı için gündem planı hazır mı? Önümüzdeki ayın üretim hedefi nedir? Bu ve benzeri sorular, günlük hayatta yaptığımız kısa, orta ve uzun vadeli planlarla ilgilidir.

İnsan Kaynakları Planlaması İKY’nin organizasyondaki uygulamasında ilk adım planlamadır. «Plan» Türk Dil Kurumu sözlüğünde «bir işin, bir yapıtın, gerçekleştirilmesi için uyulması tasarlanan düzen» biçiminde tanımlanmıştır. İnsan kaynakları planlaması, işletmenin gereksinim duyduğu işgücünü tahmin etme ve bu gereksinimi karşılamak için gerekli işleri aşama aşama düzenlemedir.

İnsan Kaynakları Planlaması İnsan kaynaklarının planlanması, temin edilmesi, seçilmesi, işe yerleştirilmesi ve denetlenmesi süreçlerinde bilimsel ve sistematik olmayan uygulamalar yararlı olmaktadır. Parmak hesabıyla, deneme-yanılma yoluyla karar verme alışkanlığı ve savurganlığa örgütlerin daha fazla katlanamayacakları, fizibilite açısından ifade edilebilir.

İnsan Kaynakları Planlaması Planlama İKY’nin ilk işlevi gibi görünmesine karşın Batılı ülkelerde insan kaynağı planlamasına 1970’li yıllara kadar pek önem verilmemiştir. 1960’lı yıllarda ABD’de işletmelerin yalnız %5 ‘i planlama yaparken 1975’te %85’ulaşmıştır. Ülkemizde 1960’Lı yıllarda İKP yapan işletme yokken 1980’li yıllarda büyük işletmelerde İKP yapılmaya başlanmıştır.

İKP Organizasyonun hedeflere ulaşması için hangi sayıda ve ne tür özelliklere sahip elemanlara ihtiyaç vardır? Ne tür özelliklere sahip elemanlar kurumun amacına ulaşmasında en verimli biçimde hizmet ederler?

İKP’yi Etkileyen Dış Çevresel Koşullar İKP’nin önem kazanmasının nedenleri arasında çevresel faktörlerin önemi büyüktür. 1.Ekonomik koşullar 2. Demografik Faktörler 3. Yasalar

1.Ekonomik Koşullar Özellikle 1980’li yıllardan sonra Türk işletmelerinin dışa açılmaları personel niteliklerinin artmasına yol açmıştır., Enflasyon üretim faktörleri içinde işgücünü de ücretler anlamında etkilemektedir. Artan işgücü maliyetleri işletmeleri insangücünün verimliliğini arttırmaya yöneltmiştir.

2.Demografik Faktörler İKP’yi etkileyen, işgücünün yaş, cinsiyet, eğitim gibi demografik faktörleridir. Genç nüfus oranı, gelişmiş ve gelişmekte olan ülkeler bazında? Gelişmiş nitelikli personel bulma sorunu? Emeklilik yaşı?

3.Yasalar Değişen yasalar da işletmeleri planlama yapmak zorunda bırakmıştır. 1999 yılında emeklilik yasası ile ilgili yeni düzenlemeler Engellilerin işe alma zorunluluğu Kıdem tazminatlarının ödenmesi

İKP’yi Etkileyen İç Koşullar Örgüt içi personel hareketleri (emekli olma, terfiler, işten ayrılmalar, yer değiştirmeler) Örgütün geleceğe ilişkin yapacağı yatırımlar, Büyüme ve küçülme planları, Ürün çeşitlendirmesi

İnsan Kaynakları Planlaması Nedenleri Küçük karmaşık bir çevrede yer almayan, yüksek becerikli personele gereksinim duymayan örgütler için İK planlaması çok önemli değilken, büyük, karmaşık ve yüksek beceri gerektiren işlere sahip, değişken ve rekabetin yoğun olduğu bir ortamda bulunan orta ve büyük örgütler, İK planlamasına yoğun gereksinim duyarlar.

İnsan Kaynakları Planlaması Nedenleri Örgütleri sistematik bir İK planlaması yapmaya yönelten nedenler; 1. Gelecekteki personel gereksinmesi: İK planlaması, örgütün gelecekte duyacağı insan ihtiyacını açık bir biçimde ortaya koymaktadır. 2. Değişimi gerçekleştirmek: İK planlaması, örgütün değişen Pazar, rekabet teknoloji gibi çevresel değişimlere uyum göstermesini kolaylaştırır. 3. Yüksek bilgi ve beceriye sahip personelin sağlanması: örgütlerde personel bileşiminde yönetsel ve meslekleşmiş personel önem kazanmaktadır. Çevresel değişimler örgütlerdeki işlerin içerik, beceri düzeyini ve gerekli personel sayısını etkiler.

İnsan Kaynakları Planlaması Nedenleri 4. Stratejik pazarlama: çağdaş örgütler stratejik planlama ile ilgilenirler. İnsan planlaması da stratejik planlamanın bir parçasıdır. 5. İnsan Planlamasının temel oluşu: işgücü planlaması, sağlama ve seçme, transfer gibi başlıca personel yönetimi işlevlerinin tasarlanması ve yerine getirilmesi için gerekli temel bilgileri sağlar.

PLANLAMA ÇEVRESİ Örgütün amaçları, strateji ve koşulları personel gereksiniminin belirlenmesinde önemli rol oynar. İK planlamasında dikkate alınması gereken çevresel etmenler; 1. Demografik değişkenler, * Nüfus * İşgücü artışı, * Kadınların işgücüne katılması * Yüksek bilgi

PLANLAMA ÇEVRESİ 1. Demografik değişkenler, * Nüfus * İşgücü artışı, * Kadınların işgücüne katılması * Yüksek bilgi, 2. Ekonomik değişimler, 3. Teknolojik değişimler, 4. Yasal değişiklikler, 5. İş ve kariyerlere ilişkin tutumların değişimi

1. Demografik Değişimler A. Nüfus: işgücünün kaynağıdır. Cins ve yaş bakımından dağılım, işgücü miktarını önemli ölçüde etkiler. Nüfus yanında toplumda çalışma yeteneğine ve isteğine sahip kitlenin artışı da işgücü planlamasında dikkate alınmalıdır. İşgücünün sayısal artışı yanında işgücünün coğrafik dağılımı da önemlidir.

1. Demografik Değişimler B. Kadınların işgücüne katılımı: geçmişten günümüze aile dışında ücretli bir işte çalışan kadın varken önemli olan teknik ilerlemelerle birlikte çalışan kadın nüfusun nitelik ve iç yapısı açısından geçirdiği değişikliktir. Kadınların etkin bir biçimde çalışma yaşamına atılması, doğal olarak işgücünün artmasına yol açmaktadır. C. Yüksek bilgi düzeyi: nitelik açısından personel gelişiminin arttığı söylenebilir.

Demografik Faktörler İKP’yi etkileyen, işgücünün yaş, cinsiyet, eğitim gibi demografik faktörleridir. Genç nüfus oranı, gelişmiş ve gelişmekte olan ülkeler bazında? Gelişmiş nitelikli personel bulma sorunu? Emeklilik yaşı?

2. Ekonomik Değişimler Özellikle 1980’li yıllardan sonra Türk işletmelerinin dışa açılmaları personel niteliklerinin artmasına yol açmıştır., Enflasyon üretim faktörleri içinde işgücünü de ücretler anlamında etkilemektedir. Artan işgücü maliyetleri işletmeleri insangücünün verimliliğini arttırmaya yöneltmiştir.

3. Teknolojik Değişimler Yeni teknolojilerin geliştirilmesi ve uygulanması, örgütleri etkilemektedir. Üretim, dağıtım, ulaştırma ve iletişim alanlarındaki teknolojik gelişmeler, yaşam süresinin uzatılması ve işgücü kayıplarının en aza indirgenmesinde etkili olmuştur. Örneğin bilgisayarların devreye girmesiyle kayıt ve arşiv hizmetlerinde çalışan personel sayısında önemli azalma gözlenmiştir.

4. Yasal Değişimler Hükümetlerin çalışma yaşamı ve istihdama ilişkin düzenlemeleri de personel planlaması sürecinde dikkate alınmalıdır. Değişen yasalar da işletmeleri planlama yapmak zorunda bırakmıştır. 1999 yılında emeklilik yasası ile ilgili yeni düzenlemeler Engellilerin işe alma zorunluluğu Kıdem tazminatlarının ödenmesi

5. İş ve kariyerlerle ilişkili tutumların değişimi Günümüzde işin insan açısından anlamı değişmiştir. Çağdaş insan işi sadece yaşamını sürdürmek için yerine getirmek zorunda olduğu görevler bütünü olarak değil, sosyal statü ve saygınlığının bir öğesi olarak görmektedir. Bunun en önemli sebebi işgücü niteliklerinin artmasıdır.

İKP’yi Etkileyen İç Koşullar Örgüt içi personel hareketleri (emekli olma, terfiler, işten ayrılmalar, yer değiştirmeler) Örgütün geleceğe ilişkin yapacağı yatırımlar, Büyüme ve küçülme planları, Ürün çeşitlendirmesi

İnsan Kaynakları Planlama Süreci

İnsan Kaynakları Planlama Süreci

İnsan Kaynakları Planlama Süreci Aşama 1. Stratejik Planlama a. Örgüt felsefesinin tanımlanması: örgütün niteliği ile ilgili sorunlar irdelenir. Bu örgüt niçin vardır? Örneğin bir örgütte personele gelişme ve yükselme olanaklarının sağlanması önemli görülebilir. b. Çevre koşullarının analizi: ne tür ekonomik, sosyal, teknolojik ve siyasal değişimler ortaya çıkabilir ve bunların örgüte etkisi nedir? c. Örgütün zayıf ve güçlü yönlerinin değerlendirilmesi: örgütün davranış biçimini sınırlayan veya genişleten etmenlerin neler olduğu üzerinde durulur. d. Amaç ve stratejilerin belirlenmesi, örgütsel felsefe tanımlandıktan sonra iç ve dış çevre koşulları ve olanakları analiz edildikten sonra örgütsel amaçlar saptanır.

İnsan Kaynakları Planlama Süreci Aşama 1. Stratejik Planlama a. Örgüt felsefesinin tanımlanması: örgütün niteliği ile ilgili sorunlar irdelenir. Bu örgüt niçin vardır? Örneğin bir örgütte personele gelişme ve yükselme olanaklarının sağlanması önemli görülebilir. b. Çevre koşullarının analizi: ne tür ekonomik, sosyal, teknolojik ve siyasal değişimler ortaya çıkabilir ve bunların örgüte etkisi nedir? c. Örgütün zayıf ve güçlü yönlerinin değerlendirilmesi: örgütün davranış biçimini sınırlayan veya genişleten etmenlerin neler olduğu üzerinde durulur. d. Amaç ve stratejilerin belirlenmesi, örgütsel felsefe tanımlandıktan sonra iç ve dış çevre koşulları ve olanakları analiz edildikten sonra örgütsel amaçlar saptanır.

İnsan Kaynakları Planlama Süreci Aşama 2. Mevcut personel durumunun analizi a. İş tanım ve gereklerinin seçilmesi: personel planlamasının 2 boyutu talep boyutu ve arz boyutudur. İnsangücü arz ve talep öncesi iş analizi ve görev tanımlarına ihtiyaç vardır. Talep boyutu: örgüt amaçlarının gerçekleştirilmesinde gerek duyulan personel nitelik ve nicelik açısından belirlenir. Arz boyutu: ihtiyaç duyulan personelin örgüt içimi örgüt dışı mı sağlanacağıdır. b. Personel envanterinin hazırlanması: çeşitli personel sınıflarındaki personel ile ilgili güncel bilgileri içeren dökümandır. c. Personel hareketliliğinin incelenmesi: personel devri ve personel devamsızlığı işgücü kaybına yol açtığı için maliyetleri yükseltici etki yapar. Planlamada dikkate alınması gereklidir. Personel devri: belirli bir dönemde herhangi bir nedenle örgütten ayrılan personel sayısının o dönemde örgütte bulunan personel sayısına oranıdır.

İnsan Kaynakları Planlama Süreci Aşama 3: Personel sayısının tahmin edilmesi: kısa, orta ve uzun dönemlerde üretilecek mal ve hizmet miktarıyla, istihdam edeceği personel sayısı arasında önemli bir ilişki vardır. Şimdi ve gelecekteki personel ihtiyacını tahmin etmek bazı teknik ve yöntemleri gerektirir.

Aşama 3: Personel sayısının tahmin edilmesi A. Delphi yöntemi: uzmanların yargı ve deneyimlerinden yararlanan bir yaklaşımdır. Uzun dönemli talep tahmin tekniğidir. Konu üzerinde uzman birçok kişinin görüşüne başvurulur. Her uzmana görüşleri ayrı ayrı sorulur. Uzmanlar biraraya gelmezler. Bir dizi anket hazırlanarak isim vermeden yanıtlamaları beklenir. Her yeni anket, bir önceki anketlerin sonuçları esas alınarak düzenlenir ve geliştirilir. Sorular yapılandırılarak aracı kişi yanıtları özetler, yanıtlar arasında farklılık varsa ortak bir sonuca ulaşılıncaya kadar devam eder. Talebin tahmininde uzlaşma sağlanıncaya kadar devam edilir.

Aşama 3: Personel sayısının tahmin edilmesi B. İş standartları yöntemi: iş etüdü tekniği olan iş ölçümü ve hareket etüdlerinden yararlanarak personel sayısının hesaplanmasıdır. Her görevin tamamlanma süresi belirlenerek, tahmin edilen iş yüküne göre ne kadar personele gereksinim duyulacağı belirlenir. C. Zaman Serisi Yöntemi: belirli bir zaman kesiti ile bu zaman kesiti içindeki her noktadaki personel sayısının barem oluşturulmasıdır. Grafik çizilerek yıllar itibariyle personel sayısı belirlenir. D. Regresyon analizi E. Simulasyon

Aşama 4: Sonuçların değerlendirilmesi ve Uygulama Uygulama aşamasına geçilmeden önce planlama sonuçlarının tekrar gözden geçirilmesi ve karşılaştırılması gereklidir. Planlama ile istihdam işlevi tamamlanmaz; planlama bir çerçeve oluşturur.

İnsan Kaynakları Planlaması Türleri 2. Uzun Dönemli İnsangücü Planlaması İnsangücü ihtiyacını 5 yıllık sürelerle önceden tahmine dayanır. 2-10 yıllık bir zaman dilimini inceler. Zaman kesiti genişledikçe personel planlarının kesinlik derecesi azalır. Örgütün amaçları doğrultusunda sayı olarak, meslek grupları ya da tür olarak, personele ihtiyaç duyulan zaman olarak ve kaynak personeli nereden sağlanacağı belirlenmektedir. Farklı birim ve bölümlerdeki personel sayısı, personel devir oranı veya devamsızlıklara ilişkin istatistiksel bilgi, geçici statü ve part time çalışanlar, diğer örgütlerle karşılaştırmalı ücret durumları gibi bilgiler yer almalıdır.

İnsan Kaynakları Talep Tahminleri Amaç, personel arzıyla talebini uygun biçimde eşleştirmektir. Örgütsel amaçlardan verimlilik düzeyi Örgüt ve iş yapısında ortaya çıkabilecek değişiklikler personel talebini doğrudan etkilemektedir. Örgüt için önemli faktörlerin yönü ve yoğunluğu ne miktarda ve ne türde personel isteyeceğini etkilemektedir.

İnsan Kaynakları Talep Tahminleri Tahmin Teknikleri 1. Yargısal-Sezgisel Tahmin Teknikleri A)Geleneksel yönetici yargısına dayanan tahmin tekniği B)Delphi tekniği C)Nominal teknik

Geleneksel Yönetici Yargısına Dayanan Tahmin Tekniği Uzman yönetici durumunda olan kişinin deneyim ve sezgilerine dayanan basit tahmin tekniğidir. Geçmişteki personel talebinin ne düzeyde olduğunu düşünüp gelecekteki personel talebini belirler.

Delphi Tekniği Uzun dönemli talep tahmin tekniğidir. Konu üzerinde uzman birçok kişinin görüşüne başvurulur. Her uzmana görüşleri ayrı ayrı sorulur. Uzmanlar biraraya gelmezler. Sorular yapılandırılarak aracı kişi yanıtları özetler, yanıtlar arasında farklılık varsa ortak bir sonuca ulaşılıncaya kadar devam eder.

Nominal Teknik Delphi tekniğine kıyasla daha az zaman alır.

İnsan Kaynakları Talep Tahminleri 2. Sayısal-İstatistiksel Tahmin Teknikleri A)Basit doğrusal regresyon analizleri B)Çoklu regresyon analizleri

İnsan Kaynağı Arzının Tahmini İşletme içi personel arzı herhangi bir plan döneminde işletmenin sahip olacağı personel sayısını ifade eder. Örgütün insan kaynağı arzını belirleme, örgütte çalışanların durumunu nicelik ve nitelik açısından saptama sürecidir. İK arzını belirlemede en çok başvurulan araçlar genel envanter, beceri envanterleri, terfi şemaları, personel devir oranı ve devamsızlık oranıdır.

Genel Envanter Bir işletmede belli bir dönemde görev yapanların çeşitli ölçütler esas alınarak gruplandırılmasıdır. Ölçütler, cinsiyete göre eleman sayısı, yaşa göre elman sayısı, meslek gruplarına göre eleman sayısı, eğitim düzeyine göre eleman sayısı gibi.

Beceri envanterleri İşletmede çalışanların isimlerini, belirli özelliklerini ve becerilerini gösteren listelerdir. Personel işe giriş tarihi, önceki deneyimleri, eğitimi, yabancı dil, mesleki nitelikleri, lisans ve patentleri, maaş ve ücretleri, mesleki amaçları gibi bilgiler yer alabilir.

Terfi şemaları İşletmede kimin yerine kimin geçeceğini gösteren şemalardır. Büyük işletmelerde işgörenlerin bilgi, yetenek , beceri ve işletmedeki çalışma sürelerine göre terfi sıralamalarının yapılmış olması kariyer planlamalarına da yardımcı olacaktır.

İnsan Kaynakları Yönetimi Programlama süreci İK talep ve arzının tahmin edilmesinden sonraki aşamadır. Bu süreçte İKP amaçları saptanır, Bu amaçları gerçekleştirmek için alternatifler üretilir. Alternatifler değerlendirilir. Eylem planları düzenlenir.

Programlama süreci Örnek; Amaç: 31 Aralık 2013’e kadar personel verimliliğini % 4 arttırmak Alternatifler; 1.teknolojik değişiklik 2. örgütsel değişiklik 3.insan kaynaklarını daha iyi seçerek ve eğiterek verimliliklerini arttırmak 4. ücret sistemlerinde değişiklik yaparak iş zenginleştirilmesi, daha iyi gözetim gibi yollarla personelin çalışma güdüsünü artırtmak

İnsan Kaynakları Yönetimini Değerleme ve Kontrol Süreci Değerleme, plan ve programların nasıl yürütüldüğüne ilişkin bilgilerin elde edilmesi ile yapılmaktadır. İKP’nin etkinliğini değerlendirebilmek için kullanılacak ölçütler; Verimlilik ölçütleri, İnsan kaynakları maliyetleri, İK sayıları Boş pozisyonları doldurmakta geçirilen zaman Terfi ve transfer oranları

İşin Öteki İşlerden Farkı Jest (eylemler): insan kaynaklarının işini yaparken gösterdiği gözlenebilen eylemlerdir. İşlemler: işin alışkanlıklar, bilgi ve yetenekleri kapsayan fiziksel ve zihinsel tamamlayıcılardır. Ör, müşteri için fatura yazmak. Görev yeri: benzer işlerin birarada toplanmasıdır.

İK Planlamasında Olumsuz Faktörler 1. Eğer insangücü planlaması personel rejimine yeni bir yapı ve davranış getiriyorsa, kendi beceri ve statülerine ters gelebileceği endişesiyle personel değişime direnebilir. 2. Sosyal ve ekonomik tahminler her zaman doğru sonuçlar vermeyebilir. 3. Her örgütte planlama için güvenilir bir bilgi sistemi oluşmamış olabilir. 4.Uzun vadeli planlar personelin işe alınması ve eğitimi programları maddi olanaksızlıklar dolayısıyla gerçekleştirilemeyebilir. 5. Kamu sektöründe merkeziyetçi personel rejimi, insangücü planlamasını kayırmacılık yönünde etkileyebilir.

Örgütte Personel Fazlalığı Birçok durumda örgüt gereksinimden daha fazla personeli istihdam edebilir. Bu durum personel giderlerini arttırıcı rol oynadığı için personel fazlalığını eritmek gereklidir. Bu amaçla çeşitli yollar izlenebilir.

Örgütte Personel Fazlalığı 1. Atamaları Kısıtlama, Geçici Görevlendirme: istifa, nakil, emeklilik, ölüm veya başka nedenlerle ayrılan personel yerine devamlı statüde personel almamak yoluyla personel sayısı azaltılabilir. 2. Çalışma Saatlerinin Azaltılması: örgütteki personel sayısı fazlalığı kısa vadeli sorun olduğunda çalışma saatlerinin azaltılması yoluyla problem çözümlenebilir. Personel çıkarılması yolu da çözümlenmiş olur. 3. Erken Emeklilik: personeli maddi ve manevi yönden emekliliğe teşvik ederek personel fazlalığı azaltılabilir.