Ö ğ r. Gör. Dr. İ nanç GÜNEY Adana MYO BÜRO YÖNETİMİ Muhasebe ve Vergi Uygulamaları Programı

Büroların İş levleri Bilgi toplanması, Elde edilen bilgilerin analizi, Bilginin i ş levsel hâle getirilmesi, İş levsel bilginin bilgi havuzlarında depolanması, Yönetimin ihtiyacı olan bilgilerin iletilmesi.

1. Bilgi Toplanması Örgütün ihtiyacına yönelik olarak bilgilerin derlenmesi safhasıdır. Örne ğ in, bir ara ş tırma sonucu kitap, makale, rapor gibi yazılar, gazeteler, görsel-i ş itsel ileti ş im araçları {internet, radyo, TV}, düzenlenen konferans ve seminer programları, örgüte yazılan dilekçeler, doldurulan formlar ve mektuplar büronun bilgi ihtiyacının kar ş ılanabilece ğ i en önemli bilgi kaynaklarıdır.

2. Elde Edilen Bilgilerin Analizi Bürolar için derledi ğ imiz bilgiler ham veri niteli ğ i ta ş ımaktadır. Bu verilerin hangilerinin büro için gelecekte faydalı olabilece ğ i veya hangilerinin elenmesi gerekti ğ ine yönelik i ş lemlerin yapıldı ğ ı sürece bilginin analiz edilmesi denir. Herhangi bir ortamda kayıtlı veya sözlü olarak bulunan veriler, büroların ihtiyaçları do ğ rultusunda ayıklama i ş lemine tabi tutulur. Ancak bu i ş lemden önce büroların hem geçmi ş te i ş ine yaradı ğ ı hem de gelecekte ihtiyaç duyaca ğ ı bilgilerin öngörülmesi gerekmektedir. Bundan dolayı büro yöneticisi örgütle ilgili tüm faaliyetleri takip etmek durumundadır. Elde edilen bilgiler analiz edilirken, kurumun öncelikli bilgi gereksinimleri saptanmalıdır.

3. Bilginin İş levsel Hâle Getirilmesi Bilginin düzenlenmesi olarak ifade edilen bu a ş amada, sisteme giren bilginin anlamlı sonuçlara dönü ş türülmesi için a ş a ğ ıdaki i ş lemler yapılır: Özetleme Ço ğ altma Gruplama Sıralama Hesaplama Kar ş ıla ş tırma

Özetleme: Sisteme giren bilginin detay seviyesinin belirli kriterlere göre azaltılması i ş lemidir. Ço ğ altma: Gerekli oldu ğ u durumlarda sisteme giren bilginin çe ş itli araç ve yöntemlerle fazlala ş tırılmasıdır. Gruplandırma: Farklı dokümanlarda bulunan aynı tür verilerin aynı konu ba ş lıkları içersine alınması i ş lemdir. Sınıflama ş eklinde de nitelendirilir. Sıralama: Dizinleme veya indeksleme olarak da bilinir. Aynı konuya ait dokümanların belirli kriterlere göre sıraya sokulması i ş lemdir. (Eser adına göre alfabetik, konuya göre alfabetik gibi...) Hesaplama: Matematiksel ve istatistiksel modellerin uygulanmasıdır. Kar ş ıla ş tırma: Sisteme giren sayısal bilgiler arasında yapılacak kıyaslama i ş lemidir.

4. İş levsel Bilginin Havuzda Depolanması Toplanan bilgilerin, yönetimin kararlarında etkin bir ş ekilde tekrardan kullanılabilmeleri için bilgi havuzlarında depolama (ar ş ivleme) i ş lemine tabi tutulurlar. Örgüt için önemli bilgilerin depolandı ğ ı havuzdaki bu türden bilgiler, üçüncü a ş amadaki i ş lemlerden sonra kolayca bulunabilirler. O nedenle eri ş ilmeleri, anla ş ılmaları kolaydır ve pragmatiktir.

5. Yönetimin İ htiyacı Olan Bilgilerin İ letilmesi Ham veri önce i ş leme tabi tutulur ve bilgi haline dönü ş türülür. Sonra bunlar gerekli düzenlemeler yapıldıktan sonra bilgi havuzlarında ar ş ivlenir. Tüm bunların yönetimin bilgi ihtiyacının anında kar ş ılanmasına yönelik olarak yapılan faaliyetlerdir. Yönetim karar verme a ş amasında iken, tablo, grafik, metin veya ş ekil biçimlerinde olabilen i ş levsel bilgiler (yani özetlenmi ş ve düzenlenmi ş bilgiler) bir biçimde yönetime iletilir. Bu i ş lemin adı da yönetimin ihtiyacı olan bilgilerin iletilmesidir. Yöneticiler ihtiyaç duydukları bu türden bilgileri, yönetsel kararlarda kullanmak üzere tüketmektedirler.

Büro Türleri 1. Açık Bürolar Açık büroları “5” ile “100” ki ş inin çalı ş tı ğ ı yerler olarak görebiliriz. Bu tür bürolara “Salon Bürolar” da denir m2 arasında de ğ i ş en büyüklüklerde olan bu tür bürolarda ortak çalı ş ma mekânları içinde birimler de ğ i ş ik bölümlere ayrılır. Açık bürolar, grup çalı ş ması yapılması için veya aynı hacim içinde çalı ş ması gereken bir kısım personel tarafından kullanılması amacı ile planlanan bürolardır. Günümüzde mevcut bankaların büroları açık büro olarak çalı ş maktadır. Büroların yerle ş tirilmesinde daha verimli çalı ş ma ko ş ullarının sa ğ lanabilmesi için düzenleme yapılmalıdır.

Açık büroların avantajları: Küçük ve özel bürolardakinden daha fazla kontrol sa ğ lanır, çünkü büro yöneticisinin ve ya kontrolörün personelin ço ğ unu ya da hepsini görme ş ansı vardır. Yerden tasarruf sa ğ lar. Personel için daha fazla hareket özgürlü ğ ü vardır. Di ğ er birimlere giderken, ne duvar ne de kapı engeli vardır. Haberle ş me daha kolaydır. Dâhili telefonların kullanımına çok az ihtiyaç vardır, dolayısıyla gürültü azdır. Ayırma duvarları olmadı ğ ından, düzenlenmesinde büyük esneklik vardır. Mobilya ve araç-gereçleri hareket ettirmek daha kolaydır. Tüm içi alanında dokümanlar bir birimden di ğ erine kolayca geçtiklerinden i ş akı ş ını kolayla ş tırır. Makine ve gereçlerin ortakla ş a kullanım kolaylı ğ ı vardır.

Açık büroların dezavantajları: Ş ahsi olmayan bir atmosfere sebebiyet verir ve personelin içinde birlik hissinin olu ş umunu engeller Genel gürültü seviyesinde ve dikkat da ğ ılımında bir artı ş vardır. Çalı ş anların, civarda yürüyen di ğ er çalı ş anlar veya i ş ortamının bir yerinde meydana gelen olaylar nedeniyle dikkatleri da ğ ılabilir Herkesin bir arada olması nedeniyle statüler açıkça belli de ğ ildir. Bula ş ıcı hastalıkların daha hızlı yayılması mümkündür.

2.Kapalı bürolar Özellikle üst yönetim için tercih edilen büro türüdür. 1-4 ki ş inin birlikte oturup çalı ş tı ğ ı odalardır. Bunlara “özel bürolar” da denilmektedir. Bazı hizmetler için özel bürolar ayrılması gerekli, hatta zorunlu olabilir. Ki ş isel prestije önem veren, statüsü gere ğ i yönetici, patron durumunda olan ki ş iler kapalı (tek kisilik) büroları tercih ederler. Ayrıca gizlilik gerektiren plan-proje çalı ş maları, dikkat gerektiren hesap isleri, ara ş tırma, dosya incelemesi, mülâkat (özel görüsmeler) ve zihni çalı ş ma ya da gizli kalması gereken isler yapan personele özel bürolar ayrılmalıdır.

2.1. Özel Bürolar 1 ile 4 ki ş inin birlikte oturdu ğ u ve çalı ş tı ğ ı, Kapalı Büro da denilen büro tipidir. Gizlilik özelli ğ i ta ş ıyan i ş lerin yapılması açısından ihtiyaç duyulmaktadır. Örne ğ in; ara ş tırma, planlama, dosya incelemesi gibi i ş ler. Açık büroların sahip oldu ğ u avantajlar özel bürolar için dezavantaj; açık büroların sahip oldu ğ u dezavantajlar özel bürolar için avantaj olmaktadır.

2.2. Panoramik Bürolar Açık bürolar statüsünde bulunan bu tür bürolar aynı zamanda do ğ al manzaralı bürolar olarak da adlandırılmaktadır. Geni ş bir alanda, i ş akı ş ına dikkat edilerek çalı ş anlar grup halinde bir kö ş e olu ş turarak ayrı yönlere do ğ ru asimetrik ş ekilde yerle ş tirilirler.

- Ev bürolar: Çalı ş anlarına çalı ş ma yerinin seçimi konusunda esneklik veren bir uygulamadır. Bilgi i ş lem ve ileti ş im teknolojisinin sa ğ ladı ğ ı olanaklardan yararlanarak bazı i ş leri yapan ki ş ilerin evlerinde çalı ş malarına olanak sa ğ lar. Tipik bir ev büroda, bir ki ş isel bilgisayar (masa üstü, dizüstü ya da defter), bir yazıcı ve modem ile telefon ba ğ lantısı gerekli otomasyonu sa ğ lamaktadır. Ayrıca evde çalı ş an ki ş inin bilgisayarına ba ğ lı bir kamera aracılı ğ ıyla evinden çıkmadan merkez büroyla yüz yüze görü ş me yapabilmesi mümkündür.

Mobil bürolar: İş in hareket halinde yapılabilmesine olanak tanıyan bir uygulamadır. Mobil ortamda bilginin toplanması, i ş lenmesi ve gereksinim duyanlara aktarılması zaman ve i ş gücü kaybını ortadan kaldırması ve hizmet kalitesini artırması açısından büyük önem ta ş ımaktadır. Özellikle nakit para akı ş ının sınırlı oldu ğ u, rekabet ko ş ullarının a ğ ırla ş tı ğ ı, mü ş teriye sunulan hizmet kalitesinde ve çe ş itlenmesinde farklıla ş manın bir zorunluluk oldu ğ u sektörlerde, mobil ortamlardaki i ş lemlerin izlenmesi ve kontrol edilmesi gerekmektedir. Bu tür çalı ş ma, örne ğ in, satı ş elemanlarının, ürün tanıtıcılarının, piyasa ya da kamuoyu ara ş tırması yapanların i ş lerinde geçerli oldu ğ u gibi, tüketicilere ula ş ıp yüz yüze ileti ş im kurmayı gerektiren ve belli bir i ş yerine ba ğ lı olmadan yürütülebilen faaliyetler için geçerlidir. Mobil ileti ş im araçları, dizüstü ya da defter bilgisayarlar, el ya da avuç içi bilgisayarlar, e-posta yetene ğ i bulunan mobil telefonlar ve ça ğ rı cihazlarıdır. Yakın gelecekte, gerek mobil büroların, gerekse ev büroların daha da yaygınla ş ması beklenmektedir. Ancak bu geli ş me, fiziksel olarak geleneksel büroları ortadan kaldırmayacaktır. Koordinasyonu sa ğ lamak, mü ş terilere fiziksel bir imaj sunmak ve çalı ş anların i ş le ilgili ya da sosyal amaçlı yüz yüze etkile ş imlerini sa ğ lamak üzere fiziksel büro gereksinimi devam edecektir. Hatta çalı ş anların sürekli büro dı ş ında (evde ya da gezgin) olmaları yerine günün belli saatlerinde ya da haftanın belli günlerinde büro ortamında olacakları ş ekilde düzenlemeler yapılması tercih edilmektedir.

2.2. Sanal Bürolar Sanal büro kavramı, bilgi ve ileti ş im teknolojileriyle desteklenen ve belli bir fiziksel mekâna ba ğ ımlı olmayı gerektirmeyen ofis anlamına gelmektedir. Sanal ofisler, sanal çalı ş an grubun, ortak kullanımına sunulmu ş bir web sitesi üzerinde faaliyetlerin sürdürüldü ğ ü ofislerdir. Sanal ofislerde görülen i ş ler, sanal i ş lerdir. Sanal i ş ler; sanal çalı ş mayı, tele i ş e gidip gelme (telecommuniting) ve tele-çalı ş mayı (teleworking) mümkün kılan i ş lerdir.

Sanal Büroların Faydaları Zamandan ba ğ ımsız bir ş ekilde çalı ş ma olana ğ ı sa ğ lar. Çalı ş anlar istedikleri bilgiye istedikleri anda ula ş ırlar. Birçok mal ve hizmet tanıtımını aynı anda görme ve kıyaslama imkânı var. Fiziki bir ortama ihtiyacı yoktur. Sanal (virtual) ortamda varlı ğ ını sürdürür. Maliyeti dü ş ürür. Sınırsız ileti ş im olana ğ ı vardır. Zamandan tasarruf sa ğ lar. Tüketicilerin büroya gelme gibi bir zorunlulu ğ u yoktur. Personel giderleri sanal büro çalı ş anları ile sınırlıdır.

Sanal Büroların Sakıncaları Birebir ili ş ki ile tüketicileri etkileme olana ğ ı yoktur. Teknolojiyi takip etmeyene uygun de ğ ildir. Tüketicilerin, ürünü bizzat görme ş ansları yoktur. Bilgi ve İ leti ş im teknolojilerinden kaynaklanan veri iletimi problemleri ile hizmetlerde aksaklıklar olu ş abilir. Çalı ş anların denetimi zordur.