Bölüm 3: KKP Sistemlerinde Planlama, Tasarım ve Uygulama Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 20131

 Planlama, tasarım ve uygulama dahil olmak üzere kurumsal sistemler için bilişim sistemleri gelişim sürecinin anlaşılması 2Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

 Bu bölümde, bilişim sistemlerinin tasarımındaki geleneksel yaklaşımın KKP sistemleri tasarımlarıyla nasıl karşılaştırılacağı anlatılmaktadır.  KKP tasarımı ve uygulaması geleneksel sistemlerin geliştirilmesinden farklıdır.  KKP tasarım aşamasında, işletme süreçlerin ve uygulamaların tanımlanmış olduğu paket bir yazılım sistemi satın almıştır.  KKP uygulanmasındaki temel sorun, işletmenin yazılımı değiştirmeden iş süreçlerini değiştirip değiştirmeyeceği veya işletmenin iş süreçlerini değiştirmeden yazılım üzerinde değişiklik yapıp yapmayacağıdır.  Burada, yazılımın müşteriye uyarlanmasına (değiştirilmesine) karşılık yazılıma uyacak şekilde işletme süreclerinin yeniden yapılanmasıyla ilgili gereken dengeler anlatılacaktır. 3Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

 Geleneksel sistemleri geliştirme yaşam döngüsü sorun tanımı, fizibilite çalışması, sistem analizi, sistem tasarımı, detaylı tasarım, uygulama ve bakım aşamalarını kapsar 4Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

5

 Sistem analizlerinde, bir analist, süreç modelleri ve veri modelleri gibi araçlar ve teknikler kullanarak mevcut sistemin detaylı bir analizini üstlenir. Bu modelleri kullanarak, sistem tasarımcısı mevcut sistemle darboğazları, gereksiz çalışmaları, tutarsızlıkları ve diğer sorunları analiz eder.  Geleneksel sistemlerin geliştirilmesinde kullanılan temel yaklaşım, mevcut sistemin eksikliklerini analiz etmek ve firmanın iş ihtiyaçlarını destekleyecek süreç ve verilerdeki değişiklikleri inşa edecek “yeni” sistemi geliştirmektir.  Mevcut sistemi otomatik hale getirme mantığı beklenen yararı sağlamaz çünkü mevcut sistem fazladan süreçler, veri yetersizliği ve verimsiz iş akışı gibi problemler içerebilir. 6Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

 Sistemlerin tasarım süreci, mevcut sistemi eskilikten otomatikleştirmeye götürür, yeniden yapılanma veya yeniden keşfetme imkanı sağlar. Sistemlerin tasarım süreci, fiziksel sistem için özellikler (örneğin, çıktı tasarımı, girdi tasarımı) geliştirme aşamasında, detaylı tasarım öncesinde mantıksal veritabanı tasarımı sağlar. Fiziksel tasarım özellikleri bir kez ayarlanır ve sistem programlanıp test edilir ve uygulanır.  Geleneksel sistemleri geliştirme yaşam döngüsü ile ilgili sorun, çok fazla zaman ve maliyet almasıdır. Geleneksel yaşam döngüsü, bir dizi adımları olan, planlama ve tasarımla devam eden bir analizle başlayan, detaylı tasarım ve uygulama içeren bir “şelale” yaklaşımı izler.  1980’lerin ortalarından beri, şirketler gelişen bilişim sistemlerinde daha hızlı yöntemler aramaktadır. 7Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

 Örnekleme çalışması; 1980’lerin sonlarında, kullanıcı ihtiyaçlarını daha hızlı ve doğru temin için bir yöntem olarak geliştirildi. Kullanan sistem tasarımcıları son kullanıcıların belgelerini daha iyi bir fikir haline getirmek için sistem belgelerinin modellerini (örneğin, raporlar, ekranlar) gösterebilirlerdi. Bu yaklaşımla, kendi gereksinimlerini tanımlayan seçilmiş son kullanıcıların kodlamayı, test etmeyi ve hata ayıklamayı kapsayan uygulama sürecinde sistemleri hızlandırmak gerekmiyordu.  Son kullanıcı eğitimi; 1980’lerin ortasından sonuna kadar ve pek çok uygulamayla ilgili farklı bir yaklaşımdı. Son kullanıcılar Excel ve Access gibi programlarla sayfalar ve veri tabanıyla donatılmış kendi bilişim sistemlerini inşa ettiler. Bu yaklaşım bazı bölümlere ait etkin uygulamalar için çalışırken, kalite güvencesi, güvenlik, belgeleme, yedekleme ve canlı üretim içeren büyük ölçekli üretim sistemleri için uygun değildi.  Yazılım paketleri; 1980’lerin sonlarında daha fazla yaygınlaştı. Gelişme, iyileştirme ve bakımdaki ölçek ekonomileri sunuldu ve birçok şirket hazır ticari yazılımların siparişine yöneldi. KKP sistemleri büyük ölçekliydi ve iş fonksiyonlarının tüm katma değer zincirini destekleyen ve satışa hazır olmayan bütünleşik ticari yazılım paketleriydi. 8Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

 KKP sistemlerinin tasarım süreci, geleneksel sistemleri geliştirme sürecinden farklıdır  KKP sistemleri geliştirme süreci, planlamayı, ihtiyaç analizlerini, detaylı tasarımı, uygulamayı ve bakımı içerir  Planlama, yazılımın satın alınması için işletme gerekçesini sunan ihtiyaçların değerlendirilmesi ile başlar. KKP sistemlerine yatırımın işletmeye etkisinin büyüklüğü acısından, ihtiyaçların değerlendirilmesi aşaması önemlidir.  İhtiyaç analizleri, bir KKP paketi tarafından desteklenecek iş süreçlerinin tanımlanmasını kapsar. Çoğu KKP satıcısı KKP sisteminin desteklediği fonksiyonların modelleri olarak “örnek uygulamaları” tercih ederler. 9Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

 Tasarım, projenin destekleyicileri KKP sistemini destekleyen örnek uygulamaları tercih ederler. Bu programı ayarlamak yeniden yapılanmış iş süreçleri gerektirir. Temelde sistem tasarımcısı yeni iş gereksinimleri tanımlar ve bu şartlara uygun yazılımı kullanır. Bir KKP paketi uygulamasında temel tasarım kararlarından birisi, işletmenin yazılıma uyan iş süreçlerinin yeniden yapılanıp yapılanmayacağı veya işletmenin iş uygulamalarına uygun yazılımın uyarlanıp uyarlanmayacağıdır.  Detaylı tasarım / Uygulama / Bakım ve sürekli iyileştirme.

12Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

 İş süreçleri analizi  İşlemlerin tanımlanması  Şirketin, satıcının bakış acısıyla hazırlanan örnek uygulamalar içeren programın satın alma sürecinde, işletmenin hedefleriyle ve rekabet stratejisiyle uyumlu sistem secimi önemlidir. Birçok yazılım firması kimya ve petrol gibi belirli sanayi kolları için örnek uygulamalar sunmaktadır.  Örnek KKP sistemini seçme süreci, faaliyetlerin bir kontrol listesiyle çalışmasını gerektirir.  İşletme sorunları bir yana, bir KKP yazılım firmasını ve bir KKP sistemini seçmeyi etkileyen birçok teknolojik faktör vardır. 13Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

14Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

15Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013 Teknoloji FaktörleriSorular Teknolojinin maliyetiBaşlangıç ve yineleme maliyeti nedir? KuruluşNe tür danışmanlık yardımı sunulur (zaman, maliyet)? Kullanıcı arayüzleriArayüz desteği nasıldır? GüncellenebilirlikNe kadar sıklıkla güncellenir? Bilgisayar ortamıBilgisayar ortamı nasıldır? Personel ihtiyaçlarıTasarım ve uygulama icin ne tur uzmanlıklar gereklidir? (iş analistleri, danışmanlar)

 KKP sistemlerinin tasarımındaki temel, işletmenin yeniden yapılanması veya yapılan değişiklik ve eklemelerle programın şirkete özel hale getirilmesi kararıdır.  Yeniden yapılanma yaklaşımında, ekip satışa hazır olmayan bir KKP programı seçer ve programı değiştirmeden iş süreçlerinde yeniden yapılanmaya gider.  Müşteriye Uyarlama yaklaşımında, ekip ticari bir KKP programı seçer ve şirkete özel ihtiyaçları karşılamak icin KKP’yi kendine özel hale getirerek değişiklikler yapar (Tablo 3-6).  Bir KKP sisteminde yeniden yapılanma ve müşteriye uyarlama (özelleştirme) arasındaki analizinde, işin yeniden yapılanmasında yazılımın değiştirilmemesi organizasyonu bozabilir çünkü bu iş akışı kurallarında değişiklikler gerektirir.  KKP’nin özelleştirilmesi, satıcı destekli yeni sürümlerle güncellemede, “paket” yazılımların sürümüne oranla zorluklar otaya çıkarabilir (Tablo 3-7). 16Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

17Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013 Olumlu YönleriOlumsuz Yönleri Müşteriye Uyarlama Yaklaşımı (Customizing approach) Özgün iş süreçlerini destekler; stratejik süreçleri korur. Bir KKP yazılımı böyle özgün iş süreçlerini desteklemez; tekerleği yeniden icat etmek gibidir; modüller bütünleştirilirken müşteriye uyarlama zordur; “hazır” sürüme bağlı güncelleştirmelerle kıyaslandığında yazılımın daha yeni sürümlerini güncellemek zordur. Yeniden Yapılanma Yaklaşımı (Re- engineering approach) Bir KKP çözümü tarafından desteklenir; Paylaşılan avantajlardan veya endüstride kullanılan eşdeğer süreçlerden (örneğin, sanayi şablonları) yararlanır; Süreç değişiklikleriyle geliştirilmiş örnek uygulamalar sunulabilir; Örnek uygulamaları kolay belgelendirir; Asgari olduğunda iyi çalışır. Stratejik veya özgün iş süreçlerini desteklemez; kapsamlı örgütsel değişimler olduğunda direnç gösterir.

18Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

19Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

 Bir KKP sistemi özelleştirilirse, projenin süresi ve maliyeti ile beraber başarıyla uygulanması ile ilgili risk de artar. Bunun nedeni, özel yazılım satıcısının fazla çalışmasıyla ortaya çıkan değişikliğin KKP’nin yeni sürümüyle kolayca uyum sağlayamamasıdır.  KKP uygulamalarında, bütçenin altında veya bütçeye yakın KKP uygulayabilen firmaların, bütçesini aşan firmalara göre daha az ek değişiklik yaptıkları tespit edilmiştir. KKP yazılımlarında yapılan değişiklikler proje suresinin % 50 arttığını göstermektedir.  Bazı kuruluşlar mevcut sistemlerin bakımına karar verip Genel Muhasebe ve Müşteri İlişkileri Yönetimi (MİY) gibi özel fonksiyonları desteklemek için KKP modüllerine ekleme yaparlar. Ancak bu yaklaşım, hesaplı ve tam ölçekli bir KKP uygulamasıyla karşılaştırıldığında, çoklu işletme fonksiyonlarını destekleyen bütünleşik bir KKP’nin faydalarını işletmeye sağlayamaz, ancak mevcut KKP sistemlerinin bakımını sağlayabilir.  Bu yaklaşım kullanıcıların iş süreçlerindeki değişiklikleri kabul etmelerini gerektirmediği için işletmeyi fazla rahatsız etmez. 20Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

 KKP sistemleri, çeşitli yaklaşımlar kullanılarak tasarlanmış olabilir. Bir bütün olarak “hazır” KKP paketi uygulamak en kolay yöntemdir çünkü işletme, satıcı tarafından öngörülen metodolojiyi takip edebilir, özel satıcı uzmanlığı ile danışmanları kullanabilir.  Müşteriye uyarlama (özelleştirme) oranının fazla olmaması durumunda, bütçeden daha az veya bütçeye eşit bir şekilde, KKP sistemlerinin uygulamasında daha fazla başarı sağlanır.  Bir KKP sistemi özelleştirilirse, projenin süresi ve maliyeti ile beraber başarıyla uygulanması ile ilgili risk de artar. Bunun nedeni, özel yazılım satıcısının fazla çalışmasıyla ortaya çıkan değişikliğin KKP’nin yeni sürümüyle kolayca uyum sağlayamamasıdır. 21Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

 KKP uygulamalarında, bütçenin altında veya bütçeye yakın KKP uygulayabilen firmaların, bütçesini aşan firmalara göre daha az ek değişiklik yaptıkları tespit edilmiştir. KKP yazılımlarında yapılan değişiklikler proje suresinin % 50 arttığını göstermektedir.  Bazı kuruluşlar mevcut sistemlerin bakımına karar verip Genel Muhasebe ve Müşteri İlişkileri Yönetimi (MİY) gibi özel fonksiyonları desteklemek için KKP modüllerine ekleme yaparlar. Ancak bu yaklaşım, hesaplı ve tam ölçekli bir KKP uygulamasıyla karşılaştırıldığında, çoklu işletme fonksiyonlarını destekleyen bütünleşik bir KKP’nin faydalarını işletmeye sağlayamaz, ancak mevcut KKP sistemlerinin bakımını sağlayabilir.  Bu yaklaşım kullanıcıların iş süreçlerindeki değişiklikleri kabul etmelerini gerektirmediği için işletmeyi fazla rahatsız etmez 22Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

23Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

 KKP uygulaması güvenlik ve yetkilendirmeyi belirler, böylece kullanıcılar ihtiyaç duydukları alanlara erişebilirler. Verilerin eski sistemden yeni sisteme taşınması, verilerin doğru taşınması ve çalışma alanıyla verilerin bağlantılı olması anlamına gelir. Ofis sistemleri (Lotus Notes vb) gibi diğer arabirim sistemleriyle etkileşim başarılı uygulamalar açısından önem taşır.  Bu teknik uzmanlık için bir kullanıcıyla çalışmak, şirkette tam zamanlı KKP uzmanı maliyetinden daha verimlidir. Ancak, şirket dış destek kararı verilirken, tedarikçinin güvenilirliği ve istikrarı önem kazanır, çünkü bu noktada işletmenin veri güvenliği zayıflar.  Satıcı tarafından verilen belgeler gözden geçirilmelidir. Kullanıcı eğitimi de önemli bir önceliktir. Başarılı uygulamalarda önem taşıyan son kullanıcı eğitimi, genellikle yeterli değildir. 24Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

25Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

26Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

 Yeni sisteme tamamen geçilip geçilmeyeceği veya sıralı olarak modüllere geçiş sırası önemli bir konudur. Büyük patlama (Big Bang) olarak bilinen doğrudan geçiş yaklaşımı daha hızlıdır, fakat oraya ulaşmak için yeterli kaynak olmayabilir.  Büyük firmalar modül modül veya küme şeklinde aşamalı geçişi tercih ederler. Küçük firmalar makul başarılarla büyük patlama yaklaşımını uygulayabilirler. İsveç firmalarıyla yapılan bir ankete göre, firmaların büyük çoğunluğu büyük patlama veya kısmi satıcı uygulaması olan küçük patlamalar yaklaşımını kullanırlar.  KKP projeleri onemli zaman ve maliyet avantajları sunmasına karşılık, uygulamada bir cok risk icermektedir ve bu riskler zaman ve maliyet aşımını tetikleyebilir. 27Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

 Proje ekibi, modelleri, süreçleri ve sistem tarafından desteklenen bilgileri proje tasarım aşamasında planlar  Süreç aşamaları şunlardır ◦ Uygulanabilir iş süreçlerinin seçimi ◦ Uygulanamayan iş süreçlerinin elenmesi ◦ İş süreçlerinin sistemle uyuşmadığında, yeniden yapılanma kapsamında temel bir hizmet verilmesi ◦ Örnek uygulamaları içermeyen ve şirkete özel model gelişimini sağlamayan alanların tanımlanması 28Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

 Şirket satıcı paketini tam olarak uygulamaya karar verirse, satıcı testinden geçmiş teknikler uygulanacağı için bu riskler azaltılabilir.  Ancak, organizasyon, tam kapsamlı satıcı uygulamasını seçmezse bu durumda risk değerlendirme analizi uygulama stratejisinin bir parçası olmalıdır.  Bir risk değerlendirme modeli, her proje aşamasının başında önerilir, proje yöneticileri nelerin yanlış gideceğini öngören ve bir problem olduğunda ne tur stratejiler kullanacaklarını tanımlayan risk analizleri oluştururlar.  Bir eylem planı yapılarak ve dış kaynaklardan destek alınarak, her proje aşamasının başlangıcında uygulama riski en aza indirilebilir. 29Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013

 KKP sistemlerinin gelişiminde, proje ekibi KKP paketi tarafından desteklenen işlemleri ve işletmenin yazılıma uyum sağlaması veya yazılımın işletmeye göre özelleştirilmesi süreçlerindeki yeniden yapılanma seçimini tanımlar.  Bu soruya yönelik olarak, proje ekibi yazılımın bütün bakım işlemlerini, yazılım firmasının örnek uygulamaları tarafından yönetilen iş faydalarını tanımlamak zorundadır.  KKP uygulaması için kritik başarı faktörleri, üst yönetimin ve proje yönetiminin projeye inancını, örgütsel değişim yönetimini, etkin uygulama ekibi olmayı, veri doğruluğunu, kapsamlı eğitim ve öğretimi içerir.  KKP proje yönetimi Bolum 9’da daha kapsamlı olarak ele alınmıştır. 30Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013