Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Sibel YILMAZ Maliye Uzmanı Kasım, 2012.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Sibel YILMAZ Maliye Uzmanı Kasım, 2012."— Sunum transkripti:

1 BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Sibel YILMAZ Maliye Uzmanı Kasım, 2012

2 Sunum Planı BİLGİ VE İLETİŞİMİN İÇ KONTROL SİSTEMİNDEKİ YERİ BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI GENEL ŞARTLAR ÖRNEKLER Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı

3 İç Kontrol Sisteminde «Bilgi ve İletişim» Bilgi ve İletişim; Kurumsal amaç ve hedeflere ulaşma yolunda gerekli yöntem, süreç ve araçları sunan iç kontrol sisteminin işlerliğini destekler.

4 İç Kontrol Sisteminde «Bilgi ve İletişim» Planlama Programlama Bütçeleme UygulamaRaporlamaİzleme YÖNETİM DÖNGÜSÜ AMAÇLAR HEDEFLER FAALİYETLER

5 İç Kontrol Sisteminde «Bilgi ve İletişim» İdarede;  Kontrol Ortamı gereklilikleri  Risk Değerlendirme  Kontrol Faaliyetleri  İzleme bilgi paylaşımı ve iletişim yoluyla sağlanır.

6 İç Kontrol Sisteminde «Bilgi ve İletişim» İç Kontrol Bileşeni Bilgi ve İletişim Kontrol Ortamıİdarenin misyonunu gerçekleştirmek üzere, birim ve alt birimler ile personelin görev tanımlarının yazılı olarak oluşturulması ve duyurulması Risk YönetimiRiskleri yönetmek üzere Risk Kaydı ve Raporlama sisteminin oluşturulması ve yöneticiler ile tüm personelin erişiminin sağlanması Kontrol Faaliyetleri İş süreçleri ve iş akış şemalarının yazılı olarak belirlenmesi ve duyurulması İzlemePerformans programında yer alan hedeflere ilişkin üçer aylık raporlamalar

7 Bilgi ve İletişim Standartları Neleri Kapsar? Bilgi ve İletişim Standartları Bilgi ve İletişim Kayıt ve Dosyalama Raporlama Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi

8 Bilgi Yönetimi Bilgi ihtiyacının planlanması Bilginin Organizasyonu Bilginin oluşturulması ve toplanması Bilginin Gözden Geçirilmesi ve Korunması Bilginin Kullanılması ve Paylaşımı BİLGİ YÖNETİMİ SÜRECİ

9 Örnek: Bilginin oluşturulması ve toplanması Bilginin toplanacağı başlıca kaynaklar: Talimatlar, onaylar, makbuzlar, ödeme emirleri, dilekçeler Bütçe teklifleri, çalışma planları, teknik ve mühendislik tasarımlar Taslaklar, bilgi mimarisi şemaları Raporlar, özet notlar, gerekçe ve faaliyetleri destekleyen diğer dokümanlar, Toplantı dokümanları, gündem ve kararlara ilişkin kayıtlar Komisyon dokümanları, görev tanımı, üyelerin listesi Bilgi talepleri ve cevaplar, e- postalar, cevap formları Yararlanıcı kayıtları, başvurular, değerlendirmeler, telefon görüşmeleri Bilgisayar ortamındaki her tür veri

10 Örnek: Bilginin organizasyonu/Standart 15: Kayıt ve Dosyalama, Arşiv Hizmetleri Std. Kod No Standardın Genel ŞartıGenel Şartı Sağlamaya Yönelik Örnekler BİS 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Başbakanlık Standart Dosya Planı Genelgesi Birimlerin evrak otomasyon sistemleri

11 Örnek: Bilginin organizasyonu/Standart 15: Kayıt ve Dosyalama, Arşiv Hizmetleri Std. Kod No Standardın Genel ŞartıGenel Şartı Sağlamaya Yönelik Örnekler BİS 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. İdare evrak sistemi İdare fiziki arşivi Süreç akış şemaları

12 Bilginin Kullanılması ve Paylaşımı/Standart 13: Bilgi ve İletişim Std. Kod No Standardın Genel Şartı Genel Şartı Sağlamaya Yönelik Örnekler BİS 13.1 İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Elektronik iş akış sistemleri Belge yönetim sistemleri, İntranet, internet E-posta kullanımı Toplantılar Soru, dilek ve şikayetlerin de sunulabileceği web sayfaları…

13 İLETİŞİM Kurum içi ve kurum dışı iletişim (genel ilkeler, örnekler) Raporlama- temel gereklilikler, örnekler

14 Örnek: KURUM İÇİ İletişim PrensipleriYöntem Personel, yönetime karar almak ve idarenin hedeflerini gerçekleştirmek üzere ihtiyaç duydukları bilgiyi zamanında, tam ve doğru biçimde iletmelidir. Bu amaçla personele; bilginin ne zaman, hangi kapsamda, ne yolla ve hangi birimden talep edildiği yönetici tarafından bildirilmelidir. İdare içinde, faaliyet ve işlemlere ilişkin bir raporlama sistemi kurulmalıdır (toplantı tutanakları, birim faaliyet raporları, risk kaydı ve raporları, performans bilgi sistemi v.s.).

15 Örnek: KURUM İÇİ İletişim PrensipleriYöntem Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılır olmalıdır. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ve kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Yöneticiler, idarenin amaç ve hedefleri doğrultusunda beklentilerini personele bildirmelidir. İç Kontrol Güvence Beyanları, Ön mali kontrol, Bilgi işlem sistemlerinde tanımlanmış olan yetkiler, İşlem kayıtlarının kontrolü… Performans Programları, say2000i, e-bütçe, Birim ve İdare Faaliyet Raporları Personel Beklenti Raporları

16 Örnek: KURUM DIŞI İletişim PrensipleriYöntem Vatandaşların kamu idarelerinin bilgi ve hizmetlerine erişimi arttırılmalı. Vatandaşların idare ve/veya hizmetlere ilişkin bilgi edinebilecekleri, dilek ve şikâyetlerini sunabilecekleri mekanizmalar bulunmalı. İdarenin internet sayfasının oluşturularak ihtiyaç duyulan dokümanlara erişimin sağlanması. Üst yöneticinin idarenin performans programı ve faaliyet raporu hakkında her yıl kamuoyunu bilgilendirmesi ve bu dokümanların web sayfasında yayımlanması. Forum, dilek ve şikayet kutuları oluşturulması., BİMER ve Bilgi Edinme Sisteminin kullanımı gibi.

17 Örnek: Birleşik Krallık (K.İrlanda) Kurumsal Risk Kaydı (Corporate Risk Register) İdarelerin hizmet birimlerince hazırlanan Yönetim Raporları (Stewardship Reports) Kurumsal Performans Bilgi Sistemi- Risk kaydı ile entegre edilmiştir. İyi uygulama örneği olarak değerlendirilmiştir.

18 Standart 14: Raporlama Raporlama: Amaç, hedef, faaliyet ve projelere ilişkin mali ve mali olmayan bilgi ve sonuçların yazılı veya sözlü olarak ilgili kişi ve mercilere, belirli zamanlarda bildirilmesidir.

19 Standart 14: Raporlama Diğer Personel Orta Düzey Yöneticiler Üst Yönetim KURUMİÇİ YATAY RAPORLAMA KURUMİÇİ DİKEY RAPORLAMA Stratejik Program Operasyonel KURUM DIŞI RAPORLAMA

20 Standart 14: Raporlama İdarelerde raporların,  Türü  Kim tarafından  Ne sıklıkta ve ne zaman hazırlanacağı  Kime sunulacağı  Dayanağı  Raporlama ilkeleri açıkça belirlenmiş ve personele duyurulmuş olmalıdır.

21 Örnek: BÜMKO Rapor Tespit Tablosu Raporun AdıAmacıTarih/SıklığıKime Raporlandığı Dayanağı Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartları na Uyum Eylem Planı İzleme Raporu MB İç Kontrol Uyum Eylem Planında Genel Müdürlüğümüzü ilgilendiren eylemlerin gerçekleşmeleri nin bildirilmesi. 1 Ocak/ 31 Aralık Yılda 12 kez (Her ayın sonu, izleyen ayın 3. iş gününe kadar) SGBKamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Rehberi kapsamında geliştirilen uygulamalara yönelik prosedür Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı BİS 14.4 uyarınca hazırlanmıştır.

22 Standart 14: Raporlama (COSO) Dış Mali Raporlama Aylık Bütçe Uygulama Sonuçları Mali Olmayan Dış Raporlama İdare Faaliyet Raporu İç Mali Raporlama Birim bütçe uygulama sonuçları Kamu İç Denetim Genel Raporu Mali Olmayan İç Raporlama Personel memnuniyet Anketleri Yurtdışı staj raporları Mevzuat gereklilikleri karşılanır. Uluslararası standartlar çerçevesinde hazırlanır Karar alma ve faaliyetlerin yönetilmesinde kullanılır Yönetim tarafından belirlenir.

23 Standart 13.5: Bilgi ve İletişim/ Yönetim Bilgi Sistemleri Std. Kod No Standardın Genel ŞartıGenel Şartı Sağlamaya Yönelik Örnekler BİS 13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. İdarelerin / Birimlerin otomasyon sistemleri (Mali Yönetim Bilgi Sistemi, Maliye SGB.net )

24 Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi İdare içerisindeki yasa-dışı ve etik değerlere uygun olmayan davranış ve eylemler hakkında, bilgi sahibi kişilerin (çalışanlar veya paydaşlar) bildirimde bulunabilmelerini sağlayacak yöntemler belirlenmeli ve duyurulmalıdır.

25 Std. Kod No Standardın Genel ŞartıGenel Şartı Sağlamaya Yönelik Örnekler BİS 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri tebliği, bildirim formu Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi

26 Std. Kod No Standardın Genel ŞartıGenel Şartı Sağlamaya Yönelik Örnekler BİS 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. Elektronik İhbar- Şikayet Noktaları Anonim Telefon Hattı Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi

27  Usulsüzlük, yolsuzluğa yönelik ihbar ve şikâyet (4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun)  Etik değerlerin ihlaline yönelik ihbar ve şikâyet (5176 sayılı Kanun, Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik)  Devlet memurlarının amirleri veya kurumları tarafından kendilerine uygulanan idari eylem ve işlemlerden dolayı yapacakları şikâyet. (Devlet Memurlarının Şikâyet ve Müracaatları Hakkında Yönetmelik) Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi

28  Nelerin ihbar edilebileceği,  İyi niyetli ihbarcının güvenliğinin ve gizliliğinin nasıl sağlanacağı,  İhbarın idare içinde hangi aşamalardan geçilerek yapılabileceği,  Yapılan ihbarların idarece nasıl değerlendirileceği ve hangi eylemlerin gerçekleştirileceği (kurum içi inceleme veya soruşturma gibi),  İhbarcıya konuyla kimin ilgilendiğinin, onunla iletişime geçip geçemeyeceğinin, değerlendirme ve/veya sonuçların bildirilmesi Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi

29 TEŞEKKÜRLER


"BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Sibel YILMAZ Maliye Uzmanı Kasım, 2012." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları