Bölüm 5: KKP Sistemleri, Muhasebe ve Finans Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 20131

 KKP’de muhasebe ve finans sistemlerinin anlaşılması  İş süreçlerini destekleyen satış ve pazarlama, üretim, muhasebe ve finans ile insan kaynakları arasındaki ilişkilerin ve bağlantıların anlaşılması

Son zamanlarda, Atlantik İmalat işlem yoğunluğu nedeniyle muhasebe sistemleri ile benzer sorunlar yaşanmaktadır.  Üretim bolumu müşterilere bazen ürünleri yanlış evrakla göndermektedir, bu nedenle müşteri hesapları düzgün ödeme yapan müşterileri garantiye almak acısından ürün şartnamesi takip edilerek bulunmaktadır. Bazı durumlarda orijinal faturalar yanlış olmaktadır.  Tedarikçilere ait satıcı hesapları çıkmaza girmiş olabilmekte ve satın alma bölümünün ödeme tarihleri hakkındaki detayları öğrenmek için muhasebeyle bağlantı kurmaları gerekmektedir.  Satıcılar daha düşük fiyatla büyük miktarda ürün satabildiklerini raporlamaktadırlar. Atlantik şirketinin böyle bir fiyat teklifi sunması gerekli midir? Satış yöneticilerine daha düşük fiyatlarla kar edebileceklerine dair yardımcı olacak belirli bir yönetim bilgisi yoktur.

 Muhasebe fonksiyonları zorluklar, darboğazlar, yanlış bilgilendirme, tedarikçilere hizmet vermede eksiklik ve zayıf kontrole yol açan sorunlar yaratmaktadır  Atlantik İmalat olayında, sorunlar satış ve muhasebe ile üretim ve muhasebe arasındaki uyum eksikliğinden meydana gelmektedir. Birçok sorun muhasebe bilgilerinin güncel ve doğru olmamasından kaynaklanır. Örneğin, satışlarla ilgili yanlış bilgiler içeren kredi limitlerinin sonuçları, müşteri hesaplarındaki bakiyeler güncel değildir. Farklı veri tabanlarındaki pazarlama, üretim ve satın alma için tutulan finansal bilgiler, ürün karlılığı hakkındaki işletme kararlarını zorlamaktadır. Farklı veritabanları hedeflenen ürün karlılığına ulaşmayı zorlaştırır. Stok maliyet farklılıklarıyla ilgili bilgi sağlanması sıkıntılıdır (örneğin standart maliyetlere karşılık fiili maliyetler) ve stokların doğru maliyetlendirilmesi ürün karlılığını belirlemede temel oluşturur.

 Kavramsal düzeyde muhasebe sistemi operasyonel ve yönetim kontrol fonksiyonlarını destekler. Operasyonel düzeyde, muhasebe sistemleri çek ödemeleri, tedarikçilere verilen çekler, müşteri faturaları ve sipariş gibi işlemleri oluşturur  Bir muhasebe işlemi satış siparişi girilerek başlar. Stok seviyeleri belli noktalara ulaştığı zaman ek stokların satın alınmasını tetikler ve her stok kalemi ile ilgili bilgi üreterek envanter sisteminde stokların güncellenmesini sağlar

 Satış siparişi müşteri hesapları sisteminden müşteriye bir fatura oluşturur. Ödemeler yapıldığında müşteri hesapları bakiyesi güncellenir. Ödemeler geciktiğinde müşteri hesapları sistemin hangi alacakların ne kadar geciktiğine dair 30,60 ve 90 günlük yaşlandırma raporu oluşturur.

 Muhasebe kontrol süreçleri bütçeleme, nakit yönetimi, sermaye bütçelemesi ve yatırım yönetimi uygulamalarını kapsar  Bütçe süreçleri gelir ve giderlerin incelenmesidir  Nakit yönetimi organizasyonun ihtiyacı olan gerekli nakit ve yatırımlarda kullanılan fazla fonu üretir. Nakit akışı analizi her ay için gelir ve harcamaların tahmini tutarını gösterir

 Sermaye bütçeleme süreçleri olası kazançların etkisin inceler. Sermaye bütçelemesi NDB, İç getiri oranı (İGO) ve geri ödeme dönemi gibi araçları kullanır  İşletme iç getiri oranında şu anda bir varlık edinerek veya parasını başka bir girişime yatırarak daha iyi bir getiri almayı amaçlayabilir  Bir sonraki resimde üstü çizili olan operasyonel işlemler muhasebe süreçlerine ait değildir. Satış siparişi satış sürecinin, satın alma siparişi satın alma sürecinin, maaş bordrosu ise personel (bazı yazılımlarda ise İK) süreçlerinin bir parçasıdır. Sipariş kayıtlarının muhasebesel bir fonksiyonu

 Bir önceki Tablo da operasyon ve kontrol düzeyinde muhasebe süreçleri özetlenmektedir. Operasyonel süreçler günlük düzenli olarak yapılan işlerden oluşur  Bütçeleme ve nakit kontrol gibi yönetim kontrol süreçleri karlılığı en üst düzeye çıkarmak için kaynakların nasıl tahsis edileceğine ve maliyetlerin nasıl düşüleceğine dair kararları destekler

 Bilgisayarlı muhasebe sistemleri fatura, çek, aylık tablolar, finansal raporlar ve diğer mali tabloları üretmek için işlem düzeyinde yazılım sağlar.  Dış raporlama genel standartlar ve yasal koşullara göre yapılır.  Yöneticilerin karar almalarına yardımcı yönetim muhasebesi sistemleri ve yönetim kontrol sistemleri ürün karlılığı ve maliyet merkezleri hakkında bilgi verir

 Geleneksel bilgisayarlı muhasebe sistemleri ve Muhasebe Finans bölümünü destekleyen KKP modülleri arasındaki fark finansal bilgilerin bütünleşik bir veri tabanında paylaşılmasıdır.  Anında veri tabanlarının güncellenmesi ve raporlanması mevcuttur  Muhasebe modülü tüm KKP sistemlerinin ayrılmaz bir parçasıdır ve tüm muhasebe kayıtlarını otomatik yapar. KKP sistemi içerisinde muhasebe modülünün kullanılması tüm belge akışının erişimi ve saklanması açısından önemlidir

 Genel muhasebe modülü tüm muhasebe işlemlerini kaydeder ve bu işlemleri defter-i kebire aktarır  Müşteri hesapları genel muhasebe sisteminin altında yer alır. Müşteri hesapları modülü müşteri hesaplarını izler, ödemeleri kabul eder, hesapları günceller, ödeme tarihi listeleri oluşturur ve hesap ekstreleri oluşturur. Bu modül nakit yönetimi ile ara yüzdür

Bu süreçler bütün süreçleri içermemekte, sadece bazı süreçleri içermektedir. Örneği sipariş verilmesi KKP sisteminde bir belge oluşturmakla birlikte sipariş belgeleri muhasebe ve finans modüllerinde herhangi bir kayıt oluşturmazlar. İşlem akış sürecinde sadece fatura düzenlenmesi muhasebe kaydı oluşturur.

 Maliyet Merkezi Muhasebesi: Maliyet muhasebesinde bağımsız hesapları bölerek işlem gören maliyet merkezleri işletmelerdeki alt bölümlerdir.  İç Siparişler: Temel olarak, maliyetlerin yüklenmesinde maliyetlerin işe göre toplanması ve kontrolü amacıyla kullanılır.  Faaliyet Tabanlı Maliyetleme (FTM): FTM iş süreci yerine maliyet merkezi tarafından maliyetleri izler, böylece iş süreçlerinin maliyeti tespit edilebilir.  Ürün Maliyet Kontrolü: Üretilen ürünün / sunulan hizmetin maliyetlerini hesaplar. Bu katkı marjlarını hesaplamada Karlılık Analizine geçmek için gerekli bilgileri sağlar.  Karlılık Analizi: Ürünleri, müşterileri ve siparişleri içeren, pazar bölümlerine göre tek tek, kar veya zararı analiz eder.  Kar Merkezi Muhasebesi: Bir kuruluşun, bireysel, bağımsız bölümlerinin kar veya zararını değerlendirir.  Konsolidasyon: Dış ve iç muhasebe bakış açıları için mali verileri birleştirme imkanı sağlar.

 KAR MERKEZİ MUHASEBESİ KARLILIK ANALİZİ VE MALİYET ANALİZİ MALİYETLERİ ŞİRKET GENELİNDE GÖRÜNÜMÜ VE YÖNETİMİNİN ŞU SORULARA CEVAP ARAR ◦ En karlı ürünler hangileridir ◦ En karlı bölümler hangileridir ◦ En karlı müşteriler hangileridir

 KKP sistemleri karar vericilere gerçek zamanlı veri sunar. Muhasebeciler artık KKP sayesinde kurumsal geminin arkasında değiller, bunun yerine kaptan güvertesinde gemi yönetiminde rol maliyet bilgilerini gerçek zamanlı sunan oynayan oyuncular olmuşlardır.  KKP sistemleri iki türlü veri sunmaktadır. Süreçlerin kalite ve verimliliği hakkında operasyonel veriler ve maliyet tabanlı veriler. Yöneticiler faaliyet tabanlı maliyetleme (FTM) sistemlerini kullanarak aşağıdaki sorulara yanıt bulabilirler ◦ Bir ürünün üretme maliyeti nedir ◦ Bir müşteri ne kadar karlıdır ◦ Ürün ne kadar karlıdır  KKP sisteminin bir parçası olarak çalışan TM bilgileri karlılık, satış ve üretim üzerinde gerçek zamanlı verilerle müşteriler ve ürünler hakkında yöneticilere bilgi sağlar

 Muhasebe ve finans modüllerinin amacı genel muhasebenin ve yönetim muhasebesinin fonksiyonlarını desteklemektir. Finansal bilgiler dış raporlama amaçları için oluşturulur, kayıt altına alınır ve güncellenir. Yönetim muhasebesi bilgileri yönetim karar mekanizmasına destek verecek şekilde düzenlenen şirket içi bilgilerdir. Karlılık ve bölüm performansını analiz eden yöneticiler en karlı ürün ve hizmetlerin pazarlanması için kaynak tahsis edebilir, bu durum gelirleri artırır ve maliyetleri azaltır.