ÖRGÜTSEL İ LET İŞİ M Ö ğ r. Gör. Dr. İ nanç GÜNEY Adana MYO

1. İ leti ş im Nedir? İ leti ş im, bilgi ve anlamların kaynaktan hedefe aktarılmasıdır. İ leti ş im bilgiyi yaymak, insanları e ğ itmek, e ğ lendirmek, etkilemekle birlikte asıl amaç bilgi vermektir. İ leti ş im kısa, açık, net, anla ş ılır ve do ğ rudan olmalıdır. Ki ş iler arasında birbiriyle ba ğ lantılı olarak her türden ve her düzeyde bilgi,duygu ve dü ş ünce alı ş veri ş idir. İ leti ş im, bir ki ş iden di ğ er ki ş iye veya ki ş ilere “bilgi” veya “anlam” iletim sürecidir. İ nsan; sosyal bir varlıktır. Bu nedenle, çevresiyle ili ş ki kurarak ya ş ar. İ nsanın davranı ş ı, konu ş ması, duru ş u, jest ve mimikleri, oturma ş ekli vb. kendini ifade etmesi yani çevresine mesaj iletmesidir.

1. İ leti ş im Nedir? İ nsan sosyal bir varlıktır ve ya ş amını sürdürebilmesi için çevresiyle sürekli ileti ş im kurma ihtiyacı içerisindedir. İ nsanın biyolojik bir varlıktan sosyal bir varlı ğ a dönü ş mesini sa ğ layan en önemli unsurun ileti ş im oldu ğ unu söylemek mümkündür. İ nsan anlamak ve anla ş ılmak ihtiyacındadır. İ nsano ğ lu çevresinde olup bitenleri anlamak ve kendini çevresindekilere anlatabilmek için sürekli iletiler alır ve sürekli iletiler yollar. Onun her davranı ş ı, konu ş ması, susması, duru ş u, yüz ifadeleri, oturu ş biçimi kendini anlatma çabasından kaynaklanmaktadır.

İ nsanların ileti ş im kurmadan ya ş aması daha do ğ rusu herhangi bir ileti ş im aktivitesi içinde olmadan ya ş aması zor görünmektedir. Gazete okumak, televizyon haberlerini dinlemek, yoldaki trafik i ş areti, reklam panoları ve benzeri di ğ er unsurlara maruz kalmamız aslında ileti ş imin bir parçası olarak görülebilir. Bu noktada ileti ş im kavram olarak içerisinde payla ş ım ve etkile ş im edimlerini içermektedir

İ leti ş im kavramı çok farklı alanlarda kullanıldı ğ ı için ileti ş im kavramına her alana özgü anlamlar yüklenmektedir. Bu nedenle ileti ş im kavramının herkes tarafından kabul edilen bir tanımını yapmak neredeyse olanaksızdır, ancak ileti ş im denince akla genellikle insanlar arası ileti ş im ve bu amaçla kullanılan araçlar gelmektedir. Türk Dil Kurumu (TDK) sözlü ğ üne göre ileti ş im, duygu ve dü ş üncelerin, akla uygun ş ekilde ba ş kalarına aktarılması, bildirim ve haberle ş me olarak tanımlanmaktadır. Buna ek olarak ileti ş imle ilgili di ğ er tanımlar a ş a ğ ıdaki gibi sıralanabilir. İ leti ş im bir organizmanın bir uyarıcıyla gösterdi ğ i ayırıcı tepkidir İ nsanın oldu ğ u heryerde ki ş iler, gruplar ve türler arasında kar ş ılıklı gerçekle ş en, mesajların de ğ i ş -toku ş u sürecidir (Cemalcılar, 1988: 305). Duygu, dü ş ünce, fikir, bilgi ve kültürü kapsayan anlamların semboller yardımıyla aktarıldı ğ ı bir süreçtir (Tutar, 2003: 34). Anlamları itibarıyla uzla ş ılmı ş simgeler yoluyla de ğ i ş ik zaman ve mekan boyutlarında gerçekle ş en bilgi, dü ş ünce ve duyguların aktarılması ve alı ş - veri ş idir. Bilgi, dü ş ünce, duygu, tutum ve kanılarla, davranı ş biçimlerinin kaynak ile alıcı arasındaki bir ili ş ki yoluyla bir insan ya da insanlardan di ğ erine bazı kanallar kullanılarak, anlam olarak üzerinde uzla ş ılan simgeler aracılı ğ ıyla de ğ i ş imi ve aktarılması sürecidir

2- İletişimin Amacı İ leti ş im ki ş ilerarası ili ş kilerin aracıdır. İ nsanlar ister tek ba ş ına, ister toplumla birlikte ya ş asın, amaçlarına ileti ş im kurarak ula ş abilir. İ nsanda ileti ş im kurma ihtiyacı, çevreyi etkileme iste ğ inden kaynaklanır. Bu nedenle ileti ş im, ister bilgiyi yaymak, ister e ğ itmek, ister e ğ lendirmek, ya da yalnızca anlatmak için olsun, asıl amaç, bilgi verme ve kar ş ıdakini etkilemektir. Bunların dı ş ında yeme, içme, barınma gibi temel fizyolojik ve güvenlik ihtiyaçlarımızı da ileti ş im kurarak kar ş ılarız. İ leti ş im sayesinde insanlar zihinlerindeki kavram ve fikirleri açı ğ a vurma, onları payla ş ma ve de ğ erlendirme olana ğ ına sahip olurlar. Ba ş kalarını etkileme ve onlardan etkilenme, yararlanma, yararlı olma ve bir ba ş arı gösterme ileti ş im sayesinde mümkün olur. İ nsanlar arasında ya ş anan ili ş kilerin sürmesi de yine ileti ş im sayesinde mümkün olur.

İ leti ş imin temel özellikleri İ leti ş imin temel özellikleri ş unlardır: Bilinçli ya da bilinçsiz olarak gerçekle ş ebilir. Kullanılan sembollere, alıcı ve kaynak farkı anlamlar verebilir. Sözcüklerle ve beden diliyle gerçekle ş ir. Sözel olmayan ileti ş im duyu organlarıyla algılanabilir. Geri – bildirme gereksinim duyan çift yönlü bir eylemdir. Meydana geldi ğ i ortamdan etkilenir.

3. İ leti ş imin Önemi İ leti ş im; insan ili ş kilerinin ana unsuru olarak payla ş mak demektir. İ nsan anlamlı ve mutlu bir ya ş am için çalı ş ır. İ leti ş im ne kadar sa ğ lıklı ve anlamlı ise ba ş arı, ekonomik geli ş im, ki ş isel bütünlük ve ruh sa ğ lı ğ ı da o kadar iyi olur. İ leti ş im Türü (Oransal Olarak) İ leti ş im Türü (Saat Olarak) -Yazma % 9 -Yazma 1.5 saat - Okuma % 16- Okuma 3 saat - Konu ş ma % 30-Konu ş ma 4.5 saat - Dinleme % 45-Dinleme 7 saat

İ LET İŞİ M İ N ÖNEM İ Her insanın ileti ş im konu ş unda temel düzeyde de olsa bilgi sahibi olması gerekmektedir çünkü ileti ş im ya ş amımızın merkezinde yer alan önemli ö ğ elerden bir tanesidir. Etkili ileti ş im insanların mesleki ya ş amlarında sorunları çözmelerine yardımcı olurken ki ş isel ya ş amlarında da ili ş kilerini iyile ş tirmelerine ve sürdürmelerine yardımcı olur. İ leti ş im uzmanları zayıf ileti ş imin birçok sorunun temelinde yer aldı ğ ını ve etkili ileti ş imin de bunun tek çözümü oldu ğ unu dü ş ünmektedirler. İ leti ş im kuramlarını, ara ş tırmalarını ve uygulamalarını anlamak hayatınızda anlamlı de ğ i ş ikliklere neden olacaktır. İ leti ş im ilkeleri ve pratikleri arkada ş lar, aile ve hatta uluslararasındaki sürtü ş meleri çözebilir. Tabii ki bunun için öncelikle do ğ ru olarak algılanmaları gerekir. Tüm bunlar ileti ş imi iyi ö ğ renmenin ve uygulamada kullanmanın dünyayı sorunsuz bir yer haline getirece ğ i anlamına gelmez, ileti ş imi sihirli bir de ğ nek olarak dü ş ünmek yanlı ş olabilir ancak iyi ileti ş imin birçok sorunun olu ş masına engel olaca ğ ı ve birçok sorunun çözümüne katkı sa ğ layaca ğ ı a ş ikardır.

Etkin bir ileti ş im kurulabilmesi için a ş a ğ ıdaki özellikleri ta ş ıması gerekir: İ leti ş im sürecinde, mesaj, hedef kitlenin dikkatini çekecek ş ekilde dizayn edilmelidir. Mesajın kodlanmasında, yayınlanmasında, da ğ ıtılmasında buna özel bir önem verilmelidir. İ letinin kodlanmasında kullanılan simgelerin iletiyi gönderen kadar, iletiyi alacak ve algılayacak hedef tarafından da bilinen simgeler olmalıdır. İ leti ş imin etkili olabilmesi için, ileti, insanların bireysel gereksinimlerine seslenmeli, bu gereksinimlerin farkına varmalarına, gidermelerine yardımcı olmalıdır. Hedefin temel de ğ erlerini, tutumlarını, grup normlarını bilmek ve ona göre mesajı kodlamak, ileti ş imin etkinli ğ ini artırır. İ letinin hedef tarafından tam olarak algılanabilmesi için en uygun medya türü seçilmelidir.

İ letilerdeki bilgilerin dikkat çekebilmesi ve kolay algılanabilmesi için, yabancı bir ileti göndermekten kaçınmak gerekir. Etkin ileti ş im kurabilmek için, hazırlayıcı ileti ş im süreci ile hedef kitlenin bilgi/algılama düzeyi yükseltilmelidir. İ leti ş imde hazırlayıcı ileti ş im çabasına ra ğ men, kırılmayacak dirençlerin de olaca ğ ı unutulmamalıdır. İ leti, ba ş langıçta, hedefin de ğ er, tutum beklenti ve davranı ş kalıplarına ters dü ş memeli; hedef iletiyi kabule hazır duruma getirmelidir. Do ğ ru mesaj, do ğ ru zamanda verilirse etkin olur.

4- Etkin iletişim bize neler kazandırabilir? -1 Ba ş kalarını daha iyi anlayıp kendimizi daha iyi anlatabiliriz, Kar ş ımızdaki ki ş iyle onu kırmadan ve incitmeden tartı ş abiliriz. Ba ş kalarının önünde özgüvenle konu ş abiliriz. Fikir ve önerilerimize daha kolay destek bulabiliriz. İ nsanlarla içten ili ş kiler kurabiliriz.

Etkin iletişim bize neler kazandırabilir? -2 Çok daha az incinir ve ba ş kalarını da incitmeyiz. Bize yönelik tepki ve ele ş tirilere gerekti ğ i gibi yanıt verebilir ba ş kalarına yapıcı ele ş tiriler getirebiliriz. Yararlı tavsiyeler alabilir, ba ş kalarına gerçekten i ş lerine yarayacak önerilerde bulunabiliriz. Geçinilmesi zor insanlarla ba ş a çıkabiliriz.

Etkin iletişim bize neler kazandırabilir? -3 Ba ş kalarının fikir, deneyim, alı ş kanlık ve tutumlarından daha çok yarar sa ğ layabiliriz. Anlamlı ve ho ş sohbetler yürütebiliriz. İ li ş kilerimizde birbirimizin fikirlerinden yararlanmamız, hem bizin hem onların içindeki yaratıcılı ğ ı açı ğ a çıkarabilir. Do ğ ru bilgilere daha çabuk ula ş abiliriz.

Etkin iletişim bize neler kazandırabilir? -4 Gereksiz tartı ş malardan kaçınabiliriz, Öfke, korku ya da çekingenli ğ i alt edebiliriz. Ba ş kalarını istismar etmeden yada suçlamadan kendi haklarımızı koruyabiliriz. Hakaret, alay yada di ğ er sözlü saldırıları insanca geri çevirebiliriz.

Etkin iletişim bize neler kazandırabilir? -5 İ nsanlarla i ş birli ğ i yapabiliriz. Yaptı ğ ımız i ş i daha çok severiz. Dost çevreniz geni ş letebiliriz. Huzur ve sevgi dolu bir aile ya ş amımız olabilir. Takdir eder ve takdir ediliriz.

İ LET İŞİ M İ LKELER İ İ leti ş im kendinizde ba ş lar: Kendinizi nasıl gördü ğ ünüz, nasıl ileti ş im kurdu ğ unuzu belirler. Birey olarak dünyaya ili ş kin kavrayı ş ımız onunla ilgili deneyimlerimizle sınırlıdır. Her birey, kendilerinin merkezinde oldukları ve sürekli olarak de ğ i ş en birçok deneyimle birlikte ya ş amaktadır. İ leti ş im konusunda çalı ş an birçok bilim adamı ve sosyal bilimci, insanların, di ğ erlerinin onlara nasıl davrandı ğ ının ve onlara hangi mesajları gönderdi ğ inin bir ürünü olarak ş ekillendiklerine inanmaktadırlar. İ leti ş im di ğ erlerini içerir: Filozof George Herbert Mead (1967) ki ş ilerin kurdukları ileti ş imle var olduklarını söylemektedir. Bir çocuk di ğ er insanların beklentileri do ğ rultusunda, sözlü ve sözsüz semboller aracılı ğ ıyla rollerini onaylamayı ö ğ renir. Ki ş i kendi öz saygısını ve nasıl bir insan oldu ğ una ili ş kin inancını tabii ki kendisi belirler, ancak bunun yanında di ğ er insanların sizi sınıflandırdı ğ ı da bir gerçektir. Di ğ er insanlardan aldı ğ ımız olumlu, olumsuz ya da tarafsız iletiler kim oldu ğ unuzu belirlemede önemli bir rol oynarlar.

İ LET İŞİ M İ LKELER İ İ leti ş imin hem bir içeri ğ i hem de bir ili ş kili boyutu vardır: Tüm iletilerin bir içeri ğ i bir de ili ş kili boyutu vardır. Yani her iletinin bir düz anlamı bir de yan anlamı vardır diyebiliriz. İ letiler gerçek davranı ş ın ne olması gerekti ğ ini belirtir ve ileti ş im kuranlar arasında bir ili ş ki durumunu ortaya koyar. Bunlar her iletinin içinde yer alan iki önemli ö ğ edir. İ letinin içeri ğ i beklenen davranı ş ı tasvir ederken, ili ş kili boyut ise nasıl yorumlanması gerekti ğ ini anlatır. Bu anlamda ileti ş im ki ş iler arasındaki anlamların de ğ i ş -toku ş u olarak ele alınmaktadır. İ leti ş im karma ş ık bir süreçtir: Bazılarına göre ileti ş im basitçe bir kaynaktan di ğ erine bilginin aktarılmasıdır. Bu mantıkla ileti ş im tanımlandı ğ ında herhangi bir zamanda bir web sayfasındaki bilgiye eri ş ti ğ inizde ileti ş im gerçekle ş mi ş tir denebilir. Ancak bildi ğ iniz gibi bu temel durumda ileti ş im gerekti ğ i gibi gerçekle ş memektedir. Örne ğ in bilmedi ğ iniz bir dilde yazılmı ş bir web sayfasına eri ş ti ğ inizde, hiçbir ileti ş im gerçekle ş mez. E ğ er okudu ğ unuz yazı çok karma ş ıksa orada aktarılmak istenen mesaj tam olarak anla ş ılmayabilir. Basitçe birinin size söyledi ğ i bir ş eyi tekrar edebilirsiniz, ancak mesajın içeri ğ ini ve niyetini tam olarak anlayamayabilirsiniz.

İ LET İŞİ M İ LKELER İ İ leti ş imin niceli ğ i, ileti ş imin niteli ğ ini arttırmaz: Kurdu ğ umuz ileti ş imin miktarının artması daha do ğ ru, daha iyi ve anlamları payla ş abildi ğ imiz etkili bir ileti ş im kurdu ğ umuzun göstergesi olamaz. Fazla bilgi yanlı ş anlamalara neden olabilir, dinleme ve empati becerilerini i ş e ko ş mayı zorla ş tırabilir. İ leti ş im laf kalabalı ğ ına dönü ş tü ğ ünde olumlu sonuçlara götürmez. Bu nedenle kurulan ileti ş imin niteli ğ i daha önemlidir. İ leti ş im kaçınılmazdır, geriye döndürülemez ve tekrar edilemez: İ leti ş im hayatımızın hemen hemen her anında gerçekle ş mektedir. Hiç kimseyle ileti ş im kurmadı ğ ımız anlarda bile kendi kendimizle iç ileti ş im kurar, dü ş ünür, hayal kurar, planlar yapar ve bizi çevreleyen dünyaya tepkiler veririz. Sessiz kaldı ğ ımız kendimizle ileti ş im kuramadı ğ ımız zamanlarda bile çevremizdeki di ğ er insanları gözlemler ve onların davranı ş larından çıkarsamalar yaparız. Di ğ er insanlar bize bir mesaj aktarma çabası içinde olmasalar dahi gözlemlerimizden topladı ğ ımız bilgilerle bazı sonuçlara ula ş ırız.

İ leti ş imin Temel Özellikleri İ leti ş im üzerine yapılan çalı ş malar, insanlar arası ileti ş imin üç temel özelli ğ inin oldu ğ unu göstermektedir.  Bunlardan birincisi ileti ş im etkinli ğ inin insanları gerektirmesidir. İ leti ş im, ancak insanların birbirlerini anlama ihtiyaçları sayesinde kurulabilir.  İ kincisi ileti ş im, payla ş mayı gerekli kılar; yani ileti ş imde gönderici ve alıcı, mesajın ortak bir anlamı üzerinde anla ş malıdır.  Üçüncüsü, İ leti ş imde sembollerin kullanılmasıdır. Semboller; jestler, mimikler, sesler, harfler, rakamlar ve sözcüklerdir. Alıcı ve gönderici mesaja aynı anlamı verdikleri zaman, tam olarak ileti ş im ortaya çıkar.

İ leti ş im olgusunun üç temel özelli ğ ine ilave di ğ er temel özellikleri de vardır. Bu özellikler a) İ leti ş im insan davranı ş larının bir ürünüdür. b) İ leti ş im dinamik bir olgudur. Kültürel yapıdaki de ğ i ş ime paralel olarak ileti ş imde de ğ i ş ir. Yeni çevresel olguların ortaya çıkması, yeni deyimlerin, yeni kelimelerin ortaya çıkmasına yol açmı ş tır. c) İ leti ş im belirli kalıplara ba ğ lıdır. İ leti ş im belirli kalıplar içerisinde gerçekle ş tirilir. İ leti ş im kalıpları, genel kültürel yapıya ba ğ lı olarak gruplarca olu ş turulur ve ki ş ilerin kabul etmeleri oranında süreklilik kazanır. d) İ leti ş imde ilk dakikalar (ilk izlenim, ba ş langıç) önemlidir. Kar ş ı kar ş ıya gelen iki ki ş i arasındaki ilk etkile ş im, ileti ş im sürecinin önemli bir belirleyicisidir. Bu etkiyi yaratan faktörler, kar ş ıla ş ılan ki ş inin beden dilinden, kullandı ğ ı kelimelere ve ki ş inin ta ş ıdı ğ ı aksesuarlardan içinde bulundu ğ u fiziksel ortam nesnelerine kadar geni ş bir da ğ ılım gösterir. İş te bütün bu faktörlerin bile ş kesi "algılayan ki ş inin" de ğ erlerinde bir yer bulur ve o çerçeve içerisinde yorumlanır.

e) İ leti ş im sadece bilgi alı ş veri ş i de ğ ildir. Duygu ve dü ş üncelerin bilgi olarak aktarılmasındaki eylemler ve bu eylemlerin biçimi ileti ş imin özünü yapılandırır. Bu ileti ş imin evrensel yönüdür. Bilgiyi veri ş biçimi, bir ba ş ka deyi ş le, sözlerin bedendeki kar ş ılıkları, ileti ş imi de ğ erlendirmemizde ikinci önemli noktadır, ileti ş imde bilgilenmek ve ö ğ renmek "anlamak" de ğ ildir. f) İ leti ş im ki ş iye kar ş ın de ğ il ki ş iyle yapılır. İ leti ş im ba ş ka bir ki ş iyle birlikte yapılandırılan bir süreçtir. Bu nedenle bireylerden birinin aktif olu ş u, di ğ erinin ise bu eylemi izlemesi ile ileti ş im kurulamaz. E ğ er alıcı ki ş i hazır de ğ ilse, ileti ş im kanalı kapalı demektir. Böyle bir ili ş ki; dü ş ündü ğ ümüz anlamda do ğ ru ve sa ğ lıklı bir anlama ve anla ş ma do ğ urmaz. g) İ leti ş imde kullanılan semboller bir bütündür. İ leti ş imde kullanılan kelimeler, eller, gözler gibi bütünlü ğ ünden soyutlayarak ve süreçteki bir kesite bakarak de ğ erlendirmeye çalı ş mak bizi yanıltabilir. Sözsüz ileti ş im i ş aretlerini veya sözlü ileti ş im içeri ğ ini tek tek de ğ erlendirerek sonuçlara varmak yanıltıcı olabilir.

İLETİŞİMİN TEMEL ÖZELLİKLERİ 1) İ leti ş im, her zaman her yerdedir. İ leti ş im günümüz insanın ya ş amının yakla ş ık dörtte üçünü kaplayan bir olgudur. 2) İ leti ş imde temel amaç çevre üzerinde etkin olmaktır. Her ileti ş im durumunda insanların kendilerine özgü beklenti ve amaçları vardır.

3) İ leti ş im anlamların payla ş ımıdır. Belli uyarıları anlamlı iletiler olarak algılamaya ko ş ullandı ğ ınız için bunları de ğ erlendirip anlamlandırabiliyoruz. 4) İ leti ş im de ğ i ş ik katmanlarda gerçekle ş ir. Bizi ku ş atan ileti ş im a ğ ı içinde seçip algıladı ğ ımız uyarıcılar ileti ş im davranı ş larımızın kayna ğ ıdır. Bu davranı ş larımız i ş levsel açıdan birkaç katmanda gerçekle ş ir: