BÜRO YÖNETİMİNDE PLANLAMA BÜRO YÖNETİMİ

KAYIT YÖNETİMİNİN TANIMI Kayıt zincirinin bir ucunda işlemden geçirilecek belgeler, diğer ucunda bu işlemlerin sonucu olarak elde edilecek, en basitinden en karmaşığına doğru çeşitli ürünler bulunmaktadır. Kayıtlar yazılı, sözlü, fotoğraf biçiminde veya bilgisayara kaydedilmiş biçimde olabilir. Kayıtlar örgütün dışından içine veya içinden dışına akabilir. Örgütün kendi içinde büro içi yazışmalar dolaşır, aynı zamanda genel merkezden şube bürolarına çeşitli alanlarda bilgi akar. Bu iletişim ağında dolaşan her iletişim bir kayıttır.

KAYIT YÖNETİMİNİN TANIMI Kayıt yönetimi, belgeleri oluştuğu aşamadan itibaren ele alır. Belgelerin kullanılması ve korunması, arşiv belgesi niteliğini taşıyanların ayrılması, korunmasına gerek görülmeyenlerin ise imhası bu sistemde değerlendirilecek temel unsurlardır. Kayıt yönetimi, gereksiz belge oluşumunu engelleyerek kullanılması, kontrol edilmesi, saklanması ve imha edilmesi gereken belge sayısını azaltır. Gerekli ve değerli belgelerin kullanımını artırır.

KAYIT YAŞAM SÜRECİ Bir kayıt büroda kullanılma süresi içinde bir dizi evrelerden geçmektedir. Kaydın yaşam süresindeki bu evrelere o kaydın yaşam süreci adı verilir. Bir kaydın yaşam süresi onun kendisinden kaynaklanan değere ve konu alanına bağlıdır. Yaşam süresi ayrıca belgenin güncel olmasına, varolan bilgi birikimi ile ilgili olmasına, bilgi ve kayıt merkezinin amaçlarına ve kullanıcı gereksinimlerine bağlı olarak da değişir.

KAYIT YAŞAM SÜRECİ YARATMA DEPOLAMA ERİŞİM İDAME İMHA

KAYIT YARATMA Dosya memurundan, şirket genel müdürüne kadar örgütteki herkes kayıt yaratır ve kullanır. Yöneticiler mektup yazarlar, yardımcı personel formlar doldurur, yazılar yazar ve bunları dağıtır ve bilgisayar raporların çoklu kopyalarını çıkartır. Kontrol önlemleri olmazsa, kayıtlar durmadan çoğalmaya başlar ve çok geçmeden örgütün iletişim kanalları tıkanır. Gereksiz kayıt yaratımını önlemek için kayıtları kim ve ne için yaratıyor sorularına yanıtlar aranmalıdır.

KAYITLARIN DEPOLANMASI Depolama işlemi, belgelerin korunma ve kullanım bakımından en uygun koşullarda yerleştirilmesi işlemini kapsar. Eğer kayıtlar uygun bir biçimde depolanmaz veya gerekli olmayan bilgileri içeren belgelerde saklanırsa kayıt yönetimi problemine yeni problemler eklenmiş olur. Depolamada iki temel yöntem vardır: Belgelerin kendi özgün biçimlerinde saklanması Mikrokart, mikrofilm veya mikrofiş üzerine küçültülmüş olarak saklanması.

KAYITLARA ERİŞİM Kayıtlara erişim genel bir kavramdır ve hem belgelere erişimi ve hem de belgelerin içerdiği bilgilere erişimi ifade eden genel bir kavramdır. Manuel sistemde kayıtlara başvurmada, ilgili kişi dosyanın bulunduğu yere gider ve istenen kaydı çıkartıp alır. Bu sistem teoride basittir ancak uygulaması genellikle zordur. Sıklıkla, bilginin bulunmasına yardımcı olmak için bir indeks oluşturulur. Bilgisayar sistemde kayıtlara erişimde, bilgiye ait dosya adı bilgisayara girilerek kayıt çağırılır. Bilgi ekranda görüldükten ve kopyası yazıcı aracılığı ile çıkartıldıktan sonra, orijinal kopya yine disk ya da bant üzerinde kalır. Böylece manuel sistemde olduğu gibi alınan dosyanın tekrar arşive götürülmesi gibi bir işleme gerek yoktur.

KAYITLARIN İDAMESİ Kayıt yaşam sürecinin bu evresi, belgelerin kullanımı ve bakımı olarak da adlandırılır. Kayıtların idamesi kayıtların saklanma süreleri, belgelerin yanmaktan ve hırsızlıktan korunması gibi konularda ölçütler getirir. Kayıt saklama süresi örgütlerin iç politikalarını ve yasaların getirdiği yükümlülükleri de göz önüne almalıdır. Belgeler kayıt tutma gereklerine ve örgütün kendi ihtiyaçlarına dayalı olarak dört şekilde sınıflandırılmaktadır. Hayati, önemli, yararlı ve gereksiz. Hayati ya da önemli kabul edilen kayıtlar daimi olarak saklanırlar, yararlı kabul edilenler birkaç yıl saklanabilir, gereksiz kabul edilenler ise imha edilir.

KAYITLARIN ELDEN ÇIKARILMASI Kayıtların yaşam süresinde en son evre kayıtların yeniden gözden geçirilip tutulacakların tutulması atılacakların ise atılmasıdır. İmha edilmeyecek ve gözden daha uzak bir yerde depolanabilecek aktif olmayan kayıtlar ve artık ihtiyaç duyulmayan ve imha edilmesi gereken kayıtlar söz konusudur. Aktif olmayan kayıtların bir arşive transfer edilmesiyle ilgili farklı transfer uygulamaları mevcuttur: Periyodik transfer olarak adlandırılan yöntemde dosyalanan bilgilerin altı ay ya da bir yıl gibi belli zamanlarda gözden geçirilmesi gerekir. Aktif olmadığı düşünülen tüm kayıtların kutulara konularak depoya gönderilmesi gerekmektedir. Çiftleme diye adlandırılan yöntemde geçen yılın kayıtları aktif olmayan dosya dolabına alınır ve bu dolaplar aktif kayıt dolabının yanına yerleştirilir. Yıl sonunda geçen yılın aktif olmayan kayıtları inaktif depoya gönderilir ve bu yılın dosyaları "inaktif" dosya olur. Bu yöntem donanım bakımından pahalı olmasına rağmen çok etkilidir. Sürekli yöntemde ise kayıtlar belli bir döneme ulaştıklarında ya da artık önemli görülmediklerinde inaktif dosyalara transfer edilirler. Arşiv değeri taşımayan belgelerin ve artık gerekli olmayan kayıtların imhası ise çok doğru olacaktır. Yararlı kayıtların imhasından sakınmak için ise belgeler imha edileceği zaman birim yöneticilerine haber verilir. Birim yöneticilerinden imha yetkisi alınarak bu belge kayıt merkezinde saklanır.

DOSYALAMA: TANIMI, AMACI, ÖNEMİ Dosyalama, yapılan faaliyetler sırasında ortaya çıkan her türlü yazılmış, basılmış, kayda, banda veya filme alınmış belgelerin belli bir amaca hizmet etmesi için sistemli olarak saklanmasıdır. Dosyalama sistemi deyimi, bilgilerin çabuk bir biçimde geri çağırmak için, sınıflandırılması ve saklanması için kullanılan işlem ve yöntemleri ifade etmektedir. Bunun için alfabetik ve numaralı olmak üzere iki sistem kullanılır.

DOSYALAMAYA KONU OLAN BELGELER VE DOSYALAMA SÜRECİ Hazırlanma yerleri bakımından belgeler Dışarıdan gelenDışarıya gidenÖrgüt içi

DOSYALAMAYA KONU OLAN BELGELER VE DOSYALAMA SÜRECİ Bilgi sunuş şekilleri bakımından YazılıBasılı Manyetik ortamlara kayıtlı

DOSYALAMAYA KONU OLAN BELGELER VE DOSYALAMA SÜRECİ Nitelikleri bakımından ResmiTicariGizli Kıymetli belgeler

Nitelikleri bakımından AktifPasif

ALFABETİK DOSYALAMA SİSTEMİ Alfabetik dosyalama sistemi, gerek dosyalar içindeki kayıt ve belgelerin, gerekse dosyaların, A’dan Z‘ye gruplandırılarak alfabedeki harf sırasına göre sıraya konulmasını gerektirir. Bir grupta yer alan dosya sayısının 9-10'dan fazla olması halinde o grup, alt gruplara ayrılır. A grubunu örnek alırsak, bu grupta belirlenecek alt gruplar Aa, Ab, Ac, Ad,Af... şeklinde olacaktır. Alfabetik sistemin kullanımı kolay olduğundan yaygın olarak kullanılır. Çok geniş kullanım alanı olan alfabetik sistemde dosyalar; kişi ve kurum adlarına, coğrafik bölgelere, iş konularına, mal ya da hizmet türüne göre sıralanabilir.

ALFABETİK DOSYALAMA SİSTEMİ Konu adlarına göre alfabetik dosyalama: Bu tür alfabetik dosyalamada her dosya bir konuyu kapsar ve o dosyaya sadece konu ile ilgili belgeler konulur. Sistemde kayıt ve belgeler ile dosyalar konu adlarına göre gruplandırılır. Her grup daha sonra alt gruplara bölünebilir. Coğrafi bölgelere göre alfabetik dosyalama: Eğer bir örgütün faaliyetleri şehrin değişik köylerine, mahallelerine, semtlerine, ilçelerine; ülkenin çeşitli kentlerine ya da farklı ülkelere hatta kıtalara yayılmış ise dosyalama sisteminin coğrafik bölge esasına göre tasarlanması daha kullanışlı olabilir. Bu sistemde dosyalar ana bölgeler ve alt bölgeler olarak gruplandırılırlar.

NUMARALI DOSYALAMA SİSTEMLERİ Numaralı dosyalama sisteminde, alfabetik sistemde olduğu gibi harfler değil rakamlar kullanılır. Dosyalar arasına yine alfabetik sistemde olduğu gibi rehberler konur. Numaralı dosyalama sistemi iki şekilde kullanılır. Bunlardan biri sıra numaralı (ardışık) sistem; diğeri ondalık (desimal) sistemdir. Bunların yanı sıra ortadaki asal sayıya ve sondaki asal sayıya göre dosyalama sistemleri tasarlanabilir. Sıra numaralı dosyalama sistemi: Bu sistemde dosyalara birden başlayarak, sınırsız sayıda birbirini izleyen numaralar verilir. Sıra numaralı bir sistemde dosyaya ulaşım için ayrıca bir fihrist hazırlanmalıdır. Yoksa hangi konuya hangi numaranın verildiği bilinemez. Hazırlanan bu fihrist alfabetik sıraya göre yapılır. Ondalık (desimal) dosyalama sistemi: Ondalık numara sistemine göre, örgütün yaptığı işler en çok on ana gruba ayrılır. Her ana grup, onluk birinci alt gruba; birinci alt grup onluk ikinci alt gruba; ikinci alt grup, onluk üçüncü alt gruba gibi ayrılabilir. Her grupta yer alacak dosya sayısı 10'u geçmemek şartıyla istendiği kadar ayırım yapılabilir. Bu sistemde her başlayan grubun ilk sırasında yer alan dosyaya "O" sayısı verilir. Bu dosya, gruptaki diğer dosyalara konulamayan kayıt ve belgeler için kullanılan genel dosyadır. Evrak sayısı arttıkça sıra numaralı ya da ondalık sistemin kullanımı zorlaşır. Çok sayıda kayıt ve belge bir o kadar dosya ve klasörün yanı sıra dolap, raf ve çekmece gerektirir.

NUMARALI DOSYALAMA SİSTEMLERİ Ortadaki asal sayıya göre dosyalama sistemi: Bu sistem, klasörün bulunduğu her rafa ya da klasör içindeki her dosyaya iki basamaklı bir sayı verilmesi esasına dayanır. Ortada yer alan iki basamaklı asal sayı klasörün bulunduğu rafı, dolabı ya da çekmeceyi gösterir. Soldaki iki basamaklı sayı, dosyanın içinde bulunduğu klasörü, sağdaki çift basamaklı sayı ise dosya numarasını gösterir  17 nolu rafta, 75 nolu klasörde, 01 nolu dosyaya Sondaki asal sayıya göre dosyalama sistemi: Temel ilkeleri ortadaki asal sayıya göre dosyalama ile aynı olan bu sistemde asal sayı, numaranın sonundaki son iki numaradır  43 nolu rafta, 850 nolu klasörün içindeki 445 nolu dosyaya Numaralı sistemde fihrist kullanımı koşuluyla belgelere erişim ve dosyalama hızlı bir şekilde gerçekleşir. Ayrıca dosyalar numaralandığı için, elinde fihrist olmayan bir kişinin dosyalara erişmesi mümkün olmadığından güvenilirlik ve gizlilik sağlar. Alfabetik ve numaralı sistemin yanı sıra "kronolojik dosyalama" ve "karma dosyalama" sistemleri de kullanılmaktadır. Kronolojik sistemde dosyaların tarihleri esas alınır. Kayıt ve belgeler gün, ay, yıl, yüzyıl gibi tarih sırasına dizilerek dosyalanır. Karma dosyalama sistemi, diğer sistemler tek başlarına etkili ve yeterli olmadıkları zaman kullanılır. Bu sistemde ana grupların ve alt grupların tasarlanmasında birbiriyle uygun ve sistemin gereksinimlerini karşılayan dosyalama sistemlerinden iki ya da üç tanesi bir arada kullanılır.

ARŞİVLEME, AMACI VE ÖNEMİ Büroda dışarıdan gelen, büro faaliyetleri sonucu oluşan ya da bürodan dışarıya gönderilen belgeler, bürolarda ayrılan yerlerde dosyalanarak bir süre tutulduktan sonra aktif kullanımları sona erer. Bu dosyaların tek tek kontrol edilerek ayıklanmaları ve saklanmaları gerekir. Ancak saklanmak üzere ayrılan belgelerin sürekli olarak bürolarda bekletilmesi olanaksızdır. Bu nedenle arşiv belgesi olarak adlandırılan, uzun süre bekletilmesi gereken belgelerin, arşiv olarak ayrılan başka bir yerde ve belli bir düzen içinde saklanması gerekir. Saklanmasına gerek duyulmayan belgeler ise yok edilmelidir. Arşivleme gelecekte tekrar kullanılması düşünülen ya da yasal saklama süresi doluncaya kadar saklanması zorunlu olan belgelerin korunmasını sağlayan ve bu süre içinde kendilerinden yararlanılma olanağı sunan çalışmalardır.

ARŞİVLEME SÜRECİ Arşivlenecek belgelerin hazırlanması Dosyaların arşive konması Arşiv malzemelerinin korunması Arşiv malzemelerinden yararlanılması Arşiv malzemesinin yok edilmesi

YAZIŞMA VE RAPORLARIN YÖNETİMİ Yazışmalar ve raporlar gerekli bilgiyi sağlayan önemli kayıtlardandır. Bunlar ilgili personeli geçmiş, şimdi ve gelecekteki yönetim faaliyetleri hakkında bilgili kılarlar. İhtiyaç duyulan bilgiyi sağlarlar veya ortaya çıkabilecek önemli olası durumları ortaya koyarlar. Tüm yazı ve raporların periyodik olarak yeniden gözden geçirilmesi gerekmektedir.

FORMLARIN YÖNETİMİ Bilgilerin toplanması, kayıt edilmesi, gruplandırılması, kullanılması, transferi ya da yayınlanabilmesi gibi amaçlarla hazırlanan ve üzerinde sorular ve bunların cevaplandırılması ile bazı kayıt değerlendirme ya da işlemlerin yapılabilmesi için boşluk bırakılan kağıt, defter ve kartonlardır. Formlar satın alma, üretim, satış, kontrol dahil faaliyet evrelerinin tümünde yararlanılan bilgileri sadeleştirmek, kayıtları standart hale getirmek ve karar vermeyi kolaylaştırmak için kullanılır. Sigorta ve bankacılık gibi pek çok hizmet örgütünde formlar, kullanılan kayıtların yaklaşık 75'ini oluşturur.