Mevcut Durum Analizi BİLGEM ve MAM Bünyesindeki Enstitülerin

... konulu sunumlar: "Mevcut Durum Analizi BİLGEM ve MAM Bünyesindeki Enstitülerin"— Sunum transkripti:

1 Mevcut Durum Analizi BİLGEM ve MAM Bünyesindeki Enstitülerin
Müşteri İlişkileri ve İş Geliştirme Faaliyetleri Kapsamında Mevcut Durum Analizi Çalışma Raporu Özeti

2 Amaç Bu çalışmada*, TUBİTAK BİLGEM ve MAM bünyesindeki Enstitüler ve alt Bölümlerin, iş geliştirme ve müşteri ilişkileri kapsamında yürüttükleri faaliyetlerde; mevcut durumun tespiti, iç süreçlerin analizi ile, bu faaliyetler kapsamında ilgili Bölümlerin MİİG’den ve MİİG’in ilgili Bölümlerden beklenti ve önerilerinin ortaya çıkarılması amaçlanmıştır. * tarih ve B.14.2.TBT sayılı görevlendirme gereğince

3 Çalışma Aşamaları İnceleme ve Ön Hazırlık Anket İçeriği Saha Çalışması
Veri Analizi Gözlem ve Değerlendirme Genel Tespitler Çözüm Yol Haritası

4 Durum Değerlendirme Anketi
İnceleme ve Ön Hazırlık Organizasyon Yapısı, Tanımlı İş Süreçleri, Durum Değerlendirme Anketi BİLGEM ve MİİG : 16 Adet Çoktan Seçmeli Soru, 4 Adet Ucu Açık, Toplam 20 Soru, MAM ve İGB: 14 Adet Çoktan Seçmeli Soru, 4 Adet Ucu Açık, Toplam 18 Soru,

5 Anket Sorularının İçeriği
Müşteri Talebi/İhalenin Değerlendirilmesi/Planlı-Plansız Gerçekleştirilen İGT Faaliyetleri, Fiyatlandırma/Teklif Hazırlama Süreci, Yurt İçi/Yurt Dışı Toplantı/Seminer Düzenleme, Fuar ve Benzeri Organizasyonlara Katılım, Enstitüler/Birimler Arası İşbirliği, Ortak Çalışma,

6 Anket Sorularının İçeriği
Sözleşmenin Hazırlanması/Müzakerelerin Yürütülmesi, MİİG/İGB’nin Müşteri/Piyasa Potansiyeli Sunması/Oluşturması Mevcut Proje, Ürün Ve Hizmetleri Sunma Konusunda Müşteri İle Kurulan İlişkiler Projelerin Yürütülmesinde (Müşteri Tarafı ile Yapılan İş Takibi/ Görüşmeler) MİİG/İGB’nin İşbirliği,

7 Anket Sorularının İçeriği
MİİG/İGB Hakkında Oluşan Genel İmaj, Enstitü/MİİG/İGB Personelinin Tutumu (Saygılı, Güler Yüzlü ve Hizmete İstekli Olması Bakımından), Ürün ve Hizmetlere Yönelik Teknik Dokümantasyon/Katalog/Broşür Hazırlanması, İçerik ve Görsellik, Memnun Olunan/Olunmayan Konular, Beklenti ve Öneriler.

8 Saha Çalışması Enstitü/Bölüm/Birim Yöneticileri, Proje Yönetici ve Araştırmacıları ile Birebir Mülakat, Toplantı ve Anket Uygulama Faaliyetleri BİLGEM 18 Bölüm/Birim 42 Kişi MAM; 7 Enstitü, 62 Kişi MİİG ve İGB; 7 + 4 Kişi

9 Veri Analizi Anket Verilerinin İşlenmesi
Çoktan Seçmeli Sorulara Verilen Cevapların Yüzde Dağılımlarının Grafiğe Dökülmesi Açık Uçlu Sorulara Verilen Cevapların Derlenmesi Anket Soruları Bazında Değerlendirme Enstitü/Bölüm/Birim Bazında Değerlendirme

10 Gözlem ve Değerlendirme
BİLGEM Yeni müşteri ve Pazar arayışında bir yönlendirme veya destek yok, daha çok müşteri/grup eşleştirilmesi düzeyinde kalınıyor Birimler tüm aktiviteleri kendi sorumluluğu olarak gördüğü için koordineli bir çalışma yok, genellikle iş/proje, sözleşme ile resmileştirme aşamasına geldiğinde MİİG ile irtibat kuruluyor MİİG

11 Gözlem ve Değerlendirme
BİLGEM Ürün ve hizmet geliştirme kapsamında müşteri ve piyasa potansiyeli sunma veya oluşturma konusunda bir faaliyet yok Birimler çalışmaları tek başlarına yürütüyor , Bu konuda tanımlı bir süreç veya sistematik yok, Yoğun evrak işlemlerinden Proje Gruplarıyla yeterli temas kurulamıyor, yeteneklerinin ticarileştirilmesinde sıkıntılar yaşanıyor MİİG

12 Gözlem ve Değerlendirme
BİLGEM Mevcut ürün ve hizmetlerin pazarlanması ve satışı konusunda ciddi bir faaliyet yok Birimler bu konuda paylaşımcı değil, Mevcut tüm ürünlerin tespiti yapıldıktan sonra pazarlama faaliyetlerine başlanması planlanıyor MİİG

13 Gözlem ve Değerlendirme
BİLGEM Birimlerin bir kısmı teklif hazırlama işini kendi sorumluluğunda görüyor, Bir veri kayıt sistemi olmadığından tekliflerin takibi yapılamıyor, veriler geriye dönük izlenemiyor, ilgili süreçler yönetilemiyor Tekliflerin değerlendirmesi ve müşteriye iletilmesi çok uzun sürüyor, geri bildirim yetersiz MİİG

14 Gözlem ve Değerlendirme
BİLGEM Maliyete dayalı fiyatlandırmada sorun yaşanıyor, Ürüne ve hizmete göre oturmuş bir fiyatlandırma metodolojisi yok, Maliyet öngörüm formu çok yetersiz Fiyatlandırma süreci işlemiyor, Bölümler maliyet analizi yerine ısrarla kendi fiyatlandırmalarını gönderiyor, Fiyatlandırma konusunda bir standart oluşturmaya çalışılıyor MİİG

15 Gözlem ve Değerlendirme
BİLGEM Sözleşmelerin hazırlama, değerlendirme ve onay süreci çok uzun ve sıkıntılı, Fikri haklar ve gizlilik esaslarının doğru değerlendirilmesinde sıkıntı ve anlaşmazlık yaşanıyor, Teknik şartnamelerde sakıncalı görülen noktalara itirazlar ve düzeltmeler dikkate alınmıyor Sözleşme hazırlanırken Bölümlerden teknik bilgi desteği gelmiyor, sadece “uygundur” ifadesi ile konular geçiştiriliyor, Kurum çıkarlarına öncelik verildiği için, kişilerin veya Birimlerin çıkarlarına uymadığı durumlarda uzlaşma sağlanamıyor MİİG

16 Gözlem ve Değerlendirme
BİLGEM Müşteri ile müzakere sürecine katkı ve işin takibi yok veya yetersiz, Eşgüdüm eksikliği ve kopukluk mevcut, ilgili süreçler takip edilmiyor - Müşteri tarafı ile yapılan iş takibi/görüşmelerde MİİG’in etkinliği ve yeterliliğini ölçebilecek bir geri besleme mevcut değil, - MİİG işin başında sürece dâhil edilmiyor, süreç sadece resmi işlemleri tamamlamak için işletiliyor MİİG

17 Gözlem ve Değerlendirme
BİLGEM Projelerin yürütülme aşamasında bir koordinasyon ve çözüme odaklı işbirliği yok, proje başladıktan sonra MİİG tamamen devreden çıkıyor - MİİG’in bu konuda herhangi bir sorumluluğu olmaması gerekiyor, sözleşme değişikliği ve/veya idari şartlardaki değişiklik talepleri dışında koordinasyonun kurulacak bir Proje Yönetim Ofisi üzerinden gerçekleşmesi gerekir. - Halihazırda MİİG’e geri dönüş yapılmıyor, beraber çalışma talepleri reddedildiğinden MİİG proje yürütücülerinin işine karışmıyor, sorun olduğunda proje gruplarına destek vermeye çalışıyor MİİG

18 Gözlem ve Değerlendirme
BİLGEM Kurum içi iletişim zayıf, iç iletişim faaliyetlerini organize edecek, proje grupları arasında bilgilendirme yapacak bir Birim veya teknik sorumlu olmalı, Üst yönetimin bu konuda destek ve yönlendirmesi gerekiyor Enstitü ve Bölümler arası işbirliği talebi oluşturmak için Birimlerin kabiliyet ve kapasitelerinden haberdar değil, Birimler arası koordinasyon ve yönlendirme zayıf MİİG

19 Gözlem ve Değerlendirme
BİLGEM MİİG’in mevcut kadrosu, beklenti ve taleplerin karşılanmasında sayısal ve yapısal olarak yetersiz, neler yapıldığı ve iş potansiyeli hakkında yeterli bilgiye sahip değiller Geri besleme zayıf, iş takibi yapılamıyor, Evrak dokümantasyon işleri tüm zamanı alıyor MİİG

20 Gözlem ve Değerlendirme
BİLGEM Geri besleme yok, hangi Birimin ne yaptığı takip edilemiyor ve planlama yapılamıyor, Bölümler MİİG personelini “organizasyon firması” çalışanı gibi görüyor, son dakika telefonlarıyla iş isteniyor, BİLGEM’de mevcut ürün broşürlerini tamamen yenilemek üzere bir çalışma başlatıldı, tanıtım filminin yenilenmesi için içerik toplama çalışmaları yapılıyor, ancak yeni organizasyon oturmadığı için bu çalışma beklemede Tanıtıma yönelik (fuar/seminer/toplantı) etkinlikler ile ilgili bir yönlendirme yok, ilgili faaliyetler yetersiz ve zayıf, Teknik dokümantasyon, katalog, broşür hazırlanması faaliyetlerinde şimdiye kadar tatmin edici bir çalışma bulunmuyor MİİG

21 BİLGEM – Beklenti ve Talepler
Gözlem ve Değerlendirme BİLGEM – Beklenti ve Talepler Mevcut iş süreçleri tanımlanmalı veya revize edilmeli, MİİG’in iş ve görev tanımı ihtiyaç ve taleplere göre kapsamlı olarak yeniden yapılmalı, Birimlere ilgili faaliyetlerinden sorumlu, yetkin ve bilgili bir MİİG personeli atanmalı, Tanıtıma yönelik materyaller daha profesyonel hazırlanmalı, Teknik şartname, sözleşme ve teklif hazırlığı, sürecin başından sonuna koordinasyon ve işbirliği ile yürütülmeli, Uzmanlık alanları bazında sözleşmeci personel olmalı, MİİG ürün bazında yapılanmalı ve ürün sorumluları olmalı, Projelerin izlenebildiği ortak bir bilgi sistemi olmalı,

22 BİLGEM – Beklenti ve Talepler
Gözlem ve Değerlendirme BİLGEM – Beklenti ve Talepler Hazır ürünlerin fiyat listesi çıkartılmalı, Tüm birimlerin ortak kullanabileceği bir depo sistemi olmalı ve yönetilmeli (ERP), Pazar talepleri alınmalı, bu taleplere uygun ürün ve çözüm yönetimi stratejileri geliştirilmeli, Mevcut ürünlerin pazarlama ve satış faaliyetleri planlanmalı ve gerçekleştirilmeli, Satış sonrası destek hizmetleri kapsam, içerik ve sorumlu/yetkili bazında tanımlanmalı, Potansiyel müşteriler ile sıkı iletişim içinde olunmalı, Sözleşme imzalandıktan sonra iş takibi yapılmalı, projeler başladıktan sonra MİİG desteği devam etmeli,

23 Gözlem ve Değerlendirme
MAM Sözleşmelerin hazırlanmasında İGB’nin kontrol ve “edit” dışında bir katkısı bulunmuyor, sözleşme maddeleri üzerinde müşteri ile müzakeresi söz konusu değil Sözleşmelerin Enstitülerin değil İGB’nin hazırlaması daha doğru, Enstitüler bu konuda birlikte hareket etmekten uzak duruyor, müşterilerle görüşüp belirli taahhütleri verdikten sonra teklif/iş anlaşmasını sadece onay işlemi için İGB’ye iletiyor İGB

24 Gözlem ve Değerlendirme
MAM Proje teklifi ve sözleşme değerlendirme süreleri çok uzun, müşteri kayıpları yaşanıyor Enstitüler, teklif değerlendirme aşamasında eksiklerin kendilerine bildirilmesinden “hoşlanmıyorlar”, müşterilere verdikleri tekliflerin sisteme girişi yapılmıyor, projenin gerçekleşme durumu ortaya çıktığında son dakikada acil olarak sistem onayı almak istiyor ve süreç tıkanıyor İGB

25 Gözlem ve Değerlendirme
MAM İGB tarafından proje potansiyeli olan alanlarda aktif iş geliştirme yapılmıyor, ya müşteri doğrudan Enstitüye geliyor ya da Enstitü doğrudan müşteriye gidiyor, İGB’nin müdahil olduğu durumlarda da iş çok yavaşlıyor İGB’nin mevcut personel sayısı, proje tabanlı iş geliştirme faaliyetlerini Enstitülerin uzmanlık alanları bazında yürütmesi için yetersiz, Enstitüler de bugüne dek kendi içlerine kapalı bir çalışma biçimine yönelmiş durumda İGB

26 Gözlem ve Değerlendirme
MAM Proje değerlendirmesinde, katma değeri yüksek, önemli “know-how” içeren projeler düşük bütçeli olduğu gerekçesiyle reddediliyor, hangi proje bütçesinin neye göre düşük veya yüksek olduğuna dair bir kıstas bulunmuyor Öz Yeterlilik Kriterinin geçmişten getirdiği alışkanlıkla hareket edilerek “projeyi kurtarma derdi” ile kurum menfaati göz ardı ediliyor İGB

27 Gözlem ve Değerlendirme
MAM Proje kazanma süreci ve yürütme aşamasında müşteri ile koordinasyon bakımından İGB’den yeterli destek alınamıyor Enstitüler bu konuda İGB ile bilgi paylaşımı yapmıyor, İGB projelerin yürütme sürecinde yer almıyor İGB

28 Gözlem ve Değerlendirme
MAM % 10’luk kurum payı çok yüksek, projenin çapına göre bütçe çok büyüyor ve bu konuda esneklik olmadığından konu müşteriye izah edilemiyor Fikri haklar, patent gibi konularda büyük sıkıntı yaşanıyor ve süreçler tıkanıyor, Fikri hakkın bir bedeli olması gerekiyor, bu da doğal olarak teklif fiyatını etkiliyor İGB

29 Gözlem ve Değerlendirme
MAM Enstitüler içinde görev yapan İG temsilcileri Enstitünün Ar-Ge personeli, faaliyetleri; aylık ve yıllık olarak raporlama şeklinde sekretarya düzeyinde kalıyor, başka görev sorumlulukları da olduğundan iş geliştirmeye yönelik bir faaliyet gerçekleştiremiyorlar Enstitü içinde görev yapan İG temsilcileri Enstitü müdürlerinin “emrinde” olduğu için İGB sağlıklı bir koordinasyon kurulamıyor, müşteriye verilen tekliflerden bu temsilcilerin haberleri olmuyor İGB

30 Gözlem ve Değerlendirme
MAM İGB müşteri görüşmelerinde, sürece sonradan dâhil oluyor ve istenmeyen durumlar yaşanabiliyor Enstitüler müşterilerle yaptığı görüşme ve toplantı trafiğinden İGB’yi haberdar etmiyor veya son dakikada haber veriyor, bu konuda hiçbir planlama yok ve plansız gelişen durumlarda kurumsal imaj zedeleniyor İGB

31 Gözlem ve Değerlendirme
MAM Farklı Enstitülerin ortak çalışma yapması gereken proje konuları geldiğinde, hiçbir Enstitü bir diğeri ile çalışma noktasında “istekli” değil veya ilgi göstermiyor, konuya sadece kendi çerçevesinden bakıyor, İGB burada koordinasyon ve işbirliği sağlamaya çalışıyor İGB Enstitüler arası koordinasyonda çok zayıf kalıyor, konulara hâkimiyeti olmadığı için gelen bilgi talebini doğru biçimde ve doğru yerlere aktaramıyor, bu iş daha çok araştırmacılar tarafından yapılıyor İGB

32 Gözlem ve Değerlendirme
MAM Toplantı ve seminer düzenleme konusunda Enstitüler İGB’den nasıl faydalanacaklarını bilmiyor, bu nedenle bilgi akışı ve koordinasyon yok, Fuar katılımları ile ilgili Enstitülere İGB tarafından bilgi aktarımı yapılıyor ancak Enstitülerden bir geri dönüş olmadığı için koordinasyon oluşmuyor Tanıtım faaliyetlerini her Enstitünün kendisi organize ediyor, birkaç Enstitünün katılması durumunda organizasyonu İGB yapıyor ancak verimli değil, çalışmalar yüzeysel İGB

33 Gözlem ve Değerlendirme
MAM Enstitüler İGB’nin kendi yararları için çalışan bir Birim olduğunun farkında değiller İGB işleyişi kolaylaştıran değil zorlaştıran bir Birim, destek hizmeti vermek yerine sadece denetleme ve onay makamı olarak çalışıyor İGB

34 Gözlem ve Değerlendirme
MAM İGB personeli eleman yetersizliğinden dolayı yorgun , Enstitü personeli işbirliğine açık, güler yüzlü ve istekli değil, İGB’nin talep ettiği her iş “gereksiz ve fazladan bir iş” olarak algılanıyor İGB araştırmacılara karşı buyurgan tavırlı, zaman zaman araştırmacılar üzerinde baskıcı, yaklaşım ve üslupları ile ilgili sıkıntılar mevcut İGB

35 MAM – Beklenti ve Talepler
Gözlem ve Değerlendirme MAM – Beklenti ve Talepler Her Enstitüde iş geliştirme ve sözleşme ile ilgili süreçleri yürüten ve yöneten tam zamanlı personel olmalı, İGB kadrosu, Enstitülerin faaliyet alanlarına ve projelere hakim personel ile güçlendirilmeli, İGB, projelerin başlangıcından itibaren müşteri ile temasta olmalı, teklif ve sözleşmeleri hazırlamalı, kopukluk ve konu hakkında bilgi eksikliği olmamalı, Mevcut süreçler iş geliştirme, proje kazanım, sözleşme yönetimini içerecek şekilde güncellenmeli, daha hızlı ve etkin işleyecek süreçler oluşturulmalı, Mevcut süreç ölçüm kriterleri, performans parametreleri, hedefler (tekliflerin sözleşmeye dönüşme oranları, bütçesel – sektörel dağılım hedefleri gibi), Enstitülerle birlikte yeniden belirlenmeli,

36 MAM – Beklenti ve Talepler
Gözlem ve Değerlendirme MAM – Beklenti ve Talepler Proje bütçeleri esnek olmalı, her parametre katalog fiyatı üzerinden değerlendirilmemeli, Mevcut proje çıktıları pazarlanmalı, bir patent ofisi oluşturulmalı ve patent pazarlaması yapılmalı, Enstitülerin faaliyet alanlarında aktif çalışma yapılarak potansiyel müşteriler belirlenmeli, proje fırsatları oluşturulmalı, Tanıtım semineri/toplantılar düzenlenerek özel sektör ile yapılacak çalışmalar artırılmalı, Enstitüler arası “sinerji” oluşturmaya yönelik aksiyonlar geliştirilmeli, Kamu ve özel sektör kuruluşlarının Ar-Ge bölümleri ile temasa geçilerek tanıtım ve işbirliği fırsatları araştırılmalı,

37 MAM – Beklenti ve Talepler
Gözlem ve Değerlendirme MAM – Beklenti ve Talepler Analitik düşünceye sahip, alanında uzman sosyal bilimciler, müşteri ilişkileri ve iş geliştirme faaliyetlerinde görev almalı, daha profesyonel bir tanıtım ve temas gerçekleştirilmeli, İGTK toplantılarının içeriği sadece Enstitüler arası koordinasyonu şekillendirecek şekilde yeniden düzenlenmeli, İGB, projelerle ilgili açık bir veri tabanı oluşturarak Enstitülerle paylaşmalı, İGB, ulusal ve uluslararası fuarlarda, sistematik olarak, ilgili sektörlerde Enstitülerin yetenek ve kapasitelerini etkin olarak tanıtmalı, İGB, dünyadaki yenilikçi ürün ve araştırma konularını takip etmeli, bu konularda “bilgi/veri” üretmeli ve araştırmacılara aktarmalı.

38 Genel Tespitler MİİG ve İGB’nin görev ve fonksiyonları Enstitü, Bölüm ve Birimlerce tam olarak bilinmiyor veya kabullenilmiyor, diğer taraftan MİİG ve İGB de Enstitü, Bölüm ve Birimlere kendini doğru anlatamıyor, dolayısıyla sağlıklı bir iletişim ortamı oluşmuyor. MİİG ve İGB, Enstitü, Bölüm ve Birimlerin faaliyet konu ve alanlarına hâkimiyet noktasında teknik bilgi donanımı açısından yetersiz. MİİG ve İGB’nin mevcut kadrosu hem yapılanma biçimi hem de sayısal olarak Enstitü, Bölüm ve Birimlere destek noktasında beklenti ve taleplerini karşılayacak düzeyde değil. MİİG ve İGB’nin kadro ve bilgi düzeyindeki yetersizlikten dolayı “iş geliştirme” kapsamında tüm faaliyetler Enstitü/Bölüm/Birimlerce yapılmak isteniyor.

39 Genel Tespitler Enstitü, Bölüm ve Birimler bünyesinde sadece müşteri ilişkileri, iş geliştirme ve sözleşme konuları ile ilgilenip koordinasyonu sağlayacak, faaliyetleri hakkında yeterli teknik bilgi düzeyine sahip personel konusunda ciddi talep ve ihtiyaç var. Proje, ürün ve hizmetlerin maliyet analizi ve fiyatlandırma konusunda BİLGEM ve MAM genelinde sorun yaşanıyor, ürüne veya hizmetin içeriğine özel bir fiyatlandırma formatı yok, genel bir şablon uygulanıyor. MİİG ve İGB’nin iş süreçleri ve görev tanımlarında eksikler ve hatalar mevcut, dolayısıyla gerçekleştirilen faaliyetlerin kapsamı ve içeriği konusunda karşılıklı uyum ve anlaşma sorunları yaşanıyor.

40 eksiklikleri ve yetersizlikler mevcut.
Genel Tespitler Enstitü, Bölüm ve Birimler bugüne dek iş geliştirme faaliyetlerini içe dönük biçimde, MİİG ve İGB ile iletişim halinde olmadan gerçekleştirdiği, MİİG ve İGB’nin de yürüttüğü faaliyetlerde Enstitü, Bölüm ve Birimlerle iletişimde kopukluk yaşandığı ve algılamada farklılıklar oluştuğu için eşgüdüm sağlanamıyor. MİİG ve İGB iş geliştirme faaliyetlerinden ziyade müşteri ilişkilerini yürüten ve düzenleyen Birimler olarak çalışıyor, ancak bu konularda da ciddi koordinasyon eksiklikleri ve yetersizlikler mevcut. MİİG ve İGB tarafından hazırlanmış olan tanıtım sunumları farklı müşteri profillerine hitap etmiyor; Enstitü, Bölüm ve Birimlerin konu ve faaliyet alanları kapsamında sistematik bir yaklaşım sergilenmiyor.

41 Genel Tespitler Tanıtım dokümanlarının hazırlanması aşamasında Enstitü, Bölüm ve Birimlerle MİİG ve İGB arasında iletişim sorunu mevcut. MİİG ve İGB’nin tanıtım faaliyetleri kapsamında planladığı toplantı, seminer ve fuar organizasyonları yetersiz, yapılan toplantı ve seminerler de yüzeysel kalıyor, verimli olmuyor. MİİG ve İGB, projelerin yürütülme sürecinin dışında kalıyor, ancak süreç içinde oluşan aksaklıklar hakkında bilgilendirme ve ortak çözüm üretilmesi noktasında müşteri ile sürekli temas için MİİG ve İGB’den destek bekleniyor.

42 Genel Tespitler Ortak proje geliştirme ve müşteriden gelen proje konularında iş paylaşımı noktasında Enstitü Bölüm ve Birimler genellikle isteksiz davranıyor, ciddi iletişim kopukluğu ve faaliyetler konusunda karşılıklı bilgi eksikliği mevcut, MİİG ve İGB ise Kurum içinde bu konuda farkındalığın oluşturulması ve koordinasyonun sağlanmasında yetersiz kalıyor. “Proje Yönetimi”nin tam olarak neleri kapsadığı, Proje Yöneticilerinin görev, sorumluluk, yetki ve sınırlarının tam olarak ne olduğunun detaylı biçimde tanımlanmasına, bu konuda karşılıklı beklentilerin doğru ve sağlıklı bir zemine oturtulmasına önemle ihtiyaç var. Kurumda genel olarak üst yönetimdeki vizyonun Enstitü, Bölüm ve Birimlere kadar inmediği, Enstitü, Bölüm ve Birimlerdeki iş fikirlerinin üst yönetim tarafından ayrıntılı olarak değerlendirilmediği, dolayısıyla Kurumsal hedeflere yönelik ortak bir vizyonun gelişmediği görülüyor.

43 Yepyeni Bir Organizasyon Yapısı!
Çözüm Bütüncül Bir Değerlendirme MİİG ve İGB’nin mevcut organizasyon yapısı, Kurumu daha ileri bir noktaya götürmek konusunda ihtiyacı karşılamaktan uzak Kurumun vizyon ve misyonunu müşteri ve paydaşlarına, kurumsal imajı güçlendirecek şekilde, çok daha kapsamlı ve etkin biçimde anlatan, Mevcut yapının iyileştirilmesi veya geliştirilmesinden ziyade, 2023 vizyonu çerçevesinde ulusal stratejik ve sanayi açılımları sağlayacak, İç süreçlerin hızlı bir şekilde çalıştığı, bölümler ve birimler arası işbirliği ve koordinasyonun sağlıklı bir şekilde gerçekleştiği Yepyeni Bir Organizasyon Yapısı!

44 Yeni Organizasyon Modeli

45 ÜST YÖNETİM/KARAR/ONAY
Sözleşme Yönetimi Bölümü Yazılım/Ürün Geliştirme Sözleşmeleri Birimi , Bakım Sözleşmeleri Birimi, Know-How Sözleşmeleri Birimi, Patent/Lisans Sözleşmeleri Birimi, Hukuk Danışmanlığı Birimi Strateji ve Teknoloji Alan Yönetimi Bölümü Ürün Planlama ve Yönetim Birimi, Pazarlama Grubu, Satış Grubu, Program/Proje Yönetim ve Destek Birimi Prg/Prj Teknik Yön/Destek Grubu Prg/Prj Mali Yön/Destek Grubu Prg/Prj Ticarileşme (Spin-Off) Grubu Halkla İlişkiler Bölümü Müşteri İlişkileri Birimi Kurumsal Tanıtım Birimi Etkinlik Tasarımı/Yönetimi Birimi Halkla İlişkiler Sorumlusu Sözleşme Yönetimi Sorumlusu Program/Proje Yönetimi ve Destek Sorumlusu Ürün Planlama ve Yönetim Sorumlusu BİLGEM Bölümler/Birimler MAM Enstitüler Dinamik Matris Organizasyon Modeli

46 Yeni Organizasyon Modeli

47 Strateji ve Teknoloji Alan Yönetimi Bölümü
Yeni Organizasyon Modeli Strateji ve Teknoloji Alan Yönetimi Bölümü Ürün Planlama ve Yönetim Birimi Pazarlama Grubu Satış Grubu Program/Proje Yönetim ve Destek Birimi Program/Proje Teknik Yönetim/Destek Grubu Program/Proje Mali Yönetim /Destek Grubu Program/Proje Ticarileşme (Spin-Off) Grubu

48 Halkla İlişkiler Bölümü
Yeni Organizasyon Modeli Halkla İlişkiler Bölümü Müşteri İlişkileri Birimi Kurumsal Tanıtım Birimi Etkinlik Tasarımı/ Yönetimi Birimi

49 Sözleşme Yönetimi Bölümü
Yeni Organizasyon Modeli Sözleşme Yönetimi Bölümü Yazılım/Ürün Geliştirme Sözleşmeleri Birimi Bakım Sözleşmeleri Birimi Know-How Sözleşmeleri Birimi Patent/Lisans Sözleşmeleri Birimi Hukuk Danışmanlığı Birimi

50 Enstitü/Bölüm/Birim veya
Yeni Organizasyon Modeli Enstitü/Bölüm/Birim veya Program Yönetimi Ürün Planlama ve Yönetim Sorumlusu Program/Proje Yönetimi ve Destek Sorumlusu Halkla İlişkiler Sorumlusu Sözleşme Yönetimi Sorumlusu

51 Yol Haritası - 1. Aşama Adım 2 Adım 3 Adım 1
Yeni yapının hayata geçirilmesi için, Merkez Enstitü üst yönetimlerinin talimatıyla, Bölümler içi/arası ilişkileri ve iletişim altyapısını oluşturacak gerekli iş süreçleri taslaklarının, sade ve anlaşılır prosedürlerin hazırlanması, Adım 2 Merkez Enstitü Başkanlarının yeni organizasyon yapısı ve oluşum aşamaları konusunda TÜBİTAK Başkanlığı tarafından bilgilendirilmesi, ilgili kararların iletilmesi, bu kararların uygulamaya konması konusunda inisiyatifin başlatılması, Adım 1 Hazırlanan süreç tanımlama ve prosedür taslaklarının bütün Enstitü, Bölüm ve Birimler ile görüşülerek olgunlaştırılması ve süreçlere meşruiyet kazandırılması, Adım 3

52 Yol Haritası - 2. Aşama Adım 7 Adım 5 Adım 4 Adım 6
Personelin göreve yönelik teknik bilgi ve performans eğitim programlarının hazırlanıp işletilmesi, Kurum içi farkındalık oluşturma çalışmalarının gerçekleştirilmesi, Adım 7 Kurum bünyesinde, bu yeni yapı içinde görev almaya uygun ve istekli personelin araştırılıp belirlenmesi, Adım 5 Bu kapsamda, özel sektörde kendi alanlarında tecrübeli, işbirliğine açık, amatör ekip ruhuna sahip profesyonel kişilerin belirlenip Kuruma kazandırılması, Adım 6 Yeni yapı içindeki ana Bölümlerin çekirdek (yönetim) kadrolarının oluşturulması ve yetkilendirilmesi, Adım 4

53 Adım 9 Adım 8 Yol Haritası - 3. Aşama
Bu çalışmalara paralel olarak, Kurumda yürütülmekte olan projelerin ve mevcut teknolojik birikim (know-how, ürün, lisans, patent vb.) envanterinin çıkarılarak gruplanması ve belirlenecek (oluşturulacak) çalışma alanları için Kurum kabiliyetlerinin ortaya çıkarılması, Adım 8 Enstitü, Bölüm ve Birimlerin ürün, proje, pazarlama, satış konularında ihtiyaç ve taleplerinin tespit edilmesine yönelik toplantı serilerinin gerçekleştirilmesi, Adım 9

54 Yol Haritası - 4. Aşama Adım 11 Adım 10 Adım 12
Bu çalışmalara paralel olarak, Vizyon 2023 kapsamında ortaya konulan Ulusal Bilim, Teknoloji ve Yenilik Stratejisi (UBTYS) kapsamında belirlenen alanlarda, ilgili sektör kuruluşları ve iş örgütleri ile görüşmelerin yapılarak, ihtiyaç ve önceliklerin belirlenmesi, Adım 11 Mevcut ürünlerin piyasaya arzı konusunda Pazar araştırmalarının yapılması ve Pazar taleplerine göre gerekli ürün iyileştirme çalışmalarının başlatılması, Adım 10 Enstitü, Bölüm ve Birimlerle ve ilgili sektörlerin önde gelen ulusal ve uluslararası aktörleri ile belirlenen hedefler doğrultusunda ana çatıların oluşturulması ve master planın hazırlanmasına yönelik toplantı serilerinin gerçekleştirilmesi, Adım 12

55 Yol Haritası - 5. Aşama Adım 14 Adım 13 Adım 15 Adım 16
Elde edilen proje çıktılarının (prototip ürün/know-how) ticarileşmesi için gerekli süreçlerin başlatılması, bu süreç içindeki Fikri Mülkiyet koruma, lisanslama, pazarlama süreçlerinin yürütülmesi, çıktıların tümleştirilerek teknoloji ve işbirliği platformlarının oluşturulması, Adım 14 İlgili sektörlerin belirlenen ihtiyaç ve talepleri doğrultusunda master planda ortaya konan yeni ürün ve teknoloji geliştirme çalışmalarının başlatılması, bu çalışmalar kapsamında Kurum içi ve dışı teknolojik çalışma gruplarının oluşturulması, Adım 13 Bu platformlarla ilgili sürdürülebilir gelir modellerinin oluşturulması, bu modeller içinde paydaş ve aktörlere ait rollerin netleştirilip görev paylaşımlarının yapılması, alana ve pazara yaygınlaştırma (difüzyon) konusunda makro ve mikro stratejilerin belirlenmesi, Adım 15 Bütün bu faaliyetlerin Kurum üst yönetimi ve Strateji ve Teknoloji Alan yönetimi çerçevesinde izlenmesi, sapmaların değerlendirilmesi ve gerekli iyileştirme ve düzenlemelerin yapılması. Adım 16

56 Depo Yönetimi, Kurumsal Kaynak Planlama, Maliyet Muhasebesi
Diğer Gözlemler BİLGEM Bölüm/Birimleri ve MAM Enstitüleri ile yapılan görüşmeler sırasında; söz konusu mevcut durum analiz çalışmasının, Satınalma, Tasarım, Test, Muhasebe, Sosyal Hizmetler gibi diğer süreçler bazında da yapılması talep edilmiş, Depo Yönetimi, Kurumsal Kaynak Planlama, Maliyet Muhasebesi ve İş Gücü Takibinin Realizasyonu konularında iyileştirme çalışmalarına ihtiyaç olduğu ifade edilmiştir.

57 Teşekkürler… Ahmet AKIN Zafer EROL