KURUMSAL S İ STEM MÜHEND İ SL İĞİ VE KURUMSAL MODELLEME Yrd.Doç.Dr.Tuba CANVAR KAHVEC İ 7.hafta

KURUMSAL TASARIM: Süreç ve Süreç Yönetim

SÜREÇ NED İ R? Süreç, amaçlanan bir çıktıyı elde etmek için girdiler üzerinde katma de ğ er yaratan işler (işlemler) dizisidir. İşlemler/Adımlar Girdi (ler)Çıktı (lar) TedarikçilerMüşteri

SÜREÇ NED İ R?  Girdi; talep, bilgi veya hammadde, yarı mamul madde, hatta bitmiş üründür. Girdi, sürecin çalışmasını başlatan, süreç adımları sonucunda de ğ işim, dönüşüm geçirecek olan şeydir.  Sürecin çalışabilmesi için gerekli olan bir donanım ya da yazılım, ka ğ ıt, kalem, başka bir bölümden istenen bir yazı, kanunlar, prosedürler, kaynaklardır. Bunlara yan girdiler de denebilir. Bunlar süreci başlatmazla ancak süreçte işimizi yapabilmemiz için gerekli kaynaklardır.  Çıktı, süreçteki işlemler sonucunda yaratılan ve müşteriye sunulan ürün veya hizmettir. Sürecin yan çıktıları da olabilir; di ğ er bir bölüm için hazırlanmış olan bir rapor, bilgisayara girilen kayıtlar, dosyaya takılan ka ğ ıtlar gibi.

SÜREÇ NED İ R?  Örne ğ in, üretim süreçlerinde hammadde ya da yarı mamul madde girdidir, üretim hattının sonunda elde edilen bitmiş ürün çıktıdır. Müşteri şikayeti girdi, yapılan işlemler sonucu müşteriye verilen yanıt sürecin çıktısıdır.  Tedarikçi, sürece girdileri, kaynakları sa ğ layan kişi veya kuruluşlardır.  Müşteri, iç veya dış müşteri olabilir. İ ç müşteri, kuruluşta başka bölümden iş bekleyen kişi veya bölüm, birim gibi kısımlardır. Örne ğ in, bir kurumda hemen her bölüm satın alma yapmak için satın alma iste ğ inde bulunur. Bunlar satın alma sürecinin müşterileridir.

SÜREÇ NED İ R? Süreçlerin çok önemli bir takım özellikleri vardır:  Süreç tekrarlanabilirdir. Tekrarlanan bir oluşumdur; tek seferlik de ğ ildir. Süreç yönetimi kavramında, aynı girdiler için aynı adımlar izlenerek aynı çıktılara ulaşılır.  Süreç tanımlı olmalıdır. Süreç yönetimi uygulayabilmek için tüm süreçleri belirlemek ve sonra yazılı olarak tanımlamak gerekir.  Süreç ölçülüyor olmalıdır. Sürecin etkilili ğ ini ve verimlili ğ ini takip edebilmek ve daha iyiye gidebilmek için ölçme yapılması gereklidir. Bunun için süreçler tanımlanırken Süreç Performans Göstergeleri’nin de belirlenmesi gereklidir. Süreçlerin iki boyutlu olarak ölçülürler:  Etkililik (do ğ ru işin yapılması, müşteri beklentisinin karşılanması),  Verimlilik (işin do ğ ru yapılması, az kaynakla yapılması),  Bu göstergelerin sayısal de ğ erleri, süreç adımları ve girdilerle kaynaklara ilişkin geri bildirim sa ğ lar. Bu geri bildirimler sürecin iyileştirilmesi konusunda uyarır ve yönlendirir.

SÜREÇ NED İ R? Süreç, iç veya dış müşteri için yararlı bir sonuç üretmek amacıyla girdiler üzerinde gerçekleştirilen, birbiriyle ilgi ve katma de ğ er yaratan, tekrarlanabilir, tanımlı ve ölçülebilir işlemler dizisidir.

SÜREÇ H İ YERARŞ İ S İ  Makro (Ana) süreçler birden fazla bölüm (departman, fonksiyon) boyunca çalışan süreçlerdir. Makro süreç yerine “ana”, “kilit”, “anahtar” süreç tanımlamaları kullanılmaktadır. Bir kuruluşta genel olarak 8-12 makro süreç olması makuldür.  Makro süreç, içinde birden fazla süreç içerir. Bunlara sadece süreç denir. Süreçlerin içinde alt süreçler denen daha küçük süreçler vardır. Makro Süreçler Süreçler Alt Süreçler

SÜREÇLER İ N SINIFLANDIRILMASI SÜREÇ GRUPLARI Üretim Süreci: Dış müşteriye sunulacak ürünü fiziksel olarak üreten süreç, İ ş Süreci: Kuruluşun kaynaklarını kullanarak, kuruluşun amaçlarıyla ilgili sonuçların alınması için izlenen, birbiriyle alakalı, mantıksal olarak sıraya dizilmiş işlemler grubudur. Temel Süreçler (core process) Destek Süreçleri (support process) Temel Süreçler: Dış müşteriyi memnun etmeye odaklanan süreçler, Destek Süreçler: İ ç müşteriyi memnun etmeye yönelil süreçler, Yönetim Süreçleri: Temel ve destek süreçleri yönetmeye ve iş planlarını yapmaya yönelik süreçler. Operasyonel süreçler; kuruluşun var olma amacını gerçekleştirmek üzere yapılan işleri içeren süreçlerdir. Destek süreçler; operasyonel süreçlere destek olan süreçlerdir.

Süreç Yönetimi Süreç yönetimi; süreçlerin tanımlanması, gerekli adımlarda ölçümler alınarak performansının izlenmesi ve gerekli iyileştirmelerin yapılmasını içeren faaliyetlerin tümüdür.  Süreç yönetimi, süreçleri yönetmek demektir.  Süreç yönetimi, sürecin tanımlı hale getirilmesi ve düzenli performans ölçümleri ile iyileştirilmesi gereken alanların belirlenip iyileştirilmesini gerektirmektedir.

Süreç yönetiminin temel aşamaları şunlardır:  Süreçlerin belirlenmesi ve tanımlanması,  Süreçlerin analiz edilmesi,  Süreçlerin iyileştirilmesi,  Süreçlerin yeniden düzenlenmesi ve uygulanması. Süreç Yönetimi Aşamaları

Süreçlerin Belirlenmesi ve Tanımlanması 1. Süreçlerin belirlenmesi ve tanımlanması: Öncelikle bir kurumda yürütülen süreçlerin listesinin oluşturulması daha sonrasında her bir süreç için amacının, sahiplerinin, tedarikçilerinin, müşterilerinin, girdilerinin, çıktılarının, performans ölçütlerinin, süreci oluşturan faaliyetlerin belirlenerek süreç tanımlarının oluşturulması işlemlerinin tümüdür.

Süreçlerin Belirlenmesi ve Tanımlanması Süreç tanımlama aşamaları şöyledir:  Adım 1: Temel Süreçlerin belirlenmesi.  Adım 2: Alt Süreçlerin belirlenesi.  Adım 3: Detay Süreçlerin belirlenmesi.  Adım 4: Süreç Sahiplerinin belirlenmesi.  Adım 5: Süreç amacının belirlenmesi.  Adım 6: Süreç sınırlarının belirlenmesi.  Adım 7: Süreç akış şemasının çizilmesi  Adım 8: Sürecin müşteri veya müşterilerinin belirlenmesi.  Adım 9: Süreç girdilerinin belirlenmesi  Adım 10: Süreç tedarikçisinin belirlenmesi  Adım 11: Süreç performans göstergelerinin belirlenmesi.  Adım 12: Performans ölçüm sisteminin belirlenmesi.  Adım 13: Ölçüm periyodunun (sıklı ğ ının) belirlenmesi.

Süreçlerin Analiz Edilmesi 2. Süreçlerin analiz edilmesi için önce akış şemaları hazırlanmalı, mevcut performansı belirlemek için ölçümler yapılmalıdır.  Farklı boyutlarda süreç akış şemaları düzenlenebilir (sıralı akış şeması, sorumluluk akış şeması, bilgi akış şeması vd.).  Bu akış şemaları üzerinden darbo ğ az ve gecikmelerin yaşandı ğ ı, iyileştirilmesi gerekli olan alanlar tespit edilir.  Süreç performans sonuçlarından elde edilen geri bildirimler de bu tespitlerin yapılmasında kullanılır.

Sürekli İ yileştirme& Yeniden Düzenleme 3. Süreçlerin sürekli olarak iyileştirilmesi; süreç performanslarının sürekli izlenmesi ve gerekti ğ inde iyileştirilme yapılması anlamına gelir. İ yileştirme kademeli (küçük) veya sıçramalı (köklü) olabilir. 4. Süreçlerin yeniden düzenlenmesi, süreçlerden de ğ er katmayan aktiviteleri atılarak ve de ğ er katanlar yeniden düzenlenip basitleştirilerek sürekli iyileştirme uygulanır.

Süreçlerle yönetim ise, “yönetim işini süreçlere odaklanarak yapmak” demektir.  Bu amaçla kuruluş;  Öncelikle varlık sebebini (misyon) ve ulaşmak istediği ana hedefi (vizyonu) belirlemelidir.  Daha sonra kuruluşu bu hedefe götürecek stratejiler belirlenmeli ve bunlar hedeflendirilmelidir.  Devamında ise mevcut süreçlerin bu stratejilerin hayata geçirilmesinde yeterli olup olmadığı çalışması yapılmalı; gerekiyorsa yeni bir süreç tasarımına gidilmeli veya mevcut süreçlerin yeni amaçlanan çıktılara göre yeniden tasarımı gerçekleştirilmelidir.  Bu yeni süreç çerçevesi ortaya çıkarıldıktan sonra süreçler süreç yönetimi anlayışı ile yönetilmeye devam edilmelidir. Süreç Yönetimi & Süreçlerle Yönetim

Süreç Yönetimi & Süreçlerle Yönetim (1/3) Süreç yönetimi ile Süreçlerle Yönetim arasındaki ilişki.

Süreç Yönetimi & Süreçlerle Yönetim (2/3)  FARKINDALIK: Organizasyon, süreçlerinde iyileştirmeler yapmak istemekte ve yol haritasının neresinde olduğunu anlamak için değerlendirme aracını uygulamaktadır.  ÜSTLENME: Organizasyon süreç iyileştirme çalışmalarıyla bir dizi başarı elde ederken “Keşif” periyodundan geçerek Farkındalık aşamasını geride bırakır. Başlangıç için süreçlerle yönetim modelinin uygulanması için strateji belirlenmiş ve yürütme takımı tarafından onaylanmıştır.  TAAHHÜT: Organizasyon, süreçlerle yönetimin uygulanması için gerekli destek olarak süreç yönetimini kurmuştur. İlave olarak, sınıflandırma çerçevesi tamamlanmış ve süreç takımları oluşturulmuştur.  SÜREÇ YÖNETİMİ: Süreç takımları, süreçleri işlevsel ve etkili şekilde yönetmektedir. Bu aşamada, organizasyon süreçleri başarılı olarak iyileştirmektedir. Bir kısım organizasyon, süreçlerle yönetim uygulamasının bir parçası olarak süreçleri bütünleştirmeden önce süreçleri mümkün olduğunca geliştirmek için uzun bir süre “süreç yönetimi” aşamasında kalmayı tercih etmektedir. Diğer bir kısmı ise bu aşamada kısa bir süre kalırlar.

Süreç Yönetimi & Süreçlerle Yönetim (3/3)  TÜMLEŞTİRME: Süreçler bütünleştirilir ve organizasyon stratejileriyle ilişkilendirilirler. Organizasyonel amaçlar ve hedefler süreçlerin dayanağıdır.  YEDİRME: “Süreç dili” hem iç (örneğin sunumlar, yayınlar) hem de dış (örneğin basın bildirileri, konuşmalar) iletişimde üst kademe yöneticiler tarafından kullanılmaya başlandığı zaman organizasyonda Süreçlerle Yönetimin yedirildiği söylenebilir. Teşvikler, fonksiyonel performans yerine süreçlere bağlıdır. Süreçlerle Yönetiminin benimsendiğinin diğer bir anahtar göstergesi ise Süreçlerle Yönetimin savunucuları organizasyonu terk ettikten çok sonra bile Süreçlerle Yönetim felsefesinin devam ediyor olmasıdır.  OPTIMIZASYON: Süreçlerle yönetim felsefesi organizasyon içerisinde başarılı şekilde anlaşılmış ve kabul edilmiştir. Kurum bu felsefeyi kendi duvarlarının dışına, tedarikçilerine ve müşterilerine genişletebilme kabiliyetindedir. Süreçlerle yönetim yaklaşımını uygulayabilmek için öncelikle süreç yönetimi aşamasından geçmek, yani süreçlerimizi etkin bir biçimde yönetebiliyor olmak gerekmektedir. Süreçleri yönetebilmek için de süreçlerimizi iyi tanımak yani onları doğru şekilde tanımlamak esastır.

Başarı dileklerimle… Yrd.Doç.Dr.Tuba CANVAR KAHVEC İ