Uluslararası İlişkiler Ofisi Ebru Çayırgan Göktekin / Şeyho Bozkuş 2016-2017 ERASMUS+ ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ Uluslararası İlişkiler Ofisi (UİO) Ebru Çayırgan Göktekin / Şeyho Bozkuş

Sunu Başlıkları Erasmus+ Nedir? Ulusal Ajans Kimdir? Erasmus Öğrenim Hareketliliği Mevcut Durumunuz Karşı Üniversiteye Gönderilecek Belgeler Yoğun Dil Kursu Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması) Hibeler OLS (Online Linguistic Support) Adım Adım Öğrenim Hareketliliği Gitmeden Önce Adım Adım Öğrenim Hareketliliği Döndükten Sonra Muhtemel Problemler Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar Çift Anadal

ERASMUS+ PROGRAMI NEDİR? ERASMUS+ Programı, yükseköğretim kurumlarının birbirleri ve iş dünyası ile işbirliği yapmalarını teşvik etmeye yönelik bir Avrupa Birliği Programıdır. 2014-2020 yılları arasında Erasmus+ adı altında uygulanmaya devam edecektir. Ağırlıklı olarak proje faaliyetlerine dayanmakla birlikte bireysel faaliyetleri de içermektedir.

ERASMUS+ PROGRAMI NE DEĞİLDİR? Erasmus programı bir “yabancı dil öğrenme programı” değildir. Erasmus programı tam anlamıyla bir “burs” programı değildir. Erasmus programı bir “diploma” programı değildir.

Erasmus+ öğrenim hareketliliği nedir? Avrupa Birliği Bakanlığı Avrupa Birliği Gençlik ve Eğitim Programları Merkezi Başkanlığı (Ulusal Ajans) Erasmus + Erasmus Öğrenim - Erasmus Staj Amaç: Yükseköğretimin kalitesini arttırmak İşbirliğini teşvik etmek Akademik tanınma, şeffaflık Kültürlerarası iletişimi güçlendirmek

KOORDİNASYON AB Komisyonu Ulusal Ajans Uluslararası İlişkiler Birimi Erasmus Bölüm Koordinatörleri Öğrencilerimiz

Ulusal Ajans Kimdir? Avrupa Birliği başta olmak üzere diğer ülkeler ve uluslararası kuruluşlarla, eğitim ve gençlik alanında finansal destek, öğrenme ve hareketlilik fırsatları sağlayan programların yürütülmesi ve yenilerinin hayata geçirilmesini sağlayan Avrupa Birliği Bakanlığına bağlı bir kuruluştur. Uzun ismi “Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı” Web sayfası www.ua.gov.tr

İŞTE BAŞLIYORUZ…

Mevcut Durumunuz Erasmus+ (öğrenim) öğrencisi* Gideceğiniz üniversitenin Erasmus sayfasını ya da international office sayfalarını incelemek. Gideceğiniz kurumun son başvuru (deadline) tarihini kontrol etmek. Bu tarihe göre gidilecek üniversitenin başvuru formu, konaklama formu, vs. istedikleri formları hazırlayarak postalamaya hazır hale getirmek. Postalanan evrakların bir örneği Uluslararası İlişkiler Ofisine teslim etmeniz gerekir. Bir kopyası ise sizde olmalıdır. Uluslararası İlişkiler Birimi tarafından, Erasmus+ aday öğrencisi olduğunuz, iletişim bilgileriniz ile birlikte misafir olacağınız üniversiteye e-posta ile bildirilir. Başvuru sürecinde, ilgili üniversitenin web sayfasında bulunmayan her türlü bilgi için (ders listeleri, ECTS kredileri, konaklama, akademik takvim vs.) eğitim alacağınız üniversite ile iletişime geçebilirsiniz.

ERASMUS’LA İLGİLİ ANAHTAR SÖZCÜKLER ECTS – European Credit Transfer System (Avrupa Kredi Transfer Sistemi) Academic Recognition (Akademik Tanınma – Yurtdışında alınan derslerin öğrencinin kendi üniversitesindeki derslerine eşdeğer sayılması) Incoming Student (Yurtdışından Gelen Öğrenci) Exchange Student (Değişim Öğrencisi) International Office, Erasmus Office, IRO….vb (Uluslararası Ofis veya Erasmus Ofisi)

Karşı Üniversiteye Gönderilecek Belgeler Sabit Belgeler Application Form Accomadition Form Learning Agreement Yabancı Dil Belgesi Seyahat Sağlık Sigortası Vs. Transcript Vesikalık Fotograf Dil Kursu Erasmus Intensive Language Course (EILC)

BAŞVURU EVRAKLARI • Application Form (BaşvuruFormu): Bu form gideceğiniz üniversitenin hazırladığı bir formdur. Karşı kurumun (Hosting Institution) sizinle ilgili gerekli bilgileri edinmesini ve buna göre hazırlık yapmasını sağlar. • Kalınacak Yer için Başvuru Formu (AccommodationForm): Eğer Gideceğiniz kurumda -varsa-kalacak yer imkanından faydalanmak istiyorsanız bu formu mutlaka doldurmanız gereklidir. •Learning Agreement (3nüsha): Öğrenci bu belgeyi hazırlamak için öncelikle gideceği üniversitenin sitesini inceleyerek kendidersleri ile tutarlılık gösteren dersleri bulmalı ve ardından bölüm erasmus koordinatörü ile ders eşleştirmeleri konusunda görüşüp alacağı dersleri birlikte belirlemelidir. Bu form kesinlikle öğrenciler tarafından tek başına doldurulmamalıdır!

Erasmus Yoğun Dil Kursu (EYDK) Erasmus+ Intensive Language Course (EILC) Gideceğiniz ülkenin kendi dilinde bir dil kursu düzenlenebilir. (Zorunlu değil) Kursu düzenleyen kurum misafir olacağınız kurum olmak zorunda değildir. Gideceğiniz Üniversite ile iletişime geçerek o ülkedeki kurs hakkında bilgi alabilirsiniz. Ücretsiz (Belgelendirdiğiniz takdirde bizden hibe alabilirsiniz.) European Commission Education&Training web sayfasında kurs düzenleyen kurumların listeleri mevcut (http://ec.europa.eu/education/erasmus/eilc1011_en.htm  )

Learning Agreement

Değişiklik Sayfası

Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği Hibe Miktarları 1. Grup : 500 (€) Avusturya, Danimarka, Finlandiya, Fransa, İngiltere, İrlanda, İsveç, İtalya, Lihtenştayn, Birleşik Krallık 2. Grup: 400 (€) Almanya, Belçika, Çek Cumhuriyeti, Güney Kıbrıs, Hırvatistan, Hollanda, İspanya, İzlanda, Lüksemburg, Portekiz, Slovenya, Yunanistan, Türkiye 3. Grup: 300 (€) Bulgaristan, Estonya, Litvanya, Macaristan, Malta, Polonya, Romanya, Slovakya, Makedonya, Letonya

OLS (Online Linguistic Support) Dil Desteği Soru 1: 2014/2015 Erasmus II. Dönem Gidecek Öğrencilerimizin dil sınavı zorunlu mu? Evet, 2014/2015 bahar döneminden itibaren Erasmus+ programından faydalanan tüm öğrenciler faaliyet öncesi bu sınava girmek zorundalar. Soru 2: Sınava girip başarısız sonuç alan öğrencilerin programları iptal mi olacak? Hayır, öğrencilerin dil seviyesi ölçülecektir. Soru 3: Seçilen bütün öğrenciler aynı anda mı sınava girecek? Hayır, sınav online olacağı için her öğrenciye uygun bir saat dilimi verilecektir. Herhangi bir bilgisayardan giriş yapabileceksiniz. Soru 4: Sınavda geçme kalma şeklinde bir parametre olacak mı? Hayır

Adım Adım Karşı Kuruma Başvurunuzu Yaptıktan Sonra Ofis ile Yapacağınız İşlemler Adım 1: Davetiye Davetiyenizin karşı kurumdan gelmesini bekliyoruz. Bir kopyasını Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne teslim ediyoruz.

Adım 2: Bilgi Formu Web sitemizden temin edeceğiniz bilgi formunu doldurup ofise teslim etmeniz gerekir. Bu form sizin bilgilerinizi içerir.

Adım 3: Pasaport Uluslararası İlişkiler Ofisi’nden “Pasaport Harcından Muafiyet Belgesi” alacaksınız.Bu belge ile harç ödemeden pasaport alabilirsiniz. Sadece cüzdan ücreti ödersiniz. Emniyet Müdürlüğüne giderken bu belgeyi ofis’ten aldıktan sonra Öğrenci İşlerinden öğrenci belgesi almalı ve pasaport için resim çektirmelisiniz.

Adım 4: Vize Uluslararası İlişkiler Ofisi’nden “Vize Kolaylaştırıcı yazınızı – (Erasmus+ hibe belgesi) alacaksınız. Bu belgede Erasmus öğrencisi olarak gideceğiniz üniversitenin ismi ve hibeli olarak eğitim göreceğiniz belirtiliyor. Vize yazınızı ve davetiye yazınızı Konsolosluk sizden alacağı için bir kopyasını yanınıza muhakkak almanız gerekmektedir. Sizden özellikle hibe yazınızın bir kopyasını gittiğiniz üniversite isteyebilir.

Adım 5: Banka (Hesap No) Halkbankası Euro hesabı açtırıp Ofise teslim etmelisiniz. Bankadan aldığınız cüzdan yada çıktının bir kopyası üzerine ikamet adresiniz, gideceğiniz üniversitenin adı, GAÜN’deki bölümünüz, e-posta ve telefon numaranız yazılarak Ofise teslim etmelisiniz. Hibe ödemelerinizi iki ayrı ödeme olarak alırsınız. Birincisi gitmeden önce toplam miktarın %70’i ikincisi döndükten sonra kalış süreniz netleştirilerek kalan miktar ödenir.

Adım 6: Hibe Sözleşmesi Adım 7: GAÜN Kayıt Adım 8: Vize Hibe Sözleşmesi imzalanmalı. (Ofis tarafından hazırlanır.) Adım 7: GAÜN Kayıt Erasmus+ ile gitmeden önce GAÜN kaydınızı yenilemeli (harç ödemelisiniz) Ders kaydınızı bölümünüze yapmalısınız. Erasmus+ Bölüm Koordinatörünüz, siz gitmeden önce izin yazınızı yazmalıdır. Misafir olunan kuruma “eğitim-öğretim” ücreti ödenmez. Adım 8: Vize Vize işlemleri hakkında en doğru ve güncel bilgi için: Lütfen gideceğiniz ülkenin konsolosluğu ile irtibata geçiniz (web sayfası/telefon/randevu vs.) Yeşil pasaportunuz olsa dahi vize almak zorundasınız

İLK BAŞVURU EVRAKLARINI HAZIRLADIKTAN SONRAKİ SÜREÇ Yurt dışına Belgeler Nasıl Gönderilmeli? Karşı kurumun isteğine göre; taratarak e-posta ile yada orijinali posta ile gönderilebilir. Hangi Belgeler Geri İstenmeli? Karşı kurumun imzalaması gereken belgeler Hangi Adres Verilmeli? Ofis veya kendi adresiniz Yurtdışına Gönderilen Belgelerin Geri Gelmesi Ödeme için Learning Agreement Gerekli Kabul veya Davet Mektubunun Gelmesi Fotokopisi mutlaka ofise iletilmeli.

Adım Adım Öğrenim Hareketliliği Gittikten Sonra Adım 1: Varış Belgesi İlk olarak Uluslararası İlişkiler Ofisi web sayfasından Katılım Sertifikasının ilgili bölümünü onaylatıp göndermelisiniz. Bu forma sayfamızdan ulaşabilirsiniz. Adım 2: Learning Agreement Değişikliği Gittiğinizde herhangi bir ders değişikliği yada ekleme silme gibi işlemler varsa varış tarihinizden itibaren 1 ay içerisinde yapmanız gerekmektedir. Learning Agreement formunun 4. ve 5. sayfaları düzenlenecek. Öncelikle yapmak istediğiniz değişikliği buradaki bölüm koordinatörünüzle yazışıp netleştirdikten sonra formu hazırlayarak oradaki koordinatörünüze imzalatıp buradaki koordinatörünüze yollayacaksınız. En son Ofisimize gelecek dosyanıza eklenecek.

Adım 3: Dönerken Karşı Üniversiteden İstenecek Belgeler Katılım Sertifikası: Öğrenim süresi sonunda size verilecek ve orada bulunduğunuz tarihleri gösteren belgedir. Transcript: Aldığınız tüm derslerin notlarını ve ECTS kredilerini gösteren belgedir. Öğrencinin Learning Agreement ile Traskripti mutlaka uyumlu olmalıdır. Öğrenci değişim hibesinin tamamını alabilmesi için aldığı ECTS kredilerinin en az 2/3’ ünden başarılı olması beklenir. Nihai Rapor Formu: Öğrenim sonunda doldurmanız gereken bir belgedir. Ofis tarafından email adreslerinize gönderilir. Online olarak doldurulur. Pasaport Giriş Çıkış Sayfaları: Ön resimli sayfa ve giriş çıkış tarihlerine ait mühürlerin bulunduğu arka sayfanın fotokopisi. Ders Tanınırlık Formu (Eş Değerlilik Formu) Buradaki bölümünüz tarafından hazırlanır.

THY Kampanyası Türk Hava Yolları, Erasmus+ öğrenci ve personeline uçuşlarda % 20 indirim, ayrıca bagajlarda + 10 kg hak tanımıştır. Kampanya, 26/11/2016 tarihine kadar geçerli olup Türkiye çıkışlı uçuşun 26 Kasım 2016 (dahil) tarihine kadar yapılmış olması gerekmektedir. Türkiye çıkışlı tek yön veya Türkiye çıkışlı gidiş-dönüş biletleri için geçerlidir. Öğrencinin Miles&Smiles programına üye olup, üyelik numarasını bize bildirmesi gerekmektedir. Ve öğrencinin bilgileri bizim tarafımızdan TURNA sistemine girilir. Daha sonra öğrenciye kampanya kodunu içeren bir e-mail gelir. TURNA sistemine adı girilen ve seyahati gerçekleştirecek olan yararlanıcının, Türkiye Ulusal Ajansı tarafından gönderilen e-postanın çıktısını, kampanya kodunu, Miles&Smiles üyelik numarasını ve resmi kimlik belgesini THY satış ofislerine, bilet kesim işlemi esnasında ibraz etmesi gerekmektedir. Biletler THY satış ofislerinden bizzat, kampanya kodu ve Miles&Smiles üyelik numarası verilerek, resmi kimlik belgesi ile alınmalıdır. Kampanya, acentalar veya internet üzerinden alınan biletlerde geçerli değildir.

Muhtemel problemler Ailenin doğru bilgilendirilmesi Adaptasyon (Oryantasyona katılın, gitmeden bilgilenin) Yabancı dil (İngilizcenizi geliştirmek için çalışın. Gideceğiniz ülkenin dili hakkında bilgi edinin) Gerekli belgelerin temini ve muhafaza edilmesi (Erasmus dosyası, tüm evrakların örneği alınmalı) Kültürel/dini problemler Hırsızlık (tüm paranızı yanınızda taşımayın, değerli eşyalarınıza dikkat edin) Karma yurtlar

Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar-1 Erasmus+ hibesi destek niteliğindedir. Eğitimin tamamını finanse etmeyi amaçlamaz. Pasaport, vize, yol ve barınma masrafları için ek hibe tahsis edilmez. Bankadan hibenizi yurt dışından nasıl çekeceğiniz hususunda bilgi alınız. İşlemlerinizi zamanında tamamlayınız. İşlemlerinizin zamanlaması ve zamanında tamamlanması sizin sorumluluğunuzdadır. Kendi işlemlerinizi kendiniz takip ediniz. Söylenti niteliğinde bilgilere itibar etmeyiniz.

Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar-2 Doğru zamanda doğru kişi ile problemlerin çözümlerine yönelik iletişim kurun. Sabırlı olun. (aynı e-mailin birçok kişiye atılması, cevabı beklemeden ofis ziyareti ya da telefon ile aynı sorunun gündeme getirilmesi). Ama acil. Konu ne olursa olsun, “Ama Acil”. Belgelerin isimlerini ve içeriğini öğreniniz. Belgelerinizi bir kez isteyiniz. Belgelerinizi temin etmede zamanlamaya dikkat edin. Tüm belgelerin orijinali değişim sonunda UİO’ne verilmeli. (LA, Transkript, Katılım Sertifikası) Misafir olacağınız kurumu kendilerini ilgilendiren olası değişikliklerden haberdar etmeyi unutmayın!

Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar-3 Web sayfamızda ayrıca izlenmesi gereken yollar adım adım anlatılmaktadır. Facebook sayfamız “Erasmus Gaziantep” Erasmus süresi uzatma: Her iki kurumdan yazılı onay alınması halinde bölüm koordinatörünüzün onayı ile: Hibesiz Değişim sonunda yükümlülüklerin yerine getirilmemesi halinde hibenin % 30’si ödenmez. Ödenen hibe talep edilebilir. Değişimin kurallara uygun olmaması halinde hibenin tamamı ya da bir kısmı geri alınabilir. UİO, Erasmus Programına kabul edilmiş/katılmış olsa dahi uygun görmediği öğrenci/leri, alacağı yazılı bir kararla programdan uzaklaştırma ve ödediği hibenin tamamını alma hakkını saklı tutar.

Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar-4 Havalimanında ilk güvenlik kontrolünden sonra pasaport harç pulu: 15 TL Uçuş saatinden 2 saat önce havalimanında olunmalı. Kabin bagajlarında (1 çanta) taşıyabileceğiniz maksimum sıvı ve jel miktarı: 100 ml ile sınırlıdır ve özel olarak hazırlanmış olan şeffaf bir poşette taşınmalı. Kabinde taşınacak sıvılar, ilaçlar ve yolculuk sırasında ihtiyaç duyulacak diyet ürünlerine güvenlik denetimine tabidir.

Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar-5 Havalimanında satın alınan (duty free) sıvı ürünler güvenlik tarafından paketlenir ve uçuş tamamlanıncaya kadar paket açılmamalıdır. Güvenlik denetim noktalarında palto, mont ve ceket, kemerlerin çıkartılması ve diz üstü bilgisayar ile büyük elektrikli aygıtların çantalarından çıkarılması da zorunlu hale getirilmiştir. Bavullar künyelenmeli (Adres), mümkünse kilitlenmeli.

Çift Anadal Programı (ÇAP) Öğrencisi iseniz Başvuruda seçtiğiniz bölümden (anadaldan) Erasmus öğrencisi olarak görünürsünüz. Hangi bölümün anlaşması ile Erasmus’tan yararlanmak üzere başvuru yaptıysanız o bölümün derslerini kapsayan bir Öğrenim Anlaşması hazırlamalısınız.

Katılımınız için teşekkürler… Uluslararası İlişkiler Ofisi Sorular

İletişim Ebru Çayırgan, euoffice@gantep.edu.tr Şeyho Bozkuş, intloffice@gantep.edu.tr