Bilgi İşlem Departman Bütçelenmesi-1 Günümüzde Toplam Kalite kavramı yaygın olarak bahsedilmekte ve şirketler tarafından uygulanılmasına çalışılmaktadır. Burada özellikle Bilgi İşlem Departmanları Yöneticilerine yönelik olarak "Bütçe Hazırlama Esasları" örneği verilmektedir. Bilgi işlem yöneticileri şirketin çalışmasını sağlayan belli prosedür, yönetmelik ve kuralları koyabilen, bunları programlara aktaran ve kontrol edilmesini sağlayan kişilerdir. Bir bakıma şirketin organizasyonundan sorumludurlar.

Bilgi İşlem Departman Bütçelenmesi-2 Şirketlerin çalışma dönemlerine göre belirlenmiş hedeflere ulaşmada bilgisayar ve çevre birim ihtiyaçlarını önceden tahmin etmeleri işlerini kolaylaştıracaktır. Diğer departman yöneticileri ve özellikle şirket üst yönetimi ile yapacakları görüşmelerle bu hedefler kolayca alınabilir. Buna göre ihtiyaç olacak bilgi işlem ekipmanlarının belirlenmesi ve bunların fiyatlandırılması çalışmasını yaptıklarında ön bütçe yapmış olacaklardır. Cihaz fiyatlarının USD cinsinden olmaları, bütçenin de bu para cinsi bazında olmasını gerekli kılar.

Bilgi İşlem Departman Bütçelenmesi-3 Bütçede yer alabilecek bazı başlıklar ve kalemler aşağıdaki şekilde olabilir. Bu başlıklar ve kalemlerin tutarları dönemsel olarak (3, 6 veya 12 aylık olarak) ay bazında bütçede gösterilmelidir. Bütçe hazırlanırken elemanların sayıları, alacakları tahmini ücretler ve sabit giderlerde göz önünde bulundurulmalıdır. Şirketin hedeflerine göre eleman alımı söz konusu olacaksa bunun döneminin önceden belli olması tavsiye edilir.

Elemanlar Sabit Giderler (Maaş,SSK) Yemek Servis Telefon

Malzeme Alımı Bilgisayarlar Yazıcılar Diğer üniteler Yazılım/Program

Sabit, Tamir ve Bakım Giderleri Sabit Giderler Data hatları (Uydu, Lease Line, Turpak, vd.) Internet erişim Tamir Giderleri Bilgisayar Yazıcı Diğer üniteler (bu kalemlerde her ay belli bir tutarı sabit olarak gösterilmelidir) Bakım Giderleri Yazılım/Program Danışmalık hizmetleri Donanım Bakımları (bu kalemlerde hizmet alınacak şirketler ve tutarların ödeneceği dönemlerin belirtilmesi uygun olur)

Üst Yönetim İstekleri ve Diğer Giderler Üst Yönetim İstekleri Donanım Yazılım (bu kalemlerde belli dönemlere uygun tutarlar yazılmalıdır) Diğer Giderler Kırtasiye Kargo/PTT

Bilgi İşlem Departman Bütçelenmesi-4 Günümüz Türkiye’sinin malum olan ekonomik durumu her an sürprizler yapabilir. Bunun için esnek bir bütçenin hazırlanması gerekmektedir. En az ve en fazla durumlara göre hazırlanacak birden fazla bütçe şirket üst yönetimine sunulmalıdır. Bu bütçede şirket üst yönetimin anlık ihtiyaçları olabileceği düşünülerek böyle bir kalemin göz önünde bulundurulmasında yarar vardır. Doğal olarak alınacak cihazların miktar/tutar rakamlarında gerçekçi tahminler de bulunulması gereklidir. Ne fazla uçulması ne de kendi kendimizi boğacak şekilde olmamasına dikkat edilmelidir. Bu bütçeye göre şirket üst yönetiminden malzeme alınması onayının daha kolay gerçekleşeceği muhtemeldir.

Bütçelenme Uygulaması Hazırlanan bütçenin şirket üst yönetimi tarafından onaylanmasından sonra uygulamaya geçilir. Uygulama iki şekilde olabilir : Bütçeye uygunluğun alım sırasında kontrolü veya dönemsel olarak alımların bütçesel kontrolü. Bütçeye uygunluğun alım sırasında kontrolü ; bir form doldurularak bütçeye uygunluk onayı bütçe departmanı veya yetkilisi tarafından verilir. Dönemsel olarak bütçenin kontrolü ; bütçeye uygun alımların ve harcamaların insiyatifi bilgi işlem yöneticisindedir. Dönem sonlarında (aylık, 3 ay vb.) bütçe yetkilisi alımların bütçeye uygunluk kontrolünü yapar.

Bütçelenme Uygulaması-2 Alım yapılmadan önce alınacak malzemenin ait olduğu bütçe kaleminde uygun tutar araştırılması yapılır. Tutarın yetmediği durumlarda diğer masraf kalemlerinden aktarımın yapılması gerekir. Ancak genel bütçe toplamını geçmemek kaydıyla. Buna rağmen bütçe yetmiyorsa bağlı olunan bir üst kademenin bütçesinden transfer yapılabilir. Bu üst kademe, Genel Md. Yrd veya Genel Md. olabilir.

Özet Bütçe hazırlamak ve uygulamak ancak belli disiplinlerin bir araya gelmesiyle olabilir. Şirketlerin departmanlar bazında masraf bütçelerini hazırlamaları ve buna bağlı olarak harcama yapmaları onları ve çalışanları kontrol altına alır. Hele bütçenin altında harcama yapıldıysa bunun belli bir oranda çalışanlara arasında paylaştırmak veya bir sonraki döneme aktarmak gibi motivasyonlar bütçenin şirket içinde hayata geçirilmesini daha kolay kılar.

Kaynak bidb.trakya.edu.tr egm.gov.tr bilgisite.com