Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

1 Hakan DURAN OCAK 2014 ZAMAN YÖNETİMİ EĞİTİMİ.  Zaman Kavramı,  Zaman Tuzakları,  Zaman Planı Hazırlama,  Telefonu ve E-Postayı Verimli Kullanma,

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "1 Hakan DURAN OCAK 2014 ZAMAN YÖNETİMİ EĞİTİMİ.  Zaman Kavramı,  Zaman Tuzakları,  Zaman Planı Hazırlama,  Telefonu ve E-Postayı Verimli Kullanma,"— Sunum transkripti:

1 1 Hakan DURAN OCAK 2014 ZAMAN YÖNETİMİ EĞİTİMİ

2  Zaman Kavramı,  Zaman Tuzakları,  Zaman Planı Hazırlama,  Telefonu ve E-Postayı Verimli Kullanma,  Çalışma Masası Organizasyonu,  Randevuları Verimli Kullanma,  Ajanda Kullanımı,  Ertelemek,  Hayır Diyebilmek,  İşleri Öncelik Sırasına Koymak,  Bazı Şeyleri Yapmazsam Ne Olur?  Yetki Devretme (Delegasyon),  Hedef Belirleme,  Niçin Hedeflerle Çalışma?  Zaman Çizelgeleri İle Çalışmak,  Zaman Yönetimi Karşısındaki Engeller,  ABC Analizi,  Eisenhower Prensibi, 2

3 3

4  Zaman, dünyada ki tüm cisimlerin hareketleri esnasında, birbirlerine göre konum değişikliğinin olması için geçen süre olarak tanımlanabilir. Genelde insanlar zamanı, kendilerini etkileyen güneş sistemindeki gök cisimlerinin hareketlerine göre algılar.  Zaman fiziksel zaman, biyolojik zaman ve psikolojik zaman olarak üçe ayrılabilir. 1) Fiziksel (Gerçek) Zaman; Doğada var olan ve tüm canlılar için eşit şekilde işleyen fiziksel (gerçek) zaman, kendi kuralları içinde hiç değişmeden belirlenen bir hızla akıp gitmesinden dolayı yönetmek diye bir durum olamaz. 2) Biyolojik Zaman; Sınırlı ve kıt bir kaynaktır. 3) Psikolojik Zaman; Her birey toplum ve kültür gibi değerlerde farklı algılanmaktadır. Zaman bazen geçmek bilmezken, bazen de nasıl geçtiğinin farkına varılamamaktadır. 4

5 5

6  Bireyin sevdiği kişilerle birlikte olması ya da hoşlandığı şeyleri yapması durumunda zamanın nasıl geçtiğini anlayamamasına karşın, hoşlanmadığı şeyleri yaptığı ya da sevmediği kişilerle birlikte olması durumunda zamanın geçmek bilmediğini algılaması kaçınılmazdır.  Psikolojik zaman yönetiminde de asıl olan zamanın yönetilmesi değil insanların kendilerini yönetmesidir.  Zaman yönetimi kavramı çok yeni olup 1970’lerde ortaya çıkmış ve 1980’lerin başında yöneticiler tarafından zaman yönetilmesi gereken bir kaynak olarak algılanmaya başlanmıştır.  Zaman yönetimi, işgücü yoğun yöneticilerin zamanlarını daha iyi organize etmelerine yardımcı olmak amacıyla bir eğitim aracı olarak Danimarka’da kullanılmaya başlanmış ve tüm dünyaya yayılmıştır  Günümüzde, özellikle profesyonel çalışma hayatında sıklıkla kullanılan ve bu konuda eğitim planlamaları oluşturulmuş bir kişisel gelişim alanıdır. 6

7 7

8 8  İnsanlar hangi kültür ya da ülkede olursa olsun genelde zamanı iyi kullanamadıkları ve zaman yönetimi konusunda sorun yaşadıkları anlaşılmaktadır.  Uluslararası bir araştırmada (Mackenzie, 1989) insanlara, “projelerinizi gerçekleştirebilmeniz için yeterli zamanınız var mı?” diye sorulmuş; katılanlardan sadece % 1’i “zamanımız yeterli” diye cevap vermiştir. Demek ki insanların % 99’u zamanlarının olmadığından, zaman yetersizliğinden yakınmaktadır.  Araştırmada, “ne kadar zamana ihtiyacınız var?” sorusuna katılımcıların verdikleri cevaplara göre; Her 10 kişiden 1’ i %10, Her 10 kişiden 4’ ü %25, Her 10 kişiden 5’ i %50 daha fazla zamana ihtiyaçları olduğunu belirtmiştir.  Goethe, «zamanı iyi kullanırsanız yeterli zaman bulabilirsiniz» demiştir.

9 9  Einstein’ın en çok sevdiğim kelimelerinin başında zaman kavramı gelmektedir.  Einstein zamanın sadece bir yanılsama olduğunu savunmaktadır.  Hayatımızın çok büyük bir kısmında sevdiğimiz şeyler için, zamanım yok diyerek ertelemek durumunda kalmışızdır. Peki sonsuz olan bu kavram, yani bitmek tükenmek bilmeyen zaman, bana neden hep cimri davrandı? Çünkü ben öyle olduğunu sanıyordum.  Her konuda olduğu gibi bu konuda da biz, kendi kendimize yaratmıştık bu durumu. Sonuçta zaman genel bir kavram ve herkes için aynı. Başkasına yeten zaman bana neden yetmesin ki?  Eğer istersek her şey için yeterli zamanı bulabiliriz. Biz sadece bir şeyleri yaparken diğer şeylerden ödün vermek istemiyoruz. Oysa hayatta en önemli şey nedir? Mutlu olmak. Mutlu olmak için ne yaparız? Bizi sevindiren, heyecanlandıran, yaşam enerjimizi çoğaltan şeyleri yaparız.

10  Zamanın, sevdiğimiz bir şeyleri yaptığımızda hızlıca akıp gittiğini buna karşın sevmediğimiz işlerde ise durduğunu ve tükenmek bilmediğini konuşmuştuk. Bunun sebebi nedir? Her şeyin sebebi olduğu gibi bunun da sebebi beynimiz ve beynimize ezberlettiğimiz kurallardır.  Biz sevdiğimiz bir şeyle uğraşırken zamanı düşünmeyiz, unuturuz. İşte bu yüzden bir bakarız ki zaman geçmiş. Ama sevmediğimiz işlerle uğraşırken aklımızda devamlı zamanın geçmediği düşüncesi vardır. İşte bu yüzden beynimiz bize en sevdiği oyunu oynar. Korktuğun ya da sevmediğin şeyi hayatına getirme oyunu. Bu sebeple beynimizi bu konuda eğitmeyi artık öğrenmeliyiz.  Kısacası zaman gerçekten de bir yanılsamadır. Biz nasıl algılarsak o şekilde hayatımıza yansır.  Zaman bize bedava verilen en büyük nimetlerden biridir. Onu sevmeyi öğrenelim ve kendi menfaatimize kullanalım. Bu şekilde hayatın bambaşka bir hal aldığını göreceksiniz. «Zamanım yok» cümlesini hayatınızdan çıkarın. 10

11  Günümüzde verimli çalışma gerekliliği, dolayısı ile zamanın etkin kullanımı her meslekten insanın öncelikli konusu haline gelmiştir. Çalışanlar belli bir zaman içerisinde ya daha fazla iş yapmak ya da aynı işi daha kısa zamanda yerine getirmek zorunda kalmıştır. Bu yüzden zamanın akıllıca planlanması ve kullanılması gerekmektedir.  Bu eğitim; ödünç alınamayan, sadece kullanılan ve sürekli kaybedilen varlık olan zamanın, israf edilmeden nasıl etkin ve verimli bir şekilde kullanılabileceğini öğretmeyi amaçlamaktadır.  Zaman Yönetimi eğitimi, zaman yetmezliği çeken herkese; günlük hayattan kesitler sunarak, zamanlarını daha değerli kılmanın, işlerinde başarılı ve hayatta mutlu olmanın anahtarlarını sunmaktır. 11

12 12 ZAMAN KAVRAMI

13  Zaman tuzakları kişisel, dışsal, örgütsel ve mekanik nedenlerden kaynaklanmaktadır. 1) Kişisel Nedenler;  Plansızlık,  Ertelemek,  Sürüncemede bırakmak,  Devretmemek,  Hayır diyememek,  Düzensizlik,  Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak,  Rutin ve gereksiz işler,  Acelecilik, 13

14 2) Dışsal Nedenler;  Ziyaretçiler,  İş kazaları,  Doğal olaylar, 3) Örgütsel Nedenler;  Yetki ve görev devrinin olmayışı,  Kararsızlık,  Verimsiz iş ve toplantılar,  Kriz ve stres yönetiminin olmayışı,  Örgütsel çatışmalar,  Elverişsiz çalışma ortamı,  Bürokrasi,  Verimsiz sekretarya hizmetleri, 14

15 4) Mekanik Nedenler;  Dağınık masa ve büro düzeni,  Çay, kahve ve sigara molaları,  Televizyon izlemede seçici olmama ve uzun süreli izleme,  İnternet bağımlılığı, 15

16 16  Zamanı verimli kullanmak hem beden hem de zihin sağlığımız için çok önemlidir.  Peki, zaman planlaması nasıl yapılır? 1

17 17 1  Yapmamız gereken veya yapmak istediğimiz o kadar çok iş var ki… Ve bir o kadar az zaman… Günümüzün hızla gelişen şartları bu durumu iyice sık hissettirir hale getirdi. Bu nedenle ajandasız bir düzen ve plansız bir hayat düşünülemez oldu.  Bugünün işini yarına bırakmamak  Eylemlerimiz “yapmak istediklerimiz” ve “yapmamız gerekenler” olarak ikiye ayrılırlar. Ve bu bir gerçek ki; her zaman için, yapmak zorunda olduklarımız, ertelediklerimiz haline dönüşür. Bugünün işini yarına bırakmak, ertelemek, geciktirmek, oyalanmak; tüm bunlar, zamanı dengelemenin ve planlamanın en büyük engelleridir. Aynı zamanda zihninizde sonlandırılmamış işler olarak karmaşıklık, kirlilik de yaratacaklardır. Bu nedenle yapmayı çok istemesek de, yapmamız gereken bu işleri zamanında halletmeniz zamanı doğru değerlendirmeniz açısından iyi olacaktır.

18 18 1  İşleri zamanında halletmenin verdiği huzur,  Günün sonunda, yapmanız gereken ve yapmak istediğiniz işleri nasıl hallettiğinizi bir düşünün ve sonunda kendinizi nasıl hissettiğinizi değerlendirin. Emin olun işinizi ve üzerinize düşen sorumluluğu yerine getirmenin mutluluğunu yaşayacaksınız.  Az önce bahsettiğimiz sonlandırılmamış işlerin yarattığı zihin karmaşıklığının tam tersi bir durum olarak rahat bir zihin yapısına sahip olunacaktır. Böylece, bu tertemiz zihinle bir sonraki işlerimizi daha kolay planlayıp, daha düzenli bir şekilde halledebiliriz.  Sonuç olarak; bir işimizi ertelememeniz, öbür işlerimizin yolunda gitmesini etkileyecek kadar önemlidir.

19 19 1  İlk adım; Önem sırasına göre denge;  Yapacağımız işleri planlarken dikkat etmemiz gereken bir konu da ‘denge’ dir. Bu dengeleri planlarken de günlük hayatımızın 7 önemli alanını göz önünde bulundurmak gerekiyor: İş, Aile, Sosyal yaşam, Yemek, Egzersiz ve fiziksel aktivite, Hobiler, Dinlenmek ve uyumak,  Bu 7 alanın her biri hayatımıza denge kurmak açısından oldukça önemlidir. Burada yapmamız gereken, her alan için ne kadar zaman ayırmamız gerektiğini önem açısından planlamaktır. Bir günde sadece 24 saat var. Dolayısıyla kalemi kağıdı alıp, önem sırasına göre planlama yapmamız gerekmektedir.

20 20 1  İkinci adım: Zamanı yönetmeye nereden başlamalı?,  Denge: Az önce bahsettiğimiz dengelemenin zamanı yönetmenin ilk kuralı olduğunu unutmayın.  Öncelikleri belirleyin: Sizin için neyin önemli olduğunu belirlemek, zamanı yönetebilme açısından atacağınız önemli bir adımdır.  Ajandanıza not alın: Yazmak, not etmek; zamanı planlamanın önemli bir parçası. Yapmanız gereken her şeyi ajandanıza not almanız hem hiçbir şeyi atlamamanızı sağlayacak, hem zihin karışıklığını önleyecek, hem de doğru plan yapmanızı kolaylaştıracaktır. «Konçila Mukorta Kapa Çinke Hakiri» «Hiçbir hafıza küçük bir kurşunkalem kadar kuvvetli değildir»  Kısa, orta ve uzun vadeli hedefler: Hedeflerinizi bu üç kategoriye ayırmanız oldukça önemli. Uzun vadeli işlerinizi aceleye getirmeyip, önceliği kısa vadeli işlerinize vermek; bu şekilde bir zaman planlaması yapmak oldukça sağlıklı olacaktır.  Limitlerinizi bilin: İlişkilerinizde “Hayır” demeyi bilmelisiniz. Size verilen bir işi yapmaya vaktiniz yoksa şu an yapamayacağınızı söylemeniz gerekmektedir. Limitlerinize göre zamanı kullanmaya önem verin.

21 21 1  Sadeleşin: Bu konuda Bruno Munari’nin güzel bir sözü bulunmaktadır. “İlerleme sadeleştirme ile mümkündür, karmaşıklaştırma ile değil.” Yaşam tarzınızı, evinizi, alışkanlıklarınızı, sorumluluklarınızı, çevrenizi; kısacası yaşamınızı sadeleştirmeye özen gösteriniz.  Gözünüz saatte olsun: İşimiz varken zamanın ne kadar hızlı akıp gittiğinin hepimiz farkındayızdır. Bu nedenle akan zamanın farkında olmak ve geçen saatlere hakim olmak açısından gözünüz mutlaka saatte olsun.  Ara verin: Zamanınızı işlerinize göre planlarken mutlaka kendinize kısa aralar da verin! Bu molalar özellikle zihin sağlığımız açısından oldukça önemlidir.  Bu konuda Buda’ nın güzel bir sözü vardır; «Her birey günde ortalama 20 dk kendine zaman ayırmalı. Ancak çok yoğunsa 1 saat zaman ayırmalı.»

22 22 1  Düşünmeye zaman ayırın: Her akşam yatmadan önce o gün hallettiğiniz işleri düşünün ve bundan duyduğunuz rahatlamayı hissedin. Bu düşünme sizi rahatlattığı gibi, ertesi güne de motive edecektir.  Yarın yepyeni bir gün: İşler planladığınız gibi gitmedi ve bugün halletmeniz gereken bir işi halledemediniz. Kendinizi bu konuda sıkmayın ve hemen yarının yepyeni bir gün olduğunu kendinize hatırlatın. Ertesi günkü planınıza bu işinizi yerleştirip, bu sıkıntıyı aklınızdan atın.

23  Konuşma ve yazım kurallarını etkili kullanmak. Bunları yaparken, konuşma dilini doğru kullanmak, telaffuz ve diksiyon kurallarına uymak, hitap ve vurgulamayı yerinde kullanmak.  Telefonda iletişimi olumsuz etkileyecek konuşma ve cevaplamalardan kaçınmak.  Sesi etkili kullanmak.  Karşı tarafa profesyonel imajı yansıtmak.  Nezaket kurallarına uymak.  Telefon görüşmelerini yönetmek.  Dinleme becerisini geliştirmek.  Doğru sorular sormak.  Planlama yapabilmek.  Zor kişilerle baş etme becerisi göstermek.  Sorunlu telefonları fırsata çevirmek. 23

24 24

25 25  İşleri önem ve aciliyet sırasına koyun ve sırasıyla halledin.  Tertipli olun.  Ayrıntılarla boğulmayın.  Dağınıklıktan kurtulun.  İstifçi olmayın.  Elinizdeki işle ilgisi olmayan her şeyi masanızdan kaldırın.  Gereksiz tüm kağıtları çöpe atın.  Siz hazır oluncaya kadar masanıza başka bir işi almayın. O güne ait işleri gün bitiminde bitirmiş olun.  Biten işleri mutlaka ilgili dosyalara kaldırın veya kaldırılmasını sağlayın.  Her türlü yazışmalara hemen cevap verin veya nasıl cevap verileceğini belirledikten sonra bir başkasının cevaplamasını sağlayın.  Etkin bir dosyalama ve arşiv sistemi geliştirin.  Masa ya da cep günlüğü kullanın.

26 26  Müşterilerin etkin zaman yönetimine katkıda bulunması, satış için görüşme randevularının organize edilmesi, ürün veya hizmetin tanıtım ve/veya satış amaçlı olarak ziyaretlerinin yapılabilmesi, ürün bilgisinin verilmesi, satış ekibi için randevu alınması, randevuların satış ekibinin çalışma takvimine uygun olarak dağıtılması, satış ekibine müşteri yaklaşımı hakkında önbilgi verilmesi, iptal randevuların takibi ve yeni randevu tarihlerinin alınması açısından oldukça önemlidir.  Randevuların bir karışıklığa neden olmaması ve belli bir düzen içerisinde yürütülebilmesi için takip edilecek bazı adımlar vardır. Bu adımlar; a. Randevular arasında yeterli zaman bırakılmalıdır. Randevuların çakışmaması ve hazırlıkların yapılması için taraflara belirli bir süre sağlanmalıdır. b. Konuşulacak konular, varılacak zaman, tarafların dinlenmesi böylelikle sağlanmış olacaktır. c. Alınan ve verilen randevular bu iş için hazırlanmış olan randevu defterine, randevu formuna veya bilgisayara kaydedilmelidir.

27 27 d. Randevu uygun zamana verilmeli ve alınmalıdır. Toplantı, seyahat gibi önemli faaliyetlerden bir gün önceye veya bir gün sonraya randevu verilmemeli. e. Randevular olabildiğince verimli saatlerin dışına çıkarılmalı, günün son saatlerine de bırakılmamalıdır. f. Randevuların yeri ve zamanı tespit edilirken günü, yeri, tarihi ve saatin belirlenmesi ihmal edilmemelidir. g. Randevu talep edenlerle ilgili kısa bilgiler alınmalıdır. Bu bilgiler onların adları, ünvanları, görevleri, randevu talebinin nedeni, tarihi ve saati gibi bilgiler olmalıdır. h. Randevu talep etme biçimi belirlenmelidir. Bu; telefonla, yazıyla, faksla, bilgisayarla veya yüz yüze gerçekleştirilmelidir.

28 28  İş hayatında detaylar çoğaldıkça yönetimde zorlaşmalar ve önceliklerde değişiklikler meydana geliyor. Ve bazen ne yazık ki küçük detaylarda harcanan zamanlar, olmazsa olmaz detaylara harcanacak zamanlardan çaldığı için olası kayıplar ciddi sıkıntılara yol açabilmektedir.  Profesyonel çalışma hayatında, yönetimin hangi katmanında olursanız olun etkili ve verimli ajanda kullanımına sahip olmanız gerekmektedir.  Eskiden ajanda kullanan insanlara aferin denilirdi. Şimdi ise ajanda kullanımı iş hayatında olmazsa olmazlar arasına girmiştir.  Günlük işlerimizi mutlaka belirli bir formatta planlamamız gerekmektedir. Bu gruplandırmayı 4 kategoride toplayabiliriz. a. Talimat Görevler; Patron yada üslerinizin verdiği görevler, b. Rutin Görevler; İş akışı içinde yapılması zorunlu işler,

29 29 c. Aksaklık Giderici Görevler; İşin akışını önleyebilecek yapılması gereken işler. d. İş Geliştirici Görevler; Daha iyiye ulaşabilmek için yapılması gereken işler.  İş planlaması yapıldıktan sonra mutlaka bitirilmesi gereken zaman planlaması yapılmalıdır. a. Acil; Hemen yapılacaktır. b. Süreli; Belirli bir zaman içerisinde yapılacaktır. GÖREV TİPLERİACİLSÜRELİ Talimat Görevler Rutin Görevler Aksaklık Giderici Görevler İş Geliştirici Görevler

30 30  Erteleme alışkanlığı, en önemli zaman tuzaklarının başında gelmektedir.  Erteleme zaman kaybettirici kötü bir alışkanlıktır.  Öncelikli bir etkinliği daha az önceliği olan başka biriyle değiştirmeye olumsuz erteleme yada işi ağırdan alma denir. Lewis’ in belirttiği gibi zor bir rapor hazırlamak gerektiği bilindiği halde, masayı düzenlemek gibi daha az önceliğe sahip olan bir işe zaman harcanıyorsa, iş ağırdan alınıyordur. Bu atlatma stratejisi sadece daha sonraki stresi artırır.  Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan erteleme, kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen, gizli gizli zarar veren kötü bir alışkanlıktır.  Erteleme, kişinin kendi kendisini kandırmasıdır. Bir işi zamanında yapmak yerine uygun olup olmayacağı bilinmeyen başka bir zamana bırakmak için çeşitli gerekçeler olsa da, ertelenen iş başka zamanda daha çok zaman kaybına neden olmaktadır.

31 31 ERTELEMEK

32 32  Gerek özel hayatımızda gerekse iş hayatımızda telaffuz edilmesi zor kelimelerden biridir hayır. Yaratacağı etkileri düşünerek ve nasıl söyleyeceğimizi düşünerek endişeleniriz. Belki de kendisine söylenildiğinde ne hissedeceğini düşünerek bir çok kişi yaşantısında "hayır" demekten kaçınır.  Neden bu kadar zordur "hayır" diyebilmek?  İnsanların isteklerine, taleplerine olumsuz yanıt vermenin yani “hayır” demenin o kişiyi reddetmek, geri çevirmek olacağını düşünerek "hayır" demekten çekiniriz.  Hayır dediğimizde ilişkilerimizin zedelenebileceğini düşünürüz, hatta ilişkilerin bitme noktasına gelebileceğinden endişe duyarız ve bu kaygılar hayır dememizi zorlaştırır.  Bencil olarak algılanabileceğimizi düşünerek hayır demekten korkarız.  Herkesle iyi olmak, herkesi mutlu etmek ve dolayısıyla da herkes tarafından sevilebilmenin yolunun herşeye evet demekten geçtiğini düşünerek "hayır" demekten kaçınırız.

33 33  Hayır’ın ne zaman ve ne şekilde denileceğini öğrenememiş olduğumuzdan "hayır" diyemeyebiliriz.  İş yaşantısında olsun diğer sosyal ve özel ilişkilerde olsun gerektiği zaman "hayır" diyememek ve zamanla bu “hayır’ların sayısının artması; kişinin kendisine olan saygısının azalmasına, yaşama ve insanlara karşı ciddi öfkeler biriktirmelerine, gerginliklerin üst düzeye tırmanmasına neden olabilir ve bu gerginlikler uygun olmayan zamanlarda ve aşırı dozlarda tepkilere neden olur. Bu tepkiler o an için aşırı ve gereksiz olduğundan haksız durumda buluverir kişi kendini.  Peki gerektiği zamanda "hayır" diyebilmek neden bu kadar önemli ve neden "hayır" demek gerekiyor?  Kendi yaşantınızın dümenini elinizde tutabilmek için "hayır" diyebilmek gerekiyor. Çok yorgunsunuz ve eve misafir gelmek istiyor, onları kıramayıp olur endişesiyle "hayır" diyemiyorsunuz. Ancak o akşam için planladığınız, rahat bir koltukta oturup gevşemeyi feda ettiğiniz için hem sıkıntılı hem gergin bir akşam geçiriyor, hem de ertesi sabaha daha da yorgun olarak kalkıyorsunuz. Ya da; işyerinizde çok yoğunsunuz ve bir dosyayı daha bitirmeniz isteniyor, ancak bu dosyayı yetiştiremeyeceğinizi söyleyemiyorsunuz ve dosyayı bitirmeye çalışıyorsunuz.

34 34  Bu arada yapmakta olduğunuz iş aksıyor. Bir şekilde elinizdeki tüm işleri bitirseniz bile karşı tarafa bu işi yaparken ne kadar zorluk çektiğinizi bildirmediğiniz için karşınızdaki kişi sizin emeğinizi anlamaz ve takdir edemez ve sizden hep aynı performansı göstermenizi bekleyebilir ve hatta daha az çalıştığınızı söyleyebilir.  Kendine güvenebilmek için "hayır" diyebilmek ve "hayır" diyebilmek için de kendine güvenmek gerekiyor.  Gerektiğinde "hayır" diyebilmek ve dolayısıyla istemediği ve doğru bulmadığı şeyi yapmamak kişinin kendisine olan saygısını arttırırken birilerini kırmamak ve onların sevgisini, ilgisini, saygısını kaybetmemek için uygun görmediği şeyleri yapmak ve itiraz etmemek, kişiyi kendi gözünde değersiz kılabilmektedir.  İş ortamında zamanı iyi yönetmek, iyi bir takım oyuncusu olabilmek için “hayır” demek çok önemli. Bir takımda herkes sadece kendine düşeni yaparsa takım iyi bir oyun çıkarır. Bir oyuncu kendi görevi olmayan işleri sadece “hayır” diyemediği için yaparsa kendi görevlerini aksatabilir, gereğinden önce yorulabilir ve sıkılabilir ve takım içerisinde sorunlar yaşanmaya başlayabilir.

35 35  Ayrıca zaman sınırlı ve yapılacak işlerin çok olduğu noktada öncelikleri belirleyebilmenin en önemli koşullarından biri de daha az öncelikli olan işe hayır diyebilmektir. Böylece zamanın tuzaklarından da kurtulmuş olunur.  Yanlış yapmaktan, hatalı davranmaktan ve olumsuz değerlendirilmekten korkmadığınızda gerekli noktalarda rahatlıkla “hayır” diyebilecek ve korkularınızın gereksiz olduğunu, aslında insanların hatasız olanı, mükemmeli değil de kendisi gibi hata yapabileni daha kolay kabul ettiğini, sıcak yaklaştığını görebileceksiniz. Hem daha çok sevilen, kabul gören hem de sayılan biri olabileceksiniz. İnsanlar sizin karşınızda nasıl davranmaları, ne zaman durmaları gerektiğini, sizin de sınırlarınız olduğunu bilecekler ve böylece daha açık ve sağlıklı iletişim kurabileceksiniz.  Nasıl “hayır” diyeceksiniz?  Kimse “hayır” kelimesini ne duymayı, ne de söylemeyi sever. “Hayır” kelimesini kullanmak yerine ben dilini kullanarak “hayır” anlamına gelebilecek şeyler söyleyebilirsiniz.  Yapmak istemediğiniz davranışı kısaca tanımlayın. “Benden yapmamı istiyorsun”

36 36  Yapmak istemediğiniz davranışla ilgili kendi gerçeğinizi ve duygularınızı anlatın.  Bu davranışı yaparsanız kendinizi nasıl hissedeceğinizi, üzerinizde bırakacağı etkiyi tanımlamaya çalışın. “ yaparsam kendimi mutsuz hissedeceğim” veya “ yaparsam işlerim aksayacak, gerginleşeceğim, bitirmek için çok yorulacağım” veya “ olursa çok huzursuz olacağım” v.b  Hayır demenizin nedenlerini saydıktan sonra yapamayacağınızı söylemek daha kolay olacaktır. Zaman zaman meşgul olduğunuzu, bazen o konuda bilginiz olmadığını söyleyerek de hayır diyebilirsiniz.  Unutmayın ki; “hayır” demek o insanı reddetmek demek değildir. Sadece o koşullar altında o işi yapamayacağınızı gerekçeleriyle bildirmek demektir. Bir başka zamanda veya koşulda, kendinizi uygun hissettiğinizde o işi yapabilir veya karşınızdakine başka bir zaman diliminde yardımcı olabilirsiniz.  Hayır diyerek koruduğunuz kendi sınırlarınız ve yönetimini ele almaya çalıştığınız kendi yaşantınızdır.

37 37

38 38 HoşlandığımızıHoşlanmadığımızdan Çabuk Bitecek OlanıUzun Sürecek olandan Kolay OlanıZor Olandan BildiğimiziBilmediğimizden Acele YapılanıÖnemli Olandan Başkalarının İsteğiniKendi Seçtiğimizden YAPMAYA ALIŞMIŞIZDIR...

39 39

40 40  Öncelik Sırasına Koymak  Kesinlikle yapılmalı,  Yapılmalı,  Yapılması iyi olur,  Anlamlı bir öncelikli günlük işler listesi yapma sürecinde üç adım söz konusudur: 1.Adım : İvedi olmayanlar dahil olmak üzere, bugün yapmak istediğiniz her şey için bir listesini çıkarın 2.Adım : Listedeki her maddeye bir değer biçin. Buna ABC değerlendirme sistemi denir. Listede belirlediğiniz işlerinizi çok önemli, hayati ve kesinlikle yapılması gereken gibi değerlendirmeler yaparak bunların yanına “A” yazınız. Sonra önemli ve yapılması gerekli işlerin yanına “B” yazın. Son olarak yapılabilir her işin yanına ise “C” yazıyorsunuz. O günün sonunda A’lar ve B’ler bittikten sonra elinizde zaman kalmışsa, C’leri yaparsınız. 3.Adım : Listedeki her bir maddeye sayısal bir değer verin. Şimdi listeye son defa geri dönebilir ve A,B,C işlerinizi öncelik sıralamasına koyabilirsiniz. Öncelik sıralaması yapmak, anlattığımız üzere, olayların göreli önemi ve önceliğini belirleme sürecidir. Hangi A işinin en önemli olduğuna karar verince ona A-1 dersiniz. Ondan sonraki en önemli A işi A-2 diye adlandırır ve böyle devam edersiniz. Aynı işlemi B ve C işlerinde de yapmalısınız.

41 41  Burada asıl önemli olan «Sonuç Alma Sanatı» nı iyi kullanmamız gerekir. Ya bir işe önceden başlama, Yahut da başladığın işi bitir, yarıda bırakma !  Bu bilinç, küçük yaştan itibaren tüm hayatımızın merkezinde yer almalıdır.  Bu sanatı aktif olarak yürütebilmemiz için; 1)Olumlu düşünceye sahip olunuz, 2)Hiçbir işe sonuna kadar iyice düşünmeden yani planlamadan başlamayınız, 3)Hata yapmamaktan korkmayınız, 4)Bir işi mümkün olan en iyi şekilde bitirmeye gayret etmek ve ileride gerekirse yeni tecrübe, bilgi ve imkanlara göre yenilemek gerekir, 5)Her işi tek başına yapmaya kalkışmamak, 6)Bir işin yapılmış olması yapılmamış olmasından daha faydalı ve lüzumludur, 7)Toplantılara önem vermek ve ondan faydalanmak,

42 42  "Delegasyon" ya da görevlendirmek, bazı işleri bu konuda uzman olan kişilere inisiyatif ve otoriteyle beraber vermek demektir. Sorumluluğunuzda ki kişinin bu iş için yeterli beceriye sahip olması gerekir, aynı zamanda istekli de olmalıdır. Sizin yapacağınız iş ise hepsini denetim altına almak ve işgüçlerini, verimliliklerini kontrol etmektir.  Kim her şeyi kendi yapmaya kalkarsa kontrolü kaybeder ve ipin ucunu kaçırır. Delege eden yönetir, etmeyen yönetemez. Delegasyon çalışma hayatının anahtar faaliyetlerinden biridir.  Başkalarına görev vermeniz, hem zaman kazanmanızı, hem de yardımcılar edinmenizi sağlar. Şirketin zamanını bu etkilemez, çünkü iş, sizin ya da başkasının da olsa, her durum da yürümektedir. Fakat kaynakların tam olarak kullanılması verimliliği arttırır.  Kendi kendinize sık sık "neden bu işleri başkalarının yapmasına fırsat vermiyorum!" diye sorun. Ama gerçek sebebi bulmaktan korkmayın. Bazen bir yönetici, yardımcılarının işlerini yapmaktan daha çok hoşlanır, çünkü bu işler daha kolaydır ve daha az sorumluluk isterler.  Görev vermek iyi personel çalıştırmanızı sağlar. Kötü elemanlar düşünme işlemini bile sizin onlar için yapmanızı tercih ederler.

43 43  “Gideceğiniz yeri bilmiyorsanız, vardığınız yerin önemi yoktur” Peter Drucker  “Nereye gitmek istediğine odaklan, neden korktuğuna değil” Anthony Robbins  Günlük hayatta hepimiz bir şeyler düşünür, hayal eder ve isteriz. Fakat bu ilk aşamadan sıyrılıp da “hayallerimizi eyleme dönüştürme” aşamasına geçebilenimiz çok azdır! Kişilerin bu ataleti yenebilmesi ve hayatında fark yaratabilmesi için ilk adım hedefler belirlemesidir. Her gün, her hafta hatta her ay için yeni hedefler belirlemek bizi tazeler ve “oyun”da kalmamızı sağlar.  “Ne olduğumuzu biliyoruz ama ne olabileceğimizi bilmiyoruz” Napoleon  Sizin hangi yaşta neyi yapıp yapamayacağınızı kim belirleyebilir? Sadece siz ve hayal gücünüz! Nefes aldığımız her gün hayatın farklı yönlerini tanıyabilmek, başarıyı tadabilmek, yeni şeyler keşfedebilmek için bir fırsattır! Elbette ki yaşlar ilerleyip hayata dair tecrübeler ve yaşanmışlıklar arttıkça hedeflerin türü, vadesi, kolaylığı ve zorluğunda değişimler olacaktır.  “En uzun yolculuklar bir adımla başlar…”

44 44  Kendimiz için belirlediğimiz her hedefin aynı türde olmasını elbette ki bekleyemeyiz. Hedeflerimizi kısa vadeli, orta vadeli ve uzun vadeli olarak kategorilere ayırabiliriz. Kısa vadeli hedeflerimiz çok daha ulaşılabilir olurken, uzun vadeli hedeflerimiz bizim için daha fazla kişisel gelişimi gerektirebilir. Kısa vadeli hedeflerimize ulaşmamız, uzun vadeli hedeflerimize giden yolda bizim için motive edici olacaktır.  “Planlamaya ayrılan on dakika uygulamada bir saat kazandırır” Japon Atasözü  İnsanların birçoğu hiçbir şeye yetişememekten, işlerini yetiştirememekten, kendine zaman ayıramamaktan yakınır. Oysa ki her günün başında yapacağınız 10 dakikalık bir planlama sizi her şeye yetişebilen, kendine zaman ayırabilen ve mutlu bir insan haline getirecektir! Burada önemli olan sizi gereksiz yere baskı altına sokmayacak, esnek ve dengeli bir plan yaratabilmektir.  Hedef belirlerken SMART hedefler belirleyebilmeye dikkat etmeliyiz. Yani ölçülebilir, sınırları belirli, başarılabilir, mantıklı ve zamanı doğru değerlendirilmiş hedefler olmalıdır. Eğer kendimiz için belirlediğimiz bir hedefe ulaşamadıysak planlama aşamasında yukarıdaki unsurlara dikkat etmemişiz demektir. Her zaman hatırlayın! Mükemmel hedef yoktur! Kişinin beklentilerine, kişisel özelliklerine ve hayallerine göre belirlenmiş hedefler vardır

45 45  İnsanın hayatta başardığı olgular incelediğinde, bilerek ya da bilmeyerek bunların daha çok hedef olarak belirlenmesi yatmaktadır. İnsan olarak başarının temelinde hedef belirleme olmakla birlikte iş hayatında başarılı olmak, zirveye oynamak isteyen girişimcilerin başarı sırrı da burada yatmaktadır. Zaten “başarı”yı ifade edecek olursak “daha önceden belirlenmiş hedeflerin zamanı gelince kademe kademe gerçeklemesidir” diyebiliriz. Eski bir söze göre “Nereye gideceğini bilmiyorsan her yol seni oraya götürür.” Ne kadar doğru bir söz değil mi? Hedefi, amacı olmayanın ulaşacağı yer yoktur, olmayınca da her şart, her koşul seni oraya götürecektir!  Yıllar önce ABD’ de yapılan bir araştırma ile 100’ den fazla başarılı kadın ve erkeğin hayatları 20 yıl incelenmiştir. Bu araştırma sonucu en başarılı kadın ve erkeklerin ilk sırada “hedef belirlemek” olmak üzere on beş özelliği tespit edilmiştir. Bu kişiler arasında ise dünyaya damgasını vuran başarılı girişimciler arasında yer alan Roosvelt, Henry Ford, Thomas Edison gibi daha pek çok ünlü isim yer almaktadır. Eğer yapılması gerekenleri yapmadığınızda sonucun olumsuz olduğunu görünce “ben çok şanssızım” dersiniz. Eğer gerekenleri yaptıysanız ve başarıyı yakaladıysanız, başkaları size “o çok şanslıdır” diyeceklerdir.  Her iki durumda da işi şansa bağlamak oldukça yanlıştır.

46 46  Eğer tesadüfen olmuş ise o; başarı değildir, başarıda esas olan sürekliliktir. İster birey olarak ister girişimci olarak hedefiniz yoksa sahip olduğunuz kapasite, potansiyel, üretim faktörleri de bir anlam ifade etmeyecektir. Çünkü anahtar doğru kişinin elinde olursa kapıyı açacaktır. Eğer kapıyı açmak gibi düşüncesi olmayan kişinin elinde olan anahtar, bırakın kapıyı açmayı kapıyı aralamaya bile yetmeyecektir. Kapıyı açmak emek ister, zahmet ister. İşte başarı bu emeği sarf edip, zahmete katlanabilen kişilerin olacaktır.  Görüldüğü gibi hedef belirlemenin girişimcilikte başarıya ulaşmada ne kadar etkili olduğu aşikardır. Hedef; bireyde dinamiklik yaratır, yüksek enerji potansiyeli oluşturur ve hayata heyecan katar. Yalnız dikkat edilmesi gereken ve önem arz eden nokta günümüzde bireylerin ve işletmecilerin mevcut kapasite ve şartlara uygun hedef belirlenmesinde ortaya çıkan eksikliklere önem verilmediğidir. Öncelikle başarıya ulaşabilmesi için doğru hedef belirlenmelidir. Başarı için doğru hedef seçimi şarttır.

47 47  Çalışanların, zamanı iyi değerlendirebilmesi için günlük ve haftalık zaman çizelgeleri oluşturması faydalı olacaktır.  Hangi iş için ne kadar süre gerekli,  Hangi işin önemli olduğu,  Projelerin ne zaman teslim edileceği,  Yukarıda ki maddelerin yerine getirilmesi, çalışanın neler yapacağını iyi bir şekilde planlamasına,  Günü daha verimli geçirmesine,  Kendisine zaman ayırmasına,  Motivasyonunu üst seviyede tutmasını sağlar.

48  Zaman yönetimi becerisine sahip olamamak,  Zaman yönetiminin planlanamaması,  Zaman yönetiminin etkin ve verimli olarak kullanılamaması,  Hedeflerin yanlış seçimi,  Problem çözme konusunda yetersizlik,  Sosyal ve iş hayatının iyi değerlendirilememesi,  Boş zamanların etkin ve verimli planlanamaması,  Kazanılmış alışkanlıkların devam ettirilmesi,  Üşenme,  Erteleme,  Zamanı akılcı kullanmamak,  İş bölümüne ve iş birlikteliğine bağlı çalışmamak, 48

49 49  İşleri öncelik sırasına koyarak yapılırsa, zaman akılcı kullanılmış olur.  Bunun için ABC analizi yöntemi kullanılır.  Bu yöntemde işlerin öncelik sırası belirlenmesi gerekmektedir.  İşlerin öncelik sırasına göre belirlenmesinden sonra doğacak zararların ve kayıpların neler olabileceği belirlenir.  A: Birincil öncelikli ve ertelenemez,  B: Orta derecede önemli ve ertelenebilir,  C: Sonraya bırakılabilir ve yapılmaması durumunda herhangi bir zarar doğurmayan işleri kapsamaktadır.

50 50

51 51  Çoğumuz için yaşamın en önemli kısıtlarından birisidir zaman. Zamanımız bir çok şeye yetmiyor ve de bir çok şeyi yapamıyoruz. Bu, özellikle yöneticilerin iş yaşamlarında büyük bir sorun, iş yaşamındaki verimliliğimiz zamanı nasıl yönettiğimiz ile bağlantılıdır.  Bu sorunu aşabilmek için, bir çok “zaman yönetimi” yöntemleri kullanılıyor. Bunların temelinde de öncelik sıralamaları ağırlık kazanıyor. Yine bu yöntemlerin en hızlı, en kolay ve kullanışlı olanlarından birisi de, eski ABD Başkanlarından Eisenhower tarafından geliştirildiği iddia edilen ve aşağıda gösterilen «Eisenhower Prensibi» dir.

52 52

53 53  Bu yöntemin temeli, yapılması gereken şeyleri önem ve aciliyet sırasına göre dörde ayırarak yukarıdaki matris doğrultusunda ne zaman yapılacağının kararını vermektir.  Genel eğilimimiz acil olan işleri öne almaktır, ancak bir çok acil olan şey aslında pek de önemli olmayabilir. Çoğu zamanda önemli olan bir çok iş aslında o kadar da acil değildir.  Bu nedenle, işlerin yapılması sırlamasında neyin önemli ve acil olduğunu belirleyerek onlara öncelik vermek ve hemen yapmak veya yapılmasını sağlamaktır.  Ondan sonraki öncelik ise, önemli fakat acil olmayan işlerin ne zaman yapılması gerektiğinin sıralanmasıdır.  Hem önemli hem de acil olmayan bir çok iş, üzerimizde büyük bir baskı kurar. Bunları ele aldığımız zaman aslında bir çoğunun yapılıp yapılmamasının hiç de önemli olmadığını görürüz. Bu nedenle bu tip işlerin ajandamız üzerinde baskı oluşturmasına izin vermeyerek daha sonraya bırakmak doğru bir yaklaşımdır.  İş planımızı hazırlamak için yapılacak işleri sıralarken öncelik sıralamasında bu modeli uygulamakta büyük yarar var.

54 54

55 TEŞEKKÜRLER… 55


"1 Hakan DURAN OCAK 2014 ZAMAN YÖNETİMİ EĞİTİMİ.  Zaman Kavramı,  Zaman Tuzakları,  Zaman Planı Hazırlama,  Telefonu ve E-Postayı Verimli Kullanma," indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları