Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 1.2.7 Organizasyon ve Süreç.

... konulu sunumlar: "Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 1.2.7 Organizasyon ve Süreç."— Sunum transkripti:

1 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 1.2.7 Organizasyon ve Süreç Performans Yönetimi 11.-15. gün 14.2.2011-18.2.2011 Süreç Performans Yönetimi

2 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 15. Gün Örnek Olay: Kieku BT Projesi

3 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 Finans yönetimi ve personel yönetiminde değişim faktörleri Finans ve personel yönetimi İleri yaştaki nüfusun emekli olmasıyla birlikte işgücü için rekabet Ekonomik çerçeve ve üretkenlikle ilgili beklentiler Yönetimin dönüşümü / evrimi ve yeni ortaya çıkan bilgi ihtiacı Teknolojilerin ve hizmet modellerinin geliştirilmesi Bölgeselleşmenin etkisi Elektronik idare ve self-servis (kendi kendine hizmet) ile ilgili beklentiler

4 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03

5 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 2008-2011 yılı için işten ayrılan personel sayısı 23 000’dır. Yaş haddinden emeklilik sayısı12 000’in üzerindedir. Kayıpların üçte ikisi geri döndürülecektir. Bu nedenle işe alınması gereken personel sayısı 15,000 kişidir Devlet hizmetleri potansiyelini yüksek tutabilmek adına üretkenliği arttırıcı aktivitelere ihtiyaç duyulmaktadır (8,500 kişilik personel kısıntısına rağmen) Üretkenlik, tüm yönetimsel alanlarda yapısal ve fonksiyonel değişiklikler ve BT çözümleri yoluyla arttırılacak. Temel fonksiyonlar BT Finans ve personel yönetimi Tedarik Teşkilat koşullarına uygun çözümler Hedef grup vizyonunu güçlendirmek. (Devlet BT’si, üst yönetim) (Frame decision 2008-2011) Üretkenliği artırmak neden gereklidir?

6 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 Devlet kurum ve kuruluşlarının maliye ve personel yönetiminin verimliliğinin arttırılması, ve finans ve personel yönetimi için hizmet merkezlerinin açılması devlet verimlilik programı adına kilit bir öneme sahip. Hizmet Merkezleri? Kieku ve Verimlilik?

7 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 “Hükümet, kamu sektörü tedarik ve destek hizmetlerinin etkinleştirilmesinin, bakanlık ve hükümet kurum ve kuruluş faaliyetlerinin temel görevler üzerine yoğunlaştırılmasının üzerinde durmaktadır; ayrıca, kaynakların ortaklaşa kullanımının arttırılmasını ve elektronik faaliyetlere geçişi desteklemektedir. 2006-2009 yılları ulusal finansman politikası kararları

8 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 Devlet kurumlarında maliye ve personel yönetimini ele alan Kieku programının vizyonu şudur: “Motive, yetenekli ve bilgili personelin maliye ve personel yönetimine ilişkin kaliteli ve etkili çözümler üretmesi ve sunması; ve ajansların bu çözümlerin içerdiği tutarlı uygulamalar ve BT sistemlerinin kullanımı yoluyla memnun edilmesi. Vizyon

9 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 Kieku BT Programında hedef, verimlilik hizmet merkezi modelini destekleyen resmi mali ve halkla ilişkiler süreçlerinin harmonize edilmesi ve birleştirilmesi; ayrıca, devlet kurumları ve hizmet merkezi arasında temel görevlerin bölüşümünde ortak bir temelin oluşturulmasıdır. Ayrıca program merkezi hükümetin mali ve insan kaynakları faaliyetlerine kaynak yaratmasında esneklik sağlamasını ve hizmetlerin standart bir kalite seviyesinde sunulmasını hedeflemektedir. Hedefler

10 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 Program devletin mali ve halkla ilişkiler faaliyetlerinin prosedür, süreç, görev ve bilgi yapılarını standartlaştırır. Program ayrıca bu amaçları destekleyen yeni sistemin konuşlandırılmasının ve uygulanmasının da destekleyicisidir. Şu ana kadar her yönetim birimi kendi prosedür, süreç, bilgi yapısı ve BT sistemini kullanmaktaydı. Arka Plan

11 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 Arka Plan Bilgisi 2004 2005 2006 2007 2008 Han ke Şart 31.5.2004 Programa doğru bir genişleme 30.11.2005 Kieku-projesi Kieku-programı 2008 sonuna kadar uzatılması BT sistemi alma kararı 2.7.2008 Rafine edilmiş programl ar 1.8.2007 Uygulama Ön koşullar Hazırlık Paylaşılan hizmet merkezlerinin başlatılması için hazırlıklar Maliyet-fayda analizlerinin başlaması BT sistemi satın alma sürecinin başlaması Rehberler 30.11.2004 Paylaşıla n hizmet stratejisi Tüm idari sekötrlerde seminerler dizisinin başlaması Sonuçların toplanması Personel yönetimi çalışması 30.1.2004 Mali yönetim çalışması 15.4.2003 Gelecekte ki süreç tasarım Kieku BT projesi Paylaşılan hizmet merkezleri ağının geliştirilmesi, örneğin fiyat belirleme, KPI, hizmet anlaşmaları, vb.

12 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 Ortak sistem 2010-2014 yılları süresince merkezi hükümet tarafından tanıtılacak. Silahlı kuvvetler ve eski devlet üniversiteleri bu uygulamadan hariç utulacaktır. Üniversiteler merkezi yapıdan 2010 başında ayrılmıştı. Takvim ve İstisnalar

13 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 Kieku BT Proje Hedefleri Kieku BT sistemi personel ve maliyet yönetiminin basitleştirilerek ve otomatikleştirilerek verimliliğin arttırılmasını hedefler. Tek ve birleşik faaliyet sistemlerinin yürürlüğe konması, rollerin ve sorumlulukların açıkça tanımlandığı ve yetkin bilgi paylaşımının ve yüksek nitelikli mali ve personel yönetiminin mümkün kılındığı bir sistem yaratmak. Kieku BT sistemi uyumlu hizmetlerin ve sürekli gelişmenin hedeflendiği bir yapıdır. Bu yapı ortak hizmet modeli üzerine kurulmuştur ve ajansların temel operasyon ve bilgi ihtiyaçları konusunda destek sağlar. Verimlilik Yetenekler Hizmet ve Kalite Müştereklik

14 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 Kieku sistemine bilgi sadece bir kez girilir. Böylece yeni bilginin farklı Kieku uygulamalarında kullanılmasını ve zamanla hataların azaltılmasını mümkün kılar. Ayrıca, bilginin kaynağının üzerinde durur. Bunun yanında insanların çalışma biçimine olumlu bir etkisi vardır. Örneğin; işe gelmeme durumları çok daha kolay ve hızlı biçime kontrol edilmektedir. Temel Prensipler

15 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 Uygulama Stratejisi Amaç finans yönetiminde ve personel yönetiminde tektip süreçlerin ve rollerin oluşturulmasıdır Ortak ihtiyaçlar Hükümet bünyesinde tek tip finans ve personel yönetim süreçleri Ajansın ihtiyaçalrı gereklericy specific needs Gerekçeleri en iyi şekilde ortaya konmuş, ajansa özgü gereklilikler

16 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 İşi Paylaşarak Çalışmak İşi paylaşarak çalışmak Süreçler ve çalışma biçimleri Paylaşılan BT Kieku BT sitemi (SAP/Logica) Diğer ortak sistemler (Rondo, Travel, Tilha jne.) Uyumlaştırılmış ana veri Pozisyon A Pozisyon B Pozisyon C Hesapi 1 Hesap 2

17 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 Yayılma Stratejisi ve Katılım Modeli ”Genel şablon” ve Pilot çalışmalar Yayılma birimleri Yayılma

18 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 Personel Yönetimi Sürecinin Kapsamı = Kapsam dışında = Kapsam içinde Tazminat ve yardımlar : Bordro yönetimi Performans esaslı ücretlendirme Yardımların yönetimi Bordroların işlenmesi ve yönetimi Personel yönetim: Personel ana verilerinin oluşturulması Personel verilerinin yönetimi Zaman yönetimi Devamsızlık ve işe devam İstifaların yönetimi İşe alma süreci: Arama sürecinden önceki faaliyetler Personel arayışı - hazırlık Personel arayışı - seçim Giriş Beceri yönetimi: Becerilerin değerlendirilmesi Performans yönetimi Becerilerin geliştirilmesi Bilgi yönetimi Haleflik planlaması Liderlik ve yönetim: Başlıca insan kaynakları politikaları Personel planlaması Değişim yönetimi Bordro ve tazminat modellerinin tasarım Personel stratejisi Personel geliştirme programları Liderlik İşveren ve sendika ilişkileri Mesleki refah: İş sağlığı ve güvenliği

19 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 Mali Yönetim Süreci Kapsamı Diğer Süreçler Ödeme Hesabı Ödeme oluşturma Ödeme hesabı işlenmesi Kabul süreci Finansal muhasebe: Alacak Hesabı: Faturaların işlenmesi Alacak hesabının işlenmesi Toplu faturalama Internet mağazası Varlık yönetimi Defter-i kebir Dönem kapatma Temel data yönetimi Yönetim Muhasebesi: İç bütçe ve raporlama yapılarının sağlanması Bütçe ve tahminleri aktifler ve tahminlerin yönetimi and forecasts Analiz ve raporlama = Kapsam dışında = Kapsam içinde İç ve dış faturalama Valtuuskirjanpito Sağlayıcı yönetimi Müşteri yönetimi Elektronik ödemeler

20 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 Kieku BT Projesi: Safha ve Takvim Safha 1 Safha 2 2009 2010 2011 2012 2008 2013 Genel Şablon Pilot Çalışmalar Safha 1A Hosting hizmetleri Dönüşüm ve arayüzler Devamlı destek ve bakım Açılış Safhası 2 Açılış Safhası 1B Destek ve bakım 2kk 2014

21 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 Proje Organizasyonu Liderlik Program yönetimi VK Kieku- yönetimi Hazine Sahiplik ve yönetim Uygulama Değişim liderliği Entegrasyon yönetimi PMO VM Kieku-yönetimi Maliye bakanlığı Finance administration reference group Personel yönetimi ve referans grup Kieku uygulaması Dönüşüm ve arayüz Yetenek yönetimi Hosting hizmetleri Destek ve bakım Açılma projeleri

22 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 Özet

23 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 İş akışını anlamak ve müşteri/vatandaş perspektifinden bakabilmek süreçlerin belgelenmesi. Yönetimsel güvenilirlik sağlamak adına süreçleri sahiplenmek. Süreç performansının sınırları Niteliği veya etkinliği arttırmak için süreci ilerletmek (bütçe kısıtlamalarına rağmen hizmet seviyesini belli seviyede tutmak) Organizasyonları, pay sahiplerinin hizmetindeki bir “süreç sistemleri” olarak tanımlamak. Neden Süreç Yönetimi?

24 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 Süreç yönetimi aslında çıktı/sosyal etkilerin yönetimidir. Müşteri perspektifi aynı zamanda politik yetkinlik perspektifi olarak da algılanmalıdır. Süreçler sosyal ihtiyaçlarla başlar ve bunların giderilmesiyle sona erer. Kamu Kesiminde Süreç Yönetimi

25 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 Temel odaklanma son zamanlarda destek süreçlerinin üzerindeydi En büyük değer hizmetlerin üretilmesiyle elde edilebilir ki bunlar da genellikle sık-tekrarlanan ve müşteri/vatandaş için en çok değer üretilenlerdir. Maliyet tasarrufundan hizmet üretiminin geliştirilmesine Değer katkısı Yüksek Düşük DüşükYüksek Sıklık Ad hoc (özel) süreçler Destekleyici süreçler Hizmet gelişimi Hizmetlerin üretilmesi

26 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 Kamu Kesiminde Süreç Gelişimi Kaynakların Toplanması Uygulama ve takip Süreçlerin tanımlanması Kaynaklar Süreçler değerlerstrateji Vizyon, misyon Politika etkinliği

27 Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi TR08IBFI03 Gelişim Döngüsü Güvenilirlik seviyesi zaman 198019902000 2010 Düşük Yüksek Kaynak yönetimi Performans yönetimi Performans yönetimi, odaklanan çıktılar. ??