Hazırlayanlar: Onur Uzun M. Alper Şengül Zehra Neylan Kayalıoğlu

... konulu sunumlar: "Hazırlayanlar: Onur Uzun M. Alper Şengül Zehra Neylan Kayalıoğlu"— Sunum transkripti:

1 Hazırlayanlar: Onur Uzun M. Alper Şengül Zehra Neylan Kayalıoğlu
Şirket Bilgi Yönetimi Sorumlusu (CKO; Chief Knowledge Officer), Görevleri ve Sorumlulukları PROF.DR Murat DİNÇMEN Hazırlayanlar: Onur Uzun M. Alper Şengül Zehra Neylan Kayalıoğlu

2 Sürdürülebilir Rekabet Avantajı Kaynağı Olarak Bilgi ve Bilgi Yönetimi
O’Dell ve Grayson (1998) bilgi yönetimini, doğru bilgiyi doğru kişiden doğru zamanda edinme ve bilginin yayılmasına yardımcı olup organizasyonun performansını arttırıcı şekilde kullanma stratejileri olarak tanımlamıştır. Bilginin yaratılması, transferi ve paylaşımının en önemli gerekliliklerinden biri de çalışanların bilgilerini geliştirmek ve şirketi uzmanlaştırmaktan geçer. Çalışanlara bilgilerini paylaşmak için fırsatlar tanıyan şirketlerin bilgi yönetim sistemleri, fırsat tanımayan şirketlere göre daha başarılı olmaktadır. (Mc Dermott, 1999)

3 Organizasyondaki anahtar bilgi yönetimi liderlerden biri de CKO lardır
Organizasyondaki anahtar bilgi yönetimi liderlerden biri de CKO lardır. Bilgi yönetiminin çok genç bir alan olmasından kaynaklı olarak Chief Knowledge Officer (CKO) konumu da oldukça yenidir. CKO tam olarak ne yapar sorusuna ise CKO bilgi yönetimi prosesinin kalbidir diyebiliriz Yılında Stewart’ın araştırması göstermiştir ki CKO’ların omuzlarında üç ana sorumluluk vardır. Organizasyonun her departmanındaki bilgi paylaşımı gerekliliklerini ortaya çıkarmak. Bilgiyi tüm şirket geneline efektif biçimde yayabilecek projeleri yaratmak ve desteklemek. Çalışanların performanslarını yüksek seviyede tutmak.

4 Araştırmalarında CKO gibi pozisyonların neden oluşturulduğuna dair 5 faktör ortaya koymuşlardır.
Kurumsal Bilgi Sermayesi (Entelektüel Sermaye) (insan sermayesi, müşteriler ve yapısal sermaye) açık ve etkin olarak yönetilmiyor. Kurumsal kaynaklar kurumsal büyüme ve karlılık için anahtar faktörler olarak görülüyor. Şu bir gerçek ki; firmaların uzun vadede başarılı olması yöneticilerinin kurumsal bilgideki gizli değeri ortaya çıkarabilme yeteneğine bağlıdır. Organizasyonlarda insanlar aynı hataları tekrar tekrar yaparak zaman ve para kaybediyorlar, halbuki organizasyonda varolan kolektif bilgi kullanılarak aynı hataların tekrar yapılması engellenebilir. Organizasyonlar çalışanlarının bilgilerinde yeterince faydalanamıyorlar.

5 Bilgi Yönetiminin ve CKO’nun Önemini Ortaya Koyan Bazı İstatistikler
Fortune 500 şirketlerinin %25 i CKO çalıştırıyor. Fortune 500 şirketlerin %80 inde bilgi yönetimi personeli çalışıyor. arası, Ford Motor Company, etkin bilgi yönetimi programları sayesinde 914 milyon dolar tasarruf etti 2001 yılında Canada Yönetim geliştirme Merkezi ülke çapında Kamu Üst düzey yöneticileri için bilgi yönetimi eğitim programı başlattı. 2001 Davos Dünya Ekonomi Forumundaki CEO ların %95 i bilgi yönetiminin organizasyonel başarı için çok önemli olduğu sonucuna vardı. 2001 de yapılan araştırmada, Kanadalı Üst düzey yöneticilerin, business leaders, %91i Bilgi Yönetimi uygulamalarının organizasyonel etkinliğe direkt etkisi olduğunu söyledi. Henüz bir bilgi yönetimi proramı uygulamaya başlamayan Kanadalı Şirketlerin 3 te biri önümüzdeki 12 ay içinde bir program başlatacaklar.

6 CKO’nun GÖREVLERİ Bilgi bulunmasını, kullanımını ve paylaşılmasını sağlamak: Organizasyonun stratejilerinde ve süreçlerinde bilgiye biçilen önemli role bağlı olarak, CKO lar Organizasyonel kültürdeki ve bireysel davranışlardaki bilgiye bağlı değişiklikleri, yenilikleri desteklerleyebilirler.

7 Firmanın Bilgi altyapısını dizayn etmek, uygulamak ve takip etmek: kütüphaneler, bilgi kaynakları, insan ve bilgisayar bilgi ağları, araştırma merkezleri ve bilgi menşeyli organizasyonel yapı (bilgi yönetimi yapısı) bu kapsam dahilindedir. Dışsal bilgi ve enformasyon sağlayıcıları ile ilişkileri yönetmek ve onlarla uzlaşmak: Bu konu firmalar için önemli maliyet kalemlerinden biridir ve verimli ve etkin yönetilmesi önemlidir. Firma içindeki bilgi yaratma ve kullanma süreçlerine kritik girdiyi sağlamak ve gerektiğinde benzeri proseslerin oluşturulmasını kolaylaştırmak. Firmanın bilgi haritalamasının dizaynı ve uygulanması: Firma için önemli bilgi veya enformasyon kategorilerinin belirlenmesi için mevcut bilgi stoğunun ve gelecekteki bilgi modellerinin haritalandırılması. Bilginin değerinin ölçülmesi ve yönetilmesi Organizasyonun profesyonel bilgi yöneticilerinin ve çalışanlarının yönetilmesi: ekip olma, profesyonel standartları uygulama ve kendi kariyerlerini yönetme bilinci vererek.

8 Bilgi stratejisinin gelişimine liderlik etmek
Firmanın yönetmeye en çok ihtiyaç duyacağı bilgi türüne firmanın kaynaklarını odaklandırmak İhtiyaç duyulanla mevcut bilgi prosesleri arasındaki farkı kapatmak

9 CKO nun SORUMLULUKLARI
Bilginin paylaşılmasını sağlayacak bir kurum kültürü yaratmak: Örtülü ve açık bilginin paylaşımını ve organizasyonel öğrenmeyi kolaylaştıran bir kurum kültürünü tanıtmak, yaymak, Organizasyonel öğrenme, sürekli öğrenme ve bilgi yönetimi konusunda kurumsal bir kabul oluşturmak (farkındalık) Organizasyonel öğrenme ve bilgi yönetimi için önder, yol gösterici olmalı. Kültürel Değişimi Beslemek. Bilgiyi paylaşanları cesaretlendirmek için teşvikler, ödüller geliştirir Bütün kurum genelinde bilgi paylaşanları ve bilgi yönetimi konusunda başarılı olan insanları belirler ve ödüllendirir Bilgi yönetimi vizyonu ve stratejisi oluşturmak ve gelişimine liderlik etmek

10 Bilgi Yönetimi Konusunda Eğitim Olanakları Yaratır
Liderleri, yöneticileri ve bütün çalışanları Bilgi Yönetimi ve yararları hakkında eğit. Bilgi Çalışanlarının rollerini, beceri ihtiyaçlarını ve kariyer imkanlarını belirler Bilgi çalışanlarına eğitim sağlamak bunu kolaylaştırmak için bir strateji geliştirir. Gerekli Bilgi Yönetimi Araçlarının ve Teknolojinin Kullanılmasını Sağlar En doğru teknolojilerin kullanıldığından emin olmak Enformasyon araçları ve tekniklerinden yararlanılmasını sağlar Bütün kurum genelindeki lisanslı yazılımları araştır, kullanır ve Bilgi Yönetimi araçları hakkında bilgileri diğer bilgi kullanıcıları ile paylaşır Enformasyonun depolanmasını ve takibini sağlayıp, bilgi stoğunun sürmesini sağlar

11 Firmanın Bilgi altyapısını dizayn etmek, uygulamak ve takip etmek:
Firma için önemli bilgi veya enformasyon katetgorilerinin belirlenmesi için mevcut bilgi stoğunun ve gelecekteki bilgi modellerinin haritalandırılması. Kurum içindeki değerli bilgiyi, deneyimi ve becerileri belirlemek ve tanımlamak Kütüphaneler, Bilgi kaynakları, İnsan ve Bilgisayar Bilgi Ağları, araştırma merkezleri ve bilgi menşeyli organizasyonel yapı (bilgi yönetimi yapısı) bu kapsam dahilindedir. En iyi uygulamaları toplamak Geçmiş En İyi Uygulamalarını Kullanma ve benchmarking çalışmaları dizayn etme. En iyi bilgileri(uygulamaları) müşterilerle paylaşmak

12 Bilgi bulunmasını ve kullanımını, paylaşılmasını sağlamak:
Organizasyonun stratejilerinde ve süreçlerinde bilgiye biçilen önemli role bağlı olarak, CKO lar Organizasyonel kültürdeki ve bireysel davranışlardaki bilgiye bağlı değişiklikleri, yenilikleri destekleyebilirler. Dışsal bilgi ve enformasyon sağlayıcıları ile ilişkileri yönetmek ve onlarla uzlaşmak: Bu konu firmalar için önemli maliyet kalemlerinden biridir ve verimli ve etkin yönetilmesi gerekir. Bilgi yönetiminin şirket başarısına katkı sağladığını ölçülebilir faktörlerle ortaya koymak Bilginin değerinin ölçülmesi ve yönetilmesi Patent portfoyünü yönetmek; Değerlerini belirleyerek ve daha etkin kullanılır hale getirerek

13 Bilgi Yönetimi Sistemini Başarılı Kılmak İçin gerekli insan desteğini sağlamak
Organizasyonun profesyonel bilgi yöneticilerinin ve çalışanlarının yönetilmesi Ekip olma, profesyonel standartları uygulama ve kendi kariyerlerini yönetme bilinci vererek. Farklı Fonksiyonları veya Grupları Entegre Etme İnsanları enformasyon sistemleri, telekomünikasyon ve bilgi yönetimi üzerinden bir araya getir. CKO organizasyondaki bütün insanlarla çalışır. Bilgi Yönetimini diğer üst düzey yöneticilere ve bütün çalışanlara pazarlamak ve ortak bir vizyon yaratmak CKO nun hepsinin yardımına ihtiyacı vardır. Bilgi Yönetimi faaliyetlerinin Kurumun stratejik hedeflerine varmasına katkıda bulunmasını sağlamak Bilgi Yönetimi stratejilerini üst yönetimle görüşerek Kurum stratejisini destekleyecek biçimde oluşturmak

14 İŞ DÜNYASINDAN BAZI ÖRNEKLER (CKO’LARIN SORUMLULUKLARI)
Bilgi Yönetiminin birçok tanımı olmasına rağmen Amerika Deniz Kuvvetleri Komutanlığında geçerli olan tanımı şudur: “Karar vericiye doğru bilgiyi doğru zamanda sağlamaktır”. Firmamızın vizyonu çerçevesinde amacımız bilgi odaklı bir organizasyon kurarak çalışanlarımıza efektif ve hızlı karar vermede yardımcı olmaktır. Shell ve IBM gibi global şirketler bilginin rekabetteki önemini dile getirmişlerdir. Bilgi Yönetimi Girişimcileri Dz.K.K’nın her aşamasında görev almaktadırlar sonbaharında ve martta tüm Dz.K.K yi kapsayan bir forum yapılarak üst düzey yöneticiler bilginin yönetimi hakkında bilgilendirildiler.

15 Üst düzey yönetimin desteği ve katılımı BY’nin başarısı için gereklidir.
BY’nin daha da gelişmesi için, hazırlanan dokümanlar bilgi yöneticilerinin potansiyel rollerini ve sorumluluklarını belirleyecektir. CKO’nın sorumlulukları şunlar olacaktır. Bilgi paylaşımını ve öğrenen organizasyonu özendiren bir organizasyonun desteklenmesi Organizasyon içi grupların iletişim uygulamaları yapmak Bilgiyi açık hale getirmek için yaklaşımlar geliştirmek Bilgi paylaşımını geliştirmek için teşvikler geliştirmek Amaca giden ilerlemelerde Efektifliği ölçmek için ölçüler belirlemek Bilgi çalışanlarının rollerini, sorumluluklarını ve kariyer olanaklarını belirler Eğitimi bilgiyi ve araçları kolaylaştıracak stratejilerin geliştirilmesi ..Diğer devlet kurumları ve endüstri ortakları ile de bağlantı içinde olarak, ulaşabileceğimiz bilgi menzilini büyütmek ..Bugüne kadar uygulanmış örnekler üzerinden (bilgi yönetim modelleri) gitmek. Komuta kademesindeki Bilgi Yöneticisi ve kurmay pozisyonundaki CKO ların belirli kişisel özelliklere ve yeteneklere ihtiyaçları vardır. Bu kişiler teknolojiyi kendi istekleri doğrultusunda kullanabilen, hitap ettiği grup tarafından saygı gören ve tanınan, alanında kıdemli ve uzman olan, bunun yanında faydalı içerikleri bilginin içinden çıkarabilecek bunların analizi sentezi ve entegrasyonunu yapabilecek kişiler olmalıdır.

16 CKO’nun YETKİNLİKLERİ ve YAYGIN CKO PROFİLİ
Yukarıdaki sorumlulukları yerine getirebilmek için CKO’ların belirli yetkinliklere sahip olması gerekir. İletişim Becerileri: Bunun sahip olmaları gereken en önemli özellik olduğunu söyleyebiliriz. CKO pozisyonunun geçmişi yeni; en uzunu beş yıl, birçoğu da 2 yıldan kısa. Hala kendi kurumlarında bilgiden nasıl faydalanılabileceği konusunda farkındalık (awareness) yaratmaya çalışıyorlar. Bilgi yaratma çabalarını gerçekleştirebilmek için hala bir etki yaratmaya çalışıyorlar. Hala ispat aşamasındalar, dolayısıyla üst yöneticilerle ve bütün kurumla iletişim halinde olup ne yapmaya çalıştıklarını anlatıyor olmalılar. CKO lar önemlerini anlatıp, kabullenilmiş hale geldiklerinde bu madde en önemli özellikleri olmaktan çıkabilir. Ikna yeteneği Kurum genelinde işbirlikleri kurabilme yeteneği Yeni fikirleri sunma yeteneği

17 Tutkulu, Vizyon sahibi Liderlik CKO nun sahip olması gereken en önemli özelliklerden biri olarak görülüyor. Öğrenen Organizasyon vizyonunu ortaya koyup, bunun kurum için neler yapacağını belirtmek için gerekli olan vizyon ve liderliktir. CKO lar liderlik özelliklerine sahip olmalılar Çünkü çok yeni bir şeye öncülük ediyorlar. Organizasyonda tanınıyor ve saygı duyuluyor olmak Çalışanları motive edebilme ve etkileyebilme becerisi Proje yönetebilme yeteneği CKO ların işleri hızlı anlayabilmeleri için stratejik düşünme becerilerinin gelişmiş olması gerekir. CKO pozisyonu aslında stratejik bir pozisyondur. CKO dan yeni stratejik önemi olan bir konuda çalışması bekleniyor: Organizasyon kültürünü ve onu neyin değiştireceğini kavrama yeteneği İş süreçlerinin yeniden yapılandırılmasını ve değerlendirilmesini kavrayabilme Organizasyonel yapı ve stratejileri kavrayabiliyor olmak

18 Değişim Destekçisi olması CKO dan beklenen bir özelliktir
Değişim Destekçisi olması CKO dan beklenen bir özelliktir. Pozisyon ve çalışma alanı yeni olduğu için CKO birçok yeniliğe, değişime öncülük edecek. Bunun için kendisinin de yeniliklere, değişime açık olması gerekmektedir. Ne yapılacağına ve nasıl yapılacağına dair taze, yeni bakış açısı getirmelidir. Dolayısıyla işten elini eteğini çekmiş, emekliliği yaklaşan birisi olmamalıdır. Steelcase firmasının kurumsal gelişme ve öğrenmeden sorumlu yöneticisi, görevinin sürekli öğrenme kavramını desteklemek olduğunu söylüyor. Organizasyonda değişime karşı gösterilecek dirence karşı enerjik ve inatçı olmalıdır. Birleştirici Beceriler Diğer bütün fonksiyonlardaki ve coğrafyalardaki insanlarla bir noktada buluşturmak gereklidir. 6. Bilgi Teknolojileri ile ilgili ekipman bilgisinin ve altyapısının olması gerekir. Bilgi Yönetim araçlarının etkin kullanımı için enformasyona ulaşabilme ve onu değerlendirebilmesi gerekir.

19 20 CKO üzerinde yapılan profil araştırmasında aşağıdaki karakteristikler ortaya çıkmıştır:
Hangi teknolojilerin bilgiyi bulup, saklayıp, paylaşmaya yardımcı olacağını anlayabilecek bilgi teknolojileri deneyimine sahip insanlar İnsanlar arası ilişkileri, sosyal bağları anlayabilecek ve bilgi değişimini tetikleyebilecek insan kaynakları profesyonelleri Çoğu CKO kurumlarının kültürünü iş alanlarını kendi tecrübelerinden biliyorlar. Hemen hepsi organizasyonlarında yer edinmiş, bilinen sevilen kişiler. Çoğu CKO 40 lı yaşlarında, bu da bu iş için iş tecrübesinin ve kişisel deneyimin gerekliliğini ortaya koyuyor. Ayrıca CKO lar emekliliği yaklaşmış kişiler değil. Çoğu CKO direkt olarak CEO ya bağlı ya da onlarla direkt iletişim kurabiliyorlar. Amerika’da 2-3 yıl arasındaki tecrübeli CKO lar ile dolar arası yıllık ücret alabiliyorlar(Hibbard,1998). 8. Bunların ötesinde kişisel olarak güvenilir, yenilikçi ve risk alan, tutkulu, sabırlı, inatçı, duyarlı, zeki, bilgili olmaları gerektiğini söyleyebiliriz.

20 SAL MESSİNA KIRKLAND VE ELLİS ŞİRKETİNİN CKO’SU SAL MESSİNA İLE SÖYLEŞİ (PRİYA SHUKLA) Kirkland ve Ellis Chicago’da bir hukuk şirketidir. Fakat son zamanlarda IT üzerine yoğunlaşmaya başlamıştır. Bu şirketin CKOsu olarak Sal Messina IT geçmişi olan ve extranet ile ilgili bir hayli tecrübesi olan bir kişidir. Geçmiş 10 yıldır hukuk şirketinin IT endüstrisinde çalışmıştır. Özellikle Kirkland ve Ellis Hukuk şirketine evinden özel danışmanlık hizmeti vermiştir. Ona göre tüm hukuk şirketleri er yada geç bir CKO’ya ihtiyaç duyulduğunu anlayacaklar.

21 CKO: CKO lar daha hızlı paylaşıma imkan veriyorlar Üst kademedeki kişilerin akıllarındaki bir yerlerde bulunan üstü kapalı ve daha doküman haline gelmemiş bilgileri kişilerden onlarla yaptığı konuşmalarda su yüzüne çıkarıyor,zamanında ve yerinde ikna edici bir şekilde tartışmalarda bu bilgileri kullanıyor. Arşivlerde bir sorun ile ilgili bilgileri verimli arama Daha önceki zamanlar da bir sorunun nasıl cevaplandığını bulmak ve soruna yönelik daha kolay cevaplar bulmak Şirketteki avukatlara bir konu hakkında çok çeşitli görüş alanları sunabilme Şirketteki raslantıları çözümleyebilme Mr. Messina kariyeri boyunca rastladığı en önemli ve en büyük meydan okumanın Bilgi Yönetimi prosesini hukuk şirketlerinde uygulamaya koyması olduğunu anlatıyor. Genelde tüm avukatlar modern teknolojiden yardım almayı çok yaratıcı bulmuşlar fakat yanlarında bu iş için teknolojiden anlayan kişiler bulundurmaya başlamışlar.

22 Mr. Messina onlara bu iş için birine ihtiyaçları olmadığını BY’nin sadece bir teknoloji ürünü değil aynı zamanda bir iş felsefesi olduğunu kanıtlaması ve buna ikna etmesi onu çok yormuş… Avukatlar BY’nin avantajlarını ve getirdiklerini kendileri keşfettiği zaman ve kendi problemlerini kendileri çözmeye başladıktan sonra herşey çok daha verimli ve karlı olmaya başlamış. Mr. Messina Bilgi Yönetimi entegre olmuş bir hukuk endüstrisinin çok daha büyük bir başarı ile aynı zamanda avukatların rutin işlerinin çok daha çabuk çözülmesini sağladığı için BYnin tüm çalışanları rutinden kurtardığını söylüyor.

23 TEŞEKKÜRLER