Bölüm 7: KKP Sistemleri, İnsan Kaynakları Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 20131

1. KKP sistemi tarafından desteklenen İnsan Kaynakları (İK) süreçlerinin anlaşılması, 2. İnsan kaynakları, genel muhasebe ve diğer modüller tarafından desteklenen iş süreçleri arasındaki ilişkilerin tanınması.

İŞE ALIM  Son yıllarda, yetenekli satış temsilcilerini işe almak zorlaşmıştır. Satış temsilcileri arasında iş değişim oranı çok yüksektir. Atlantik yeni bir satış temsilcisi için eğitim yatırımı yaptıktan sonra bu temsilcisi firmadan ayrılmakta ve emekler kaybolmaktadır.  Firmada iş ilanları için iyi bir aday belirlenmesi amacıyla İK dosyalarında sorgulama yapmak zordur. Örneğin, birkaç ay önce firmanın bir internet tasarımcısı seçmek için çeşitli personel dosyaları üzerinden seçim yapılamamıştır.

İNSAN KAYNAKLARI VERİ İDARESİ  İK fonksiyonunu destekleyen evraklar çığ gibi büyüyordu. Çalışanların işe devamı, maaşların hesaplanması ve güncellenmesi, İşyeri Hekimliği Yasası ve İş Sağlığı ve Güvenliği Enstitüsü Müdürlüğü (İSGUM ¹ ) hakkında yasal verilerin ve çok sayıda resmi raporun hazırlanması için yeni personel alınması gerekiyordu.

TAZMİNAT (ÖDENCE) VE ÖZLÜK HAKLARI YÖNETİMİ  Firmanın, satış müdürleri gibi zor bulunan belirli iş tanımları için en uygun tazminat paketlerinde daha iyi verilere ihtiyaç vardır. İşletme, nitelikli çalışanları elinde tutabileceği yasal kıdem tazminatları sunmak istese de, maliyetlerini arttıracak diğer gereksiz harcamaları sunmak istememektedir.  Geçtiğimiz birkaç yıl içinde çalışanların özlük haklarına ait giderler epey artmıştır. Atlantik gelişmekte olan sağlık hakları maliyetlerini kontrol edecek stratejilerle ilgilenmektedir. Daha iyi bir bilgi sistemi sayesinde, alternatif sağlık sigortası programlarının, erken emeklilik planlarının ve eğitim programlarının geri ödeme maliyeti ve özlük haklarını değerlendirme imkanı bulunacaktır.

 Operasyonel süreçler eleman ve uzman yardımcıları tarafından yapılan veri girişleridir.  Yönetsel kontroller, İnsan Kaynakları politikaları çerçevesinde, genellikle uzman, şef ve müdür pozisyonundaki kişiler tarafından yapılan işlemler ve raporlamalardır.

 Yöneticiler etkili örgütsel hedeflere ulaşmak için insan kaynakları düzenlemek amacıyla karar alma noktasında bilgiye ihtiyaç duyar. Bu üstün nitelikli bireyleri işe alan ve elde tutan organizasyonu sağlayan iş tanımlarının düzenlenmesidir.  Geleceğin insan gücü planlaması, gelecekte işgücü ihtiyaçlarını belirleyen ve sürekli gelişmekte olan yetenekler gerektirir. Mevcut işgücü ile gelecekteki yetenekler arasında farkların belirlenmesi gerekmektedir.

 İK bilişim sistemleri, finansman, satış ve pazarlama, üretim ve imalat destekli bilişim sistemlerine benzer şekilde gelişmiştir.  İş başvurusu takibi, tazminat ve personel hakları planlaması, beceri kazandırma eğitimi, zaman ve devamlılık raporlarını, tek başına destekleyen özel uygulamalar yerleşmiştir. Uygulamaların yayılması, korunması zor olan gereksiz verilere neden olur.  İnsan kaynakları yönetim sistemlerinin bir diğer eksikliği, finansal verilerle İK verilerindeki bağlantıların yetersizliğidir. Finansal sistemlerden bağımsız olan sosyal haklar, bordro ve işgücü bilgilerini kaydeden ve güncelleyen İK yazılımlarının bir değeri vardır. İK ve finansal verilerin harmanlanmasıyla İK fonksiyonunun değeri organizasyon açısından bütün olarak artmıştır.  KKP sistemindeki İK modülü, finansal sistemler ve örnek uygulamalara dayalı bir dizi standart süreçlerle İK uygulamaları arasında bir bağlantı sağlar. Yine de ayrı bir KKP çözümü olarak sistemin şirkete uyarlanması tavsiye edilmez.  ÖZEL ÖRNEK: Büyük bir otomotiv firması Türkiye’deki KKP uygulamasında sadece SAP İK Modülü kullanmayı tercih etmiştir. İşletmenin kendine özgü yazılımlarının çalışanlar tarafından benimsenmesi nedeniyle diğer modüllerin kullanılması tercih edilmemiştir. Esasen işletmelerin KKP sistemlerin bütün modüllerle birlikte geçmesi “hararetle” tavsiye edilmekle birlikte, yine de “parçalı geçiş” yöntemini benimseyen işletmelere diğer modüllerden ziyade İK Modülü ile geçmeleri tavsiye edilebilir. İK Modülü ile Personel Yönetimi modülü ayrı olarak değerlendirilen KKP sistemlerinde İK Modülü diğer modüllerle bağlantısı daha az olan bir modüldür.

 İK modülünün bileşenleri (alt modülleri) arasında İK Yönetimi, Sosyal Haklar Yönetimi, Bordro, Zaman ve İşgücü Yönetimi ile Çalışanların ve Yöneticilerin kendi bilgilerini girmesi sayılabilir.  İK Yönetimi iş başvurularından emekliliğe kadar çalışanların faaliyetlerini kaydeder. Gelişmiş sistemlerde özgeçmişler okunabilir.  Sosyal hakların yönetiminde, çalışanlara sağlanan seçimlik haklardan özlük haklarına kadar tüm veriler birbirleriyle bağlantılıdır. Gelişmiş sistemler, çalışanların sosyal hak tercihlerini internet üzerinden seçmelerine ve güncelleştirmelerine imkan sağlar. (Evlilik durumu, ev adresi, çocuk bilgileri, çocukların tahsilleri vs.)  Bordro maaş ödemelerini ve vergi raporlarını üretir, hesap verilerini muhasebedeki büyük deftere kaydeder. (Personel Yönetimi Modülü?)  Zaman ve İşgücü Yönetimi zaman/çalışma raporlaması için veri toplar.  Çalışanların kendi bilgilerini internet üzerinden güncellemeleri sayesinde seyahat masraflarının geri ödenmesi, kişisel verilerin güncellenmesi, sosyal hakların ve eğitim sınıflarının kaydedilerek raporlanması sağlanır.

 Kişisel bilgilerinizi göz önünde bulundurarak, bir personel kartında hangi bilgilerin yer alması gerektiğini düşünün! Bu bilgiler kimler tarafından bilinmelidir? Bu bilgilerden hangileri personel tarafından güncellenebilmelidir? Personelin ve ailesinin “Kan Grubu” bilgilerinin kaydedilmesinin faydalarını ve zararlarını tartışın! Sağlık birimi olan bir işletmede sağlık bilgileri nasıl yer almalıdır? İşletmenin veri tabanındaki kişisel sağlık bilgileri ile Sağlık Bakanlığı veri tabanındaki sağlık bilgileri aynı bilgiler olmalı mıdır?

 İK modülleri devamlılık raporları, fazla mesai ve prim ücretlerinin belirlenmesi, tatil, hastalık ve işe gelmemekten kaynaklanan devamsızlıkların izlenmesini sağlar. İK sistemleri, seyahat hizmetlerinin düzenlenmesini ve ilgili masrafların geri ödenmesini ele alır.  Kişiye özel bazı bilgilerin çalışanların kendileri tarafından izlenebilmesi gerekir. Örneğin kendine ait seyahat masraflarını giren çalışanlar, kendi devamsızlığını da sistemde görebilmelidir. Bu durum aynı zamanda oto kontrol sağlar.

 İK bilgi sistemi işgücü özelliklerini yönetmek için düzenlenmiş bilgi sağlar. İyi bir İK stratejisinin amacı kurumun ihtiyaçlarını karşılamak üzere çalışanları işletmeye kazandırmak, yerleştirmek, eğitmek ve geliştirmektir.  İK bilişim sistemleri yönetsel karar almayı destekler. İK bilişim sistemleri sorgulama ve what if analizleri için yönetsel destek verir  Bir KKP paketi içerisindeki kapsamlı İK modülü, çalışanların dosyalarını, yetenek envanteri dosyalarını, düzenleme dosyalarını, iş sağlığı ve güvenliği dosyalarını saklar ve güncelleştirir

 Beşeri sermaye envanteri yeteneklerin izlenmesi ve kariyer planlaması bilgilerini kapsayarak, iş başvurusundan emekliliğe kadar çalışanları izlemek için düzenleme yapar, performans değerlendirmesi ve kurumların hedefleri arasında bir ilişki kurar  Pozisyon kontrolü bütçelemeye bağlı olduğunda, yöneticiler çalışanların maliyetleri için planlama ve bütçeleme yapabilir.

 İK modülleri kıdem listeleri ve disiplin kararlarının izlenmesi, şikayetlerin ve kıdem tazminatlarının izlenmesi hakkında doğru bilgiler sağlar. Çalışanların devamsızlık eğilimi, fazla mesai maliyetleri, çalışanlara sağlanan sosyal hakların maliyetlerindeki eğilimler toplu iş sözleşmesinde değerlendirilir  Kurumsal zeka örgütsel eğilimlere dair anlayış sağlamak amacıyla gelişmiş analitik araçların kullanımıdır. İşgücü devri analizi, işe alma ve eğilimler analizi, ücret ve işgücü planlamasını içeren birçok örgütsel eğilimler denince İK akla gelmektedir.

 KKP sisteminin en önemli avantajlarından birisi modüllerin bütünleşmesidir  İK örneğinde bordo, tazminat ve harcamaların geri ödenmesi alt sistemleri Genel Muhasebe alt sistemi ile bütünleşmiştir. Bu bütünleşme gereksiz tekrarların önlemekte ve İK kararları için uygun maliyetli bir temel sağlamaktadır

 İK yönetimi, karar verme ve iş gücü geliştirme açısından günümüzde en stratejik odak alanları arasındadır. Geçmişte birçok insan kaynakları yönetim sistemi, personel kayıtlarını oluşturmak, saklamak ve güncellemek hedefine yönelmiştir. Verilerin karar vermek için kullanılmasındaki zorluktan dolayı süreç çok zaman almaktaydı. Kapsamlı, İK modülleri, kısa vadeli ve uzun vadeli işgücü gelişimine katkı sağlar, çalışanlar istihdam edilebilir, geliştirilebilir, tazminatı ödenebilir, kurum hedeflerini karşılamak için işletmede tutulabilir.  İK Yönteminin temel unsurlarını bilmeyenler için İK modülleri gereken yardımı sağlayamaz ve modüller etkin olarak kullanılamaz.