EBYS KULLANIMI

saglik.gov.tr e-posta adresinin şifresi ile EBYS kullanıcı adıyla kullanılan şifre aynıdır. EBYS’ nin şifresinin unutulması halinde saglik.gov.tr e-posta şifresinin değiştirilmesi gerekmektedir. Şifre sıfırlama için: https://eposta.saglik.gov.tr/owakontrol/ adresine gidiniz.

Şifremi Unuttum Seçeneğine tıklayarak şifrenizi sıfırlayınız ve yeni şifrenizi oluşturunuz.

EBYS KURULUMU YAPMA http://www.saglik.gov.tr/EBYS/belge/1-32073/kurulumlar.html adresine gidiniz. EBYS Masaüstü seçeneğine tıklayarak bilgisayara kurunuz.

OTURUM AÇMA

Aile Hekimleri Elektronik İmza seçeneğini, Aile Sağlığı elemanları Kullanıcı Adı Şifre Seçeneğini işaretleyeceklerdir. Elektronik İmza/Kullanıcı Adı Şifre ve Türkçe seçenekleri seçildikten sonra KAYDET butonuna basınız.

İlk olarak Ayarlar menüsünden Kişisel Bilgilerinizi girebilirsiniz.

Açılan Ayarlar menüsünden Dil Türkçe ayarlanır Açılan Ayarlar menüsünden Dil Türkçe ayarlanır. İletişim Bilgisi ve Adres Bilgisi girilerek Kaydet butonuna basılır.

Ayarlar menüsünden Adres ve İletişim Bilgileri kaydedildiğinde Hazırlanan Evrak’ ta aşağıda olduğu gibi alt bilgi eklenecektir.

EVRAK OLUŞTURMA

Yetkinize göre şablonlar listelenecektir.

Birim otomatik olarak yazılı gelecektir. Belge en son imzalandıktan sonra otomatik belge numarasını verecektir. Evrakın konusu yazılacaktır. Mavi yazı ile aktif halde bulunan Dosya Planı butonuna basarak birimin kodu seçilecektir. Eğer Dosya Plan kodunu biliyorsanız Dosya Planının yanındaki kutucuğa direk Dosya Plan kodunu girebilirsiniz

Dosya Planı Butonuna basınca bu ekran gelecektir. Ana birimlerde bulunan Oklara basıldığında alt birimler açılacaktır.

Hangi alt birim seçilmek isteniyorsa üstüne basılır ve dolgulu hale getirilir. Birim seçildikten sonra Tamam’ a basılır.

Eğer birden fazla dosya planını içeriyorsa evrak, bu bölümden diğer birimler de eklenebilir.

Belgenin hangi yol veya yollarla dış kuruma gönderilmesi isteniyorsa Ok’a tıklayarak seçenekler açılır ve içinden seçim yapılır. Üstveri alanından girilen bilgiler GÜNCELLE butonuna basılarak Evrak’ a aktarılır.

Evrak’ ın boş hali

Dağıtım alanı ise belgenin gönderileceği yerin seçildiği alandır Dağıtım alanı ise belgenin gönderileceği yerin seçildiği alandır. Gönderilecek birimi seçmek için Dağıtım yazısının altındaki 1. kutucuğa Gönderilecek Birimin ismi direk yazılır ve sistemden ararken beklenir veya Arama butonuna basılarak uzun yoldan arama yapılır.

Dağıtım yazısının altındaki 1 Dağıtım yazısının altındaki 1. kutucuğa Gönderilecek Birimin ismi direk yazıldığında sistem içinde otomatik arama yapar ve girdiğimiz kelimelerle en yakın bulduğu sonuçları gösterir. Burada örnekte de görüldüğü gibi Halk Sağlığı ve İl Sağlıktaki İnsan Kaynakları Şubeleri çıkmıştır. Bizim için doğru olan 1. sırdaki Halk Sağlığı Müdürlüğünün yer aldığı seçenek tıklanır.

1. Sıradaki Halk Sağlığı müdürlüğüne ait İnsan Kaynakları Şube Müdürlüğü seçildiğinde Gönderilecek Birim Dağıtımın altına yeni bir kutucuk olarak atılır.

Arama yapmak istediğiniz birimle ilgili kısa bilgi yazarak arama yapabilirsiniz.

Birim Taşra Birimi ve arama kutucuğuna Mersin yazdığımızda kayıtlı tüm birimler aşağıda listelenmektedir. Gönderilecek birim yandaki ekrandan bulunur ve üstüne 2 kez tıklayarak üstveri bölümüne aktarılır.

Gönderilecek birim üstüne 2 kez basılınca otomatik olarak üstveri alanında otomatik olarak bu kutucuğa yazdıracaktır.

Seçtiğimiz Dağıtım biriminin üstünde sağ tıklarsak G ve NRM yazan yerleri okların yanında açıldığı gibi değiştirebilirsiniz.

Sürekli evrak gönderilen bir birim varsa bu ok a basarak kayıt edebilirsiniz.

Ok’ a tıklayınca bu menü açılır ve kaydet seçeneğine tıklanır.

Daha sonra dağıtımı yaz a basılarak Gönderilecek Birim’ in evrak a aktarılması sağlanır. Kaydet denildiğinde bu kutucuk çıkar ve dağıtım listesi için bir isim girilerek TAMAM’ a basılır.

Evrak’ ın kimler tarafından paraflanıp kimler tarafından imzalanacağını belirlemek için AKIŞ alanını kullanıyoruz. Daha sonra Hiyerarşi Butonuna basarak Hiyerarşik düzende paraf ve imzaları girebilirsiniz. Arama butonuna basarak da akış için isimleri tek tek seçebilirsiniz.

Hiyerarşi butonuna tıkladığımızda hiyerarşik düzen açılır Hiyerarşi butonuna tıkladığımızda hiyerarşik düzen açılır. Paraf/İmza aşamasına kimlerin eklenmesini istiyorsak Paraf/İmza yazılarının üstüne tıklayarak seçilir.

Paraf ve İmzaların seçilmiş hali yanda görüldüğü gibidir.

Arama butonuna basıldığında bu alan çıkar Arama butonuna basıldığında bu alan çıkar. Seçmek istediğimiz kişiyi Ok’ larda ki yönlendirmelere göre seçeriz. Üst menüden farklı alanlardan da seçim yapabiliriz. Birimim bölümünden de kendi biriminizde ki şahıs seçimlerini yapabilirsiniz.

Birimim alanını seçtiğinizde biriminizdeki aktif kullanıcılar listelenecektir. Eklemek istediğiniz kişilerin üstüne çift tıklama yaparak akış bölümüne aktarabilirsiniz.

İsimleri çift tıklama ile Akış Alanına aktardıktan sonra istediğimiz isim üstünde sağ tıklayarak açılan pencereden Paraf-İmza-Koordine seçeneklerinden birini seçebilirsiniz. Hiyerarşide sıra değişikliği yapmak isterseniz Yukarı-Aşağı kaydır seçenekleriyle yer değiştirebilirsiniz. Kaldır seçeneğiyle de ismi Hiyerarşik sıradan kaldırabilirsiniz.

Daha sonra imzaları yaz butonuna yazarak İmzaların Evrak’ a aktarılması sağlanır. İmzaları yaz butonuna basmadan önce İmleci buraya konumlandırmalısınız. İmzaları yaz dedikten sonra da buradaki notu silebilirsiniz.

Evrak’ a Ek eklemek için EKLER alanını kullanıyoruz. Daha sonra GÖZAT butonuna basarak Bilgisayarda kayıtlı herhangi bir Ek eklemesi; Sistem Belgesi Ekle butonuna basarak da daha önce kullanılan EBYS’ de ki belgelerden ekleme yapabilirsiniz.

Gözat butonuna basılıp Ek seçilince buradaki gibi Veriyi Ekler alanında gösterir.

Ekleri yaz butonuna basmadan önce İmleci buraya konumlandırmalısınız Ekleri yaz butonuna basmadan önce İmleci buraya konumlandırmalısınız. Ekleri yaz dedikten sonra da buradaki notu silebilirsiniz.

Daha sonra Ekleri yaz butonuna bastığımızda Ekler Evrak’ a yazılır.

İlgileri yaz butonuna basmadan önce İmleci buraya konumlandırmalısınız İlgileri yaz butonuna basmadan önce İmleci buraya konumlandırmalısınız. İlgileri yaz dedikten sonra da buradaki notu silebilirsiniz.

Ekle butonuna basıldığında bu ekran çıkacak Ekle butonuna basıldığında bu ekran çıkacak. Gerekli alanlar doldurulacaktır ve kaydet butonuna basılacaktır. En son İlgileri yaz butonuna basılarak İlgi Evrak’ a yazılacaktır. Evrak’ a ilgi eklemek için bu alan kullanılır. Ekle butonuna basarak bilgileri elle girerek Ekleyebilirsiniz. Sistem Belgesi Ekle Butonuna basarak da sistemde kayıtlı belgeleri İlgi olarak ekleyebilirsiniz.

En son GÜNCELLE Butonuna basarak Tüm alanlarda yaptığımız ‘Akış, Ekler, İlgiler’ değişikler Evrak’ a aktarılır.

DOSYADAN TASLAK EKLEME Ardından üst bölümde açılan Genel Menü altında bulunan alanlardan DOSYADAN TASLAK EKLEME’ ye basılır. Önce Genel Menüsüne tıklanır.

Açılan menüden TARA seçeneği seçilirse tarayıcıdan belge taratarak sisteme eklenebilir. Dosya Seç Butonu’ ndan bilgisayarınızda bulunan herhangi bir belgeyi sisteme alabilirsiniz.

Dosya Seç Butonuna basıldığında bu ekran açılır. Seçmek istediğiniz belgeyi alandan seçebilirsiniz. Belgeyi seçtikten sonra AÇ Butonuna basarak Sistem belge alanında sistemden eklediğiniz belgeyi görüntüleyebilirsiniz.

Alandan Şekildeki gibi belge bulunup üstüne bir kez bastığınızda belge işaretlenir ve Dosya adı bölümüne yazdırılır. Ve sisteme belgeyi eklemek için ardından AÇ butonuna basılır.

Aç butonuna basıldıktan sonra bilgisayardan eklediğimiz belge sistemdeki belge alanına bu şekilde aktarılacaktır. Ardından belge verisi alanına gerekli bilgiler girilecektir. Belge Verisi alanı doldurulduktan sonra GÖNDER butonuna basılacaktır.

GELEN BELGEYİ PARAFLAMA-İMZALAMA-REDDETME Paraf/imza için gelen bir yazı üzerinde 2 türlü işlem yapabilirsiniz.

Paraf düğmesine bakınca gelen bu ekranda Evet butonuna basarak Belgeyi hiyerarşideki diğer kişiye gönderebilirsiniz. Eğer REDDET butonuna basarsanız belge üzerinde değişiklik yaparak ya da hiç değişiklik yapmadan size belgeyi gönderen kişiye iade olacaktır.

Eğer belge size İMZA için gelmişse; İmza butonuna basarsınız ve E-İmza kutucuğu açılır. Burada e-imza şifrenizi girip İmza butonuna basarak Belgeyi imzalamış olursunuz.

Parafladığınız/İmzaladığınız Belgeleri Giden Klasöründen takip edebilirsiniz.

ARAMA

Arama kriterlerine göre evraklar bu alanda listelenir.

VEKALET VERME Daha sonra açılan üst menüden Vekaletler butonuna basılır. Vekalet verebilmek için önce YÖNETİM Menüsüne girilir.

Vekalet ver butonuna basılır.

Vekalet ver butonuna basılınca bu ekran karşınıza gelir. Sisteminizi görme ve iletişim yapabilme yetkisini vermek istediğimiz kullanıcı Vekil alanına girilir. KAYDET Butonuna basılınca vekalet verme işleminizi gerçekleştirebilirsiniz. Daha sonra sisteminizi kullanacak vekilin başlama ve bitiş tarihleri girilir. Açıklama alanına vekalet verme sebebiniz yazılır. Aktif mi seçeneği işaretlenir.

yesim.aykanat@saglik.gov.tr 0414 318 72 00 (7278) İrtibat için yesim.aykanat@saglik.gov.tr 0414 318 72 00 (7278) mehmetsadik.ersoy@saglik.gov.tr 0414 318 72 00 (7337) erdinc.sonmez@saglik.gov.tr 0414 318 72 00 (7394)