Gerçek ve Tüzel Kişiler İçin TEKLİF ALMA KURALLARI KASIM 2012 TARIM VE KIRSAL KALKINMAYI DESTEKLEME KURUMU

2 NEDEN TEKLİF ALINMASINI İSTİYORUZ? HANGİ ALIM SİSTEMİNİ KULLANIYORUZ? TEKLİF ALINMASA OLUR MU? ALINAN TEKLİFLERİ NASIL KONTROL EDİYORUZ? …… ……. ……… GİRİŞ

3 AMAÇ TEKLİF ALMA KURALLARININ AMACI; IPARD Programı kapsamında desteklenecek projelerde, gerçek ve tüzel kişilerce proje amacına yönelik yapılacak SATIN ALIMLARIN usul ve esaslarını düzenlemektir. Ekonomik yönden en avantajlı tekliflin tespiti; Çıkar ilişkilerinden kaçınılması, Adil rekabet koşulları, Şeffaflık ve Sağlam Mali yönetim Prensiplerinin sağlanması BU KAPSAMDA AMAÇLANMAKTADIR. TEKLİF ALMA KURALLARI, KURUM TARAFINDAN BELİRLENEN UYGUN HARCAMALAR İÇİN GEÇERLİ OLACAKTIR.

TEKLİF ALMA 4 MAKİNE-EKİPMAN ALIMI/BİLGİ SİSTEMLERİ YAPIM İŞLERİ HİZMET ALIMI GÖRÜNÜRLÜK Başvuru sahibi UYGUN HARCAMALAR LİSTESİNDEKİ harcama kalemlerini dikkate alarak 4 HARCAMA ALANINDA teklif alımı gerçekleştirecektir BU ALANLAR; Teklif alma kuralları, Kurum tarafından belirlenen UYGUN HARCAMALAR için geçerli olacaktır.

TEKLİFLERİN HAZIRLANMASI 5 Teklifleri hazırlama ve gönderilmesi aşamasında Başvuru Sahibi Tarafından yapılacak işler; 1.Uygun harcama alanlarının detaylandırılması 2.Piyasa araştırmasının yapılması ve 3 teklif veya tek teklif kararının verilmesi 3.Teknik Şartnamenin hazırlanması 4.Teklif geçerlilik süresinin belirlenmesi 5.Teklif Davet Mektubunun hazırlanması ve potansiyel tedarikçilere gönderilmesi

PİYASA ARAŞTIRMASI ve ÜÇ TEKLİF KARARI 6 Proje kapsamında planladığı satın alımlar için bir piyasa araştırması yapacak. Araştırma neticesinde ortalama fiyatları belirleyecek. Belirlediği fiyatlar üzerinden Merkez Bankası verilerini kullanarak kur değişim oranını belirleyecek. Buna göre alım değerinin, AVRO’nun üzerinde mi, yoksa altında mı olduğuna karar verecektir. BAŞVURU SAHİBİ TEKLİF DAVET MEKTUBUNU GÖNDERMEDEN ÖNCE; Avro üzerindeki satın alımlar için EN AZ 3 FARKLI POTANSİYEL TEDARİKÇİDEN, 3 GEÇERLİ TEKLİF Avro ve altındaki satın alımlar için EN AZ 1 GEÇERLİ TEKLİF Kur değişim tarihi, teklif davet mektubunun tedarikçilere gönderilme tarihi olmalıdır. KUR DEĞİŞİMİ SONUCUNDA BAŞVURU SAHİBİ; ALMAK ZORUNDADIR.

TEKLİF DAVET MEKTUBU 7 Başvuru sahibi Tüm Potansiyel Tedarikçilere AYNI TARİHLİ TEK TİP TEKLİF DAVET MEKTUBU gönderecektir. Teklif Davet Mektubunun Ekinde; 1- Teknik şartname 2- Keşif özeti olacaktır. Başvuru sahibi teklif davet mektubunda şu hususları belirtmelidir; Potansiyel Tedarikçilerin tekliflerini nasıl, ne şekilde hazırlamaları gerektiği ve dikkat etmeleri gereken hususlar, Tekliflerini nereye nasıl sunmaları gerektiği, Tekliflerini sunmaları gereken son tarih, Teklif sunum formunun ekinde hangi belgeleri vermeleri gerektiği, Tüm Potansiyel Tedarikçilere Tek tip Teklif Davet Mektubu gönderilmez ise PROJE RET EDİLECEKTİR.

GEÇERLİ TEKLİF 8 Teklif tarihinin belirtildiği, Teklif verenin tam adı, adresi, vergi numarası, ticaret sicil numarası ile imza ve kaşesinin yer aldığı, Tüm kalemlerin menşe kuralına uygun şekilde menşelerinin yazıldığı, Teklif geçerlilik süresinin belirtildiği, Teknik şartnameyi karşılayan, Teklif davet mektubunda ve teknik şartnamede belirtilen tüm kalemlerin vergiler hariç olarak fiyatlandırıldığı GEÇERLİ TEKLİF; TEKLİFTİR Avro üzerindeki alımlarda alınması gereken en az 3 teklifin, Avro ve altındaki alımlarda alınması gereken en az 1 teklifin geçerli teklif şartlarından herhangi birisini taşımaması, yani geçersiz olması durumunda PROJE RET EDİLECEKTİR.

TEKLİFLER AÇISINDAN ÖNEMLİ KONULAR 9 ÇIKAR İLİŞKİSİ: Başvuru sahibinin potansiyel tedarikçilerle veya potansiyel tedarikçilerin birbirleriyle ailevi, ekonomik veya menfaat sağlayan ilişkileri veya ortaklıkları olmamalıdır. MENŞE KURALI; Satın alınan mallar; AB ülkeleri, aday ülkeler, IPA faydalanıcısı ülkeler, ENPI ülkeleri veya Avrupa Ekonomik Bölgesi ülkeleri tarafından üretilmiş yada birden fazla ülkenin üretim sürecine dahil olduğu durumlarda, nihai ürünün oluşma aşamasının bu ülkelerden birisinde gerçekleştirilmiş olması gereklidir. TEKLİF GEÇERLİLİK SÜRESİ: Tüm tekliflerde, teklif geçerlilik süresi en az başvuru teslim tarihini kapsamalıdır. Yani başvuru yapıldığı tarih itibariyle başvuru dosyasında bulunan tüm teklifler geçerli olmalıdır. TEKLİFLERİN FİYATLANDIRILMASI: Tekliflerde, KDV ve tüm vergiler hariç olmalı ve tüm kalemler fiyatlandırılmalıdır.

TEKLİF EKLERİ 10 Teklif Mektubu Teklif davet mektubunun potansiyel tedarikçi tarafından imzalanmış fotokopisi Teknik şartnamenin (keşif özetinin) potansiyel tedarikçi tarafından imzalanmış fotokopisi Ortaklık yapısını gösterir belge Faaliyet alanını gösterir belge TEKLİFİN EKLERİ; TEKLİFLERİN BAŞVURU SAHİBİ TARAFINDAN DEĞERLENDİRİLMESİ Başvuru Sahibi; En az üç teklif veya en az bir teklif alıp almadığını, Tekliflerin geçerli olup olmadığını, Teklifin ekinde istenilen belgelerin tam olup olmadığını, Teklifteki fiyatların makul ve kıyaslanabilir olup olmadığını, Tekliflerde hesaplama hatası olup olmadığını Kontrol etmelidir. Yeterli sayıda teklif alınamaması, teklif(ler)in geçerli veya uygun olmaması durumunda, Başvuru sahibi tarafından yeniden teklif istenmeli ve geçerli, uygun ve sayı olarak istenilen limitlerde teklifler başvuru paketinde sunulmalıdır.

UYGUN TEKLİFİN SEÇİMİ 11 Başvuru sahibi aldığı teklifleri değerlendirecek ve EN UYGUN TEKLİFİ seçecektir. Geçerli tekliflerin değerlendirilmesinde en önemli kural, TOPLAMDA EN DÜŞÜK DEĞERE SAHİP GEÇERLİ TEKLİFİN iş planı bütçelendirmesinde kullanılacak olmasıdır. Şayet daha yüksek değere sahip geçerli bir teklif kullanılacak ise, gerekçesi iş planı ekinde yer alan MALİYET GEREKÇELENDİRME TABLOSU KULLANILARAK ayrıntılı şekilde açıklanmalıdır.

ALIMIN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ 12 Tüm alımlar, Kurumla sözleşme imzalanmasından sonra yapılmalıdır. Daha önce yapılacak alımlar uygun harcama olsa dahi desteklenmeyecektir. Faydalanıcı, seçtiği ve yatırımını bütçelendirmesinde kullandığı geçerli teklifin sahibi olan tedarikçi ile alım sözleşmesi imzalamalı ve aynı tedarikçiden alımı gerçekleştirmelidir. Satın alımla ilgili hususlar mal alım sözleşmesinde belirlenecektir. Kurumun mal alım sözleşmesi ile ilgili herhangi bir sorumluluğu olmayacaktır. Ancak sözleşmede, rehberde belirtilen şartların yer alması başvuru sahibinin/faydalanıcının yararınadır.

ÖRNEKLER 13 TEKLİF DAVET MEKTUBU TEKNİK ŞARTNAME KEŞİF ÖZETİ TEKLİF SUNUM FORMU MAKİNE-EKİPMAN YAPIM İŞLERİ

14 DANIŞMAN FİRMALAR VE TEDARİKÇİLER VERİ TABANI

15 Başvuru sahipleri; AB ve Ulusal kaynakların uygun ve etkin kullanımını olumsuz etkileyecek, IPARD programı ve yatırımın amaçlarını zedeleyecek manipülasyonların veya bu yönde yapılan girişimlerim bir parçası olmamalıdır. Bu çerçevede yatırımın bütçelendirilmesi aşamasında, teklif daveti gönderilecek ve seçilecek tedarikçilerin belirlenmesinde bu girişimlere karşı dikkatli olunmalıdır. Başvuru Sahipleri, projenin hazırlanma ve uygulanmasından doğrudan sorumlu olup, TKDK’nın tek muhatabıdırlar. TKDK tarafından yapılacak değerlendirmelerde, yatırımların, IPARD programında belirtilen amaç ve uygunluk kriterlerini karşılamasının yanında, sağlam mali yönetim prensiplerine uygunluğu ve özgünlüğü kontrol edilecektir. Bu amaçla Danışman Firmalar ve Tedarikçiler Veri Tabanı oluşturulmuş olup, riskli projelerin belirlenmesi amacıyla prosedür hazırlanmıştır.

Teşekkürler TARIM VE KIRSAL KALKINMAYI DESTEKLEME KURUMU