TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TASARRUF İŞLEMLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TASARRUF İŞLEMLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI UMUT-2 İYİLEŞTİRME TAKIMI ÇALIŞMA RAPORU

UMUT-2 İYİLEŞTİRME TAKIMI UMUT-2 İYİLEŞTİRME TAKIMI İyileştirme Takımını Adı : Umut-2 Takımın Lideri :Hilal KAFADAR Takımın Raportörü : Emine AYANCIK Takım Üyeleri : Hilal KAFADAR Emine AYANCIK Tülin CANDAN Engin ÖZEN Hüseyin AKBULUT Şenol KOÇBULUT M.Kemal SABUNCU Çalışmasının Konusu : Yazıların server ortamında yazılması kaydedilmesi ve Arşivin geriye dönük servere aktarılması. Çalışmanın Başlama Tarih : 08/06/2010 Çalışmanın Bitirildiği Tarih : 31/07/2010

SUNUM SUNUM Tasarruf İşlemleri Daire Başkanlığı Umut-2 İyileştirme Takımının 08/06/2010 ile 31/07/2010 tarihleri arasında yaptığı toplantılar sonucunda tespit edilen bir problemin nedenleri ile problemin nedenlerine çözüm önerilerden oluşan iyileştirme takım raporudur.

1. Arşivleme Sorunu 2. Aynı şube memurlarının farklı odalarda olması 3. Herkesin kadrosuna uygun birimde çalışmaması 4. Sistem yetersizliği 5. Yazıların server ortamında yazılması,kaydedilmesi ve arşivin geriye dönük servere aktarılması 6. Memurların (engelli memurların) verimli çalıştırılmaması 7. Tasarrufun teşkilat yapısı 8. Arşivin bilgisayar ortamına aktarılmaması 9. Kadastro şubesine kadastro kökenli müdür yetkilendirilmemesi 10. Hizmet içi eğitim verilmemesi 11. Yazı işlerinin geliştirilmemesi 12. Farklı şubelerin ortak çalışma gerektiren evraklar için koordineli çalışmaması TASARRUF İŞLEMLERİ DAİRE BAŞKANLIĞININ PROBLEM HAVUZU

Yapılan puanlama sonucunda 5 nolu “Yazıların server ortamında yazılması,kaydedilmesi ve arşivin geriye dönük servere aktarılması ” problemi 47 puanla en yüksek puanı aldı. PROBLEMİN TESBİTİ

PROBLEMİN NEDENLERİ ÇALIŞMASI PROBLEMİN NEDENLERİ ÇALIŞMASI 1. Masaüstünde çalışılması 2. Paylaşımın düzgün kullanılmaması 3. Server kullanımının zorunlu hissedilmemesi 4. Dosya ismi verilmesinde ortak bir standardın kullanılmaması 5. Kişisel arşiv oluşturulması 6. Serverin güvenli olmayışı 7. Desimal yönetmeliğinin güncel mevzuata uygun olmaması 8. Arşivin güvenli şekilde kaydına yönelik sistemin olmaması 9. İmzadan çıkmış müktezaların servere kaydedilmemesi 10. Arşivin ayrıca bilgisayar ortamında tutulmaması 11. Arşivin bilgisayar ortamında tutulmasının teknik alt yapısını oluşturacak konusunda uzman personelin Başkanlığımızda bulunmaması

NEDENLERİN GRUPLANDIRILMASI NEDENLERİN GRUPLANDIRILMASI Kişisel Kaynaklı Nedenler 1. Masaüstünde çalışılması 2. Paylaşımın düzgün kullanılmaması 3. Kişisel arşiv oluşturulması Yapısal Kaynaklı Nedenler 4. Desimal yönetmeliğinin güncel mevzuata uygun olmaması 5. Arşivin bilgisayar ortamında tutulmasının teknik altyapısını oluşturacak konusunda uzman personelin başkanlığımızda bulunmaması Yönetimsel Kaynaklı Nedenler 6. Server kullanımının memurların insiyatifinde olması 7. Dosya ismi verilmesinde ortak bir standardın kullanılmaması 8. İmzadan çıkmış müktezaların servere kaydedilmemesi 9. Arşivin ayrıca bilgisayar ortamında tutulmaması Teknik Nedenler 10. Serverin güvenli olmayışı 11. Arşivin güvenli şekilde kaydına yönelik sistemin olmaması

KİŞİSEL KAYNAKLI NEDENLER KİŞİSEL KAYNAKLI NEDENLER 1.1.Masaüstünde çalışılması Pratik olması Servere güvenilmemesi Yaptırım olmaması Alışkanlık oluşmaması Dikkatsizlik ve unutkanlık 1.2. Paylaşımın düzgün kullanılmaması Desimal yönetmeliğinin güncel mevzuata uygun olmaması Başkanlığımızca kullanılan desimal numaralarının güncellenip duyurulmaması Başkanlığımız çalışanlarının bu konuda yeterli duyarlılığı göstermemesi Sisteme gereksiz doküman kaydedilmesi 1.3 Kişisel arşiv oluşturulması Servere güvenilmemesi Kişilerin bencilliği Belgeleri sisteme kaydetmemenin yaptırımının olmayışı

YAPISAL KAYNAKLI NEDENLER YAPISAL KAYNAKLI NEDENLER 2.1. Desimal yönetmeliğinin güncel mevzuata uygun olmaması Desimal yönetmeliğinin eski tarihli olması Mevzuatın sürekli değişmesi sonucu yeni başlıklar oluşmaması Oluşan yeni başlıklarla ilgili idarenin uygulamayı yönlendirmemesi Desimal numaralarının yanlış kullanımı 2.2. Arşivin bilgisayar ortamında tutulmasının teknik altyapısını oluşturacak konusunda uzman bir birimin Başkanlığımızda bulunmaması

3.1. Server kullanımının zorunlu hissedilmemesi İdari emir olmayışı İdarece kontrolün sağlanmaması Yaptırımın olmayışı 3.2. Dosya ismi verilmesinde ortak bir standardın kullanılmaması Desimal yönetmeliğinde mevzuat karşılığının bulunamaması Yeni oluşan desimal numaralarının personele duyurulmaması Personelin duyarsız olması Yazı İşleri Şubesinin yönlendirmede yetersiz olması 3.3. İmzadan çıkmış müktezaların servere kaydedilmemesi İdari görevlendirme olmaması Gerekli önemin verilmemesi Böyle bir uygulamaya yönelik teknik sistemin bulunmaması 3.4. Arşivin ayrıca bilgisayar ortamında tutulmaması İdari görevlendirme olmaması Gerekli önemin verilmemesi Konunun başlı başına ayrı bir uzmanlık konusu olması YÖNETİMSEL KAYNAKLI NEDENLER

4.1. Serverin güvenli olmaması Sistemin yedeklenmemesi Sisteme dışarıdan müdahale edilebilmesi Kaydedilen bilgilerin korunamaması 4.2. Arşivin güvenli şekilde kaydına yönelik sistemin olmaması Mevcut bilgisayarların bu dönüşümü sağlamaya yeterli kapasitede olmaması Yönetimce konunun yeterince önemsenmemesi Konunun başlı başına bir uzmanlık alanı olması İdarece böyle bir çalışma başlatılmaması TEKNİK NEDENLER

1. İdare tarafından server kullanımının gerekliliği,kontrolü ve yaptırımı hususlarını içeren bir iç genelge hazırlanmasının Başkanlık Makamına önerilmesi. 2. Yazı İşleri Şube Müdürlüğü tarafından bir desimal çalışması yapılmak suretiyle mevcut desimal numaralarının hangi konuları içerdiğinin belirlenmesi ve bir iç genelge ile tüm personele duyurulması hususunun Başkanlık Makamına önerilmesi. 3. Desimal yönetmeliğinde numarası olmayan yeni mevzuat konularının Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından yönetmelikteki boş numaralardan biriyle numaralandırılıp tüm personelin bu desimal numarasını kullanması için yazılı olarak bilgilendirilmesi hususunun Başkanlık Makamına önerilmesi GÖREVLENDİRME

4. Desimal yönetmeliğinin güncellenmesi için ilgili Başkanlıkla yazışma yapılması hususunun Başkanlık Makamına önerilmesi 5. Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı ile yazışma yapılarak arşivin bilgisayar ortamına aktarılmasının ve yazıların güvenli bir ortamda yazılması,saklanması ve yedeklenmesi için ortak bir çalışması yapılması yada Başkanlık arşivinin desimal numaraları esas alınarak elektronik ortama taşınabilmesinin özel bir ekip ve donanımla sağlanabileceği öngörüldüğünden bu yönde hizmet satın alınması hususunun Başkanlık Makamına önerilmesi 6. Oluşturulacak yeni sistemin devamlılığı için teknik donanımlı bir birim oluşturulması hususunun Başkanlık Makamına önerilmesi 7. Personele server kullanımı ile ilgili eğitim verilmesi konusunun Başkanlık Makamına önerilmesi GÖREVLENDİRME

İYİLETİRME TAKIMI ÇALIŞMALARIN SONUÇLARI 1) İdare tarafından server kullanımının gerekliliği,kontrolü ve yaptırımı hususlarını içeren bir iç genelge hazırlanması öngörülmüştür. Bu konuda gereği yapılmış ve tarih ve B.09.1.TKG / sayılı iç genelge hazırlanarak tüm personele tebliğ edilmiştir. 2) Yazı İşleri Şube Müdürlüğü tarafından bir desimal çalışması yapılmak suretiyle mevcut desimal numaralarının hangi konuları içerdiğinin belirlenmesi ve bir iç genelge ile tüm personele duyurulması ve Desimal yönetmeliğinde numarası olmayan yeni mevzuat konularının Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından yönetmelikteki boş numaralardan biriyle numaralandırılıp tüm personelin bu desimal numarasını kullanması için yazılı olarak bilgilendirilmesi Bu konuda Yazı İşleri Müdürlüğünün tarih ve 3178 sayılı yazı ile görevlendirilmesi sağlanmıştır.

3) Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı ile yazışma yapılarak arşivin bilgisayar ortamına aktarılmasının ve yazıların güvenli bir ortamda yazılması,saklanması ve yedeklenmesi için ortak bir çalışma yapılması öngörülmüştür. Bu konuda Strateji Dairesi Başkanlığından alınan 03/05/2010 tarih ve B.09.1.TKG (TAKBİS)/1018 sayılı yazıda bahsi geçen Takbis Projesi kapsamında yapılacak çalışmaların sonucunun beklenmesinin uygun olacağı değerlendirilmiştir. 4) Personelin server kullanımı ile ilgili eğitim verilmesi gerektiğine karar verilmiştir. Bu konuda Eğitim Dairesi Başkanlığına yazılan 16/07/2010 tarih ve B.09.1.TKG /2603 sayılı yazımızda yıllık eğitim programı kapsamında Başkanlık server sistemi kullanımına ilişkin hizmet içi eğitim verilmesi istenilmiştir. 5) Başkanlık arşivinin desimal numaraları esas alınarak elektronik ortama taşınabilmesinin özel bir ekip ve donanımla sağlanabileceği öngörüldüğünden bu yönde hizmet satın alınması ile Oluşturulacak yeni sistemin devamlılığı için teknik donanımlı bir birim oluşturulması konularının makam tarafından değerlendirilecek hususlar olduğu tespit edilmiştir. İYİLETİRME TAKIMI ÇALIŞMALARIN SONUÇLARI

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TASARRUF İŞLEMLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI TEŞEKKÜR EDERİZ…