YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ

İşletmelerin günümüzün rekabetçi ve değişken dünyasında ayakta kalabilmesi için, rekabetçi stratejiler geliştirip bu stratejileri de günün koşullarına uygun olarak çabuk adapte edilebilecek şekilde esnekleştirmeleri gerekmektedir. İşletmelerin günümüzün rekabetçi ve değişken dünyasında ayakta kalabilmesi için, rekabetçi stratejiler geliştirip bu stratejileri de günün koşullarına uygun olarak çabuk adapte edilebilecek şekilde esnekleştirmeleri gerekmektedir. Bunu başarmak için ise işletmelere gereken en önemli kaynaklardan birisi artık “bilgi” olmuştur.

Bilgi Kavramı; Bilgi; ham olgu olarak nitelendirilen verilerin işlenmesiyle bir dönüşüm sürecinden geçirilerek yararlı, anlamlı sonuçlara dönüştürülmüş biçimi.

İşletme İçin Faydalı Bilgi; - İşletmelerin faaliyet alanına, plan ve stretejileriyle uyumlu - Doğru zamanlı - Yerinde - Kaliteli ( işletmenin amaçlarına ulaşmasını kolayaştıran bilgi )

Bilgi Sistemi Kavramı; Ham bilginin, hazırlanması - işlenmesi ve iletişimi gibi bir takım işlemler dizisinden geçerek kullanıcıların gereksinimine uygun ve yararlı bilgi durumuna dönüştürülmesi süreci, bilgi sistemini oluşturur. İşletmelerde bilgi sistemleri; yönetimin ihtiyaç duyduğu veri ve bilgileri işletmenin makro ve mikro çevresinden toplayan, organize eden, özetleyen ve bunları ihtiyaç duyan alt sistemlere ve yöneticilere raporlayan sistemlerdir.

Geçmişte bilgi ve bilgi işlemeye olan gereksinim bir rekabet aracı olarak düşünülmemiştir. Ancak günümüzde doğru, zamanlı, yerinde bilgi işletmelere rekabette üstünlük sağlayabilmektedir. Esnek ve rekabetçi stratejiler geliştirmek için ve rekabette üstünlük sağlamak için şarttır.

Bilgi Yönetiminin Tanımı, Ortaya Çıkışı ve Önemi Bilgi yönetimi, rekabetçiliği arttırmak için bilgiyi yaratma, bulma, elde etme ve harekete geçirmeye yönelik stratejiler ve süreçler bütünü olarak tanımlanabilir. Başka bir ifadeyle, bilgi yönetimi, örgütsel hedefleri başarmak için bilginin nasıl yaratılabileceği, elde edilebileceği, kullanılabileceği ve yönetilebileceğine ilişkin sistematik bir süreçtir. Bilgi yönetimi, içsel ve dışsal olarak paylaşılacak bilginin, kimlerle ne şekilde ve nasıl paylaşılacağını ve daha sonra nasıl kullanılacağını içermelidir. Bilgi yönetimi, rekabetçiliği arttırmak için bilgiyi yaratma, bulma, elde etme ve harekete geçirmeye yönelik stratejiler ve süreçler bütünü olarak tanımlanabilir. Başka bir ifadeyle, bilgi yönetimi, örgütsel hedefleri başarmak için bilginin nasıl yaratılabileceği, elde edilebileceği, kullanılabileceği ve yönetilebileceğine ilişkin sistematik bir süreçtir. Bilgi yönetimi, içsel ve dışsal olarak paylaşılacak bilginin, kimlerle ne şekilde ve nasıl paylaşılacağını ve daha sonra nasıl kullanılacağını içermelidir.

1986 yılında Dr. Karl Wiig tarafından işletme literatürüne kazandırılan bilgi yönetimi örgütsel performansı arttırmak için bilgiyi eyleme dönüştürmeye yönelik bilinçli bir stratejidir. Bilgi yönetimi yapay zeka, bilgiye dayalı sistemler, yazılım mühendisliği, değişim mühendisliği, insan kaynakları yönetimi ve örgütsel davranış gibi çeşitli disiplinlerden türetilen yeni bir anlayıştır yılında Dr. Karl Wiig tarafından işletme literatürüne kazandırılan bilgi yönetimi örgütsel performansı arttırmak için bilgiyi eyleme dönüştürmeye yönelik bilinçli bir stratejidir. Bilgi yönetimi yapay zeka, bilgiye dayalı sistemler, yazılım mühendisliği, değişim mühendisliği, insan kaynakları yönetimi ve örgütsel davranış gibi çeşitli disiplinlerden türetilen yeni bir anlayıştır.

bilgi yönetiminin temel amaçları şu şekilde ifade edilebilir: bilgi yönetiminin temel amaçları şu şekilde ifade edilebilir: · Öğrenme eğrisini hızlandırmak. · Öğrenme eğrisini hızlandırmak. · Daha hızlı bir iyileştirmeyi sağlamak. · Daha hızlı bir iyileştirmeyi sağlamak. · Doğru bilginin doğru insanlara doğru zamanda ulaşmasını sağlamak. · Doğru bilginin doğru insanlara doğru zamanda ulaşmasını sağlamak. · Hızlandırılmış transformasyona imkan sağlamak. · Hızlandırılmış transformasyona imkan sağlamak.

Bilgi Yönetimi Süreçleri Verinin toplanması ve analizi Verinin toplanması ve analizi Bilginin üretilmesi ve geliştirilmesi Bilginin üretilmesi ve geliştirilmesi Bilginin tasnif edilmesi ve saklanması Bilginin tasnif edilmesi ve saklanması Bilginin transfer edilmesi ve paylaşılması Bilginin transfer edilmesi ve paylaşılması Bilginin kullanılması ve değerlendirilmesi Bilginin kullanılması ve değerlendirilmesi

Bilgi Yönetimi İşlemleri ve Bilgi Teknolojilerinin Potansiyel Rolleri Bilgi Yönetimi İşlemleri Bilgi Üretimi Bilgi Depolama/Erişim Bilgi Transferi Bilgi Uygulamaları Destekleyici Bilgi Teknolojileri -Veri madenciliği - Öğrenim araçları - Elektronik ilan tahtaları - Bilgi depoları -Veritabanları - Elektronik ilan tahtaları - Tartışma platformu - Talimatlar - Uzman sistemler - İş akış sistemleri Bilgi Teknolojilerinin Yetenekleri - Yeni bilgi kaynaklarını uyarlama - Zamanında öğrenim - Kurumsal ve bireysel belleğin kurumun bilgi erişimine açılması - Daha büyük iç ağlar - Daha fazla erişilebilir iletişim kanalları - Bilgi kaynaklarına daha hızlı erişim - Bilgi, birçok ortama göre uyarlanabilir - İş akışı ve otomasyon içerisinde yeni bilginin daha hızlı uyarlanması Teknoloji Platformu - Net üzerinde ortak çalışma platformu ve iletişim teknolojileri - Intranet

Yönetim Bilgi Sistemlerinin Amacı Kurumsal bilginin üretimi,depolanması ve erişimi paylaşımı ve kullanımını sağlayarak bilginin kurumda etkin bir rol oynamasını temin etmek. Kurumsal bilginin üretimi,depolanması ve erişimi paylaşımı ve kullanımını sağlayarak bilginin kurumda etkin bir rol oynamasını temin etmek. Problem çözme ve karar verme konusunda gerekli desteği sağlamak Problem çözme ve karar verme konusunda gerekli desteği sağlamak Kurumun bilgi kullanım ve teknolojik altyapısını oluşturmak ve geliştirmek Kurumun bilgi kullanım ve teknolojik altyapısını oluşturmak ve geliştirmek Alt sistemleri koordine etmek ve bütünleştirmek Alt sistemleri koordine etmek ve bütünleştirmek

 Bilgi Sistem Türleri ve Organizasyonlardaki Bilgi Sistemleri

İşletme içi Yönetim Bilgi Sistemlerinin Karşılaştırılması

YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ VE KARAR VERME SÜRECİ Karar verme; bir bireyin ya da yöneticinin ya da bir örgütün birkaç seçenek arasından bir tanesini tercih edeceği bir seçme eylemidir. Karar vermede en önemli etkenler karar verenin özellikleri ve karar sürecinde kullanılan bilgi ve yöntemlerin kalitesidir. Karar veren kişi bütün tarafsızlıkların yanında psikolojik ve biyolojik özelliklerin etkisi altındadır. Bunun yanında doğru kararlar verebilmesi için ihtiyaç duyacağı faydalı bilgilerin bulunması ve karar verme sürecinde kullanılan yöntemler işletmeyi başarıya götüren kararların alınmasında önemlidir

Önemi; karar verme işletmenin başarısıyla yakından ilgilidir. İşletmeler sürekli iç ve dış çevreleriyle etkileşim içerisinde olduklarından çeşitli olumsuzluklarla karşı karşıyadırlar ve sürekli bunlara yönelik çözümler üretmek zorundadırlar. Dolayısıyla güçlüklerin karşısında verilen kararların doğruluğu işletmenin başarısının, sürekliliğinin ve iyi yöneticinin belirleyicisidir.

Karar Verme Sürecinin Özellikleri; 1) Kararlar pahalıdır; İstenilen amaca ulaştıracak araçlar çok ve çeşitli olduklarından bunlara ilişkin bilgiyi toplamak, değerlemek, çok zaman, geniş bir personel kadrosu ile teknik araçları gerektirir. 1) Kararlar pahalıdır; İstenilen amaca ulaştıracak araçlar çok ve çeşitli olduklarından bunlara ilişkin bilgiyi toplamak, değerlemek, çok zaman, geniş bir personel kadrosu ile teknik araçları gerektirir. 2) Geleceğe yöneliktir; 3) Karar Bir Plandır ve Geleceği Görebilmeye Dayanır; Kararla plan bir birinin aynı sayılabilir. Aralarındaki başlıca fark planın daha ayrıntılı olması ve bilimsel nitelik taşımasıdır. Bu bakımdan her plan bir karar niteliğine sahipken, her karar bir plan özelliği taşımaz. 4) Karar Süreci Bir “Sorun Çözme” Sürecidir; karar almanın temelinde sorunları yani engelleri aşmak vardır. Amaca ulaşma yolu üzerindeki güçlüklerin yok edilmesi, çarelerin belirlenmesi söz konusudur.

Karar Verme Sürecinin Özellikleri; 5) Psikolojik Güçlükler Taşır; Karar iradi bir çabayı gerektirir. Kişi kararı alırken bir çok alternatiften birini seçmek zorundadır. 5) Psikolojik Güçlükler Taşır; Karar iradi bir çabayı gerektirir. Kişi kararı alırken bir çok alternatiften birini seçmek zorundadır. 6) Karar Süreci Etkinlik ve Rasyonelliğe Dayanır; Bunun temelinde insan hayatının kısıtlı olması yatar. Bu kısa sürede amaçlarımıza uygun ve en verimli şekilde ulaşmaya çalışırız. Eğer hayatımız sınırsız olsaydı bu uzun zaman zarfından amaçlarımıza ulaşmaktaki bakış açımız çok farklı olabilir.

Karar Türleri; 1) Zamanına göre; Kısa, orta ve uzun süreli kararlar 2) Önemlerine göre; Stratejik (işletmelerin tümünü uzun süre için kapsar.), Teknik (işletmenin bir kısmını kısa süre için etkiler.) 3) Kişi Sayısına Göre; Bireysel, grupsal. 4) Karar Verenin Konumuna Göre; Komite, kurmay kararlar. 5) İşletmeler Açısından; Üretim ile ilgili kararlar: Üretim hacmi, fabrikanın kuruluş yeri, tesislerin kullanımı, ücret ödeme sistemi. Satış ile ilgili kararlar:Pazar teşkili, mamul paketleme, kullanılan marka, fiyat, reklam.Finansman  ile ilgili kararlar: İş gücü kaynakları, tekniklerin seçimi, emeklilik, iş emniyeti, iş analizi.

Bilgi Teknolojilerinin Karar Verme Sürecine Etkileri amaç tespiti, amaç tespiti, bu amaçlara ulaşmada muhtemel sorunların tanımlanması, bu amaçlara ulaşmada muhtemel sorunların tanımlanması, gerekli bilgi ve verilerin toplanması, değerlendirilmesi, gerekli bilgi ve verilerin toplanması, değerlendirilmesi, alternatif yolların çıkarılması, alternatif yolların çıkarılması, bu yolların muhtemel sonuçlarının tahmin edilmesi bu yolların muhtemel sonuçlarının tahmin edilmesi bunlardan amaca en uygun olanın seçilmesidir. Karar bunlardan amaca en uygun olanın seçilmesidir. Karar

Bilgi teknolojileri karar alma işlevini bir bütün olarak; Bilgi teknolojileri karar alma işlevini bir bütün olarak; daraltarak, genişleterek ya da diğer sistemlere bağlayarak daraltarak, genişleterek ya da diğer sistemlere bağlayarak bu fonksiyonu oluşturan alt sistem unsurlarına yönelik olarak da, karar almada yapılması gereken araştırmaların hızını artırmak, seçim işini programlara bırakmak ve değerlendirmede kullanılan teknikleri değiştirmek suretiyle etkilemektedir. Bu iki yoldan hangisi olursa olsun, bilgi teknolojileri karar almayı genel olarak insan gücünün tekelinden alarak BT destekli karar sistemlerine aktarmaktadır. bu fonksiyonu oluşturan alt sistem unsurlarına yönelik olarak da, karar almada yapılması gereken araştırmaların hızını artırmak, seçim işini programlara bırakmak ve değerlendirmede kullanılan teknikleri değiştirmek suretiyle etkilemektedir. Bu iki yoldan hangisi olursa olsun, bilgi teknolojileri karar almayı genel olarak insan gücünün tekelinden alarak BT destekli karar sistemlerine aktarmaktadır.

Bilgi teknolojilerinin kullanımı ile ayrı olan karar merkezlerinin bir araya gelmesi ve bütünleşmesi sağlanır. Uygun karar verebilmek için her yöneticinin yeterli bilgi ve beceriye sahip olamamasından dolayı oluşabilecek karar mekanizmasının ayrışması önlenmiş olur.

Büyük hacimlerde bilgi toplama, analiz etme ve saklama kapasiteleri ile bilgisayarlar, gerek karar için gerekli bilgilere zamanında erişme imkanı sağlayarak, gerekse karar vericiye çeşitli modeller yardımıyla mevcut alternatifleri daha etkili değerlendirme imkanı sunup rasyonel kararların alınmasına katkıda bulunarak kararların tek merkezden alınması için gerekli ortamı sağlarlar. Büyük hacimlerde bilgi toplama, analiz etme ve saklama kapasiteleri ile bilgisayarlar, gerek karar için gerekli bilgilere zamanında erişme imkanı sağlayarak, gerekse karar vericiye çeşitli modeller yardımıyla mevcut alternatifleri daha etkili değerlendirme imkanı sunup rasyonel kararların alınmasına katkıda bulunarak kararların tek merkezden alınması için gerekli ortamı sağlarlar.

Örgütlerde bilgisayarların yaygın olarak kullanılmaya başlanmasıyla birlikte karar alma süreci üzerine bilgi teknolojilerinin diğer bir etkisi, kararları ölçülebilir ve objektif hale getirmesidir. karar kurallarının bilgisayar programları aracılığı ile karar sistemlerine aktarılması ve rutin ve programlanabilir kararlarda sistem tarafından kişisel yanlılığın bertaraf edilmesiyle ortaya çıkmaktadır. Diğer taraftan bilgisayar programlarına aktarılan kararlar ölçülebilir kriterlere de kavuşmaktadır. Böylece alınan kararların objektif ve daha isabetli olması imkanı elde edilmektedir. Örgütlerde bilgisayarların yaygın olarak kullanılmaya başlanmasıyla birlikte karar alma süreci üzerine bilgi teknolojilerinin diğer bir etkisi, kararları ölçülebilir ve objektif hale getirmesidir. karar kurallarının bilgisayar programları aracılığı ile karar sistemlerine aktarılması ve rutin ve programlanabilir kararlarda sistem tarafından kişisel yanlılığın bertaraf edilmesiyle ortaya çıkmaktadır. Diğer taraftan bilgisayar programlarına aktarılan kararlar ölçülebilir kriterlere de kavuşmaktadır. Böylece alınan kararların objektif ve daha isabetli olması imkanı elde edilmektedir.

karar destek sistemlerinin her düzeyde etkili uygulanabilmesi, günümüz örgütlerinde rutin ve programlanabilir kararların alt düzeydeki yöneticilerden alınarak bilgi sistemlerine aktarılmasına, programlanamayan stratejik nitelikteki kararların üst yönetimce karar destek sistemlerinin desteği ile alınmasına alt yapı oluşturur karar destek sistemlerinin her düzeyde etkili uygulanabilmesi, günümüz örgütlerinde rutin ve programlanabilir kararların alt düzeydeki yöneticilerden alınarak bilgi sistemlerine aktarılmasına, programlanamayan stratejik nitelikteki kararların üst yönetimce karar destek sistemlerinin desteği ile alınmasına alt yapı oluşturur

Bilgi teknolojileri karar alma etkinliğini başlıca şu yollarla etkileyebilmektedir Bilgi teknolojileri karar alma etkinliğini başlıca şu yollarla etkileyebilmektedir a. Karar Alma Saysında Artış: Bilgisayarlar karar almada büyük miktarlarda bilgilere ulaşma ve değerlendirme imkanı sağlayarak, alternatif sayısını artırarak ve her bir alternatif karar alıcının hızlı değerlendirmesine imkan tanıyarak sonuca bağlanan karar sayısının artmasına imkan tanımaktadır. a. Karar Alma Saysında Artış: Bilgisayarlar karar almada büyük miktarlarda bilgilere ulaşma ve değerlendirme imkanı sağlayarak, alternatif sayısını artırarak ve her bir alternatif karar alıcının hızlı değerlendirmesine imkan tanıyarak sonuca bağlanan karar sayısının artmasına imkan tanımaktadır. b. Planlama Döneminde Ksalma: Bilgi sistemlerine aktarılan karar alma fonksiyonu, çevre ile karar alanları arasında karşılıklı bir geri beslemeye imkan tanıyarak gerekli değişikliklerin zamanında yapılmasına zemin hazırlamaktadır. Böylece planlama yapma dönemi kısalmakta ve tahminlemede hata riski azalmaktadır. b. Planlama Döneminde Ksalma: Bilgi sistemlerine aktarılan karar alma fonksiyonu, çevre ile karar alanları arasında karşılıklı bir geri beslemeye imkan tanıyarak gerekli değişikliklerin zamanında yapılmasına zemin hazırlamaktadır. Böylece planlama yapma dönemi kısalmakta ve tahminlemede hata riski azalmaktadır.

c. Karar Almayı Kişisellikten Kurtarma: Bilgi teknolojilerinin karar almada bir başka etkisi ise, karar alma işlevini kişisellikten kurtarmasıdır. Örgüt çalışanlarının örgütte sahip oldukları konum ve pozisyona göre başkalarına ne yapmaları gerektiğini söylemeleri ve çalışanın işi ile ilgili olarak yapacaklarını bir üstünden ya da başkasından öğrenmesi yerine bilişim sistemlerinden öğrenmesi ile karar almada kişisellik ortadan kalkmaktadır. c. Karar Almayı Kişisellikten Kurtarma: Bilgi teknolojilerinin karar almada bir başka etkisi ise, karar alma işlevini kişisellikten kurtarmasıdır. Örgüt çalışanlarının örgütte sahip oldukları konum ve pozisyona göre başkalarına ne yapmaları gerektiğini söylemeleri ve çalışanın işi ile ilgili olarak yapacaklarını bir üstünden ya da başkasından öğrenmesi yerine bilişim sistemlerinden öğrenmesi ile karar almada kişisellik ortadan kalkmaktadır. d. Kullanlan Bilginin Niteliğinde Değişme: Bilgi teknolojileri yönetsel işler için gerekli bilgilerin toplanması ve analiz edilmesinde etkinlik sağlayarak “daha nitelikli bilgilere” ulaşma imkanı sağlar. Daha nitelikli bilgi zamanlı, amaca uygun ve yeterli olma gibi özellikleriyle yöneticilerin daha rasyonel kararlar almasına imkan sağlamaktadır. d. Kullanlan Bilginin Niteliğinde Değişme: Bilgi teknolojileri yönetsel işler için gerekli bilgilerin toplanması ve analiz edilmesinde etkinlik sağlayarak “daha nitelikli bilgilere” ulaşma imkanı sağlar. Daha nitelikli bilgi zamanlı, amaca uygun ve yeterli olma gibi özellikleriyle yöneticilerin daha rasyonel kararlar almasına imkan sağlamaktadır.

e. Karar Alma Fonksiyonunda Değşme: Bilgi teknolojileri, özellikle operasyonel düzeyde yer alan personele yeterli bilgi sağlayarak, karar alma fonksiyonunu yerine getirmelerine ve alınan bu kararların da üst yönetim tarafından kolaylıkla izlenmesini sağlayarak karar almada yerelleşmeye (decentralization) neden olabileceği gibi bazı durumlarda merkezileşmeye de sebep olabilecektir. e. Karar Alma Fonksiyonunda Değşme: Bilgi teknolojileri, özellikle operasyonel düzeyde yer alan personele yeterli bilgi sağlayarak, karar alma fonksiyonunu yerine getirmelerine ve alınan bu kararların da üst yönetim tarafından kolaylıkla izlenmesini sağlayarak karar almada yerelleşmeye (decentralization) neden olabileceği gibi bazı durumlarda merkezileşmeye de sebep olabilecektir. f. İdari İşlerin Niteliğinde Değişme: Bilgi teknolojileri özellikle rutin nitelikteki işlerin astlara devredilmesine imkan tanımasıyla birlikte idari işleri planlamak ve yürütmek için yöneticilere daha fazla zaman kazandıracaktır. Bilgi teknolojilerinin genel olarak örgütlere etkisi örgütten örgüte, bir örgüt içinde bölümden bölüme ve hatta yöneticilerin niteliklerine göre değişmektedir. Bu değişimle örgüt kültürü de önemli rol oynamaktadır. Bu teknolojileri hızla kullanmaya başlayan örgütlerin, bilgi teknolojilerinin getirdiği bu değişimi sözü edilen özellikler ışığında planlaması ve yürütmesiyle başarılı bir örgüt geliştirme ortamı sağlamaktadır. f. İdari İşlerin Niteliğinde Değişme: Bilgi teknolojileri özellikle rutin nitelikteki işlerin astlara devredilmesine imkan tanımasıyla birlikte idari işleri planlamak ve yürütmek için yöneticilere daha fazla zaman kazandıracaktır. Bilgi teknolojilerinin genel olarak örgütlere etkisi örgütten örgüte, bir örgüt içinde bölümden bölüme ve hatta yöneticilerin niteliklerine göre değişmektedir. Bu değişimle örgüt kültürü de önemli rol oynamaktadır. Bu teknolojileri hızla kullanmaya başlayan örgütlerin, bilgi teknolojilerinin getirdiği bu değişimi sözü edilen özellikler ışığında planlaması ve yürütmesiyle başarılı bir örgüt geliştirme ortamı sağlamaktadır.

Bilgi teknolojilerinin yukarıda sayılan katkıları ve riskleriyle birlikte, örgütlerde yaygın olarak kullanılmasıyla, karar alma işlevinde belli başlı şu değişimlerin gündeme geldiği görülmektedir: Bilgi teknolojilerinin yukarıda sayılan katkıları ve riskleriyle birlikte, örgütlerde yaygın olarak kullanılmasıyla, karar alma işlevinde belli başlı şu değişimlerin gündeme geldiği görülmektedir: Karar sistemleri ya da alanlarında birleşme ve bütünleşme, Karar sistemleri ya da alanlarında birleşme ve bütünleşme, Karar almada merkezileşme, Karar almada merkezileşme, Karar almanın giderek yargılardan kurtularak ölçülebilir kriterlere dayanması ve rasyonelleşmesi, Karar almanın giderek yargılardan kurtularak ölçülebilir kriterlere dayanması ve rasyonelleşmesi, Bilgisayar kullanım alanından ve karar yapısından dolayı esnekliğin ortadan kalkması. Bilgisayar kullanım alanından ve karar yapısından dolayı esnekliğin ortadan kalkması.