Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI www.imidb.metu.edu.tr.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI www.imidb.metu.edu.tr."— Sunum transkripti:

1 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI

2 Başkanlığımızca; Üniversitemizin ihtiyacı olan mal, hizmet ve yapım işlerinin gerçekleştirilmesi. Tahakkuk işlemlerinin ve ödeme emri belgelerinin düzenlenmesi. Taşınır program verilerinin kontrolü, yönetim hesabının verilebilmesi için gerekli çalışmaların yürütülmesi ve TKKY ile muhasebe hesaplarının koordinasyonunun sağlanması. Üniversitemizde yürütülen Bilimsel Araştırma Projeleri ile TÜBİTAK projeleri için gerekli malzemenin yurtiçi/yurtdışından temini ile etkin ve adil bir şekilde dağılımını sağlamak. Üniversitemiz taşınmaz mallarının kiraya verilmesi ve Alışveriş Merkezi ortak ihtiyaçlarının temini çalışmasının yapılması ve ilgili mevzuat çerçevesinde davranılmasıdır. AMAÇ

3 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI İç Satınalma Müdürlüğü Dış Satınalma Müdürlüğü BAP Koordinatörlüğü Taşınır İşlem Birimi Kiralama Birimi Tahakkuk Birimi Başkanlığımızda toplam 45 personel görev yapmaktadır.

4 İMİD İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 27 KASIM 2008

5 • Üniversitemizin ihtiyaçlarının karşılanması için ihale açılarak, doğrudan temin yoluyla yada DMO’dan temin yoluyla mal, hizmet vb. ihtiyaçların satın alınması işlemlerinin sürdürülmesini kapsar. • Kaliteli malzemelerin, ekonomik yönden en uygun olanını seçerek en kısa zamanda alınması, • ihtiyaçların en iyi şekilde uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve ihaleye rağbetin sağlanması için, açıklık ve rekabet ilkeleri göz önünde tutulması • Teknolojik ortamdan yararlanılarak ihale bilgi ve süreçlerinin elektronik ortamda paydaşlarımız ile etkili iletişim içerisinde yapılması MİSYON VİZYON İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ

6 5018 SAYILI KAMU MALİ YÖNETİMİ VE KONTROL KANUNU 5018 sayılı kanunun amacı, kalkınma planları ve programlarda yer alan politika ve hedefler doğrultusunda kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanılmasının, hesap verebilirliği ve mali saydamlığı sağlamak üzere, kamu mali yönetiminin yapısını ve işleyişini, kamu bütçelerinin hazırlanmasını, uygulanmasını, tüm mali işlemlerin muhasebeleştirilmesini, raporlanmasını ve mali kontrolü düzenlemektir KAMU İHALE KANUNU Bu Kanunun amacı, kamu hukukuna tabi olan veya kamunun denetimi altında bulunan veyahut kamu kaynağı kullanan kamu kurum ve kuruluşlarının yapacakları ihalelerde uygulanacak esas ve usulleri belirlemektir 4735 KAMU İHALE SÖZLEŞMELERİ KANUNU Bu Kanunun amacı, Kamu İhale Kanununa göre yapılan ihalelere ilişkin sözleşmelerin düzenlenmesi ve uygulanması ile ilgili esas ve usulleri belirlemektir

7 İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ SGDB YİTDB BİK, KİK ve SGK TÜM HARCAMA BİRİMLERİ (29 adet) TÜM HARCAMA BİRİMLERİ (29 adet) PAYDAŞLARIMIZ

8 İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ PERSONEL LİSTESİ Şube Müdürü 1Şef2 Bilgisayar İşletmeni 4 Geçici İşçi 2 Şirket Personeli 1 Ambar Memuru 1 TOPLAM11

9 İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ AYLIK BAZDA İHALE SAYILARI* * BAP Koordinatörlüğü’nün gerçekleştirmiş olduğu ihaleler dahil edilmemiştir. AY2007*2008* Ocak21 Şubat04 Mart13 Nisan33 Mayıs1214 Haziran1015 Temmuz1430 Ağustos719 Eylül628 Ekim1323 Kasım1621 Aralık7? TOPLAM91161** ** Aralık ayı hariç.

10 İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ AYLIK BAZDA DOĞRUDAN TEMİN MEBLAĞLARI AY 2007 (YTL) 2008* (YTL) Ocak00 Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran Temmuz Ağustos Eylül Ekim Kasım ? Aralık ? TOPLAM * 2008 Kasım ve Aralık verileri eklenmemiştir •Doğrudan temin sayısı 2007 için 1078 adet iken 2008 de bu sayı bugün itibarı ile 628 dir

11 İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 2007 ve 2008 Yıllarına ait BİK ve KİK de Yayınlanan İhale İlan Bedelleri 2007 (YTL) 2008* (YTL) BİK KİK TOPLAM * 2008 Aralık verileri eklenmemiştir

12 İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ YAPILAN İŞPAYDAŞYÖNTEMSIKLIKAKSAKLIKLAR BBS’DEN BEKLENTİ Talebin oluşması ve bütçe kaydına aldırıldıktan sonra birimimize gelmesi TALEP SAHİBİ Elden takipHer bir alım için Bütçe kaydına alınırken yaklaşık maliyetlerin doğruluğu kontrol edilmeli Yaklaşık maliyet otomasyonla hesaplanmalı ve sistem yöneticisi izin verdi ise bütçe kaydına otomatik olarak alınmalı Talebin incelenmesi (İhale onay belgesi, yaklaşık maliyet, varsa teknik şartname vs.. ) TALEP SAHİBİ Talep Sahibi ile irtibata geçilerek düzeltilmesi, yönlendirilmesi ya da reddi Her bir alım için ZAMAN KAYBI VE TAKİP ZORLUĞU İhale onay belgesi ve ekleri otomasyonun sınırlamaları içerisinde daha az hata ile oluşturulabilir Talebin kaydı ve birimimiz ilgili personeline sevki Deftere elle yazılarak kayıt ediliyor Her bir talepArşiv tarama ve bilgi kaybı. Aslında tüm bu bilgiler bir önceki basamakta talep sahibi tarafından doldurulmaktadır. Otomasyona girilmeli ve alım tipine, tarihe, bütçe koduna, birimine göre ulaşılabilir olmalı. İhale Kayıt Numarası Alımı KİKKİK OTOMASYON SİSTEMİ KULLANILARAK ONLINE 2007 İÇİN 91, 2008 İÇİN ŞU ANA KADAR 161 KERE İŞ AKIŞ ŞEMASI 1/6

13 İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ YAPILAN İŞPAYDAŞYÖNTEMSIKLIKAKSAKLIKLAR BBS’DEN BEKLENTİ İhale İlanı İçin Avans Onay Belgesi Hazırlanması SGDBYAZILI OLARAK TALEP, TELEFONLA TAKİP ETME En fazla Ayda 30 ZAMAN KAYBI, TAKİP ZORLUĞU ve belirsizlik. İhale ilanı tarihini belirlemede temel kriterdir ve korumacı davranılarak ilan bedelinin KİK kurumsal hesabına yatacağı tarih beklenmek zorunda kalınmaktadır. Taleplerin online olarak yapılıp takip edilebilmesi İhale Dokümanının Hazırlanması (- idari şartname - sözleşme tasarısı -teknik şartname - standart formlar vs…) TALEP SAHİBİ TELEFONLA KOORDİNE OLARAK KİK TİP ŞARTNAMELERİ KULLANILARAK her ihale içinZAMAN KAYBI VE TAKİP ZORLUĞU Özellikle değişen mevzuatın uyarlanmasının zorluğu Tüm dokümanlar otomasyonun değişen mevzuata göre bize tanıdığı serbesti ölçüsünde hazırlanmalı İhale İlanının Hazırlanması her ihale içinZAMAN KAYBI VE TAKİP ZORLUĞU Eğer otomasyon olursa bu süreç bir önceki basamak hazırlanırken kendiliğinden oluşturulabilir. İhale İlanının yayınlanmak üzere Basın İlan ve Kamu İhale Kurumlarına gönderilmesi Evraktan sayı alınarak elden teslim ediliyor her ihale içinMevzuatta yer alan ilandan sonra bekleme sürelerinin talep sahibince bilinmemesi. Talebin ve yaklaşık maliyetin ilk girişi yapılırken alım türünü de göz önünde bulundurup ilanda kalma süresini uyarı olarak bildirmeli İŞ AKIŞ ŞEMASI 2/6

14 İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ YAPILAN İŞPAYDAŞYÖNTEMSIKLIKAKSAKLIKLAR BBS’DEN BEKLENTİ İhale Komisyon Üyelerinin Belirlenmesi TALEP SAHİBİ Telefon Mail ve elden takip her ihale için ilanın yayınlanması nı takip eden 3 gün içerisinde Zaman kaybı ve takip zorluğu. İletişim kopukluğu olur ise geriye dönük evrak düzenleme zorunluluğu oluyor Otomasyon kendi oluşturmalı İhale Dokümanının Firmalar Tarafından Satın alınması her ihale için ortalama 3-4 kere Dekont ve firma bilgilerinin SGDB’lığınca da kullanılıyor ve eksik bilgiler telefonla isteniyor SGDB nin ilgili bölümlerine firmaların ve ihalelerin bazı bilgilerine ulaşma izni verilmeli İhale Günü İçin Komisyon Tutanaklarının Hazırlanması Ofis programları kullanılarak yapılıyor. her ihale içinmükerrer iş yapılmış olduğu için ZAMAN KAYBI ve hata ihtimali Otomasyon veri tabanından bilgileri çekerek yapmalı. İhaleden Sonra Yüklenicinin Yasaklı Olmadığına Dair Teyidinin Alınması KİKKik web sitesi kullanılarak her ihale için İŞ AKIŞ ŞEMASI 3/6

15 İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ YAPILAN İŞPAYDAŞYÖNTEMSIKLIKAKSAKLIKLAR BBS’DEN BEKLENTİ Komisyon Kararının Yazılması ve Onaylanması TALEP SAHİBİ Elden takipher ihale içinYazılmasında oluşabilecek kullanıcı hataları, Hazırlanması ve imzalanması esnasında ZAMAN KAYBI Tutanaklar, ihale onay ve bütçe kaydına alınırken girilmiş bilgilerle otomatik oluşturulması. En Düşük Teklif veren İki Firmanın Geçici Teminat Mektuplarının Yatırılması SGDBÜst yazı yazılarak Elden takip her ihale içinOtomasyon veri tabanından bilgileri çekerek yapmalı. İhaleye Katılan Firmalara Kesinleşen İhale Kararının Bildirimi GENEL EVRAK ve YÜKLENİCİ İadeli taahhütlü ya da elden bildirim her ihale içinOtomasyon veri tabanından bilgileri çekerek yapmalı. Yüklenici Firmanın Sözleşmeye Davet Edilmesi GENEL EVRAK ve YÜKLENİCİ iadeli taahhütlü ya da elden bildirim her ihale içinFirmanın tedarik etmesi gereken evraklar el ile hazırlanıyor. Otomasyon veri tabanından bilgileri çekerek yapmalı. İŞ AKIŞ ŞEMASI 4/6

16 İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ YAPILAN İŞPAYDAŞYÖNTEMSIKLIKAKSAKLIKLAR BBS’DEN BEKLENTİ Sözleşmenin İmzalanması YÜKLENİCİSözleşme hazırlanır firmanın belgelerinin uygunluğu kontrol edilir akabinde taraflarca imzalanır. her ihale için Zaman kaybı ve sözleşme hazırlanırken yapılabilecek insan kaynaklı hatalar. Otomasyon veri tabanından bilgileri çekmesi ile sözleşme hazır olmalı. Kesin Teminat Mektubunun Yatırılması SGDBÜst yazı yazılarak Elden takip her ihale için En Düşük Teklif Veren İki Firmanın Geçici Teminat Mektuplarının İade Edilmesi SGDBÜst yazı yazılarak Elden takip her ihale için İhale Sonuç Belgesinin Kik’e Bildirimi KİKKik web sitesi kullanılarak her ihale için İŞ AKIŞ ŞEMASI 5/6

17 İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ YAPILAN İŞPAYDAŞYÖNTEMSIKLIKAKSAKLIKLARBBS’DEN BEKLENTİ RG nin Mükerrer sayısında yayınlanan yönetmelik uyarınca hizmet alımı işleri ihaleleri sözleşme bilgilerinin bildirimi SGKKurumlar arası yazışma Her bir hizmet alımı ihalesi için Zaman kaybısistem matbu form oluşturmalıdır İş Deneyim Belgesi Düzenlenmesi Yüklenici firma, Talep Sahibi, ve harcama yetkilisi Yüklenicinin isteği üzerine talep sahibinden işin durumu öğrenilerek kik standart formları doldurulup ihale yetkilisinin onayına sunulur. Yılda 10-15Zaman kaybısistem matbu form oluşturmalıdır İhale Sonularının ve Doğrudan Temin Meblağlarının KİK’e bildirimi KİK KİK Web sitesi kullanılarak Her alım için SGK ve Vergi Dairelerinden evrakların istenmesi YükleniciTelefon Her alım için Evrak geçerlilik süreleri ödeme zamanına kadar bitiyor ve firmalardan yeniden talep ediliyor Ödeme yapan birimin istemesi Tüm Doğrudan temin ve İhale dosyalarını Tahakkuka hazırlanma tanzim ve takip Tahakkuk Birimi Her alım için Doğrudan temin ve İhaleler için gerekli evraklar ve karşılaşılan sıkıntılar tahakkuk birimimizin sunumunda detaylı olarak verilmiştir. İŞ AKIŞ ŞEMASI 6/6

18 İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ •Yaklaşık maliyeti ,00YTL nin altında olan ve ilanda bekleme süresi olarak en kısa yasal süre olan “7 günlük ihale” •Uyulması gereken süreler 4734 sayılı kanunun 41 ve 42. maddelerinde belirtilmiştir. İhale Sürecine Örnek

19 1 1 Pazartesi İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ •Talebin birimimize gelmesi •Teknik Şartname, •Yaklaşık Maliyet, •İhale Onay Belgesi ve Alım Tipi, •Bütçe Kaydına alınıp alınmadığı, Kontrol edilir eğer yanlışlık yoksa birimimiz ilgili personeline sevk edilir. Talebin incelenmesi ve sevki

20 2 2 Salı İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ •İhale kayıt numarası alımı •idari şartname •sözleşme tasarısı •standart formlar •dosya bedeli ve geçici teminatın yatırılabilmesi için ödeme pusulası İhale Dokümanının Hazırlanması ve Onaya Sunulup Çoğaltılması

21 3 3 Çarşamba İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ •Yaklaşık maliyet ,00YTL üzerinde ise ilanın Kamu İhale Bülteninde de yayınlanması gerekir. •Kamu İhale Bülteninde yayınlanan ilanlar için; •+4 gün* avansın KİK hesabına geçmesi için •+2 gün* ilanın yayınlanması için beklenir. İlanın hazırlanması ve Basın ilan Kurumuna gönderilmesi * Anlatılmakta olan örnek için bu süreler geçerli değildir.

22 4 4 Perşembe İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ İlanın Basın ilan Kurumunda İşlem Gördüğü 1. gün

23 5 5 Cuma İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ İlanın Basın ilan Kurumunda İşlem Gördüğü 2. gün

24 6 6 Cumartesi İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ İlanın Yerel Gazetelerde Yayınlanması

25 7 7 Pazar İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 7 Gün Bekleme Süresinin 1. Günü

26 8 8 Pazartesi İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 7 Gün Bekleme Süresinin 2. Günü

27 9 9 Salı İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 7 Gün Bekleme Süresinin 3. Günü

28 10 Çarşamba İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 7 Gün Bekleme Süresinin 4. Günü

29 11 Perşembe İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 7 Gün Bekleme Süresinin 5. Günü

30 12 Cuma İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 7 Gün Bekleme Süresinin 6. Günü

31 13 Cumartesi İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 7 Gün Bekleme Süresinin 7. Günü

32 14 Pazar İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ TATİL

33 15 Pazartesi İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ İhalenin Gerçekleşmesi •Tekliflerin Tetkik, Muayene ve mukayeseleri

34 16 Salı İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ Komisyon Kararının Yazılması, İmzalanması ve Onaylanması

35 17 Çarşamba İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ Komisyon Kararının Yazılması, İmzalanması ve Onaylanması •En az 6 kişinin imzası gereklidir ve elden takip edilerek tamamlanır. •Komisyon Üyeleri 1 Başkan 1 İç Satın Alma Müdürlüğü’nden 1 SGDB’ lığından 2 Talebi sahibi birimden teknik üye

36 18 Perşembe İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ Kesinleşen İhale Kararının Bildirimi •Kesinleşen İhale Kararı elden ya da iadeli taahhütlü posta yoluyla tüm katılımcılara bildirilir ve olası açıklama isteği için 5 gün beklenir. •Eğer posta yoluyla bildirim yapılmışsa +7 gün* beklenir * Anlatılmakta olan örnek için bu süreler geçerli değildir. * Ayrıca katılımcı firmaların 15 gün süre içerisinde itiraz hakkı vardır

37 19 Cuma İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ Açıklama isteği için 5 günün 1. günü

38 20 Cumartesi İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ Açıklama isteği için 5 günün 2. günü

39 21 Pazar İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ Açıklama isteği için 5 günün 3. günü

40 22 Pazartesi İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ Açıklama isteği için 5 günün 4. günü

41 23 Salı İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ Açıklama isteği için 5 günün 5. günü Herhangi bir katılımcı eğer ihale sonucu hakkında bilgi ya da açıklama isterse 3 iş günü içinde firmaya bilgi verilir ve 5 gün daha beklenir. Bu beklenen süre zarfında firma KİK’e itiraz dilekçesi verirse süreç durur ve dosyanın incelenebilmesi için dosyadaki tüm evraklara sıra numarası verilip suret çıkarılıp KİK’e gönderilir. * Anlatılmakta olan örnek için herhangi bir süre uzaması olmadığı varsayılmıştır.

42 24 Çarşamba İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ Sözleşmeye Davet Yazısının Verilmesi •Sözleşmeye Davet Yazısı elden ya da iadeli taahhütlü posta yoluyla üzerinde İhale Kalan firmaya verilir. •Firmanın gerekli evrakları hazırlaması için 10 gün süresi vardır. •Eğer posta yoluyla bildirim yapılmışsa +7 gün* beklenir * Anlatılmakta olan örnek için bu süreler geçerli değildir.

43 25 Perşembe İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ Firmanın sözleşme için gerekli evrakları hazırlaması için 10 günün 1. günü

44 26 Cuma İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ Firmanın sözleşme için gerekli evrakları hazırlaması için 10 günün 2. günü

45 27 Cumartesi İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ Firmanın sözleşme için gerekli evrakları hazırlaması için 10 günün 3. günü

46 28 Pazar İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ Firmanın sözleşme için gerekli evrakları hazırlaması için 10 günün 4. günü

47 29 Pazartesi İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ Firmanın sözleşme için gerekli evrakları hazırlaması için 10 günün 5. günü

48 30 Salı İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ Firmanın sözleşme için gerekli evrakları hazırlaması için 10 günün 6. günü

49 1 1 Çarşamba İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ Firmanın sözleşme için gerekli evrakları hazırlaması için 10 günün 7. günü •Firmanın evraklarını eksiksiz ve doğru olarak getirip sözleşmeyi imzaladığı varsayılırsa… •Sözleşmenin imzalanmasını müteakip idare tarafından yüklenicinin kendisine veya tebligat için gösterdiği adrese yapılacak işe başlama talimatının tebliğinden itibaren mal teslim edilecek/ işe başlanacaktır.* *Tip İdari Şartname madde 49.1 Bu örnek için 10. Gün Cumartesiye gelmektedir ve sözleşmenin yapılması için geçerli son gün takip eden ilk iş günü olan ayın 6 sı Pazartesidir.

50 İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ Microsoft Office Programları üzerinden otomasyon Adobe Acrobat Reader BİRİMİMİZDE KULLANILAN PROGRAMLAR BİRİMİMİZDE KULLANILAN PROGRAMLAR

51 İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ TEŞEKKÜRLER Hazırlayan Yücel Özer ÖZKÖK Bilgisayar İşletmeni


"İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI www.imidb.metu.edu.tr." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları